1) Situation du client (anonyme) :
Un groupe industriel européen, détenu par un fonds d'investissement privé mondial, opère dans le secteur de l'équipement haut de gamme et est présent en Allemagne et en Europe centrale. La filiale hongroise du groupe, une entité de fabrication de taille moyenne, est responsable de la livraison de la chaîne de valeur de bout en bout et entre dans une phase de transformation décisive. La croissance rapide, la numérisation et l'intégration de l'ERP ont mis en évidence une lacune critique dans l'interface du service client et des opérations de vente. L'urgence était motivée par la nécessité de maintenir la continuité opérationnelle et d'éviter les perturbations pendant la vacance d'un poste de direction.
2) Le défi :
- Manque de leadership dans le service à la clientèle et les opérations de vente à la suite d'une embauche infructueuse au sein de l'entreprise
- Connaissance fragmentaire des produits, non documentée et cloisonnée au sein des individus
- Processus incohérents et informels de passage de la commande à l'encaissement, manquant d'évolutivité
- Mauvaise communication entre les ventes et la fabrication, entraînant un gaspillage opérationnel
- Le système ERP n'est pas aligné sur les flux de travail réels de l'entreprise
- Retard dans la prise de décision et manque d'appropriation du processus
- Risque d'intégration de processus défectueux dans la nouvelle plate-forme ERP
- Pression des propriétaires et du conseil d'administration pour maintenir la continuité et soutenir la croissance
3) Rôle intérimaire assuré (rapidité et adéquation) :
Un responsable intérimaire des opérations de vente a été rapidement déployé dans l'entité hongroise afin d'assurer une continuité immédiate et de stabiliser la fonction " order-to-cash " (de la commande à l'encaissement). La mission a été structurée comme un mandat de 9 à 12 mois, conçu pour combler la vacance du poste et professionnaliser la fonction jusqu'à ce qu'un responsable permanent puisse être nommé. Le cadre intérimaire a apporté une solide expérience des opérations de vente liées à la fabrication, une expertise transversale et une expérience de la conception de la logique ERP. L'adéquation a été assurée par la maîtrise de la culture, les compétences en matière de gestion des parties prenantes et la capacité à travailler efficacement dans un environnement de confiance et de haute performance.
4) Ce qui s'est passé pendant le mandat :
30 premiers jours
- Assurer la direction directe du service clientèle et de l'unité des opérations de vente afin d'éviter toute perturbation.
- Évaluation rapide des processus existants, des lacunes en matière de connaissances et des capacités de l'équipe.
- Établissement de lignes hiérarchiques claires et d'une cadence opérationnelle quotidienne
- Mise en place d'une documentation sur les connaissances essentielles relatives aux produits avec l'aide d'experts clés de l'usine.
- Établir une confiance immédiate avec les parties prenantes interfonctionnelles, y compris les ventes, la R&D et la fabrication.
6 premiers mois
- Codification des procédures de commande à l'encaissement et des protocoles de triage entre les services de vente, de R&D et de fabrication.
- Alignement de la logique des processus sur la refonte de l'ERP, intégration de flux de travail évolutifs dans les exigences du système.
- Mise en place de canaux de communication structurés pour des mises à jour précises des clients et la gestion des délais.
- Les évaluations hebdomadaires des performances et le suivi des indicateurs clés de performance ont permis de rétablir la responsabilité.
- Facilitation d'ateliers interfonctionnels afin d'institutionnaliser les meilleures pratiques et de réduire les problèmes de communication.
6+ mois
- Soutien au recrutement et à l'intégration d'un responsable de fonction permanent
- Contrôler le respect des processus et renforcer le transfert de connaissances au sein des équipes.
- Collaboration avec l'équipe chargée de la mise en œuvre de l'ERP pour valider la logique opérationnelle lors des tests du système en direct.
- Maintenir l'engagement des parties prenantes et assurer la continuité pendant la transition de la direction.
- Préparer la fonction à un fonctionnement stable sous une nouvelle direction permanente
Transfert et sortie
- Documentation complète des processus et référentiels de connaissances
- La passation des pouvoirs a été structurée pour le nouveau chef permanent, y compris les cartes des parties prenantes et les questions en suspens.
- Conduite de séances d'alignement final avec le PDG, le CCO et l'équipe du projet ERP.
- Sortie avec continuité maintenue et sans perturbation opérationnelle
5) Mesures prises (priorité à l'exécution) :
- Assurer l'intérim pour couvrir la vacance du poste et stabiliser les opérations quotidiennes.
- Cartographie et documentation des connaissances essentielles sur les produits et les processus avec les experts de l'usine.
- Établissement de règles de triage claires pour l'escalade des commandes entre les ventes, la R&D et la fabrication.
- Introduction d'une cadence de reporting structurée et de vérifications quotidiennes au sein de l'équipe
- Réalignement des flux de travail de la commande à l'encaissement sur les exigences du système ERP
- Facilitation d'ateliers interfonctionnels pour clarifier les rôles et réduire l'ambiguïté des processus.
- Mise en œuvre d'examens hebdomadaires des indicateurs de performance clés et d'un suivi des performances
- Instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes locales et internationales grâce à une communication transparente
- Soutien au recrutement et à l'intégration du successeur permanent
- Assurer le transfert structuré des connaissances et la continuité des processus à la sortie.
6) Résultats obtenus (preuves mesurables) :
- Le processus de passage de la commande à l'encaissement s'est stabilisé en l'espace de 60 jours, ce qui a empêché toute dérive opérationnelle.
- La connaissance des produits est codifiée et rendue accessible à toutes les équipes concernées.
- Réduction des écarts de communication entre les ventes et la fabrication, ce qui diminue les retouches et les retards.
- La refonte de l'ERP s'aligne sur la logique opérationnelle, réduisant ainsi le risque d'inefficacités futures.
- Les rapports hebdomadaires et la cadence des performances ont été rétablis, ce qui renforce la responsabilisation.
- La confiance des parties prenantes est maintenue tout au long de la transition de la direction
- Pas de perturbation de la prestation de services aux clients ou des niveaux de service pendant la période de vacance.
- Le responsable permanent de la fonction est intégré avec une documentation et un soutien complets sur les processus.
- Adhésion durable au processus et rétention des connaissances après le transfert
7) Pourquoi CE Intérim :
CE Interim a fourni une solution d'intérim rapide et précise qui correspondait aux exigences opérationnelles et culturelles du client. Le cadre intérimaire a été déployé rapidement pour éviter toute perturbation, il a apporté la bonne combinaison d'expertise en matière d'opérations de fabrication et de vente, et s'est intégré de manière transparente avec les équipes locales et transfrontalières. La cadence de gouvernance et la confiance ont été établies très tôt, garantissant aux propriétaires et aux dirigeants une visibilité claire et une réduction des risques tout au long du mandat.
8) Appel à l'action :
Si vous avez besoin d'un dirigeant intérimaire pour stabiliser et professionnaliser une fonction critique lors d'un manque de leadership, CE Interim peut vous fournir rapidement le dirigeant adéquat et assurer la continuité dès le premier jour.
CE Interim fournit des dirigeants intérimaires éprouvés dans les 72 heures à travers les frontières, les cultures et les industries. Nous sommes spécialisés dans la gestion intérimaire à fort impact pour les sociétés de capital-investissement, les family offices et les entreprises mondiales confrontées à des moments de transition : transformation numérique, entrée sur le marché, redressement opérationnel, intégration post-fusion ou crise.
Ce qui nous distingue, ce n'est pas seulement la rapidité ou la profondeur de notre réseau, c'est notre façon de diriger. Chaque mission est guidée personnellement par un associé directeur de CE Interim : d'anciens PDG, directeurs financiers ou directeurs de l'exploitation qui ont été de votre côté de la table, dirigeant des organisations dans le cadre de décisions à fort enjeu.
Grâce à notre vivier de talents et à notre présence opérationnelle en Europe, aux États-Unis et au Moyen-Orient, nous ne remplissons pas des rôles, nous instaurons la confiance, nous menons des transitions et nous obtenons des résultats.
En tant que membre de l'Alliance Valtus, la plus grande alliance mondiale de sociétés de gestion d'intérim pour cadres, nous assurons une exécution internationale sans faille grâce à plus de 25 bureaux et plus de 80 partenaires principaux dans plus de 50 pays.
