Покрытие пробелов в вакансиях: Временный руководитель отдела продаж стабилизирует процесс перехода от заказа к кассе в Венгрии в течение 60 дней

1) Ситуация с клиентом (анонимная):

Европейская промышленная группа, принадлежащая глобальному фонду прямых инвестиций, работает в секторе высокотехнологичного оборудования и представлена в Германии и Центральной Европе. Венгерская дочерняя компания группы, производственное предприятие среднего размера, отвечает за комплексное обеспечение цепочки создания стоимости и вступает в решающую фазу трансформации. Быстрый рост, цифровизация и интеграция ERP выявили критический пробел в системе обслуживания клиентов и продаж. Срочная необходимость была вызвана необходимостью поддержания непрерывности работы и предотвращения сбоев во время вакансии руководителя.

2) Задача:

Нехватка руководящих кадров в сфере обслуживания клиентов и продаж после неудачного приема на работу в корпорацию
Фрагментарные знания о продуктах, недокументированные и изолированные друг от друга
Непоследовательные и неформальные процессы "заказ - касса", отсутствие масштабируемости
Непонимание между отделом продаж и производством, приводящее к неэффективной работе
Несоответствие системы ERP реальным рабочим процессам
Задержка в принятии решений и отсутствие ответственности за процесс
Риск внедрения несовершенных процессов в новую платформу ERP
Давление со стороны владельцев и совета директоров, направленное на сохранение преемственности и поддержку роста

3) Промежуточная роль (скорость и соответствие):

В венгерское подразделение был оперативно направлен временный руководитель отдела продаж, чтобы обеспечить преемственность и стабилизировать работу отдела заказов и кассовых операций. Назначение было организовано на срок от 9 до 12 месяцев, чтобы заполнить пробел в вакансиях и повысить профессиональный уровень функции до назначения постоянного руководителя. Временный исполнительный директор обладал сильным опытом работы в сфере продаж, связанной с производством, кросс-функциональными знаниями и опытом разработки логики ERP. Соответствие требованиям было обеспечено благодаря культурной свободе, навыкам управления заинтересованными сторонами и способности эффективно работать в высокопроизводительной, основанной на доверии среде.

4) Что произошло во время мандата:

Первые 30 дней

Принял на себя непосредственное руководство подразделением по обслуживанию клиентов и продажам, чтобы предотвратить сбои в работе.
Провела экспресс-оценку существующих процессов, пробелов в знаниях и возможностей команды.
Установление четкой системы отчетности и ежедневных оперативных действий
Инициировал документирование важнейших знаний о продукции с помощью ключевых экспертов завода.
Сразу же установил доверительные отношения с различными заинтересованными сторонами, включая отдел продаж, отдел исследований и разработок и производственный отдел.

Первые 6 месяцев

Кодифицированные процедуры обработки заказов и протоколы сортировки между отделом продаж, отделом исследований и разработок и производством
Согласование логики процессов с редизайном ERP, встраивание масштабируемых рабочих процессов в системные требования.
Внедрение структурированных каналов связи для точного информирования клиентов и управления сроками выполнения заказов
Проводил еженедельные обзоры эффективности и отслеживал KPI, чтобы восстановить подотчетность.
Содействие проведению межфункциональных семинаров для институционализации передового опыта и сокращения недопонимания

6+ месяцев

Оказание поддержки в подборе и введении в должность постоянного руководителя функционального направления
Контролировал соблюдение технологических процессов и способствовал передаче знаний между командами
Сотрудничал с группой внедрения ERP для проверки операционной логики в ходе тестирования системы в реальном времени.
Поддерживать взаимодействие с заинтересованными сторонами и обеспечивать преемственность во время смены руководства
Подготовка функции к стабильной работе под новым постоянным руководством

Передача и выход

Разработка комплексной документации по процессам и хранилищ знаний
Обеспечение структурированной передачи полномочий новому постоянному руководителю, включая карты заинтересованных сторон и открытых вопросов
Проведение заключительных совещаний по согласованию с генеральным директором, главным операционным директором и командой проекта ERP
Выход был осуществлен с сохранением непрерывности и без сбоев в работе

5) Предпринятые действия (фокус на выполнение):

Временное руководство для заполнения вакансии и стабилизации повседневной деятельности
Составление карт и документирование критических знаний о продукции и процессах с помощью экспертов завода
Установили четкие правила сортировки заказов между отделом продаж, отделом исследований и разработок и производством
Внедрение структурированной отчетности и ежедневных встреч с командой
Приведение рабочих процессов "заказ - касса" в соответствие с требованиями системы ERP
Проводил межфункциональные семинары, чтобы уточнить роли и уменьшить неопределенность процессов.
Проводила еженедельные обзоры KPI и отслеживала эффективность работы.
Укрепление доверия с местными и международными заинтересованными сторонами благодаря прозрачной коммуникации
Оказание помощи в подборе и введении в должность постоянного преемника
Обеспечение структурированной передачи знаний и преемственности процессов при выходе из компании

6) Достигнутые результаты (измеримые доказательства):

Процесс "заказ - касса" стабилизировался в течение 60 дней, что позволило предотвратить смещение операционных показателей
Знания о продукте кодифицированы и доступны всем соответствующим командам
Уменьшение разрывов связи между отделом продаж и производством, сокращение количества переделок и задержек
Переработка ERP в соответствии с логикой работы, снижение риска неэффективности в будущем
Восстановление еженедельной отчетности и календаря показателей, повышение ответственности
Сохранение доверия заинтересованных сторон на протяжении всего периода смены руководства
Отсутствие сбоев в работе с клиентами и уровне обслуживания в период отсутствия вакансий
Привлечение постоянного руководителя функции с полным документированием процесса и поддержкой
Устойчивое следование процессу и сохранение знаний после передачи

7) Почему CE Interim:

CE Interim предоставила быстрое и точное временное решение, которое соответствовало операционным и культурным требованиям клиента. Временный руководитель был развернут быстро, чтобы избежать сбоев в работе, обладал необходимым набором знаний и опыта в области производства и продаж и легко интегрировался как с местными, так и с трансграничными командами. Заранее были установлены порядок управления и доверие, что обеспечило владельцам и руководству четкую видимость и снижение рисков на протяжении всего срока действия мандата.

8) Призыв к действию:

Если вам нужен временный руководитель для стабилизации и повышения профессионального уровня критически важной функции во время отсутствия руководства, CE Interim может быстро предоставить нужного руководителя и обеспечить преемственность с первого дня работы.

CE Interim предоставляет проверенных временных руководителей в течение 72 часов, преодолевая границы, культуры и отрасли. Мы специализируемся на высокоэффективном временном управлении для частных инвестиционных компаний, семейных офисов и глобальных корпораций, переживающих переходные периоды: цифровую трансформацию, выход на рынок, операционный поворот, интеграцию после слияния или кризис.

Нас отличает не только скорость или глубина нашей сети, но и то, как мы руководим. Каждое задание проходит под личным руководством управляющего партнера CE Interim: бывших генеральных директоров, финансовых директоров или операционных директоров, которые были по вашу сторону стола и руководили организациями, принимая решения, требующие больших усилий.

Благодаря глобальному кадровому резерву и операционному охвату Европы, США и Ближнего Востока мы не просто занимаем должности, а строим доверительные отношения, руководим переходными процессами и добиваемся результатов.

Являясь частью Valtus Alliance, крупнейшего в мире альянса компаний по временному управлению исполнительными органами, мы обеспечиваем бесперебойную работу на международном уровне благодаря 25 с лишним офисам и 80 с лишним старшим партнерам в более чем 50 странах.