Zarządzanie kryzysowe a ciągłość działania: Kluczowe różnice i strategie

W dzisiejszym zmiennym krajobrazie biznesowym, w którym nieprzewidywalność jest normą, gotowość jest najważniejsza. Organizacje, które nie planują zakłóceń, są narażone na znaczne straty, zarówno pod względem operacji, jak i reputacji. Dwie kluczowe strategie mające na celu zabezpieczenie odporności firmy to Plan zarządzania kryzysowego i plan ciągłości działania. 

Aby opracować kompleksowe podejście do zarządzania ryzykiem, kluczowe jest zrozumienie różnic między tymi planami, które często są omawiane razem.

Niniejszy artykuł analizuje różnice między tymi planami, omawia ich integrację i oferuje strategie działania, które zapewnią, że Twoja firma pozostanie solidna w obliczu kryzysów.

Czym jest plan zarządzania kryzysowego?

Plan zarządzania kryzysowego (CMP) to ustrukturyzowany plan, którego organizacje używają do radzenia sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami o dużym wpływie, które mogą zagrozić ich stabilności. Podstawowym celem planu zarządzania kryzysowego jest zarządzanie natychmiastowa reakcja na kryzys, koncentrując się na minimalizowaniu szkód, ochronie interesariuszy i zachowaniu reputacji organizacji.

Zakres i cel

Plan zarządzania kryzysowego koncentruje się na szybkim działaniu i skutecznej komunikacji. Zespół reagowania kryzysowego postępuje zgodnie z protokołami zarządzania różnymi kryzysami, takimi jak klęski żywiołowe, cyberataki lub kwestie PR. Nacisk kładziony jest na podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym i komunikację z interesariuszami, zapewniając podjęcie wszelkich niezbędnych działań w celu złagodzenia skutków kryzysu.

Przykład: Jednym z najczęściej przytaczanych przykładów skutecznego zarządzania kryzysowego jest reakcja firmy Johnson & Johnson na epidemię koronawirusa. Kryzys związany z zatruciem Tylenolem w 1982 roku. Firma szybko wycofała butelki, otwarcie komunikowała się, wprowadziła opakowania zabezpieczone przed manipulacją, rozwiązując kryzys i odbudowując zaufanie.

Czym jest plan ciągłości działania?

Plan ciągłości działania (BCP) to proaktywna strategia mająca na celu zapewnienie, że krytyczne operacje firmy będą kontynuowane podczas i po zakłóceniu. BCP koncentruje się na długoterminowym odzyskiwaniu i ciągłości podstawowych funkcji, w przeciwieństwie do CMP, który koncentruje się na natychmiastowej reakcji.

Zakres i cel

Plan ciągłości działania dotyczy ciągłości działania poprzez identyfikację krytycznych funkcji biznesowych i opracowanie strategii odzyskiwania danych w celu zminimalizowania przestojów. Obejmuje to zapewnienie dostępności zasobów, takich jak technologia, personel i obiekty, w celu utrzymania działalności podczas zakłóceń.

Przykład: Banki są doskonałym przykładem instytucji posiadających solidne plany ciągłości działania. W przypadku awarii systemów informatycznych, systemy i procedury tworzenia kopii zapasowych zapewniają nieprzerwane transakcje finansowe, chroniąc zaufanie klientów i stabilność.

Kluczowe różnice między zarządzaniem kryzysowym a planami ciągłości działania

Szczegółowe porównanie

• Cel: Plan zarządzania kryzysowego dla natychmiastowej reakcji i kontroli szkód. Plan ciągłości działania zapewnia krytyczne funkcje podczas zakłóceń.
• Ramy czasowe: Zarządzanie kryzysowe jest zazwyczaj krótkoterminowe i dotyczy bezpośrednich następstw kryzysu, podczas gdy ciągłość działania dotyczy długoterminowej odbudowy i kontynuacji działalności.
• Obszary tematyczne: Zarządzanie kryzysowe koncentruje się na komunikacji i kontroli szkód, podczas gdy ciągłość działania zapewnia zarządzanie operacyjne i zasobami w celu zapewnienia zrównoważonego rozwoju.

Integracja zarządzania kryzysowego i ciągłości działania

Znaczenie integracji

Dla kompleksowej strategii zarządzania ryzykiem niezbędna jest integracja obu tych elementów. Taka integracja zapewnia, że organizacje mogą szybko reagować na kryzysy, skutecznie utrzymywać operacje i skutecznie odzyskiwać siły.

Najlepsze praktyki

1. Ujednolicona struktura dowodzenia: Ustanowienie struktury dowodzenia, która łączy zarówno zespoły zarządzania kryzysowego, jak i zespoły ciągłości działania, aby zapewnić skoordynowane wysiłki podczas zakłóceń.
2. Regularne aktualizacje i ćwiczenia: Ciągłe aktualizowanie i testowanie obu planów poprzez symulacje w celu zapewnienia ich aktualności i skuteczności.
3. Przejrzyste kanały komunikacji: Upewnij się, że kanały komunikacji są dobrze zdefiniowane i że wszyscy interesariusze są świadomi swoich ról zarówno podczas reagowania kryzysowego, jak i ciągłości działań.

Studium przypadku: 

Globalna firma technologiczna z powodzeniem zintegrowała swoje plany zarządzania kryzysowego i ciągłości działania poprzez utworzenie ujednoliconego zespołu reagowania. Zespół poradził sobie z cyberatakiem, zapewniając ciągłość działania przy minimalnych zakłóceniach.

Strategie skutecznego zarządzania kryzysowego i planowania ciągłości działania

Ocena ryzyka

Przeprowadzanie dokładnych ocen ryzyka ma kluczowe znaczenie zarówno dla zarządzania kryzysowego, jak i planowania ciągłości działania. Proces ten obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń i opracowanie strategii mających na celu wyeliminowanie określonych słabych punktów w organizacji.

Komunikacja z interesariuszami

Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie zarówno w sytuacjach kryzysowych, jak i podczas działań mających na celu zapewnienie ciągłości działania. Organizacje potrzebują jasnych strategii komunikacyjnych dla pracowników, klientów i inwestorów, aby pozostać poinformowanym i uspokojonym podczas zakłóceń.

Trening i ćwiczenia

Regularne szkolenia i ćwiczenia symulacyjne są niezbędne do zapewnienia skuteczności planów zarządzania kryzysowego i ciągłości działania. Ćwiczenia te pomagają zespołom przećwiczyć swoje role i udoskonalić procedury określone w planach.

Technologia i narzędzia

Wykorzystanie technologii może znacznie zwiększyć zdolność organizacji do zarządzania kryzysami i utrzymania ciągłości działania. Aby zapewnić efektywną realizację wszystkich aspektów planów, należy wykorzystać nieocenione narzędzia, takie jak zautomatyzowane systemy ostrzegania, rozwiązania do odzyskiwania danych oparte na chmurze i platformy komunikacyjne działające w czasie rzeczywistym.

Wnioski

Podsumowując, chociaż plany zarządzania kryzysowego i plany ciągłości działania służą różnym celom, oba są integralną częścią odporności organizacji. 

Plan zarządzania kryzysowego koncentruje się na natychmiastowej reakcji i kontroli szkód, podczas gdy plan ciągłości działania zapewnia ciągłe działanie podstawowych funkcji w trakcie i po zakłóceniu. Integracja planów pomaga organizacjom skutecznie radzić sobie z kryzysami i zapewniać długoterminową ciągłość operacyjną.

W CE Interim specjalizujemy się w świadczeniu usług tymczasowego zarządzania, które mogą pomóc organizacji w radzeniu sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem kryzysowym i ciągłością działania. Niezależnie od tego, czy chcesz ulepszyć istniejące plany, czy opracować nowe strategie, nasz zespół ekspertów jest tutaj, aby Ci pomóc. 

CE Interim oferuje dostosowane do potrzeb rozwiązania, które zapewniają, że organizacja jest w pełni przygotowana na wszelkie zakłócenia.

Sekcja FAQ

Jaka jest główna różnica między planem zarządzania kryzysowego a planem ciągłości działania?

Podstawowa różnica polega na ich ukierunkowaniu: Plan Zarządzania Kryzysowego jest przeznaczony do natychmiastowej reakcji na kryzys, podczas gdy Plan Ciągłości Działania zapewnia kontynuację podstawowych funkcji biznesowych w trakcie i po zakłóceniu.

Czy firma może wykorzystać ten sam plan zarówno do zarządzania kryzysowego, jak i ciągłości działania?

Aby zapewnić kompleksową gotowość, należy mieć oddzielne, ale zintegrowane plany zarządzania kryzysowego i ciągłości działania z nakładającymi się elementami.

Jak często należy aktualizować te plany?

Przeglądaj i aktualizuj oba plany co roku lub za każdym razem, gdy w organizacji lub jej otoczeniu zajdą znaczące zmiany.

Jakie są kluczowe elementy każdego planu?

Plan zarządzania kryzysowego obejmuje zespół reagowania kryzysowego, strategie komunikacji i wstępnie zdefiniowane działania dla różnych rodzajów kryzysów. Plan ciągłości działania koncentruje się na identyfikacji krytycznych funkcji biznesowych, opracowywaniu strategii odzyskiwania danych i zapewnianiu dostępności zasobów.