8 wskazówek dotyczących sprawnego przekazania i zamknięcia projektu

Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Posłuchaj podsumowania w 2 minuty.

Zakończenie projektu to nie tylko zaznaczenie pól i pożegnanie. Chodzi o pozostawienie po sobie spuścizny - i upewnienie się, że twoja praca nadal przynosi rezultaty, nawet po twoim odejściu.

Niezależnie od tego, czy kończysz zadanie tymczasowePoniższe osiem kroków pomoże ci przekazać stery z pewnością siebie, klarownością i profesjonalizmem.

1. Nie odchodź tak po prostu. Zaplanuj odpowiednie podsumowanie.

Nigdy nie wychodź za drzwi bez spotkania z osobą decyzyjną, która cię zatrudniła (CEO, GM, członek zarządu itp.). Ta rozmowa jest miejscem, w którym buduje się reputację i zabezpiecza kolejne projekty.

Podczas podsumowania przeprowadź ich przez ten proces:

Jak wyglądała sytuacja na początku
Co zmieniło się podczas zadania?
Jakie wyniki zostały osiągnięte (w kategoriach biznesowych)?
Jak zespół i firma dostosowały się do wprowadzonych zmian?

Nie chodzi tu o przechwalanie się - chodzi o pomoc klientowi w połączeniu kropek. Kiedy zobaczą, jak ich sukces jest powiązany z twój Wpływ, jest o wiele bardziej prawdopodobne, że zadzwonią ponownie.

Zostałeś zatrudniony do rozwiązania konkretnego wyzwania - ale większość firm przypomina bardziej chybotliwe stoły niż uporządkowane listy kontrolne. Pokaż, że rozumiesz szerszy obraz.

Dyskusja:

Obszary, które wciąż wymagają poprawy
Powiązane procesy lub działy, na które może to mieć wpływ
Gdzie mogą pojawić się przyszłe zagrożenia

To buduje zaufanie i pozycjonuje cię jako kogoś, kto widzi więcej niż tylko własną listę zadań.

3. Podkreślanie właściwych osób

Wskaż, kto przyczynił się do zmiany - nie tylko po to, by podziękować, ale także by pomóc klientowi zrozumieć, kto może kontynuować pracę.

Wspomnij członków zespołu, którzy wykazali się zdolnościami przywódczymi lub adaptacyjnymi.
Rekomendowanie osób, które mogą być gotowe na większą odpowiedzialność
Jeśli to możliwe, zasugeruj kogoś, kto poprowadzi wewnętrzne przekazanie.

Jeśli do zespołu dołącza stały menedżer, udokumentuj, co wymaga jeszcze dopracowania i gdzie możliwe są usprawnienia. Spraw, aby ich start był łatwiejszy niż twój.

4. Właściwe przekazywanie wiedzy

Nikt nie chce być zablokowany w swojej pracy, ponieważ zostawiłeś hasła, pliki lub kontekst.

Zapewnić:

Cała dokumentacja jest przechowywana na dyskach współdzielonych
Kluczowe decyzje i przepływy pracy są jasno wyjaśnione
Raporty są łatwe do zrozumienia i odnoszenia się do nich

Spraw, aby inni mogli jak najłatwiej kontynuować pracę w miejscu, w którym ją przerwałeś. Jest to podstawa każdej solidnej listy kontrolnej przekazania projektu.

5. Dokumentowanie wyników i wyciągniętych wniosków

Póki projekt jest świeży w pamięci, należy rejestrować zarówno sukcesy, jak i niepowodzenia.

Obejmują:

Wyniki w liczbach (oszczędności kosztów, usprawnienia procesów, wzrost wydajności)
Wyzwania, przed którymi stanąłeś i jak je pokonałeś
Co zrobiłbyś inaczej, gdybyś zaczynał od nowa?

Klienci często pytają o porażki w przyszłych rozmowach kwalifikacyjnych. Bądź gotowy. Dobry raport z zamknięcia projektu zawiera zarówno zwycięstwa, jak i spostrzeżenia.

Przykład:

Redukcja kosztów logistycznych o 22% w ciągu 6 miesięcy dzięki renegocjacjom z dostawcami. Nauczyłem się: Wczesne dostosowanie do zamówień pozwoliłoby uniknąć tarć.

6. Zaplanuj wizytę kontrolną

Nie znikaj. Zaproponuj jedno- lub dwudniową wizytę kontrolną 6 do 12 miesięcy później.

Cel:

Sprawdź, czy procesy nadal działają
Oferowanie informacji zwrotnej lub korekty kursu
Dostrzeganie możliwości poprawy lub rozwoju

Pokazuje to, że zależy ci na ich długoterminowym sukcesie. Pozwala to również utrzymać Cię na pierwszym miejscu, jeśli chodzi o przyszłą pracę

7. Poproś o prawdziwe referencje

Nie uganiaj się za zakurzonymi listami polecającymi. Zdobądź żywe referencje.

Zapytaj, czy menedżer ds. raportowania jest otwarty na przyszłą rozmowę referencyjną.
Zaproponuj napisanie rekomendacji na LinkedIn, którą będą mogli edytować.
Niech będą krótkie, konkretne i powiązane z oddziaływaniem

Klienci ufają rozmowom peer-to-peer bardziej niż dopracowane CV. Uczyń to częścią swojego planu wyjścia.

Przykład:

John został sprowadzony w celu ustabilizowania naszej działalności w Europie Wschodniej. W ciągu 90 dni odbudował lokalny zespół kierowniczy, poprawił prognozowanie i zapewnił wzrost marży o 15%. Jasny, spokojny, skuteczny.

8. Pozostań na ich orbicie

Nie musisz pracować co tydzień. Ale nie znikaj.

Pogratuluj zespołowi przyszłych kamieni milowych
Od czasu do czasu udostępniaj istotne spostrzeżenia lub artykuły
Pozostań w kontakcie przez LinkedIn lub e-mail

Nie kończysz tylko projektu - budujesz długoterminową relację z klientem. Najlepsi konsultanci i tymczasowi liderzy nie są zatrudniani tylko raz. Są zapraszani ponownie.