8 советов по плавной передаче и закрытию проекта

Не хватает времени на чтение полной статьи? Прослушайте краткое содержание за 2 минуты.

Завершить проект - это не просто поставить галочку и попрощаться. Речь идет о том, чтобы оставить после себя наследие и убедиться, что ваша работа будет приносить результаты и после вашего ухода.

Заканчиваете ли вы временное заданиеЕсли вы хотите, чтобы вы передали бразды правления уверенно, четко и профессионально.

1. Не уходите просто так. Запланируйте надлежащее подведение итогов.

Никогда не выходите за дверь, не пообщавшись с лицом, принимающим решение о вашем найме (генеральным директором, генеральным директором, членом совета директоров и т. д.). Именно в ходе этого разговора создается репутация и обеспечиваются следующие проекты.

Во время подведения итогов проведите их через это:

Как выглядела ситуация, когда вы начинали
Что изменилось во время выполнения задания
Какие результаты были достигнуты (в простых деловых терминах)
Как команда и компания адаптировались к вашим изменениям

Речь идет не о хвастовстве, а о том, чтобы помочь клиенту соединить все точки. Когда они увидят, как их успех связан с Ваш воздействие, они с гораздо большей вероятностью позвонят снова.

Вас наняли для решения конкретной задачи, но большинство компаний больше похожи на шатающиеся столы, чем на аккуратные контрольные списки. Покажите, что вы понимаете общую картину.

Обсудите:

Области, которые по-прежнему нуждаются в улучшении
Смежные процессы или отделы, которые могут быть затронуты
Где могут появиться будущие риски

Это вызывает доверие и позиционирует вас как человека, который видит дальше своего списка задач.

3. Выделите нужных людей

Назовите тех, кто внес свой вклад - не только для того, чтобы поблагодарить, но и для того, чтобы помочь клиенту понять, кто может продолжить работу.

Отметьте членов команды, которые проявили лидерские качества или способность к адаптации
Посоветуйте, кто может быть готов к большей ответственности
Если возможно, предложите кому-нибудь возглавить внутреннюю передачу.

Если в компанию приходит постоянный менеджер, задокументируйте, что еще нужно доделать и где возможны улучшения. Сделайте так, чтобы им было легче, чем вам.

4. Правильно передавайте свои знания

Никому не хочется быть заблокированным из-за того, что вы ушли с паролями, файлами или контекстом.

Обеспечьте:

Вся документация хранится на общих дисках
Ключевые решения и рабочие процессы четко объясняются
Отчеты легко понять и вернуться к ним

Сделайте так, чтобы другим было как можно проще продолжить работу. Это основа любого надежного контрольного списка передачи проекта.

5. Документирование результатов и извлеченных уроков

Пока проект еще свеж в памяти, фиксируйте как успехи, так и неудачи.

Включая:

Результаты в цифрах (экономия затрат, совершенствование процессов, повышение эффективности)
Проблемы, с которыми вы столкнулись, и как вы их преодолели
Что бы вы сделали по-другому, если бы начали все сначала

Клиенты часто спрашивают о неудачах на будущих собеседованиях. Будьте готовы. Хороший отчет о завершении проекта включает в себя как победы, так и выводы.

Пример:

Снижение затрат на логистику на 22% за 6 месяцев благодаря переговорам с поставщиками. Узнал: Заблаговременное согласование с отделом закупок позволило бы избежать трений.

6. Запланируйте последующий визит

Не исчезайте. Предложите однодневный или двухдневный повторный визит через 6-12 месяцев.

Цель:

Проверьте, работают ли процессы
Предлагайте обратную связь или корректировку курса
Найдите возможности для улучшения или расширения

Это показывает, что вы заботитесь об их долгосрочном успехе. Кроме того, это поможет вам не упустить ни одной возможности для будущей работы.

7. Спрашивайте реальные рекомендации

Не гонитесь за пыльными рекомендательными письмами. Получите живые рекомендации.

Поинтересуйтесь, готов ли ваш менеджер по работе с клиентами к будущему контрольному звонку.
Предложите написать черновик рекомендации для LinkedIn, который они смогут отредактировать
Будьте краткими, конкретными и привязанными к воздействию

Клиенты доверяют одноранговым звонкам больше, чем отполированные резюме. Сделайте это частью своего плана выхода.

Пример:

Джона привлекли для стабилизации работы в Восточной Европе. В течение 90 дней он восстановил местную команду руководителей, улучшил прогнозирование и обеспечил рост маржи на 15%. Ясный, спокойный, эффективный.

8. Оставайтесь на их орбите

Вам не нужно суетиться каждую неделю. Но не исчезайте.

Поздравьте команду с будущими достижениями
Время от времени делитесь актуальными мыслями или статьями
Оставайтесь на связи через LinkedIn или по электронной почте

Вы не просто завершаете проект - вы выстраиваете долгосрочные отношения с клиентом. Лучших консультантов и временных руководителей не просто нанимают один раз. Их приглашают снова.