Nimate dovolj časa, da bi prebrali celoten članek? Poslušajte povzetek v 2 minutah.

Večina upravnih odborov meni, da imajo zagotovljeno kontinuiteto vodenja. Obstaja dokument, načrt nasledstva in vpis v register tveganj, ki potrjuje, da je bila tema obravnavana. V mirnih razmerah se to zdi dovolj.

Težava je v tem, da se kontinuiteta vodenja redko prekine v mirnih razmerah.

Zlomi se pod pritiskom, ko je čas slabo izbran, čustva so velika in izpostavljenost resnična. In prav takrat večina načrtov neprekinjenega delovanja preneha delovati.

Zakaj je kontinuiteta vodenja neuspešna, ko je najpomembnejša

Na papirju se načrtovanje neprekinjenega delovanja pogosto obravnava kot urejen proces. Vodja odide, naslednik nastopi in organizacija nadaljuje z delom z minimalnimi motnjami. Ta logika predpostavlja čas, sodelovanje in čustveno stabilnost.

Motnje v resničnem svetu ne zagotavljajo teh pogojev.

Kontinuiteta vodenja se najpogosteje prekine, ko:

• direktor nenadoma odide zaradi zdravstvenih razlogov, izgorelosti ali sporov.
• finančni direktor odide sredi pritiska predpisov, financiranja ali prestrukturiranja.
• prehod ustanovitelja se pospeši pod pritiskom upravnega odbora ali vlagateljev.
• več vodilnih delavcev hkrati odide, kar povzroči vodstveno praznino.

V teh trenutkih ni vprašanje, kdo je naslednji v vrsti. Vprašanje je, kdo je pristojen za takojšnje vodenje.

Načrtovanje nasledstva ni načrtovanje kontinuitete

Ena najpogostejših slepih peg v upravnih odborih je enačenje načrtovanja nasledstva s kontinuiteto vodenja. Nasledstvo se osredotoča na dolgoročno pripravljenost, razvoj talentov in notranje napredovanje. Kontinuiteta je povezana s takojšnjim nadzorom.

Načrt nasledstva odgovarja na vprašanje: “Kdo bi lahko sčasoma nadomestil to vlogo?”
Načrt neprekinjenega delovanja mora odgovoriti na vprašanje: “Kdo bo vodil jutri zjutraj?”

Ko pride do motenj, notranji nasledniki pogosto niso na voljo, so v konfliktu ali so izpostavljeni. Morda nimajo zakonskih pooblastil, mandata upravnega odbora ali čustvene distance, ki je potrebna za sprejemanje nepovratnih odločitev. V nekaterih primerih so že preobremenjeni ali pa jih razmere neposredno zadevajo.

Upravni odbori, ki se zanašajo samo na okvire nasledstva, pogosto prepozno ugotovijo, da nihče ni pripravljen prevzeti pristojnosti, ko se kontinuiteta prekine.

Kaj uprave običajno podcenjujejo

Neuspehi pri kontinuiteti vodenja so le redko posledica pomanjkanja sposobnih ljudi. Povzročijo jih predpostavke, ki ne držijo v stresnih razmerah.

Upravni odbori pogosto podcenjujejo:

• kako hitro se lahko nezadovoljstvo vodstva razširi po celotni organizaciji.
• kako izpostavljenost spremeni vedenje, ko odločitve postanejo nepovratne.
• kako dolgo traja uradna podelitev pooblastil po nenadnem odhodu.
• kako neradi notranji vodje prevzemajo vidno tveganje brez zaščite.

Te vrzeli niso teoretične. Kažejo se kot zamude, nejasna odgovornost in vse večja odvisnost od svetovalcev, ki lahko priporočajo, ne morejo pa odločati.

Organizacija še naprej deluje, vendar je vodstvo razpršeno. Odgovornost se razširi horizontalno, medtem ko avtoriteta vertikalno izgine.

Kako je videti učinkovito načrtovanje neprekinjenega delovanja v praksi

Učinkovito načrtovanje kontinuitete vodenja se začne z drugačno predpostavko. Predpostavlja motnje in ne reda.

Na ravni upravnega odbora to pomeni načrtovanje:

• nenadni odhodi namesto načrtovane predaje.
• umik vodstva namesto junaškega vzpona
• pritisk na izvajanje namesto strateške razprave.

Praktični načrt neprekinjenega delovanja jasno odgovarja na tri vprašanja:

1. Kdo je pristojen za izvajanje, če ključni vodja nepričakovano odide?

2. Kako hitro se lahko ta pooblastila uradno in vidno aktivirajo?

3. Kako se zaščiti odgovornost, da se odločitve lahko sprejemajo brez osebnega oklevanja?

Če na ta vprašanja ni mogoče odgovoriti brez razprave, se kontinuiteta predpostavlja in ne načrtuje.

Vloga začasnega vodstva pri zagotavljanju kontinuitete

Pri tem veliko odborov okleva, ker začasno vodstvo se pogosto napačno razume kot rešitev za začasno zaposlovanje. V scenarijih neprekinjenega delovanja je njegova vloga drugačna.

Upravni odbori začasnih vodij ne uporabljajo za nadomeščanje nasledstva, temveč za stabilizacijo oblasti, kadar predpostavke o kontinuiteti niso uspešne. Njihova vrednost je v nevtralnosti, hitrosti in pripravljenosti na izpostavljenost.

Ne ščitijo svoje prihodnosti v organizaciji in ne upravljajo karierne optike, kar jim omogoča, da podpišejo odločitve, ki se jim drugi izogibajo, sprejmejo pritisk brez političnega preračunavanja in izvedejo, kar je že znano, da je potrebno.

S pravilno uporabo začasnega vodenja pridobite čas, ne da bi izgubili nadzor. Ohranja možnost izbire in ne sili k hitremu imenovanju za stalno.

V mnogih primerih vidimo na CE Interim, odbori prepoznajo vrednost te možnosti šele, ko je kontinuiteta že prekinjena. Učinkovitejši odbori jo načrtujejo vnaprej.

Najboljše prakse v upravnem odboru, ki dejansko delujejo

Upravni odbori, ki dobro rešujejo kontinuiteto vodenja, imajo večinoma nekaj discipliniranih praks:

• ločijo načrtovanje nasledstva od kontinuitete izvajanja.
• vnaprej določajo poti pooblastil za scenarije motenj.
• preverjajo predpostavke o kontinuiteti v stresnih razmerah, ne le na delavnicah.
• priznavajo, da je lahko nevtralnost v izpostavljenih trenutkih koristna.

Te prakse ne zahtevajo zapletenih okvirov. Zahtevajo jasnost o tem, kako se vodstvo obnaša pod pritiskom.

Pravi namen načrta neprekinjenega delovanja

Načrt neprekinjenega vodenja ni namenjen temu, da bi bil v pregledu upravljanja videti pomirjujoč. Njegov namen je zagotoviti, da avtoriteta ne izgine v trenutku, ko je najbolj potrebna.

Podjetja redko propadejo, ker nimajo sposobnih vodij. Propadejo, ker se kontinuiteta predpostavlja, dokler se ne prekine.

Ko se to zgodi, naloga odbora ni iskanje ugodja. Hitro, vidno in avtoritativno mora ponovno vzpostaviti vodstvo.

Odbori, ki to razumejo, se ne izogibajo motnjam. Obvladujejo jo.