8 أدوات أساسية لإدارة الأزمات في الشركات الصناعية

ليس لديك الوقت الكافي لقراءة المقال كاملاً؟ استمع إلى الملخص في دقيقتين.

لا تصل الأزمات في العمليات الصناعية بأدب أبدًا. فهي تقتحمها دون سابق إنذار، وتوقف خطوط الإنتاج، وتعطل سلاسل التوريد، وتزعزع فرق القيادة حتى النخاع.

حريق في المصنع الرئيسي. هجوم فيروس فدية على نظام تخطيط موارد المؤسسات لديك. انهيار أحد الموردين قبل يومين من الشحن.

هذه ليست افتراضات-إنها واقع عشرات الشركات كل شهر.

لهذا السبب فإن أدوات إدارة الأزمات ليست رفاهية. إنها بوليصة التأمين الصناعي الخاصة بك. الشركات التي تنجو من الاضطرابات ليست أكثر حظاً. فهي أفضل استعداداً.

في م المؤقتةلقد دخلنا في عشرات الأزمات في جميع أنحاء أوروبا والشرق الأوسط. الخيط المشترك؟ الشركات التي تتعافى بشكل أسرع هذه الأدوات الثمانية في المكان قبل الأشياء تنكسر.

لنستعرض كل واحدة منها.

1. خطة استمرارية الأعمال (BCP): دليل التشغيل الذي تستخدمه بالفعل

يتعامل الكثير من المصنعين مع خططهم للأزمات مثل طفايات الحريق: إلزامية ومليئة بالغبار ولا يتم اختبارها أبدًا.

لكن خطة استمرارية الأعمال يجب أن تكون وثيقة حية. وليس مجلداً على الرف.

إنه يحدد كيف سيستمر عملك في العمل أثناء الأعطال الكبرى-سواء كان ذلك يعني إعادة توجيه الإنتاج أو تبديل الموردين أو تفعيل النسخ الاحتياطية أو نقل الموظفين.

وهو يغطي:

تقييم المخاطر وتخطيط السيناريوهات
الأدوار والمسؤوليات أثناء الأزمات
أهداف وقت الاسترداد للعمليات
بروتوكولات التواصل للموظفين والشركاء والعملاء

تتطور خطط استمرارية تصريف الأعمال الذكية مع مصنعك. ترقيات المعدات، والمواقع الجديدة، وتغييرات الموردين - يجب أن ينعكس كل ذلك في كل شيء.

عندما تكون الجداول الزمنية ضيقة، فإن الخبراء الخارجيين مثل مديرو الأزمات المؤقتون المساعدة في بناء أو تنفيذ خطط استمرارية تصريف الأعمال بسرعة ودقة.

2. رصد المخاطر في الوقت الحقيقي ونظم الإنذار المبكر

إذا كنت تتفاعل فقط عندما ينكسر شيء ما، فأنت متأخر بالفعل.

نادراً ما تأتي الأزمات الصناعية دون سابق إنذار-ولكن عليك أن تعرف أين تبحث.

تستخدم المحطات الحديثة تنبيهات تعتمد على أجهزة الاستشعار (أنظمة SCADA، وأجهزة إنترنت الأشياء) لالتقاط العلامات المبكرة: ارتفاع درجة الحرارة، وانخفاض الضغط، وإرهاق الأصول.

خارجيًا، تستخدم الشركات الذكية لوحات معلومات المخاطر لتتبع عدم الاستقرار الجيوسياسي والتهديدات الجوية وإشارات سلسلة التوريد.

تجنبت إحدى الشركات المصنعة حدوث أزمة في المواد الخام من خلال مراقبة درجات مخاطر الموردين-منافس لم يفعل ذلك وشهد إغلاقًا لمدة 6 أسابيع.

تمتد أدوات المراقبة إلى ما هو أبعد من الأجهزة. يساعد الاستماع الاجتماعي وتنبيهات الوسائط في تتبع أزمات السمعة قبل أن تتفاقم. فكر في: شكاوى العملاء، والصور المسربة، والتدقيق التنظيمي.

في الوقاية من الأزمات الإنذار المبكر يساوي السيطرة.

3. أنظمة التبليغ الجماعي: التواصل في ثوانٍ وليس ساعات

لا يمكنك مواجهة الأزمات بمواضيع البريد الإلكتروني.

تحتاج كل شركة صناعية إلى نظام الإخطار الجماعي التي ترسل تنبيهات في الوقت الفعلي إلى كل فريق، في كل موقع، عبر قنوات متعددة: الرسائل النصية القصيرة، والتطبيق، والهاتف، والبريد الإلكتروني.

عندما يتعطل نظام هواء المصنع، فأنت لا تريد أن يقوم مديرو الخطوط بتخمين ما يجب فعله. أنت تريد:

تعليمات السلامة الفورية
تنبيهات خاصة بالموقع
إقرار ثنائي الاتجاه
سجل التدقيق للمساءلة

أنظمة مثل إيفربريدج و CrisisGo هي معايير الصناعة لسبب وجيه. فهي موثوقة في الدقائق الـ 15 الأولى - عندما يتم احتواء معظم الأضرار أو مضاعفتها.

4. برمجيات إدارة الحوادث: لوحة التحكم في الأزمات

عندما يحدث كل شيء في وقت واحد، فأنت بحاجة إلى مركز قيادة واحد.

برنامج إدارة الحوادث تصبح غرفة الحرب الرقمية الخاصة بك. إنها تتيح لفريق الأزمات الخاص بك

تسجيل الحوادث في الوقت الحقيقي
تعيين مهام الاستجابة والمواعيد النهائية
تتبع تحديثات الحالة عبر الفرق
إنشاء مراجعات ما بعد الأزمة

وخلافاً لجداول البيانات أو سلاك، فإن هذه المنصات (مثل Resolver أو Riskonnect) مصممة للسرعة والوضوح وقابلية التدقيق.

أفضل الفرق تدير استجابتها للأزمات مثل مشروعوليس الذعر.

5. أدوات طوارئ سلسلة التوريد: لا تدع بائعًا واحدًا يطيح بك

الشركات الصناعية لا تكون قوية إلا بقدر قوة أضعف مورديها.

لهذا السبب تستخدم الشركات الذكية الأدوات اللازمة لبناء مرونة سلسلة التوريد قبل وقوع الكوارث

i) مصادر مزدوجة وبدائل معتمدة للمكونات الحرجة
ب) لوحات معلومات رؤية المخزون لاكتشاف نقاط الاختناق
ثالثًا) تقييمات مخاطر الموردين المضمنة في عمليات الشراء
iv) بنود العقد للمرونة في حالات الطوارئ

نجا أحد عملاء CE Interim من تعطل الشحن في البحر الأحمر دون أي تعطل. لماذا؟ لأنه كان لديهم مخزون آمن، وموردون بديلون، وبروتوكول تبديل موجود بالفعل.

في عمليات إعادة التوطين أو الانتقال، غالبًا ما تدعم CE Interim التحولات السريعة للموردين عندما يصبح التوريد المحلي أمراً ملحاً

6. خطة ونماذج التواصل في الأزمات

كل ثانية محسوبة-لذا لا تقم بصياغة أول بيان صحفي لك في منتصف الأزمة.

فعالية خطة التواصل في الأزمات تشمل:

قوالب الرسائل المعتمدة مسبقاً
المتحدثون الرسميون المعينون (داخلياً وخارجياً)
قنوات التواصل لكل صاحب مصلحة (وسائل الإعلام، الجهات التنظيمية، الموظفين، العملاء)
إرشادات اللهجة للحفاظ على الثقة بالعلامة التجارية

غالبًا ما تجذب الحوادث الصناعية اهتمام وسائل الإعلام بسرعة - خاصةً تلك التي لها آثار على السلامة أو البيئة أو العمل.

وجود الاستجابة المحددة مسبقًا تجنب الأخطاء القانونية أو الذعر العام أو الإضرار بالعلامة التجارية.

7. مركز القيادة وإطار التوثيق

عندما تعمّ الفوضى، يحتاج فريقك إلى فريق فعلي أو افتراضي مركز عمليات الطوارئ (EOC).

لا تحتاج إلى أن تكون عالية التقنية. فهي تحتاج فقط إلى مركزية اتخاذ القرار والرؤية.

العناصر الرئيسية:

لوحة تحكم واحدة مشتركة (عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت)
سجل الأحداث الرئيسي (MEL) لتوثيق الإجراءات والقرارات
الوصول إلى الوثائق الرئيسية: خطة استمرارية تصريف الأعمال وجهات الاتصال في حالات الطوارئ وخرائط الطوابق وقوائم البائعين
جسر الفيديو أو الصوت للتنسيق عن بُعد

يصبح مركز عمليات البيئة والموارد الطبيعية مرساة في العاصفة. يحافظ على توافق الفريق، خاصة عبر المواقع أو المناوبات.