8 نصائح لتسليم المشروع وإغلاقه بسلاسة

ليس لديك الوقت الكافي لقراءة المقال كاملاً؟ استمع إلى الملخص في دقيقتين.

لا يقتصر إنهاء المشروع على مجرد وضع علامة على المربعات وتوديعك. بل يتعلق الأمر بترك إرث - والتأكد من استمرار عملك في تحقيق النتائج حتى بعد رحيلك.

سواء كنت تنهي التعيين المؤقتأو مشاركة مستقلة، أو مشروع استشاري عالي التأثير، ستساعدك هذه الخطوات الثماني على تسليم زمام الأمور بثقة ووضوح واحترافية.

1. لا تغادر فحسب. حدد موعداً مناسباً لاستخلاص المعلومات.

لا تخرج من الباب دون الجلوس مع صانع القرار الذي قام بتعيينك (الرئيس التنفيذي، المدير العام، عضو مجلس الإدارة، إلخ). هذه المحادثة هي المكان الذي تُصنع فيه السمعة ويتم فيه تأمين المشاريع التالية.

في استجوابك، قم بإرشادهم إلى ما يلي:

كيف كان يبدو الوضع عندما بدأت
ما الذي تغير خلال مهمتك
ما هي النتائج التي تم تحقيقها (بعبارات تجارية بسيطة)
كيف تكيف فريق العمل والشركة مع التغييرات التي أجريتها

لا يتعلق الأمر بالتفاخر، بل يتعلق بمساعدة عميلك على الربط بين النقاط. عندما يرون كيف الخاصة بهم النجاح مرتبط بـ الخاص بك التأثير، فمن المرجح أن يتصلوا مرة أخرى.

لقد تم توظيفك لحل مشكلة محددة - ولكن معظم الأعمال التجارية تشبه الجداول المتذبذبة أكثر من كونها قوائم مرجعية مرتبة. أظهر أنك تفهم الصورة الأكبر.

ناقش:

المجالات التي لا تزال بحاجة إلى تحسين
العمليات أو الأقسام ذات الصلة التي قد تتأثر
أين يمكن أن تظهر المخاطر المستقبلية

هذا يبني الثقة ويضعك في مكانة الشخص الذي يرى ما وراء قائمة مهامه الخاصة.

3. تسليط الضوء على الأشخاص المناسبين

قم بتسمية من أحدث فرقاً - ليس فقط لتقول شكراً لك، ولكن لمساعدة عميلك على فهم من يمكنه مواصلة العمل.

اذكر أعضاء الفريق الذين أظهروا القيادة أو القدرة على التكيف
التوصية بمن قد يكون مستعداً لتحمل المزيد من المسؤولية
إذا كان ذلك ممكناً، اقترح شخصاً لقيادة عملية التسليم الداخلي

في حال انضمام مدير دائم، قم بتوثيق ما لا يزال بحاجة إلى الانتهاء منه وأين يمكن إجراء تحسينات. اجعل بدايتهم أسهل مما كانت عليه بدايتك.

4. انقل معرفتك بشكل صحيح

لا أحد يريد أن يُغلق عليه عملك لأنك تركت كلمات المرور أو الملفات أو السياق.

تأكد:

يتم تخزين جميع الوثائق في محركات أقراص مشتركة
يتم شرح القرارات الرئيسية وسير العمل بوضوح
تقارير يسهل فهمها والرجوع إليها

اجعل الأمر سهلاً قدر الإمكان على الآخرين لاستكمال العمل من حيث توقفت. هذا هو جوهر أي قائمة مرجعية قوية لتسليم المشروع.

5. توثيق النتائج والدروس المستفادة

بينما لا يزال المشروع ماثلاً في ذهنك، التقط النجاحات والانتكاسات على حد سواء.

تشمل:

النتائج بالأرقام (وفورات في التكاليف وتحسينات في العمليات ومكاسب في الكفاءة)
التحديات التي واجهتها وكيف تغلبت عليها
ما الذي ستفعله بشكل مختلف إذا بدأت من جديد

غالباً ما يسأل العملاء عن الإخفاقات في المقابلات المستقبلية. كن مستعداً. يتضمن التقرير الجيد لإغلاق المشروع كلاً من المكاسب والأفكار.

مثال على ذلك:

خفض التكلفة اللوجستية بمقدار 221 تيرابايت 3 تيرابايت في 6 أشهر من خلال إعادة التفاوض مع الموردين. تعلمت: كان من شأن المواءمة المبكرة مع المشتريات أن تمنع الاحتكاك.

6. التخطيط لزيارة المتابعة

لا تختفي. اقترح متابعة لمدة يوم أو يومين بعد 6 إلى 12 شهراً.

الغرض:

تحقق مما إذا كانت العمليات لا تزال تعمل
تقديم الملاحظات أو تصحيح المسار
اكتشف فرص التحسين أو التوسع

وهذا يُظهر اهتمامك بنجاحهم على المدى الطويل. كما أنه يبقيك في قمة اهتماماتك للعمل المستقبلي

7. اطلب مراجع حقيقية

لا تطارد خطابات التوصية التي يعلوها الغبار. احصل على مراجع حية.

اسأل عما إذا كان مدير التقارير الخاص بك متاحًا لمكالمة مرجعية مستقبلية
اعرض كتابة مسودة توصية على LinkedIn يمكنهم تحريرها
اجعلها قصيرة ومحددة ومرتبطة بالتأثير

يثق العملاء في مكالمات النظير إلى النظير أكثر من سير ذاتية مصقولة. اجعل هذا جزءًا من خطة خروجك.

مثال على ذلك:

تم إحضار جون لتحقيق الاستقرار في عملياتنا في أوروبا الشرقية. وفي غضون 90 يومًا، أعاد بناء فريق القيادة المحلية، وحسّن التنبؤ، وحقق زيادة في هامش الربح بمقدار 151 تيرابايت 3 تيرابايت. واضح وهادئ وفعال.

8. البقاء في مدارهم

لستَ بحاجة إلى أن تنشط كل أسبوع. ولكن لا تختفي.

تهنئة الفريق على الإنجازات المستقبلية
شارك الأفكار أو المقالات ذات الصلة بين الحين والآخر
ابق على اتصال دائم عبر LinkedIn أو البريد الإلكتروني

أنت لا تقوم فقط بإنهاء مشروع - أنت تبني علاقة طويلة الأمد مع العميل. لا يتم توظيف أفضل الاستشاريين والقادة المؤقتين مرة واحدة فقط. بل تتم دعوتهم مرة أخرى.