8 tipů pro hladké předání a ukončení projektu

Nemáte dost času na přečtení celého článku? Poslechněte si shrnutí ve 2 minutách.

Ukončení projektu není jen o zaškrtnutí políček a rozloučení. Jde o to zanechat odkaz - a zajistit, aby vaše práce přinášela výsledky i po vašem odchodu.

Ať už dokončujete dočasné přidělení, zakázky na volné noze nebo poradenského projektu s velkým dopadem, vám těchto osm kroků pomůže předat otěže s jistotou, přehledem a profesionalitou.

1. Neodcházejte jen tak. Naplánujte si řádnou poradu.

Nikdy neodcházejte ze dveří, aniž byste si sedli s tím, kdo vás najal (generálním ředitelem, generálním ředitelem, členem představenstva atd.). Na tomto rozhovoru se vytváří reputace a zajišťují další projekty.

Při hlášení je s nimi seznamte:

Jak vypadala situace, když jste začínali
Co se změnilo během vašeho úkolu
Jakých výsledků bylo dosaženo (jednoduše řečeno)
Jak se tým a společnost přizpůsobily vašim změnám

Nejde o to, abyste se chlubili - jde o to, abyste klientovi pomohli spojit si souvislosti. Když uvidí, jak jejich úspěch je spojen s vaše dopad, je mnohem pravděpodobnější, že zavolají znovu.

Byli jste najati, abyste vyřešili konkrétní úkol - ale většina podniků se podobá spíše rozviklaným stolům než úhledným kontrolním seznamům. Ukažte, že chápete širší souvislosti.

Diskutujte:

Oblasti, které je třeba ještě zlepšit
Související procesy nebo oddělení, které mohou být ovlivněny
Kde se mohou objevit budoucí rizika

Tím si vybudujete důvěru a získáte pozici člověka, který vidí dál než jen na svůj seznam úkolů.

3. Vyzdvihněte ty správné lidi

Uveďte, kdo se zasloužil o zlepšení - nejen proto, abyste poděkovali, ale abyste klientovi pomohli pochopit, kdo může v práci pokračovat.

Zmínit členy týmu, kteří prokázali vůdčí schopnosti nebo přizpůsobivost.
Doporučte, kdo by mohl být připraven na větší zodpovědnost
Pokud je to možné, navrhněte někoho, kdo povede interní předávání.

Pokud nastupuje stálý manažer, zdokumentujte, co je ještě třeba dokončit a kde je možné provést zlepšení. Ulehčete mu začátek práce, než byl ten váš.

4. Správné předávání znalostí

Nikdo nechce, aby mu byla zablokována práce, protože jste odešli s hesly, soubory nebo kontextem.

Zajistit:

Veškerá dokumentace je uložena na sdílených discích
Klíčová rozhodnutí a pracovní postupy jsou jasně vysvětleny
Přehledy jsou snadno pochopitelné a lze se na ně odvolávat

Usnadněte ostatním, aby mohli pokračovat tam, kde jste skončili. To je základem každého spolehlivého kontrolního seznamu pro předání projektu.

5. Dokumentace výsledků a získaných zkušeností

Dokud máte projekt v čerstvé paměti, zaznamenávejte úspěchy i neúspěchy.

Zahrnuje:

Výsledky v číslech (úspory nákladů, zlepšení procesů, zvýšení efektivity)
Výzvy, kterým jste čelili, a jak jste je překonali
Co byste udělali jinak, kdybyste začínali znovu

Klienti se často ptají na neúspěchy při budoucích pohovorech. Buďte připraveni. Dobrá závěrečná zpráva o projektu obsahuje jak vítězství, tak poznatky.

Příklad:

Snížení logistických nákladů o 22% za 6 měsíců díky novému vyjednávání s dodavateli. Naučil se: Včasné sladění s veřejnými zakázkami by zabránilo třenicím.

6. Naplánujte následnou návštěvu

Nezmizte. Navrhněte jednodenní nebo dvoudenní kontrolu po 6 až 12 měsících.

Účel:

Zkontrolujte, zda procesy stále fungují
Nabídnout zpětnou vazbu nebo korekci kurzu
Všimněte si příležitostí ke zlepšení nebo rozšíření

Dáte tím najevo, že vám záleží na jejich dlouhodobém úspěchu. Udržuje vás to také v popředí zájmu o budoucí práci.

7. Požádejte o skutečné reference

Neshánějte se po zaprášených doporučujících dopisech. Získejte živé reference.

Zeptejte se, zda je váš vedoucí reportingu ochoten v budoucnu zavolat na reference.
Nabídněte jim, že napíšete návrh doporučení pro LinkedIn, který mohou upravit.
Buďte struční, konkrétní a vázaní na dopad.

Klienti důvěřují peer-to-peer hovorům více než vybroušené životopisy. Zařaďte to do svého plánu odchodu.

Příklad:

John byl přiveden, aby stabilizoval naši východoevropskou operaci. Během 90 dnů přebudoval místní vedoucí tým, zlepšil prognózy a dosáhl zvýšení marže o 15%. Jasný, klidný, efektivní.

8. Zůstaňte na jejich oběžné dráze

Nemusíte se snažit každý týden. Ale neztrácejte se.

Blahopřání týmu k budoucím milníkům
Občas sdílejte relevantní postřehy nebo články
Zůstaňte ve spojení přes LinkedIn nebo e-mail

Nejde jen o ukončení projektu - budujete dlouhodobý vztah s klientem. Nejlepší konzultanti a dočasní vedoucí se nenechávají najmout jen jednou. Jsou zváni znovu.