V številnih globalnih organizacijah so za nesporazume krivi jezik, kultura ali časovni pasovi. Vendar pa sestanki potekajo v skupnem jeziku, diapozitivi krožijo in zdi se, da se vsi strinjajo. Težava ni v tem, da ljudje ne razumejo besed.

Gre za to, da se pomen spremeni, ko se začne izvajanje.

Globalne ekipe se pogosto napačno sporazumevajo, ne zato, ker so sporočila nejasna, temveč zato, ker se namen razlaga z lokalnimi spodbudami, strukturami pooblastil in izpostavljenostjo tveganju. Kar se zdi usklajeno na sedežu, se na terenu spremeni v nekaj drugega.

Zakaj je globalna uskladitev videti trdna, v praksi pa ni uspešna

Pri globalnih klicih je uskladitev enostavna. Cilji so navedeni. Predstavljeni so časovni razporedi. Obravnavane so odgovornosti. Molk se pogosto razume kot soglasje.

Izvedba govori o drugačni zgodbi.

Odločitve, ki so se zdele jasne, so odložene. Prednostne naloge se spremenijo. Lokalne ekipe prilagodijo navodila svojim omejitvam. Na sedežu so razočarani, ker se “nič ni zgodilo”, medtem ko regije menijo, da nikoli niso bile zares pooblaščene ali zaščitene, da bi ukrepale.

V tej vrzeli med dogovorom in dejanji prihaja do nesporazumov.

Ko se dogovor zamenjuje z zavezo

V številnih kulturah in matričnih organizacijah se nestrinjanje izraža posredno. Vprašanja se odlagajo. Pomisleki se izrazijo pozneje, če sploh. Kikirikanje med klicem pogosto pomeni potrditev, ne pa zavezanosti.

Lokalni voditelji lahko razumejo zahtevo, vendar se odločijo, da jo bodo odložili, omilili ali ponovno interpretirali, ker je ukrepanje brez ustreznih pooblastil tvegano. Usklajenost se zdi varnejša od izvedbe.

S sredine je to videti kot nesporazum. Z obrobja je to racionalna samozaščita.

Kako lokalne spodbude preoblikujejo globalna sporočila

Globalna navodila le redko pridejo v vakuumu. Pristajajo v okoljih, ki jih oblikujejo lokalni ključni kazalniki uspešnosti, zakonodajni pritiski, realnost strank in poklicne spodbude.

Navodilo za “pospešitev prestrukturiranja”, “zmanjšanje stroškov” ali “zamenjavo dobaviteljev” pomeni različne stvari, odvisno od tega, kdo nosi posledice. Če se lokalni voditelji merijo po stabilnosti, številu zaposlenih ali kratkoročnih rezultatih, si bodo seveda globalna sporočila razlagali drugače, da bi čim bolj zmanjšali motnje.

Besede so lahko enake. Spodbude pa ne.

Kje se lomi avtoriteta v globalnih organizacijah

Matrične strukture so zasnovane tako, da zagotavljajo ravnovesje med globalno doslednostjo in lokalno avtonomijo. Pod pritiskom pa se pogosto zgodi ravno nasprotno.

Pravice do odločanja postanejo dvoumne. Regije čakajo na odobritev. Glavno poveljstvo prevzame izvedbo. Odgovornost se razprši po funkcijah in geografijah. Sporočila potujejo brez izvajanja.

Če nihče ni jasno odgovoren, se komunikacija spremeni v interpretacijo.

Zato dodajanje več klicev, več poročil ali več dokumentacije le redko reši težavo. Informacij je več. Pristojnost se ne poveča.

Zakaj je molk najnevarnejši odziv

Ena od najbolj škodljivih oblik napačnega sporazumevanja v globalnih skupinah je molk. Molk se pogosto razume kot strinjanje, čeprav v resnici odraža oklevanje, zmedenost ali odpor.

Ko molk postane viden kot neukrepanje, se časovni okviri skrajšajo, možnosti pa zožijo. Kar se je zdelo, da je težava v komunikaciji, se pokaže kot neuspeh pri izvedbi.

Kako napačno sporazumevanje postane problem izvedbe

Napačno sporazumevanje v globalnih skupinah ne upočasnjuje le razumevanja. Upočasnjuje tudi izvajanje.

Projekti se vlečejo. Odločitve se zavlečejo. Množijo se lokalne prilagoditve. Vodstvo izgubi zaupanje v lastne direktive. Frustracija narašča na obeh straneh.

Sčasoma organizacija postane previdna. Globalne pobude izgubijo zagon, ker so se vsi naučili, da se nameni ne prenesejo v dejanja.

Kaj dejansko zahteva disciplinirano globalno komuniciranje

Učinkovito komuniciranje v globalnih skupinah ne pomeni, da je treba stvari povedati bolj jasno. Gre za to, da se namera uresniči.

To zahteva:

• izrecne pravice do odločanja med regijami.
• usklajenost med avtoriteto in izpostavljenostjo
• posledice neizvajanja, ne le poročanja.
• prisotnost vodstva, kadar so odločitve povezane s tveganjem.

Ko ljudje vedo, kdo odloča, kdo je zaščiten in kaj se zgodi, če se nič ne naredi, se komunikacija samodejno izostri.

Zakaj nevtralno vodenje izvedbe spreminja dinamiko

V zapletenih globalnih razmerah imajo organizacije pogosto težave, ker je avtoriteta zakoreninjena v podedovanih strukturah, politiki ali regionalni lojalnosti.

Nevtralno vodenje izvedbe lahko to prepreči. Začasni vodje z jasnim mandatom niso vezani na lokalno dinamiko moči. Pojasnijo lahko pravice do odločanja, uveljavijo zaporedje in zagotovijo, da se globalna namera prenese v lokalno delovanje.

V mnogih primerih vidimo na CE Interim, se globalna komunikacija izboljša šele, ko se ponovno vzpostavi pooblastilo za izvajanje.

Resnični razlog za nesporazume v globalnih ekipah

Globalne ekipe se ne sporazumevajo napačno zato, ker jim primanjkuje kulturne ozaveščenosti ali komunikacijskih orodij. Ne razumejo se, ker so pristojnosti, spodbude in odgovornost napačno usklajeni.

Dokler te težave ne bodo odpravljene, bodo sporočila pri prečkanju meja še naprej spreminjala svoj pomen.

Jasna izvedba se ne začne z boljšimi besedami. Začne se z jasnimi pooblastili.