Megrendeléstől a készpénzig történő optimalizálás: Pénzügyi vezető 60 napos készpénzes terve

Nincs elég ideje elolvasni a teljes cikket? Hallgassa meg az összefoglalót 2 percben.

Ön új pénzügyi igazgatóként lép be egy közepes méretű gyártó vállalathoz. A megbízatás egyértelmű: szabadítson fel készpénzt. Gyorsan.

A vállalat készpénz-átváltási ciklusa több mint 75 napos. A likviditás szűkös. A számlák lassan mennek ki. A beszedések elmaradnak. És nincs egyértelmű gazdája a megrendeléstől a készpénzig tartó folyamatnak.

Nincs idő rendszerfelújításokra vagy többéves átalakításokra. Amire az üzletnek szüksége van, az az azonnali működőtőke-mentesítés. Az egyik leggyorsabb és leghatékonyabb eszköz a rendelésből készpénzbe (O2C) történő optimalizálás.

Ez a cikk felvázolja, hogy a pénzügyi vezetők, különösen a ideiglenes vezetők a nyomás alatt hozott, valódi készpénzes eredményeket tudnak felmutatni mindössze 60 nap alatt. Semmi bohóckodás. Nincs zsargon. Csak végrehajtás.

Miért a Order-to-Cash First?

A gyártó vállalatok jellemzően hosszú termelési és szállítási ciklusokkal rendelkeznek. Még ha az értékesítés erős is, a készpénz gyakran messze elmarad a széttagolt folyamatok, a számlázási késedelmek és a gyenge behajtási fegyelem miatt.

A működőtőke-optimalizálás terén legjobban teljesítő cégek a 30 napnál rövidebb készpénz-átváltási ciklus. De sok ipari vállalkozás 70-90 felett van. Ez a rés több milliónyi készpénzt jelent, amelyet a működés finanszírozására, az adósság csökkentésére vagy a külső finanszírozás elkerülésére lehetne felhasználni.

A rendeléstől a készpénzfizetésig tartó folyamatra való összpontosítás egyike azon kevés lépéseknek, amelyeket egy pénzügyi vezető az első 60 napban megtehet:

• Gyorsan felszabadítja a működőtőkét
• Nem igényel tőkekiadásokat
• Hitelességet épít az igazgatótanács és a belső csapatok felé.

És ehhez nincs szükség teljes digitális átalakulásra. Hanem összpontosítás, vezetés és gyakorlati terv.

1. fázis: Diagnosztizálja és tömje be a szivárgásokat (1-30. nap)

Az első 30 nap nem a rendszerek kiépítéséről szól. Hanem arról, hogy időnyerés.

Meg kell értenie, hogy hol akad el a készpénz, és meg kell oldania, amit irányíthat. most rögtön.

Kezdje a követelések (AR) öregedési jelentés.
Bontja le. Melyek a lejárt egyenlegek? Kik a legnagyobb késedelmes fizetők? Koncentráljon először a legnagyobb egyenlegekre, amelyek a legkönnyebben megoldhatók.

A gyártás során, a viták készpénzcsapdát jelentenek. Össze nem illő PO-k. Rövid szállítmányok. Tisztázatlan fizetési feltételek. Ezeket nem lehet udvarias emlékeztetőkkel megoldani. Szükség van a különböző funkciókat átfogó koordinációra - és néha egy közvetlen hívásra az ügyfélhez egy tiszta számlával a kezében.

Amint a gyűjtések mozgásban vannak, helyezze a hangsúlyt arra, hogy hitelfeltételek.
Ha a 60 vagy 90 napos futamidő vált alapértelmezetté, itt az ideje, hogy újraindítsa. Az új megállapodásoknak 30 napos határidővel kell rögzíteniük. Szükség esetén adjon kedvezményeket a korai fizetésre, és következetesen érvényesítse a késedelmi díjakat. A csapatoknak tudniuk kell, hogy a feltételek nem opcionálisak.

Most rögzítse a számlázási késedelem.
Túl sok cég vár a számlák kiállításával a hónap végéig - így két-négy hétnyi behajtási időt veszítenek. Legyen a szállításkor történő számlázás az új alapértelmezett. Ellenőrizze ERP-beállításait, képezze át csapatait, és figyelje a kivételeket. Minden késedelemnek ára van.

Ebben a szakaszban nem oldasz meg mindent. De igen. a vérzés elállítása.

Ha ezt jól csináltad, akkor 30. nap látnod kell:

• Gyorsabb készpénzgyűjtés
• Az átlagos DSO csökkenése
• Késedelmes számlák hátralékának kiegyenlítése
• A viták megoldása vagy eszkalálása a tulajdonosi jogokkal együtt

A sürgősség nem fog megszűnni - de most már elég teret nyertél magadnak ahhoz, hogy megjavítsd a rendszert.

Amikor nagy a nyomás és kevés az idő, sok vállalat külső segítséget vesz igénybe, hogy átvegye az irányítást.
Az olyan cégek, mint a CE Interim, 72 órán belül bevethetnek egy ideiglenes pénzügyi igazgatót vagy átalakítási vezetőt., teljes mértékben a rendelés-kiadás stabilizálására összpontosítva, miközben a felső vezetés a nagyobb képet kezeli.

2. fázis: Újjáépítés és optimalizálás (31-60. nap)

Ha a közvetlen szivárgások ellenőrzés alatt vannak, itt az ideje, hogy olyan rendszert építeni, amely nem szivárog újra.

Kezdje egy gyors folyamattérképezés O2C ciklusának - a rendelésfelvételtől a készpénzfelvételig. Üljön le az értékesítéssel, a hitelezéssel, a teljesítéssel, a számlázással és az AR-rel. Menjen végig minden egyes átadáson. Határozza meg, hogy hol hibásodnak meg a dolgok: kézi hitelellenőrzés, hiányzó rendelési adatok, számlázási késedelmek, vitás hurkok.

Nem az a cél, hogy tökéletes folyamatot tervezzen.
A készpénzt lassító súrlódások megszüntetése.

Kezdje el a kis, nagy hatású javítások végrehajtását:

• Kapcsolja be az e-számlázást a kötegelés és a hibák kiküszöbölése érdekében.
• Digitális fizetési lehetőségek, például ACH vagy kártya engedélyezése
• Automatikus emlékeztetők és vitakövetés beállítása
• Könnyű RPA vagy szkriptek használata az újbóli kulcsok beírásának kiküszöbölésére és a szétkapcsolt rendszerek szinkronizálására.

Mindez nem igényel ERP-felülvizsgálatot.
Csak összpontosításra van szükség, és arra, hogy hajlandóak legyünk kijavítani azt, ami lelassít bennünket.

Ezután igazítsa a hitelezési fegyelem. Az értékesítésnek nem szabadna minden ügyfél esetében nagyvonalú feltételeket szabnia. Vezessenek be kockázatalapú limiteket. A magas kockázatú számlák esetében használjon letéteket vagy előzetes mérföldköveket. Nem lehet kezelni a készpénzt, ha már az első napon elajándékozza azt.

Aztán kezelje ösztönzők.

Ha az értékesítés a foglaláskor kapja a fizetést, nem pedig a beszedéskor - találd ki, mi történik?
Ha az ügyfélszolgálat nem felelős a viták tisztázásáért, akkor azok elidőznek.
A funkcionális célok DSO-hoz kötése. A készpénzt tegye közös felelősséggé.

A 60. napra meg kell, hogy legyen:

• Rövidebb, tisztább O2C ciklus
• Alacsonyabb DSO
• Jobb ügyfélélmény a számlázás és fizetés terén
• A belső folyamatok a készpénz, nem csak az értékesítés köré igazodnak.

A készpénzfegyelem kultúrájának beágyazása

A folyamat javítása egy dolog. A folyamat rögzítése egy másik dolog.

A fegyelem gyorsan elmúlik, miután a sürgősség megszűnik. Ezért van az, hogy az első 60 napban kialakított szokások még többet számítanak, mint a rendszerek.

• Heti készpénzes felülvizsgálatok.
• A DSO és a vitatrendek egyértelmű átláthatósága.
• Elismerés az eredményeket hozó csapatoknak - és korrekció, ha a dolgok csúsznak.
• Nincs csendes visszaállítás a hitelfeltételekről vagy a késedelmi díjakról való lemondás.

Ha a vállalkozás eladásra, refinanszírozásra vagy befektetői vizsgálatra készül, a tiszta rendelés-pénztár funkció erős üzenetet küld. Ellenőrzést, összehangoltságot és működési érettséget mutat.

És a nagy sebességű ipari környezetben ez az üzenet nem a műszerfalakról érkezik.
Ez következetes vezetésből, világos prioritásokból és a vonal betartásának fegyelméből fakad.

Következtetés: Cash Flow, visszaszerezve

A pénzforgalmi problémák nem várnak tökéletes rendszerekre.
A célzott végrehajtásra, a funkciókat átfogó nyomásra és az első naptól kezdve egyértelmű felelősségvállalásra reagálnak.

Legyen szó fordulatról, átmenetről vagy sürgős helyzetről, CE Interim segít a vállalatoknak olyan pénzügyi vezetők beiktatásában, akik gyorsan megoldják, ami számít.