8 sfaturi pentru o predare și o încheiere fără probleme a proiectului

Nu aveți suficient timp pentru a citi articolul integral? Ascultați rezumatul în 2 minute.

Încheierea unui proiect nu înseamnă doar să bifezi căsuțele și să-ți iei la revedere. Este vorba de a lăsa o moștenire - și de a vă asigura că munca dvs. continuă să producă rezultate chiar și după ce ați plecat.

Fie că finalizați o misiune interimară, un angajament ca freelancer sau un proiect de consultanță de mare impact, acești opt pași vă vor ajuta să predați frâiele cu încredere, claritate și profesionalism.

1. Nu plecați pur și simplu. Planificați un interogatoriu adecvat.

Nu ieșiți niciodată pe ușă fără să stați de vorbă cu factorul de decizie care v-a angajat (CEO, GM, membru al consiliului de administrație etc.). Această conversație este cea în care se face reputația și se asigură următoarele proiecte.

În timpul interogatoriului, explicați-le:

Cum arăta situația când ați început
Ce s-a schimbat în timpul misiunii dvs.
Ce rezultate au fost obținute (în termeni comerciali simpli)
Cum s-au adaptat echipa și compania la schimbările dvs.

Nu este vorba despre laudă, ci despre a vă ajuta clientul să facă legătura. Când vor vedea cum lor succesul este legat de dumneavoastră impact, este mult mai probabil să sune din nou.

Ați fost angajat pentru a rezolva o anumită problemă, dar majoritatea afacerilor seamănă mai mult cu niște mese șubrede decât cu niște liste de verificare ordonate. Arătați că înțelegeți imaginea de ansamblu.

Discutați:

Domenii care necesită în continuare îmbunătățiri
Procese sau departamente conexe care pot fi afectate
Unde ar putea apărea riscurile viitoare

Acest lucru creează încredere și vă poziționează ca o persoană care vede dincolo de propria listă de sarcini.

3. Evidențiați persoanele potrivite

Spuneți cine a făcut diferența - nu doar pentru a mulțumi, ci și pentru a vă ajuta clientul să înțeleagă cine poate continua munca.

Menționați membrii echipei care au dat dovadă de leadership sau adaptabilitate
Recomandați cine ar putea fi pregătit pentru mai multe responsabilități
Dacă este posibil, propuneți o persoană care să conducă transferul intern

În cazul în care se alătură un manager permanent, documentați ceea ce mai trebuie finalizat și unde sunt posibile îmbunătățiri. Fă-i începutul mai ușor decât ți-a fost ție.

4. Transferați-vă cunoștințele în mod corespunzător

Nimeni nu dorește să fie blocat în afara muncii dvs. pentru că ați plecat cu parole, fișiere sau context.

Asigurați-vă:

Toată documentația este stocată în unități partajate
Deciziile-cheie și fluxurile de lucru sunt explicate în mod clar
Rapoartele sunt ușor de înțeles și de consultat

Fă în așa fel încât să fie cât mai ușor pentru ceilalți să continue de unde ai rămas tu. Acest lucru este esențial pentru orice listă de verificare solidă de predare-primire a proiectului.

5. Documentarea rezultatelor și a lecțiilor învățate

În timp ce proiectul vă este proaspăt în minte, înregistrați atât succesele, cât și eșecurile.

Includeți:

Rezultate în cifre (economii de costuri, îmbunătățirea proceselor, creșterea eficienței)
Provocările cu care v-ați confruntat și modul în care le-ați depășit
Ce ați face diferit dacă ați începe din nou

Clienții întreabă adesea despre eșecuri în interviurile viitoare. Fiți pregătiți. Un raport bun de încheiere a proiectului include atât victorii, cât și perspective.

Exemplu:

Reducerea costurilor logistice cu 22% în 6 luni prin renegocieri cu furnizorii. Învățat: Alinierea timpurie cu achizițiile ar fi prevenit fricțiunile.

6. Planificați o vizită de control

Nu dispăreți. Propuneți un follow-up de una sau două zile, la 6-12 luni mai târziu.

Scop:

Verificați dacă procesele sunt încă funcționale
Oferiți feedback sau corectarea cursului
Identificarea oportunităților de îmbunătățire sau extindere

Acest lucru arată că vă pasă de succesul lor pe termen lung. De asemenea, vă menține în centrul atenției pentru munca viitoare

7. Cereți referințe reale

Nu alergați după scrisori de recomandare prăfuite. Obțineți referințe vii.

Întrebați dacă managerul dvs. de raportare este deschis pentru un apel de referință viitor
Oferiți-vă să scrieți un proiect de recomandare LinkedIn pe care îl pot edita
Păstrați-o scurtă, specifică și legată de impact

Clienții au mai multă încredere în apelurile peer-to-peer decât CV-uri îngrijite. Includeți acest lucru în planul dumneavoastră de ieșire.

Exemplu:

John a fost adus pentru a stabiliza operațiunea noastră din Europa de Est. În 90 de zile, el a reconstruit echipa locală de conducere, a îmbunătățit previziunile și a obținut o creștere a marjei de 15%. Clar, calm, eficient.

8. Rămâneți pe orbita lor

Nu trebuie să te grăbești în fiecare săptămână. Dar nu dispărea.

Felicitați echipa cu privire la viitoarele etape importante
Împărtășiți din când în când informații sau articole relevante
Păstrați legătura prin LinkedIn sau e-mail

Nu încheiați doar un proiect - construiți o relație pe termen lung cu un client. Cei mai buni consultanți și lideri interimari nu sunt angajați doar o dată. Ei sunt invitați din nou.