Optymalizacja zamówień do gotówki: 60-dniowy plan gotówkowy dyrektora finansowego

Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Posłuchaj podsumowania w 2 minuty.

Wchodzisz do średniej wielkości firmy produkcyjnej jako nowy dyrektor finansowy. Zadanie jest jasne: uwolnić gotówkę. Szybko.

Cykl konwersji gotówki w firmie wynosi ponad 75 dni. Płynność finansowa jest ograniczona. Faktury są wysyłane powoli. Windykacja jest opóźniona. I nie ma wyraźnego właściciela procesu od zamówienia do gotówki.

Nie ma czasu na remonty systemów lub wieloletnie transformacje. To, czego potrzebuje firma, to natychmiastowa ulga w kapitale obrotowym. Jedną z najszybszych i najskuteczniejszych dźwigni jest optymalizacja procesu Order-to-Cash (O2C).

W tym artykule opisano, w jaki sposób dyrektorzy finansowi, w szczególności tymczasowi liderzy wprowadzony pod presją, może zapewnić realne wyniki gotówkowe w zaledwie 60 dni. Bez zbędnego gadania. Żadnego żargonu. Tylko egzekucja.

Dlaczego Order-to-Cash First?

Firmy produkcyjne mają zazwyczaj długie cykle produkcji i dostaw. Nawet jeśli sprzedaż jest wysoka, gotówka często pozostaje daleko w tyle ze względu na fragmentaryczne procesy, opóźnienia w fakturowaniu i słabą dyscyplinę windykacji.

Firmy osiągające najlepsze wyniki w optymalizacji kapitału obrotowego mają cykl konwersji gotówki poniżej 30 dni. Jednak wiele firm przemysłowych osiąga poziom powyżej 70-90. Ta luka oznacza miliony w gotówce, które można wykorzystać do finansowania działalności, zmniejszenia zadłużenia lub uniknięcia finansowania zewnętrznego.

Skupienie się na procesie od zamówienia do gotówki jest jednym z niewielu ruchów, jakie dyrektor finansowy może wykonać w ciągu pierwszych 60 dni:

Szybko uwalnia kapitał obrotowy
Nie wymaga nakładów inwestycyjnych
Buduje wiarygodność wśród zarządu i zespołów wewnętrznych

I nie wymaga to pełnej transformacji cyfrowej. Wymaga skupienie, przywództwo i praktyczny plan.

Faza 1: Diagnoza i zatkanie nieszczelności (dni 1-30)

Przez pierwsze 30 dni nie chodzi o budowanie systemów. Chodzi o kupowanie czasu.

Musisz zrozumieć, gdzie utknęła gotówka i naprawić to, co możesz kontrolować teraz.

Zacznij od raport wiekowania należności (AR).
Podziel to. Które salda są przeterminowane? Kto jest największym płatnikiem? Skoncentruj się najpierw na największych saldach z najłatwiejszą ścieżką do rozwiązania.

W produkcji, Spory są pułapką finansową. Niedopasowane zamówienia. Krótkie przesyłki. Niejasne warunki płatności. Tych problemów nie da się rozwiązać za pomocą uprzejmych przypomnień. Potrzebna jest koordynacja międzyfunkcyjna - a czasami bezpośredni telefon do klienta z czystą fakturą w ręku.

Gdy kolekcje są już w ruchu, należy skupić się na warunki kredytu.
Jeśli 60- lub 90-dniowe terminy stały się domyślne, nadszedł czas, aby je zresetować. Nowe umowy powinny być zawierane na 30 dni. W razie potrzeby dodaj rabaty za wcześniejszą płatność i konsekwentnie egzekwuj opłaty za opóźnienia. Twoje zespoły muszą wiedzieć, że terminy nie są opcjonalne.

Teraz napraw opóźnienie fakturowania.
Zbyt wiele firm czeka z wystawianiem faktur do końca miesiąca, tracąc w ten sposób od dwóch do czterech tygodni. Fakturowanie w momencie wysyłki powinno stać się nowym standardem. Sprawdź ustawienia ERP, przeszkol swoje zespoły i monitoruj wyjątki. Każde opóźnienie wiąże się z kosztami.

Na tym etapie nie rozwiązujesz wszystkich problemów. Ale jesteś zatrzymanie krwawienia.

Jeśli zrobiłeś to dobrze, to Dzień 30 powinieneś zobaczyć:

Szybsze pobieranie gotówki
Spadek średniego DSO
Usunięcie zaległych faktur
Spory rozwiązane lub eskalowane z udziałem właściciela

Pilna potrzeba nie zniknie - ale teraz masz wystarczająco dużo miejsca, aby naprawić system.

Gdy presja jest duża, a czasu mało, wiele firm korzysta z zewnętrznego wsparcia, aby przejąć kontrolę.
Firmy takie jak CE Interim mogą wdrożyć tymczasowego dyrektora finansowego lub lidera ds. transformacji w ciągu 72 godzin.Skupiając się całkowicie na stabilizacji zamówień do gotówki, podczas gdy kierownictwo wyższego szczebla zajmuje się szerszą perspektywą.

Faza 2: Odbudowa i optymalizacja (dni 31-60)

Gdy natychmiastowe wycieki zostaną opanowane, nadszedł czas na Zbuduj system, który nie przecieka ponownie.

Zacznij od szybkie mapowanie procesów cyklu O2C - od wprowadzenia zamówienia do odbioru gotówki. Usiądź z działami sprzedaży, kredytów, realizacji, fakturowania i AR. Przejdź przez każde przekazanie. Zidentyfikuj miejsca, w których coś się psuje: ręczne kontrole kredytowe, brakujące dane PO, opóźnienia w fakturowaniu, pętle sporów.

Twoim celem nie jest zaprojektowanie idealnego procesu.
Ma to na celu usunięcie tarcia, które spowalnia gotówkę.

Rozpocznij wdrażanie małych, skutecznych poprawek:

Włącz e-fakturowanie, aby wyeliminować partie i błędy.
Włącz opcje płatności cyfrowych, takie jak ACH lub karta.
Skonfiguruj automatyczne przypomnienia i śledzenie sporów
Korzystaj z lekkich RPA lub skryptów, aby wyeliminować ponowne wprowadzanie danych i zsynchronizować rozłączone systemy.

Nic z tego nie wymaga remontu systemu ERP.
Potrzeba tylko skupienia i chęci naprawienia tego, co cię spowalnia.

Następnie wyrównaj dyscyplina kredytowa. Sprzedaż nie powinna domyślnie oferować korzystnych warunków dla każdego klienta. Wprowadź limity oparte na ryzyku. W przypadku kont wysokiego ryzyka należy stosować depozyty lub kamienie milowe z góry. Nie możesz zarządzać gotówką, jeśli rozdajesz ją w pierwszym dniu.

Następnie zająć się zachęty.

Jeśli sprzedaż otrzymuje zapłatę za rezerwację, a nie za odbiór - zgadnij, co się stanie?
Jeśli obsługa klienta nie jest odpowiedzialna za rozstrzyganie sporów, pozostają one nierozstrzygnięte.
Powiązanie celów funkcjonalnych z DSO. Uczyń gotówkę wspólną odpowiedzialnością.

Do 60 dnia powinieneś mieć:

Krótszy, czystszy cykl O2C
Niższe DSO
Lepsza obsługa klienta w zakresie rozliczeń i płatności
Wewnętrzne procesy dostosowane do gotówki, a nie tylko sprzedaży

Wdrażanie kultury dyscypliny gotówkowej

Naprawianie procesu to jedno. Inną sprawą jest jego utrzymanie.

Dyscyplina szybko zanika po tym, jak minie pilna potrzeba. Dlatego też nawyki budowane w ciągu pierwszych 60 dni mają nawet większe znaczenie niż systemy.

Cotygodniowe przeglądy środków pieniężnych.
Przejrzysty wgląd w DSO i trendy sporów.
Uznanie dla zespołów, które osiągają wyniki - i korekta, gdy coś się nie udaje.
Brak cichych resetów warunków kredytowych lub zwolnień z opłat za opóźnienia.

Jeśli firma przygotowuje się do sprzedaży, refinansowania lub kontroli inwestora, czysta funkcja zamówień do gotówki wysyła silny komunikat. Pokazuje kontrolę, dostosowanie i dojrzałość operacyjną.

A w środowiskach przemysłowych o dużej prędkości wiadomość ta nie pochodzi z pulpitów nawigacyjnych.
Wynika to z konsekwentnego przywództwa, jasnych priorytetów i dyscypliny, aby utrzymać linię.

Wnioski: Odzyskane przepływy pieniężne

Problemy z przepływem gotówki nie czekają na idealne systemy.
Reagują na skoncentrowaną realizację, presję międzyfunkcyjną i wyraźną odpowiedzialność od pierwszego dnia.

Niezależnie od tego, czy chodzi o zmianę, przejście czy pilny moment, CE Interim pomaga firmom instalować dyrektorów finansowych, którzy naprawiają to, co ważne - szybko.