8 tipp a zökkenőmentes projektátadáshoz és -záráshoz

Nincs elég ideje elolvasni a teljes cikket? Hallgassa meg az összefoglalót 2 percben.

Egy projekt lezárása nem csak a jelölőnégyzetek kipipálásáról és a búcsúzásról szól. Hanem arról is, hogy örökséget hagyjon maga után - és arról, hogy a munkája a távozása után is eredményes maradjon.

Akár befejezel egy ideiglenes megbízás, szabadúszó megbízás vagy nagy hatású tanácsadói projekt esetén ez a nyolc lépés segít abban, hogy magabiztosan, tisztán és professzionálisan adja át a gyeplőt.

1. Ne csak úgy elmenjen. Tervezzen megfelelő eligazítást.

Soha ne menjen ki az ajtón anélkül, hogy le ne ülne a döntéshozóval, aki felvette Önt (vezérigazgató, GM, igazgatósági tag stb.). Ez a beszélgetés az a hely, ahol a hírnév megteremtődik és a következő projektek biztosítva vannak.

Az eligazítás során kísérje végig őket:

Hogyan nézett ki a helyzet, amikor elkezdted
Mi változott a megbízás során
Milyen eredményeket értek el (egyszerű üzleti nyelven)
Hogyan alkalmazkodott a csapat és a vállalat az Ön változásaihoz

Ez nem a hencegésről szól, hanem arról, hogy segítsen az ügyfélnek összekapcsolni a pontokat. Amikor látják, hogy a a siker a következőkhöz kötődik a hatásra, sokkal valószínűbb, hogy újra felhívnak.

Önt egy konkrét kihívás megoldására vették fel, de a legtöbb vállalkozás inkább hasonlít az ingatag asztalokra, mint a rendezett ellenőrző listákra. Mutassa meg, hogy érti az átfogó képet.

Megvitatjuk:

Továbbra is javításra szoruló területek
Kapcsolódó folyamatok vagy részlegek, amelyek érintettek lehetnek
Hol kerülhetnek felszínre jövőbeli kockázatok

Ez bizalmat épít, és olyan emberként pozícionálja Önt, aki a saját feladatlistáján túlra is lát.

3. Emelje ki a megfelelő embereket

Említse meg, hogy ki tette a különbséget - nem csak azért, hogy köszönetet mondjon, hanem azért is, hogy segítsen az ügyfélnek megérteni, ki folytathatja a munkát.

Említse meg azokat a csapattagokat, akik vezetői képességet vagy alkalmazkodóképességet mutattak.
Ajánlja, hogy ki állhat készen nagyobb felelősségvállalásra
Ha lehetséges, javasoljon valakit a belső átadás-átvétel vezetésére.

Ha egy állandó vezető csatlakozik, dokumentálja, hogy mi az, amit még be kell fejezni, és hol lehetségesek a fejlesztések. Tegye az ő indulásukat könnyebbé, mint a magáé volt.

4. Adja át a tudását megfelelően

Senki sem akarja, hogy kizárják a munkájából, mert elhagyta a jelszavakat, fájlokat vagy a kontextust.

Biztosítani:

Minden dokumentációt megosztott meghajtókon tárolnak
A legfontosabb döntések és munkafolyamatok világosan meg vannak magyarázva
A jelentések könnyen érthetőek és visszautalhatóak

Tegye a lehető legkönnyebbé mások számára, hogy ott folytassák, ahol Ön abbahagyta. Ez minden megbízható projektátadási ellenőrző lista lényege.

5. Az eredmények és a tanulságok dokumentálása

Amíg a projekt még frissen él a fejében, rögzítse a sikereket és a kudarcokat is.

Tartalmazza:

Számokban kifejezett eredmények (költségmegtakarítás, folyamatjavulás, hatékonyságnövekedés)
Kihívások, amelyekkel szembesültél, és hogyan küzdötted le őket
Mit csinálnál másképp, ha újra kezdenéd a pályát

Az ügyfelek gyakran kérdeznek a kudarcokról a jövőbeli interjúk során. Legyenek készenlétben. Egy jó projektzáró jelentés tartalmazza a győzelmeket és a felismeréseket is.

Példa:

6 hónap alatt 22%-tal csökkentette a logisztikai költségeket a beszállítókkal folytatott újratárgyalások révén. Megtanultam: A beszerzéssel való korai összehangolás megelőzte volna a súrlódásokat.

6. Tervezze meg a nyomon követési látogatást

Ne tűnj el. Javasoljon egy- vagy kétnapos nyomon követést 6-12 hónappal később.

Cél:

Ellenőrizze, hogy a folyamatok még működnek-e
Visszajelzés vagy pályakorrekció felajánlása
Lehetőségek felismerése a javításra vagy bővítésre

Ez azt mutatja, hogy törődik a hosszú távú sikerükkel. Emellett a jövőbeni munkáknál is Önt tartja a figyelem középpontjában.

7. Kérjen valódi referenciákat

Ne hajszolja a poros ajánlóleveleket. Szerezzen élő referenciákat.

Kérdezze meg, hogy a jelentéstevő menedzsere nyitott-e egy jövőbeli referenciahívásra.
Ajánlja fel, hogy írjon egy LinkedIn ajánló tervezetet, amit ők szerkeszthetnek.
Legyen rövid, konkrét és hatáshoz kötött.

Az ügyfelek jobban bíznak a peer-to-peer hívásokban, mint a csiszolt önéletrajzok. Tegye ezt a kilépési terv részévé.

Példa:

Johnt azért hozták be, hogy stabilizálja a kelet-európai működésünket. 90 nap alatt újjáépítette a helyi vezetői csapatot, javította az előrejelzést, és 15% árrésnövekedést ért el. Világos, nyugodt, hatékony.

8. Maradj a pályájukon

Nem kell minden héten sürögni. De ne tűnj el.

Gratuláljon a csapatnak a jövőbeli mérföldkövekhez
Osszon meg időről időre releváns meglátásokat vagy cikkeket
Maradjon kapcsolatban a LinkedIn-en vagy e-mailben

Nem csak egy projektet fejez be - hosszú távú ügyfélkapcsolatot épít. A legjobb tanácsadók és ideiglenes vezetők nem csak egyszer kapnak megbízást. Visszahívják őket.