8 consigli per un passaggio di consegne e una chiusura del progetto senza problemi

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Concludere un progetto non significa solo spuntare le caselle e dire addio. Si tratta di lasciare un'eredità e di assicurarsi che il vostro lavoro continui a dare risultati anche dopo la vostra scomparsa.

Sia che stiate terminando un incarico interinaleQuesti otto passi vi aiuteranno a passare le consegne con sicurezza, chiarezza e professionalità.

1. Non andatevene e basta. Programmate un adeguato Debrief.

Non uscite mai dalla porta senza esservi seduti con il decisore che vi ha assunto (CEO, GM, membro del consiglio di amministrazione, ecc.). È in questa conversazione che si costruisce la reputazione e si assicurano i prossimi progetti.

Durante il debriefing, guidateli attraverso il processo:

Come si presentava la situazione quando avete iniziato
Cosa è cambiato durante l'incarico
Quali risultati sono stati raggiunti (in termini di business)?
Come il team e l'azienda si sono adattati ai vostri cambiamenti

Non si tratta di vantarsi, ma di aiutare il cliente a collegare i punti. Quando si accorgono di come loro il successo è legato a il tuo impatto, è molto più probabile che chiamino di nuovo.

Siete stati assunti per risolvere una sfida specifica, ma la maggior parte delle aziende sono più simili a tavoli traballanti che a liste di controllo ordinate. Dimostrate di comprendere il quadro generale.

Discutere:

Aree che necessitano ancora di miglioramenti
Processi o reparti correlati che possono essere interessati
Dove potrebbero emergere rischi futuri

Questo crea fiducia e vi posiziona come una persona che vede al di là del proprio elenco di compiti.

3. Evidenziare le persone giuste

Indicare chi ha fatto la differenza, non solo per ringraziare, ma anche per aiutare il cliente a capire chi può continuare il lavoro.

Menzionare i membri del team che hanno dimostrato leadership o capacità di adattamento.
Consigliare chi potrebbe essere pronto per maggiori responsabilità
Se possibile, suggerite qualcuno che guidi il passaggio di consegne interno.

Se sta per arrivare un manager permanente, documentate ciò che deve ancora essere rifinito e dove sono possibili miglioramenti. Fate in modo che il loro inizio sia più facile del vostro.

4. Trasferire le conoscenze in modo corretto

Nessuno vuole essere escluso dal proprio lavoro perché ha lasciato password, file o contesto.

Garantire:

Tutta la documentazione è archiviata in unità condivise
Le decisioni chiave e i flussi di lavoro sono spiegati chiaramente
I report sono facili da capire e da consultare

Rendete il più semplice possibile per gli altri riprendere da dove avete lasciato. Questo aspetto è fondamentale in qualsiasi lista di controllo per il passaggio di consegne di un progetto.

5. Documentare i risultati e le lezioni apprese

Mentre il progetto è ancora fresco nella vostra mente, cogliete sia i successi che gli insuccessi.

Includere:

Risultati in cifre (risparmi sui costi, miglioramenti dei processi, aumento dell'efficienza)
Le sfide che avete affrontato e come le avete superate
Cosa fareste di diverso se ricominciaste da capo

I clienti chiedono spesso di parlare dei fallimenti nei colloqui futuri. Siate pronti. Un buon rapporto di chiusura del progetto comprende sia i successi che le intuizioni.

Esempio:

Riduzione dei costi logistici di 22% in 6 mesi grazie alla rinegoziazione dei fornitori. Imparato: Un allineamento tempestivo con gli acquisti avrebbe evitato attriti.

6. Pianificare una visita di controllo

Non scomparire. Proponete un follow-up di uno o due giorni a distanza di 6-12 mesi.

Scopo:

Controllare se i processi funzionano ancora
Offrire feedback o correzioni di rotta
Individuare le opportunità di miglioramento o espansione

Questo dimostra che avete a cuore il loro successo a lungo termine. Inoltre, vi mantiene in cima ai pensieri per il lavoro futuro.

7. Chiedere referenze reali

Non andate a caccia di lettere di raccomandazione polverose. Cercate referenze vive.

Chiedete se il vostro responsabile delle relazioni è disponibile a una futura telefonata di riferimento.
Offritevi di scrivere una bozza di raccomandazione su LinkedIn che possano modificare.
Mantenere un linguaggio breve, specifico e legato all'impatto.

I clienti si fidano di più delle chiamate peer-to-peer che di quelle curriculum vitae raffinati. Fate in modo che questo faccia parte del vostro piano di uscita.

Esempio:

John è stato assunto per stabilizzare la nostra attività nell'Europa orientale. In 90 giorni ha ricostruito il team di leadership locale, migliorato le previsioni e ottenuto un aumento del margine di 15%. Chiaro, calmo, efficace.

8. Rimanere nella loro orbita

Non è necessario darsi da fare ogni settimana. Ma non sparite.

Congratularsi con il team per i traguardi futuri
Condividere di tanto in tanto approfondimenti o articoli rilevanti
Rimanete in contatto via LinkedIn o via e-mail

Non state solo concludendo un progetto, state costruendo un rapporto a lungo termine con il cliente. I migliori consulenti e leader ad interim non vengono assunti solo una volta. Vengono invitati a tornare.