8 instrumente esențiale de gestionare a crizelor pentru firmele industriale

Nu aveți suficient timp pentru a citi articolul integral? Ascultați rezumatul în 2 minute.

Crizele din operațiunile industriale nu sosesc niciodată politicos. Ele apar fără avertisment, oprind liniile de producție, perturbând lanțurile de aprovizionare și zguduind din temelii echipele de conducere.

Un incendiu în uzina principală. Un atac ransomware asupra ERP-ului dvs. Un furnizor se prăbușește cu două zile înainte de expediere.

Acestea nu sunt ipoteze-acestea sunt realitatea pentru zeci de firme în fiecare lună.

Acesta este motivul pentru care instrumentele de gestionare a crizelor nu sunt un lux. Ele reprezintă polița dumneavoastră de asigurare industrială. Companiile care supraviețuiesc întreruperilor nu sunt mai norocoase. Ele sunt mai bine pregătite.

La CE Interimar, am intrat în zeci de crize în Europa și Orientul Mijlociu. Ideea comună? Firmele care își revin cel mai repede au aceste opt instrumente în loc înainte de lucrurile se strică.

Să trecem în revistă fiecare dintre ele.

1. Planul de continuitate a activității (BCP): Manualul pe care îl folosiți cu adevărat

Prea mulți producători își tratează planurile de criză precum extinctoarele: obligatorii, prăfuite și niciodată testate.

Dar o planul de continuitate a activității ar trebui să fie un document viu. Nu un dosar pe un raft.

Descrie modul în care afacerea dvs. va continua să funcționeze în timpul întreruperilor majore-fie că acest lucru înseamnă redirecționarea producției, schimbarea furnizorilor, activarea backup-urilor sau relocarea personalului.

Acesta acoperă:

Evaluarea riscurilor și planificarea scenariilor
Roluri și responsabilități în timpul crizelor
Obiectivele privind timpul de recuperare pentru operațiuni
Protocoale de comunicare pentru angajați, parteneri și clienți

PCO-urile inteligente evoluează odată cu fabrica dumneavoastră. Îmbunătățirile echipamentelor, locațiile noi, schimbările de furnizori - toate trebuie să fie reflectate.

Atunci când termenele sunt scurte, experți externi precum manageri interimari de criză ajută la construirea sau executarea PCO cu rapiditate și precizie.

2. Sisteme de monitorizare în timp real a riscurilor și de avertizare rapidă

Dacă reacționați doar atunci când ceva se strică, sunteți deja în întârziere.

Crizele industriale apar rareori fără avertisment-dar trebuie să știi unde să cauți.

Instalațiile moderne utilizează alerte bazate pe senzori (sisteme SCADA, dispozitive IoT) pentru a detecta semnele timpurii: supraîncălzire, scăderi de presiune, oboseala activelor.

Pe plan extern, firmele inteligente utilizează tablouri de bord cu informații privind riscurile pentru a urmări instabilitatea geopolitică, amenințările meteorologice și semnalele lanțului de aprovizionare.

Un producător a evitat o criză a materiilor prime prin monitorizarea scorurilor de risc ale furnizorilor-un concurent nu a făcut-o și a înregistrat o închidere de 6 săptămâni.

Instrumentele de monitorizare se extind dincolo de hardware. Ascultarea socială și alertele media ajută la urmărirea crize de reputație înainte ca acestea să intre în spirală. Gândiți-vă la: reclamații ale clienților, fotografii divulgate, controale de reglementare.

În prevenirea crizelor, avertizarea timpurie echivalează cu controlul.

3. Sisteme de notificare în masă: Comunicați în secunde, nu în ore

Nu poți combate o criză cu e-mailuri.

Fiecare firmă industrială are nevoie de un sistem de notificare în masă care trimite alerte în timp real către fiecare echipă, în fiecare locație, prin mai multe canale: SMS, aplicație, telefon și e-mail.

Atunci când sistemul de aer din fabrică cedează, nu doriți ca managerii de linie să ghicească ce să facă. Aveți nevoie de:

Instrucțiuni de siguranță instantanee
Alerte specifice locației
Recunoaștere bidirecțională
Pista de audit pentru responsabilitate

Sisteme precum Everbridge și CrizaGo sunt standarde industriale dintr-un motiv întemeiat. Ele sunt fiabile în primele 15 minute - când majoritatea pagubelor sunt fie limitate, fie multiplicate.

4. Software-ul de gestionare a incidentelor: tabloul dumneavoastră de bord al crizelor

Când totul se întâmplă în același timp, aveți nevoie de un singur centru de comandă.

Software de gestionare a incidentelor devine camera ta de război digitală. Permite echipei tale de criză:

Înregistrarea incidentelor în timp real
Atribuiți sarcini de răspuns și termene limită
Urmăriți actualizările de stare în cadrul echipelor
Generarea de analize postcriză

Spre deosebire de foile de calcul sau firele Slack, aceste platforme (precum Resolver sau Riskonnect) sunt create pentru viteză, vizibilitate și auditabilitate.

Cele mai bune echipe își gestionează răspunsul la criză ca un proiect, nu o panică.

5. Instrumente de contingență pentru lanțul de aprovizionare: Nu lăsați un singur furnizor să vă doboare

Întreprinderile industriale sunt la fel de puternice ca și cel mai slab furnizor al lor.

Acesta este motivul pentru care companiile inteligente utilizează instrumente pentru a construi reziliența lanțului de aprovizionare înainte de dezastrul lovește:

i) Dual sourcing și alternative aprobate pentru componentele critice
ii) Tablouri de bord de vizibilitate a inventarului pentru a identifica punctele de blocaj
iii) Evaluările de risc ale furnizorilor integrate în achiziții
iv) Clauze contractuale pentru flexibilitate în caz de urgență

Un client al CE Interim a trecut peste o perturbare a transportului maritim în Marea Roșie fără nicio întrerupere. De ce? Aveau stocuri de siguranță, furnizori alternativi și un protocol de comutare deja în vigoare.

În cazul redresărilor sau al relocărilor, CE Interim sprijină adesea tranziții rapide ale furnizorilor atunci când aprovizionarea locală devine urgentă.

6. Plan și modele de comunicare în caz de criză

Fiecare secundă contează-așa că nu redactați primul comunicat de presă în mijlocul crizei.

Un sistem eficient planul de comunicare în caz de criză include:

Șabloane de mesaje preaprobate
Purtători de cuvânt desemnați (interni și externi)
Canale de comunicare pentru fiecare parte interesată (media, autorități de reglementare, angajați, clienți)
Orientări privind tonul pentru a menține încrederea în brand

Incidentele industriale atrag adesea rapid atenția mass-mediei - în special cele care au implicații în materie de siguranță, mediu sau muncă.

Având dvs. răspuns planificat în avans evită derapajele juridice, panica publică sau deteriorarea mărcii.

7. Centrul de comandă și cadrul de documentare

Atunci când intervine haosul, echipa dvs. are nevoie de o soluție fizică sau virtuală Centrul de operațiuni de urgență (EOC).

Nu trebuie să fie de înaltă tehnologie. Trebuie doar să centralizeze procesul decizional și vizibilitatea.

Elemente-cheie:

Un tablou de bord comun (online sau offline)
Jurnalul principal de evenimente (MEL) pentru a documenta acțiunile și deciziile
Acces la documentele cheie: BCP, contacte de urgență, hărți ale etajelor, liste de furnizori
Punte video sau vocală pentru coordonare de la distanță

EOC devine ancoră în furtună. Aceasta menține echipa aliniată, în special între locații sau ture.

8. Instrumente de simulare a crizelor și de formare

Planurile și instrumentele nu contează dacă oamenii tăi îngheață.

Acesta este motivul pentru care simulări de masă și exercițiile de joc de rol sunt importante. Acestea vă pregătesc personalul să răspundă rapid, inteligent și calm.

Simulările bune acoperă atât scenariile așteptate, cât și pe cele de tip wildcard:

Defecțiuni ale mașinilor în timpul sezonului de vârf
Scurgere chimică + scurgeri media combinate
Închiderea simultană a furnizorului și încălcarea securității datelor

Liderii interimari CE Interim rulează adesea aceste simulări în timpul integrării pentru pregătirea pentru testare și de a descoperi riscuri tăcute.

Post-criză? Efectuați un debriefing structurat. Ce a funcționat. Ce nu a funcționat. Ce urmează.

Reziliența este o abilitate pe care o practici.

Instrument bonus: Leadership interimar expert în situații de criză

Nu toate crizele pot fi rezolvate cu ajutorul software-ului.

Uneori, instrumentul care lipsește este o persoană.

Când directorul de operațiuni demisionează în timpul unui incendiu la fabrică sau directorul financiar îngheață în timpul unei crize de lichidități, ce faceți?

Acesta este momentul în care firmele industriale apelează la executivi interimari de criză.

Aceștia sunt lideri testați în luptă care intervin în termen de 72 de ore. Ei au mai condus prin dezastre. Ei aduc calm, claritate și comandă.

Firmele precum CE Interim implementează COO interimari, directori financiari interimari, sau directori interimari de uzină să preia conducerea atunci când fiecare oră contează.

Cel mai bun instrument al tău ar putea fi cel care îți poate conduce echipa prin foc.

Nu așteptați ca alarma să sune

Majoritatea crizelor nu pot fi evitate. Dar daunele sunt.

Cu ajutorul sistemelor, planurilor și conducerii adecvate, afacerea dvs. poate fi afectată-și să-și revină mai puternici.

Fie că este vorba de un tablou de bord, un plan de comunicare sau un manager interimar experimentat, cel mai bun moment pentru a vă pregăti este acum.

Următoarea dvs. criză poate fi deja în mișcare.

Cutia dvs. de instrumente este pregătită?