Optimalizácia od objednávky po hotovosť: 60-dňový finančný plán

Nemáte dosť času na prečítanie celého článku? Vypočujte si zhrnutie za 2 minúty.

Nastúpite do stredne veľkej výrobnej spoločnosti ako nový finančný riaditeľ. Mandát je jasný: uvoľniť hotovosť. Rýchlo.

Cyklus konverzie hotovosti spoločnosti trvá viac ako 75 dní. Likvidita je obmedzená. Faktúry sa odosielajú pomaly. Inkaso mešká. A neexistuje jasný vlastník procesu od objednávky k hotovosti.

Nie je čas na generálne opravy systému alebo viacročné transformácie. Podnik potrebuje okamžitú úľavu od prevádzkového kapitálu. Jedným z najrýchlejších a najúčinnejších nástrojov je optimalizácia toku objednávok do hotovosti (O2C).

Tento článok popisuje, ako finanční riaditelia, najmä dočasní vedúci pod tlakom, môže priniesť skutočné peňažné výsledky už za 60 dní. Bez zbytočností. Žiadny žargón. Len realizácia.

Prečo najprv objednávka do hotovosti?

Výrobné spoločnosti majú zvyčajne dlhé výrobné a dodávateľské cykly. Aj keď je predaj vysoký, hotovosť často značne zaostáva v dôsledku roztrieštených procesov, oneskorenej fakturácie a slabej disciplíny pri vymáhaní.

Najlepšie spoločnosti v oblasti optimalizácie pracovného kapitálu majú cyklus konverzie hotovosti do 30 dní. Mnohé priemyselné podniky sa však pohybujú nad 70-90. Tento rozdiel predstavuje milióny v hotovosti, ktoré by sa mohli použiť na financovanie prevádzky, zníženie dlhu alebo vyhnutie sa externému financovaniu.

Zameranie sa na proces od objednávky po hotovosť je jedným z mála krokov, ktoré môže finančný riaditeľ urobiť počas prvých 60 dní:

Rýchle uvoľnenie prevádzkového kapitálu
Nevyžaduje žiadne kapitálové výdavky
buduje dôveryhodnosť u predstavenstva a interných tímov

A nevyžaduje si to úplnú digitálnu transformáciu. Vyžaduje zameranie, vedenie a praktický plán.

Fáza 1: Diagnostika a odstránenie únikov (dni 1-30)

Prvých 30 dní nie je o budovaní systémov. Sú o kupovanie času.

Musíte pochopiť, kde sa peniaze zasekávajú, a napraviť to, čo môžete ovplyvniť. práve teraz.

Začnite s správa o starnutí pohľadávok (AR).
Rozdeľte ho. Ktoré zostatky sú po splatnosti? Kto sú vaši najväčší neplatiči? Zamerajte sa najprv na najväčšie zostatky s najjednoduchšou cestou k riešeniu.

Vo výrobe, Spory sú finančnou pascou. Nesúhlasné PO. Krátke zásielky. Nejasné platobné podmienky. Tieto problémy sa nevyriešia zdvorilými upomienkami. Potrebujete koordináciu medzi jednotlivými oddeleniami - a niekedy aj priamy telefonát zákazníkovi s čistou faktúrou v ruke.

Keď sa zbierky presunú, zamerajte sa na úverové podmienky.
Ak sa 60- alebo 90-dňové lehoty stali predvolenými, je čas na zmenu. Nové zmluvy by sa mali zakotviť na 30 dní. V prípade potreby pridajte zľavy za predčasné splatenie a dôsledne vymáhajte poplatky za omeškanie. Vaše tímy musia vedieť, že podmienky nie sú voliteľné.

Teraz opravte oneskorenie fakturácie.
Príliš veľa firiem čaká s vystavením faktúr až do konca mesiaca, čím strácajú dva až štyri týždne na inkaso. Urobte z fakturácie v deň odoslania nový štandard. Skontrolujte nastavenia ERP, preškoľte svoje tímy a monitorujte výnimky. Každé oneskorenie niečo stojí.

V tejto fáze neriešite všetko. Ale ste zastavenie krvácania.

Ak ste to urobili správne. 30. deň by ste mali vidieť:

Rýchlejší výber hotovosti
Pokles priemernej DSO
Odstránenie nevybavených oneskorených faktúr
Spory vyriešené alebo eskalované s vlastníkom

Naliehavosť nezmizne - ale teraz ste získali dostatok priestoru na opravu systému.

Keď je tlak vysoký a času málo, mnohé spoločnosti využívajú externú podporu, aby prevzali kontrolu.
Firmy ako CE Interim môžu nasadiť dočasného finančného riaditeľa alebo vedúceho transformácie do 72 hodín, pričom sa sústredí výlučne na stabilizáciu objednávok a hotovosti, zatiaľ čo vrcholový manažment sa stará o širšie záležitosti.

Fáza 2: Prestavba a optimalizácia (dni 31-60)

Keď sú okamžité úniky pod kontrolou, je čas na vybudovať systém, ktorý už nepreteká.

Začnite s rýchle mapovanie procesov vášho O2C cyklu - od zadávania objednávok až po inkaso hotovosti. Posaďte sa k predaji, úverom, plneniu, fakturácii a AR. Prejdite si jednotlivé odovzdania. Identifikujte, kde sa veci kazia: manuálne kontroly kreditu, chýbajúce údaje o PO, oneskorenia fakturácie, slučky sporov.

Vaším cieľom nie je navrhnúť dokonalý proces.
Ide o odstránenie trenia, ktoré spomaľuje hotovosť.

Začnite realizovať malé opravy s veľkým vplyvom:

Zapnutie elektronickej fakturácie na odstránenie dávkovania a chýb
Povolenie digitálnych možností platieb, ako je ACH alebo karta
Nastavenie automatických pripomienok a sledovanie sporov
Používanie jednoduchého RPA alebo skriptovania na elimináciu opakovaného zadávania kľúčov a synchronizáciu odpojených systémov

Nič z toho si nevyžaduje prepracovanie systému ERP.
Chce to len sústredenie a ochotu napraviť to, čo vás brzdí.

Potom zarovnajte na úverová disciplína. Predaj by nemal byť predvolený na veľkorysé podmienky pre každého zákazníka. Zavedenie limitov založených na riziku. V prípade vysoko rizikových účtov používajte zálohy alebo vopred stanovené míľniky. Nemôžete spravovať hotovosť, ak ju rozdávate hneď v prvý deň.

Potom sa venujte stimuly.

Ak sa tržby vyplácajú pri rezervácii, nie pri inkasovaní - hádajte, čo sa stane?
Ak zákaznícky servis nie je zodpovedný za riešenie sporov, spory pretrvávajú.
Prepojenie funkčných cieľov s DSO. Urobte z hotovosti spoločnú zodpovednosť.

Do 60. dňa by ste mali mať:

Kratší a čistejší cyklus O2C
Nižšia DSO
Lepšie skúsenosti zákazníkov s fakturáciou a platbami
Interné procesy zosúladené s hotovosťou, nielen s predajom

Zavedenie kultúry peňažnej disciplíny

Náprava procesu je jedna vec. Udržať ho v pevnom stave je druhá vec.

Disciplína sa rýchlo vytratí, keď pominie naliehavosť. Preto sú návyky, ktoré si vybudujete počas prvých 60 dní, ešte dôležitejšie ako systémy.

Týždenné peňažné prehľady.
Jasný prehľad o trendoch v oblasti DSO a sporov.
Uznanie pre tímy, ktoré dosahujú výsledky - a náprava, keď sa niečo nepodarí.
Žiadne tiché obnovenie úverových podmienok alebo odpustenie poplatkov za omeškanie.

Ak sa podnik pripravuje na predaj, refinancovanie alebo kontrolu investorov, čistá funkcia "order-to-cash" vysiela silný signál. Svedčí o kontrole, zosúladení a prevádzkovej vyspelosti.

A v priemyselných prostrediach s vysokou rýchlosťou táto správa nepochádza z prístrojových panelov.
Pochádza z dôsledného vedenia, jasných priorít a disciplíny.

Záver: Cash Flow, obnovený

Problémy s peňažnými tokmi nečakajú na dokonalé systémy.
Reagujú na cielenú realizáciu, tlak medzi jednotlivými funkciami a jasnú zodpovednosť od prvého dňa.

Či už ide o zmenu, prechod alebo naliehavý moment, CE Interim pomáha spoločnostiam zaviesť finančných riaditeľov, ktorí riešia dôležité veci - rýchlo.