Vodja projekta premestitve: Vloge v tovarni in RACI

Nimate dovolj časa, da bi prebrali celoten članek? Poslušajte povzetek v 2 minutah.

Kadar premestitev tovarne odpove, je le redko kriv stroj. Zamude, prekoračitve in kaos po selitvi so običajno posledica ljudje in nejasne vloge..

Ena ekipa je mislila, da dovoljenja ureja druga. Nihče se ni zavedal, da uradnik za EHS ni odobril zaustavitve. Novi obrat je bil pripravljen, vendar IT ni uskladil časovnih rokov s proizvodnjo.

Ne gre za to, da ljudje ne delajo. Gre za to, da nihče nima lastništva.

Zato je treba pri selitvi tovarne že prvi dan vzpostaviti jasno strukturo RACI. Opredeljene vloge. Ustrezno vodenje. In nekoga, ki dejansko vodi selitev.

Kdo je kdo pri selitvi tovarne

Selitev proizvodnega obrata ni vprašanje prostorov. Gre za organizacijsko preobrazbo. Kot pri vsakem velikem projektu je tudi pri tem uspeh odvisen od prave strukture ekipe.

Tukaj so ključne vloge, ki jih potrebujete:

Zagotavljajo vizijo, postavljajo pričakovanja in so na koncu Odgovorno za uspeh. Odpravljajo ovire, potrjujejo večje izdatke in skrbijo za širšo sliko.

2. Vodja projekta premestitve

To je vaš Odgovorno stranka. Tista, ki dejansko vodi izvršbo. Upravljajo časovne načrte, sledijo proračunu, usklajujejo prodajalce in usklajujejo vse druge. V mnogih podjetjih to ni notranja vloga.

Zato podjetja pogosto vključijo začasni vodja selitve z bogatimi izkušnjami v proizvodnji, da nemudoma prevzamejo vodenje.

3. Vodje oddelkov in strokovnjaki za posamezna področja

Vodja operacij: Odgovoren za načrtovanje zaustavitve/začetka obratovanja in neprekinjene proizvodnje.
Vodja dobavne verige/logistike: Posvetoval se je o usmerjanju, skladiščenju in pretoku materiala.
Vodja IT: Zagotavlja sinhronizacijo sistemov, strežnikov in povezljivosti opreme.
Kakovost in EHS: Posvetovanje in obveščanje na vseh stopnjah, da bi se izognili pomanjkljivostim glede skladnosti ali varnosti.
Vodja kadrovske službe: Svetovanje o premestitvah zaposlenih, komunikaciji in morebitnem preusposabljanju.

4. Zunanji prodajalci

Med njimi so prevozniki strojev, prevozni partnerji, dobavitelji opreme in svetovalci za izdajo dovoljenj. Tudi če niso na plačilni listi, je treba njihove vloge spremljati v načrtu selitve.

Kaj je RACI in zakaj deluje

RACI pomeni Odgovornost, odgovornost, posvetovanje in obveščenost. To je preprost model za preprečevanje najpogostejše napake pri izvajanju: nihče ne ve, kdo v resnici počne kaj.

Pri premestitvi bo v vašem projektnem načrtu našteto na stotine nalog. Toda načrt brez jasnih vlog je le seznam želja. Struktura RACI natančno pokaže, kdo je odgovoren za vsako nalogo, koga je treba vključiti in kdo jo potrdi.

Primer:

Linija A za razgradnjo: odgovoren - vodja vzdrževanja, odgovoren - direktor obrata, posvetovanje - EHS, obveščen - generalni direktor

Ena naloga. Štiri vloge. Nič zmede.

Ta struktura je še posebej dragocena pri čezmejnih selitvah ali selitvah na več lokacij, kjer lahko oddaljeno vodstvo, več jezikov ali kulturna neskladja povečajo dvoumnost.

Kako sestaviti RACI za premestitev

Za oblikovanje RACI ne potrebujete zapletene programske opreme ali zunanjih svetovalcev. Samo upoštevajte to osnovno strukturo:

i) Naštejte ključne naloge: Premik razdelite na jasne faze. Izbira lokacije, pridobivanje dovoljenj, revizija opreme, zmanjšanje proizvodnje, zagon nove lokacije itd.

ii) Za vsako nalogo določite enega odgovornega lastnika: Samo eno ime mora imeti končno avtoriteto. S tem se izognete boju za oblast in zamudam.

iii) Označite ustrezne sodelavce: Označite tiste, ki so odgovorni (opravljajo delo), s katerimi se posvetujete (zagotavljajo strokovno znanje) ali obveščeni (potrebujejo posodobitve).

iv) Zemljevid v preprosti mreži: Za urejanje nalog in imen uporabite preglednico. Naj bo vidna in jo lahko urejate.

v) Tedensko posodabljanje: Ko se premik razvija, posodobite vloge. Nekdo odhaja ali je dodan nov delovni tok? Posodobite RACI.

To je nadzorni stolp vašega projekta. Brez njega boste leteli na slepo.

Tveganje notranjih vrzeli

Premestitev se pogosto nahaja na nikogaršnjem območju. Obrati menijo, da gre za proizvodno vprašanje. Proizvodnja meni, da je to stvar logistike. Logistika domneva, da je to v pristojnosti operativnih služb.

Tega si ne morete privoščiti.

Če vaša tovarniška ekipa še nikoli ni izvedla popolne premestitve, morda ne bo vedela, kaj naj pričakuje. To ni nesposobnost. Gre za neizkušenost. Takšne selitve zahtevajo nadzor na področju inženiringa, varnosti, prava, osebja, prevoza in še več.

En zamujen korak lahko ponovni zagon zavleče za več tednov. Vsak teden izpada pa pomeni izgubo pravega denarja.

Zato podjetja pogosto vgrajujejo začasni vodje projektov premestitve-ljudje, ki so že vodili te poteze. Nekdo, ki ve, kdaj je treba izpodbijati časovne načrte, kdaj je treba povečati obseg odločitev in kako ohraniti stvari v teku, ko je vaša notranja ekipa že tako ali tako preobremenjena.

Ko začasno vodstvo naredi razliko

Če začenjate od začetka, imate premalo pasovne širine ali že zaostajate - vključitev zunanje pomoči ni slabost. To je obvladovanje tveganja.

Podjetja, kot so CE Interim razporeditev izkušenih vodij selitev tovarn po Evropi in na Bližnjem vzhodu.

To niso teoretiki. To so praktični vodje projektov, ki so že premikali lokacije prek meja, ponovno odprli proizvodne linije pod pritiskom in se spopadali z resničnimi težavami: carino, izvajalci, kriznimi trenutki.

Njihova naloga ni zamenjati vaše ekipe. Naloga je, da vaši ekipi pomaga pri uspehu.

Ne potrebujete še enega poročila. Potrebujete nekoga v sobi, ki zaviha rokave in je odgovoren za rezultat.

Končna beseda: Ne gre samo za selitev

Selitev ni le selitev premoženja. Gre tudi za to, da med selitvijo ohranite svoje podjetje pri življenju.

To je mogoče le, če so vloge jasno določene, če je zagotovljeno vodstvo in če so pravi ljudje odgovorni za prave rezultate.

Dober RACI ne bo opravil dela namesto vas. Bo pa ustavil izgovore. Močan vodja selitve pa bo poskrbel, da bodo vsi osredotočeni, ko bodo v tovarniški hali škatle.

Če načrtujete selitev tovarne, začnite pri ljudeh. Nato poskrbite za pravo strukturo. In če nimate prave osebe, ki bi jo vodila, jo najdite, preden se stvari začnejo premikati.

Tovarniške poteze ne morete ponarediti. Lahko pa jo vodite - če jo pravilno načrtujete.