8 nasvetov za nemoteno predajo in zaključek projekta

Nimate dovolj časa, da bi prebrali celoten članek? Poslušajte povzetek v 2 minutah.

Zaključek projekta ne pomeni le odkljukati okenca in se posloviti. Gre za to, da zapustite dediščino in poskrbite, da bo vaše delo še naprej prinašalo rezultate tudi po tem, ko vas ne bo več.

Ne glede na to, ali končujete začasna naloga, samostojnega dela ali svetovalnega projekta z velikim vplivom, vam bo teh osem korakov pomagalo samozavestno, jasno in profesionalno predati vajeti.

1. Ne odidite kar tako. Načrtujte ustrezen razgovor.

Nikoli ne odidite skozi vrata, ne da bi se sestali s tistim, ki je sprejel odločitev in vas zaposlil (direktor, generalni direktor, član upravnega odbora itd.). Na tem pogovoru se ustvarja ugled in zagotavljajo naslednji projekti.

Med poročanjem jih seznanite z njimi:

Kakšne so bile razmere, ko ste začeli
Kaj se je med nalogo spremenilo
Kakšni rezultati so bili doseženi (v preprostem poslovnem jeziku).
Kako sta se ekipa in podjetje prilagodila vašim spremembam

Pri tem ne gre za hvalisanje, temveč za pomoč stranki pri povezovanju točk. Ko vidijo, kako njihov uspeh je povezan z vaš vpliv, je veliko bolj verjetno, da bodo ponovno poklicali.

Najeli so vas, da bi rešili določen izziv, vendar je večina podjetij bolj podobna zibajočim se mizam kot urejenim kontrolnim seznamom. Pokažite, da razumete širšo sliko.

Razpravljajte o tem:

Področja, ki jih je treba še izboljšati
Sorodni procesi ali oddelki, na katere lahko vpliva
Kje se lahko pojavijo prihodnja tveganja

S tem gradite zaupanje in se predstavljate kot oseba, ki vidi dlje od svojega seznama nalog.

3. Izpostavite prave ljudi

Navedite, kdo je prispeval k spremembam - ne le zato, da se zahvalite, temveč da stranki pomagate razumeti, kdo lahko nadaljuje delo.

Omenite člane ekipe, ki so se izkazali kot vodilni ali prilagodljivi.
Priporočite, kdo je morda pripravljen prevzeti večjo odgovornost.
Če je mogoče, predlagajte nekoga, ki bo vodil notranjo predajo.

Če se zaposli stalni vodja, dokumentirajte, kaj je še treba dokončati in kje so možne izboljšave. Poskrbite, da bo njegov začetek lažji, kot je bil vaš.

4. Ustrezno prenesite svoje znanje

Nihče si ne želi, da bi ga zaklenili, ker je zapustil gesla, datoteke ali kontekst.

Zagotovite:

Vsa dokumentacija je shranjena na skupnih diskih.
Jasno so pojasnjene ključne odločitve in delovni postopki.
Poročila so enostavna za razumevanje in sklicevanje nanje.

Poskrbite, da bodo lahko drugi čim lažje nadaljevali po vaši zaslugi. To je bistvo vsakega dobrega kontrolnega seznama za primopredajo projekta.

5. Dokumentiranje rezultatov in pridobljenih izkušenj

Dokler je projekt v svežem spominu, beležite uspehe in neuspehe.

Vključujejo:

Rezultati v številkah (prihranki stroškov, izboljšave procesov, povečanje učinkovitosti)
Izzivi, s katerimi ste se soočili, in kako ste jih premagali
Kaj bi naredili drugače, če bi začenjali znova

Stranke pogosto sprašujejo o neuspehih v prihodnjih razgovorih. Bodite pripravljeni. Dobro poročilo o zaključku projekta vključuje tako zmage kot spoznanja.

Primer:

Zmanjšanje logističnih stroškov za 22% v 6 mesecih s ponovnimi pogajanji z dobavitelji. Naučeno: Zgodnje usklajevanje z javnimi naročili bi preprečilo trenja.

6. Načrtovanje nadaljnjega obiska

Ne izginite. Predlagajte enodnevno ali dvodnevno spremljanje po 6 do 12 mesecih.

Namen:

Preverite, ali procesi še vedno delujejo
Ponudite povratne informacije ali popravke.
Opazite priložnosti za izboljšanje ali razširitev

S tem pokažete, da vam ni vseeno za njihov dolgoročni uspeh. Prav tako vas ohranja v ospredju za prihodnje delo.

7. Vprašajte za prave reference

Ne iščite zaprašenih priporočilnih pisem. Pridobite živa priporočila.

Vprašajte, ali je vaš vodja poročanja pripravljen na prihodnji referenčni klic.
Ponudite, da napišete osnutek priporočila za LinkedIn, ki ga lahko uredijo.
Naj bodo kratke, specifične in povezane z učinkom.

Stranke bolj zaupajo medsebojnim pogovorom kot spolirani življenjepisi. To vključite v svoj načrt odhoda.

Primer:

Johna smo pripeljali, da bi stabiliziral našo vzhodnoevropsko dejavnost. V 90 dneh je obnovil lokalno vodstveno ekipo, izboljšal napovedovanje in povečal maržo za 15%. Jasen, miren, učinkovit.

8. Ostanite v njihovi orbiti

Ni se vam treba truditi vsak teden. Vendar ne izginite.

Čestitke ekipi za prihodnje mejnike
Občasno delite pomembne vpoglede ali članke.
Ostanite povezani prek omrežja LinkedIn ali e-pošte

Ne zaključujete le projekta, temveč vzpostavljate dolgoročen odnos s stranko. Najboljši svetovalci in začasni vodje se ne zaposlijo samo enkrat. Povabijo jih nazaj.