Optimizacija od naročila do gotovine: 60-dnevni finančni načrt finančnega direktorja

Nimate dovolj časa, da bi prebrali celoten članek? Poslušajte povzetek v 2 minutah.

Kot novi finančni direktor ste prišli v srednje veliko proizvodno podjetje. Naloga je jasna: sprostite denar. Hitro.

Cikel pretvorbe denarnih sredstev družbe traja več kot 75 dni. Likvidnost je omejena. Računi se počasi izdajajo. Izterjave zamujajo. In ni jasnega lastnika procesa od naročila do gotovine.

Ni časa za prenovo sistema ali večletno preoblikovanje. Podjetje potrebuje takojšnjo razbremenitev obratnega kapitala. Eden od najhitrejših in najučinkovitejših vzvodov je optimizacija od naročila do gotovine (O2C).

V tem članku je opisano, kako finančni direktorji, zlasti začasni vodje ki so bili uvedeni pod pritiskom, lahko zagotovijo dejanske denarne rezultate v samo 60 dneh. Brez puhlice. Brez žargona. Samo izvedba.

Zakaj najprej naročilo v gotovino?

Proizvodna podjetja imajo običajno dolge proizvodne in dobavne cikle. Tudi ko je prodaja visoka, gotovina pogosto močno zaostaja zaradi razdrobljenih procesov, zamud pri izdaji računov in slabe discipline pri izterjavi.

Najuspešnejša podjetja na področju optimizacije obratnega kapitala imajo cikel pretvorbe denarja pod 30 dni. Veliko industrijskih podjetij pa ima več kot 70-90 odstotkov. Ta vrzel predstavlja milijone denarnih sredstev, ki bi jih lahko uporabili za financiranje poslovanja, zmanjšanje dolga ali izogibanje zunanjemu financiranju.

Osredotočanje na proces od naročila do gotovine je ena od redkih potez, ki jih lahko finančni direktor naredi v prvih 60 dneh:

Hitro sprostite obratni kapital
Ne zahteva investicijskih izdatkov
Gradi verodostojnost pri upravnem odboru in notranjih ekipah.

Za to ni potrebna popolna digitalna preobrazba. Zahteva osredotočenost, vodenje in praktičen načrt..

Faza 1: Diagnostika in odpravljanje pomanjkljivosti (dnevi 1-30)

Prvih 30 dni ni namenjenih gradnji sistemov. Gre za to, da kupovanje časa.

Razumeti morate, kje se denar zatakne, in popraviti tisto, kar lahko nadzirate. prav zdaj.

Začnite z poročilo o staranju terjatev (AR).
Razčlenite ga. Kateri saldi so zamujeni? Kdo so vaši največji zamudniki? Najprej se osredotočite na največje dolgove, ki jih je najlažje rešiti.

V proizvodnji, spori so denarna past. Neusklajeni PO. Kratke pošiljke. Nejasni plačilni pogoji. Tega se ne da rešiti z vljudnimi opomini. Potrebno je usklajevanje med različnimi funkcijami - in včasih tudi neposreden klic stranke s čistim računom v roki.

Ko se zbirke premikajo, se osredotočite na kreditni pogoji.
Če so 60- ali 90-dnevni roki postali privzeti, je čas za ponastavitev. Nove pogodbe morajo biti sklenjene na 30 dni. Po potrebi dodajte popuste za predčasno plačilo in dosledno uveljavljajte zamudne obresti. Vaše ekipe morajo vedeti, da pogoji niso neobvezni.

Zdaj popravite zamuda pri izdajanju računov.
Preveč podjetij čaka z izdajo računov do konca meseca, s čimer izgubijo od dva do štiri tedne časa za izterjavo. Naj bo izstavljanje računov ob odpremi nova privzeta praksa. Preverite nastavitve ERP, ponovno usposobite svoje ekipe in spremljajte izjeme. Vsaka zamuda ima svoje stroške.

Na tej stopnji ne rešujete vsega. Vendar pa zaustavitev krvavitve.

Če ste to storili pravilno, z 30. dan si morate ogledati:

Hitrejše zbiranje gotovine
Zmanjšanje povprečne DSO
Odpravljeni zaostali računi z zamudo
Spori, ki se rešijo ali stopnjujejo z lastništvom

Nujnost ne bo izginila, vendar ste si zdaj zagotovili dovolj prostora, da sistem popravite.

Kadar je pritisk velik in časa malo, številna podjetja za prevzem nadzora angažirajo zunanjo pomoč.
Podjetja, kot je CE Interim, lahko v 72 urah zagotovijo začasnega finančnega direktorja ali vodjo preoblikovanja, ki se v celoti osredotoča na stabilizacijo denarnega poslovanja, medtem ko višje vodstvo skrbi za širšo sliko.

Faza 2: Obnova in optimizacija (dnevi 31-60)

Ko so neposredna puščanja pod nadzorom, je čas za zgradite sistem, ki ne bo več puščal.

Začnite z hitro kartiranje procesov vašega cikla O2C - od vnosa naročila do pobiranja gotovine. Posvetujte se s prodajo, krediti, izpolnjevanjem, izdajanjem računov in AR. Preglejte vsako predajo. Ugotovite, kje so težave: ročni pregledi kreditov, manjkajoči podatki o naročilnicah, zamude pri izdaji računov, sporne zanke.

Vaš cilj ni zasnovati popoln postopek.
Odpraviti je treba trenja, ki upočasnjujejo denar.

Začnite izvajati majhne popravke z velikim učinkom:

Vključite e-izdajanje računov, da odpravite paketno izdajanje in napake.
Omogočite možnosti digitalnih plačil, kot sta ACH ali kartica.
Nastavite samodejne opomnike in sledenje sporom
uporaba enostavne RPA ali skript za odpravo ponovnega vnosa ključev in sinhronizacijo nepovezanih sistemov

Nič od tega ne zahteva prenove sistema ERP.
Potrebna sta le osredotočenost in pripravljenost, da popravite tisto, kar vas upočasnjuje.

Nato se poravnajte na kreditna disciplina. Pri prodaji ne bi smeli privzeti ugodnih pogojev za vsako stranko. Uvedite omejitve, ki temeljijo na tveganju. Za račune z visokim tveganjem uporabite depozite ali vnaprejšnje mejnike. Denarja ne morete upravljati, če ga razdelite že prvi dan.

Nato se lotite spodbude.

Če se prodaja plača ob rezervaciji in ne ob prevzemu, uganite, kaj se zgodi?
Če služba za pomoč strankam ni odgovorna za reševanje sporov, se ti zadržujejo.
Funkcionalne cilje povežite z DSO. Denarna sredstva postanejo skupna odgovornost.

Do 60. dne morate imeti:

Krajši in čistejši cikel O2C
Nižji DSO
Boljša uporabniška izkušnja pri obračunavanju in plačevanju
Notranji procesi so usklajeni z denarjem in ne le s prodajo.

Vzpostavitev kulture denarne discipline

Popraviti postopek je ena stvar. Druga pa je, da ga ohranjate.

Disciplina hitro zbledi, ko izgine nujnost. Zato so navade, ki jih pridobite v prvih 60 dneh, še pomembnejše od sistemov.

Tedenski pregledi denarnih sredstev.
Jasna preglednost nad trendi DSO in sporov.
Priznanje za ekipe, ki dosegajo rezultate, in popravki, ko se stvari zapletejo.
Ni tihe ponastavitve kreditnih pogojev ali odpustitve zamudnih pristojbin.

Če se podjetje pripravlja na prodajo, refinanciranje ali pregled s strani vlagateljev, je čistost funkcije od naročila do gotovine močno sporočilo. Kaže na nadzor, usklajenost in zrelost poslovanja.

V industrijskih okoljih z veliko hitrostjo pa to sporočilo ne prihaja z nadzornih plošč.
To je posledica doslednega vodenja, jasnih prednostnih nalog in discipline, ki jo je treba upoštevati.

Zaključek: Denarni tok, ponovno pridobljen

Težave z denarnim tokom ne čakajo na popolne sisteme.
Odzovejo se na osredotočeno izvajanje, pritisk med različnimi funkcijami in jasno odgovornost od prvega dne.

Ne glede na to, ali gre za preobrat, prehod ali nujen trenutek, CE Interim pomaga podjetjem vzpostaviti finančne direktorje, ki hitro popravijo, kar je pomembno.