8 tipov pre hladké odovzdanie a ukončenie projektu

Nemáte dosť času na prečítanie celého článku? Vypočujte si zhrnutie za 2 minúty.

Ukončenie projektu nie je len o zaškrtnutí políčok a rozlúčke. Ide o to, aby ste zanechali odkaz - a aby vaša práca prinášala výsledky aj po vašom odchode.

Či už dokončujete dočasné pridelenie, na voľnej nohe alebo v poradenskom projekte s veľkým vplyvom, týchto osem krokov vám pomôže odovzdať opraty s istotou, jasnosťou a profesionalitou.

1. Neodchádzajte len tak. Naplánujte si riadnu poradu.

Nikdy neodchádzajte bez toho, aby ste si sadli s osobou, ktorá má rozhodovacie právomoci a ktorá vás najala (generálny riaditeľ, generálny riaditeľ, člen predstavenstva atď.). Pri tomto rozhovore sa vytvára reputácia a zabezpečujú sa ďalšie projekty.

Pri hlásení ich oboznámte so situáciou:

Ako vyzerala situácia, keď ste začali
Čo sa zmenilo počas vašej úlohy
Aké výsledky boli dosiahnuté (v jednoduchých obchodných termínoch)
Ako sa tím a spoločnosť prispôsobili vašim zmenám

Nejde o to, aby ste sa chválili - ide o to, aby ste pomohli klientovi spojiť si súvislosti. Keď uvidí, ako ich úspech je spojený s vaše vplyv, je oveľa pravdepodobnejšie, že zavolajú znova.

Boli ste najatí, aby ste vyriešili konkrétnu výzvu - ale väčšina podnikov sa podobá skôr na rozkývané stoly než na prehľadné kontrolné zoznamy. Ukážte, že rozumiete širším súvislostiam.

Diskutujte:

Oblasti, ktoré je ešte potrebné zlepšiť
Súvisiace procesy alebo oddelenia, ktoré môžu byť ovplyvnené
Kde sa môžu objaviť budúce riziká

Tým si budujete dôveru a vystupujete ako niekto, kto vidí ďalej než len na svoj zoznam úloh.

3. Vyzdvihnite správnych ľudí

Uveďte, kto sa zaslúžil o zmenu - nielen preto, aby ste sa poďakovali, ale aby ste pomohli klientovi pochopiť, kto môže pokračovať v práci.

Spomeňte členov tímu, ktorí preukázali vodcovstvo alebo prispôsobivosť
Odporúčajte, kto by mohol byť pripravený na väčšiu zodpovednosť.
Ak je to možné, navrhnite niekoho, kto bude viesť interné odovzdávanie

Ak nastupuje stály manažér, zdokumentujte, čo je ešte potrebné dokončiť a kde sú možné zlepšenia. Uľahčite mu začiatok práce, ako bol ten váš.

4. Správne prenášajte svoje vedomosti

Nikto nechce byť zablokovaný pri práci, pretože ste odišli s heslami, súbormi alebo kontextom.

Zabezpečiť:

Všetka dokumentácia je uložená na zdieľaných diskoch
Kľúčové rozhodnutia a pracovné postupy sú jasne vysvetlené
Správy sú zrozumiteľné a ľahko sa na ne odkazuje

Uľahčite ostatným, aby mohli pokračovať tam, kde ste skončili. To je základom každého spoľahlivého kontrolného zoznamu odovzdávania projektu.

5. Dokumentácia výsledkov a získaných skúseností

Kým máte projekt v čerstvej pamäti, zachyťte úspechy aj neúspechy.

Zahŕňa:

Výsledky v číslach (úspora nákladov, zlepšenie procesov, zvýšenie efektívnosti)
Výzvy, ktorým ste čelili, a ako ste ich prekonali
Čo by ste urobili inak, keby ste začínali znova

Klienti sa často pýtajú na neúspechy pri budúcich rozhovoroch. Buďte pripravení. Dobrá správa o ukončení projektu obsahuje víťazstvá aj poznatky.

Príklad:

Zníženie logistických nákladov o 22% za 6 mesiacov prostredníctvom opätovných rokovaní s dodávateľmi. Naučil sa: Včasné zosúladenie s verejným obstarávaním by zabránilo vzniku treníc.

6. Naplánujte následnú návštevu

Nezmiznite. Navrhnite jedno- alebo dvojdňovú kontrolu o 6 až 12 mesiacov neskôr.

Účel:

Skontrolujte, či procesy stále fungujú
Ponúkať spätnú väzbu alebo korekciu kurzu
Všimnite si príležitosti na zlepšenie alebo rozšírenie

Dáte tým najavo, že vám záleží na ich dlhodobom úspechu. Udrží vás to v popredí záujmu o budúcu prácu.

7. Požiadajte o skutočné referencie

Nesnažte sa získať zaprášené odporúčacie listy. Získajte živé odporúčania.

Spýtajte sa, či je váš vedúci správy otvorený budúcemu referenčnému hovoru.
Ponúknite im, že napíšete návrh odporúčania pre LinkedIn, ktorý môžu upraviť.
Buďte krátki, konkrétni a viazaní na vplyv.

Klienti dôverujú vzájomným hovorom viac ako vyleštené životopisy. Zahrňte to do svojho plánu odchodu.

Príklad:

John bol prijatý, aby stabilizoval našu východoeurópsku prevádzku. V priebehu 90 dní prebudoval miestny vedúci tím, zlepšil prognózy a dosiahol zvýšenie marže o 15%. Jasný, pokojný, efektívny.