Optimizarea comenzilor până la încasări: Planul de numerar de 60 de zile al directorului financiar

Nu aveți suficient timp pentru a citi articolul integral? Ascultați rezumatul în 2 minute.

Intrați într-o companie producătoare de dimensiuni medii în calitate de nou director financiar. Mandatul este clar: eliberați numerar. Rapid.

Ciclul de conversie a numerarului companiei depășește 75 de zile. Lichiditatea este redusă. Facturile sunt emise lent. Încasările sunt în urmă. Și nu există un proprietar clar al procesului de la comandă la încasare.

Nu există timp pentru revizuiri de sistem sau transformări multianuale. Întreprinderea are nevoie de o reducere imediată a capitalului de lucru. Una dintre cele mai rapide și mai eficiente pârghii este optimizarea comenzilor în numerar (O2C).

Acest articol prezintă modul în care directorii financiari, în special lideri interimari adus sub presiune, poate oferi rezultate reale în numerar în doar 60 de zile. Fără prostii. Fără jargon. Doar execuție.

De ce Order-to-Cash First?

Companiile de producție au de obicei cicluri lungi de producție și de livrare. Chiar și atunci când vânzările sunt puternice, numerarul rămâne adesea mult în urmă din cauza proceselor fragmentate, a întârzierilor în facturare și a disciplinei slabe în materie de încasări.

Cele mai performante companii în optimizarea capitalului circulant au un ciclu de conversie a numerarului sub 30 de zile. Dar multe întreprinderi industriale se situează peste 70-90. Acest decalaj reprezintă milioane de euro în numerar care ar putea fi utilizate pentru finanțarea operațiunilor, reducerea datoriilor sau evitarea finanțării externe.

Concentrarea asupra procesului de la comandă la încasare este una dintre puținele mișcări pe care un director financiar le poate face în primele 60 de zile:

Eliberarea rapidă a capitalului de lucru
Nu necesită cheltuieli de capital
Construiește credibilitatea în fața consiliului de administrație și a echipelor interne

Și nu este nevoie de o transformare digitală completă. Este nevoie de concentrare, leadership și un plan practic.

Faza 1: Diagnosticarea și acoperirea scurgerilor (Zilele 1-30)

Primele 30 de zile nu sunt despre construirea sistemelor. Ele sunt despre cumpărarea de timp.

Trebuie să înțelegeți unde se blochează banii și să reparați ceea ce puteți controla chiar acum.

Începeți cu raport de îmbătrânire a conturilor de primit (AR).
Defalcați-le. Care sunt soldurile scadente? Care sunt principalii plătitori întârziați? Concentrează-te mai întâi pe cele mai mari solduri cu cea mai ușoară cale de soluționare.

În producție, litigiile sunt o capcană pentru bani. OP-uri nepotrivite. Transporturi scurte. Condiții de plată neclare. Acestea nu se rezolvă cu memento-uri politicoase. Aveți nevoie de coordonare interfuncțională și, uneori, de un apel direct către client cu o factură clară în mână.

Odată ce colecțiile sunt în mișcare, concentrați-vă asupra condiții de credit.
Dacă termenele de 60 sau 90 de zile au devenit implicit, este timpul să le resetați. Contractele noi ar trebui să fie ancorate la 30 de zile. Adăugați reduceri pentru plata anticipată acolo unde este necesar și aplicați în mod consecvent taxele de întârziere. Echipele dvs. trebuie să știe că termenele nu sunt opționale.

Acum fixați întârzierea facturării.
Prea multe firme așteaptă sfârșitul lunii pentru a emite facturi - pierzând astfel două până la patru săptămâni din perioada de colectare. Faceți din facturarea la expediere noul standard. Verificați setările ERP, instruiți-vă din nou echipele și monitorizați excepțiile. Fiecare întârziere are un cost.

În acest stadiu, nu rezolvați totul. Dar sunteți oprirea sângerării.

Dacă ați făcut acest lucru corect, prin Ziua 30 ar trebui să vedeți:

Încasarea mai rapidă a numerarului
Scăderea DSO mediu
Rezolvarea facturilor întârziate
Dispute rezolvate sau escaladate cu proprietatea

Urgența nu va dispărea - dar acum v-ați asigurat suficient spațiu pentru a repara sistemul.

Atunci când presiunea este mare și timpul este scurt, multe companii apelează la sprijin extern pentru a prelua controlul.
Firmele precum CE Interim pot trimite un director financiar interimar sau un responsabil de transformare în termen de 72 de ore, concentrându-se în întregime pe stabilizarea comenzilor până la încasări, în timp ce conducerea superioară se ocupă de imaginea de ansamblu.

Faza 2: Refacere și optimizare (Zilele 31-60)

Odată ce scurgerile imediate sunt sub control, este timpul să construiți un sistem care nu se mai scurge.

Începeți cu un cartografierea rapidă a proceselor a ciclului O2C - de la înregistrarea comenzii la încasarea banilor. Stați de vorbă cu departamentul de vânzări, credit, execuție, facturare și AR. Treceți prin fiecare transfer. Identificați situațiile în care lucrurile nu funcționează: verificări manuale ale creditelor, date lipsă privind comenzile, întârzieri în facturare, circuite de contestare.

Scopul dvs. nu este de a concepe un proces perfect.
Scopul este de a elimina fricțiunile care încetinesc fluxul de numerar.

Începeți să implementați soluții mici, cu impact ridicat:

Activați facturarea electronică pentru a elimina loturile și erorile
Activați opțiunile de plată digitală, cum ar fi ACH sau cardul
Configurați memento-uri automate și urmărirea litigiilor
Utilizați RPA ușor sau scripting pentru a elimina rescrierea și sincronizarea sistemelor deconectate

Nimic din toate acestea nu necesită o revizuire a ERP.
Este nevoie doar de concentrare și de dorința de a repara ceea ce vă încetinește.

Apoi, aliniați-vă pe disciplina de credit. Vânzările nu ar trebui să impună în mod implicit condiții generoase pentru fiecare client. Introduceți limite bazate pe risc. Pentru conturile cu risc ridicat, utilizați depozite sau repere în avans. Nu puteți gestiona numerarul dacă îl oferiți din prima zi.

Apoi abordați stimulente.

Dacă vânzările sunt plătite la rezervare, nu la încasare - ghiciți ce se întâmplă?
Dacă serviciul clienți nu este responsabil pentru rezolvarea litigiilor, acestea persistă.
Legați obiectivele funcționale de DSO. Faceți din numerar o responsabilitate comună.

Până în ziua 60, ar trebui să aveți:

Un ciclu O2C mai scurt și mai curat
DSO scăzut
O mai bună experiență a clienților în ceea ce privește facturarea și plata
Procese interne aliniate în funcție de numerar, nu doar de vânzări

Încorporarea unei culturi a disciplinei în materie de numerar

Fixarea procesului este un lucru. Menținerea acestuia este alta.

Disciplina dispare rapid după ce dispare urgența. De aceea, obiceiurile pe care le creați în primele 60 de zile contează chiar mai mult decât sistemele.

Revizuiri săptămânale ale numerarului.
Vizibilitate clară asupra DSO și a tendințelor litigiilor.
Recunoaștere pentru echipele care obțin rezultate - și corecție atunci când lucrurile nu merg bine.
Fără resetarea liniștită a condițiilor de credit sau renunțarea la taxele de întârziere.

În cazul în care întreprinderea se pregătește pentru vânzare, refinanțare sau examinarea de către un investitor, o funcție clară de comandă-încasare transmite un mesaj puternic. Aceasta arată control, aliniere și maturitate operațională.

Iar în mediile industriale cu viteză mare, acest mesaj nu vine din tablourile de bord.
Aceasta se datorează unei conduceri consecvente, unor priorități clare și disciplinei de a ține linia.

Concluzii: Fluxul de numerar, recuperat

Problemele de flux de numerar nu așteaptă sisteme perfecte.
Aceștia răspund la executarea concentrată, la presiunea interfuncțională și la asumarea clară a responsabilității încă din prima zi.

Fie că este vorba despre o schimbare, o tranziție sau un moment de urgență, CE Interimar ajută companiile să instaleze directori financiari care rezolvă ceea ce contează - rapid.