Pokrytí mezery ve volných pracovních místech: Dočasný vedoucí prodejních operací stabilizuje proces od objednávky k hotovosti v Maďarsku během 60 dnů

1) Situace klienta (anonymizovaná):

Evropská průmyslová skupina, vlastněná globálním fondem soukromého kapitálu, působí v odvětví špičkových zařízení v Německu a střední Evropě. Maďarská dceřiná společnost skupiny, středně velký výrobní subjekt, je zodpovědná za komplexní dodávku hodnotového řetězce a vstupuje do rozhodující fáze transformace. Rychlý růst, digitalizace a integrace ERP odhalily kritickou mezeru v rozhraní zákaznických služeb a prodejních operací. Naléhavost byla vyvolána potřebou zachovat provozní kontinuitu a zabránit narušení provozu během uvolnění vedení.

2) Výzva:

Mezera ve vedení zákaznických služeb a prodejních operací po neúspěšném náboru ve společnosti
Roztříštěné znalosti o produktech, nedokumentované a oddělené v rámci jednotlivců.
Nekonzistentní a neformální procesy od objednávky k pokladně, nedostatečná škálovatelnost.
Špatná komunikace mezi odbytem a výrobou, která vede k provoznímu plýtvání.
Nesoulad systému ERP se skutečnými pracovními postupy podniku
Opožděné rozhodování a nedostatečná odpovědnost za proces
Riziko začlenění chybných procesů do nové platformy ERP
Tlak vlastníků a představenstva na zachování kontinuity a podporu růstu

3) Prozatímní role (rychlost a vhodnost):

Do maďarského subjektu byl rychle nasazen dočasný vedoucí prodejních operací, aby byla zajištěna okamžitá kontinuita a stabilizována funkce "order-to-cash". Úkol byl strukturován jako 9-12měsíční mandát, který měl překlenout mezeru mezi volnými pracovními místy a profesionalizovat funkci do doby, než bude jmenován stálý vedoucí pracovník. Dočasný vedoucí pracovník přinesl silné zázemí v oblasti prodejních operací spojených s výrobou, mezioborové odborné znalosti a zkušenosti s návrhem logiky ERP. Vhodnost byla zajištěna díky kulturní zběhlosti, dovednostem v oblasti řízení zainteresovaných stran a schopnosti efektivně pracovat v prostředí s vysokým výkonem a důvěrou.

4) Co se stalo během mandátu:

Prvních 30 dní

Převzal přímé vedení oddělení služeb zákazníkům a prodejních operací, aby zabránil narušení provozu.
Provedl rychlé posouzení stávajících procesů, nedostatků ve znalostech a schopností týmu.
Zavedení jasných linií pro podávání zpráv a denní provozní rytmus.
Inicioval dokumentaci kritických znalostí o produktech s přispěním klíčových odborníků z továrny.
Získal okamžitou důvěru u zainteresovaných stran napříč obory, včetně prodeje, výzkumu a vývoje a výroby.

Prvních 6 měsíců

Kodifikované postupy pro vyřizování objednávek a třídicí protokoly mezi odbytem, výzkumem a vývojem a výrobou.
Sladění logiky procesů s redesignem ERP, začlenění škálovatelných pracovních postupů do požadavků systému.
Zavedení strukturovaných komunikačních kanálů pro přesné aktualizace klientů a řízení dodacích lhůt.
Řídil týdenní hodnocení výkonnosti a sledování klíčových ukazatelů výkonnosti, aby se obnovila odpovědnost.
Zprostředkoval mezioborové workshopy s cílem institucionalizovat osvědčené postupy a omezit nedorozumění.

6 a více měsíců

Podporoval nábor a nástup stálého vedoucího funkce.
Monitorování dodržování procesů a posílení přenosu znalostí v týmech.
Spolupracoval s týmem implementace ERP při ověřování provozní logiky v testech systému za provozu.
Udržení zapojení zúčastněných stran a zajištění kontinuity při změně vedení.
Připravil funkci na stabilní provoz pod novým stálým vedením.

Předání a odchod

Vytvořil komplexní dokumentaci procesů a úložiště znalostí.
strukturované předání funkce nastupujícímu stálému vedoucímu, včetně map zainteresovaných stran a otevřených otázek.
Provedl závěrečná jednání o sladění s generálním ředitelem, provozním ředitelem a projektovým týmem ERP.
Ukončeno se zachováním kontinuity a bez narušení provozu

5) Přijatá opatření (zaměření na realizaci):

Převzal dočasné vedení, aby pokryl uvolněné místo a stabilizoval každodenní provoz.
Mapování a dokumentování kritických znalostí o produktech a procesech s odborníky z výroby.
Zavedení jasných pravidel pro eskalaci objednávek mezi odbytem, výzkumem a vývojem a výrobou.
Zavedení strukturovaného reportování a každodenních týmových kontrol.
Sladění pracovních postupů od objednávky k pokladně s požadavky systému ERP
Zprostředkování workshopů napříč jednotlivými funkcemi s cílem vyjasnit role a snížit nejednoznačnost procesů.
Zavedení týdenních přehledů KPI a sledování výkonnosti
Vybudování důvěry s místními i mezinárodními zúčastněnými stranami prostřednictvím transparentní komunikace.
Podpora náboru a nástupu stálého nástupce.
Zajištění strukturovaného přenosu znalostí a kontinuity procesů při odchodu.

6) Dosažené výsledky (měřitelný důkaz):

Stabilizace procesu od objednávky k hotovosti během 60 dnů, což zabraňuje provoznímu driftu.
Znalosti o produktu kodifikované a zpřístupněné všem příslušným týmům
Snížení komunikačních mezer mezi prodejem a výrobou, snížení počtu nedodělků a zpoždění.
Přepracování systému ERP v souladu s provozní logikou, což snižuje riziko budoucí neefektivity.
Obnovení týdenního podávání zpráv a výkonnosti, zvýšení odpovědnosti.
Důvěra zúčastněných stran zůstala zachována po celou dobu změny vedení
Žádné narušení dodávek pro klienty nebo úrovně služeb během mezery vobsazenosti.
Stálý vedoucí funkce s kompletní dokumentací a podporou procesů
Trvalé dodržování procesů a uchovávání znalostí po předání.

7) Proč CE Interim:

Společnost CE Interim poskytla rychlé a přesné dočasné řešení, které odpovídalo provozním a kulturním požadavkům klienta. Prozatímní vedoucí pracovník byl nasazen rychle, aby nedošlo k narušení, přinesl správnou kombinaci odborných znalostí z oblasti výroby a prodeje a hladce se integroval do místních i přeshraničních týmů. Již v počátku byla zavedena kadence řízení a důvěra, což zajistilo, že vlastníci a vedení měli jasný přehled a snížilo se riziko po celou dobu mandátu.

8) Výzva k akci:

Pokud potřebujete dočasného vedoucího pracovníka, který by stabilizoval a profesionalizoval kriticky důležitou funkci během výpadku ve vedení, společnost CE Interim vám může rychle poskytnout vhodného vedoucího pracovníka a zajistit kontinuitu od prvního dne.

CE Interim poskytuje prověřené dočasné vedoucí pracovníky do 72 hodin napříč zeměmi, kulturami a odvětvími. Specializujeme se na interim management s vysokým dopadem pro private equity firmy, rodinné kanceláře a globální korporace, které čelí přechodným obdobím: digitální transformaci, vstupu na trh, provoznímu zvratu, integraci po fúzi nebo krizi.

To, co nás odlišuje, není jen rychlost nebo hloubka naší sítě, ale také způsob, jakým vedeme. Každou zakázku osobně řídí vedoucí partner CE Interim: bývalí generální ředitelé, finanční ředitelé nebo provozní ředitelé, kteří stáli na vaší straně stolu a řídili organizace při rozhodování ve vysokých sázkách.

Díky globálnímu fondu talentů a operačnímu dosahu v Evropě, USA a na Blízkém východě neobsazujeme pozice, ale budujeme důvěru, vedeme transformace a dosahujeme výsledků.

Jako součást Valtus Alliance, největší světové aliance společností v oblasti Executive Interim Managementu, zajišťujeme bezproblémovou mezinárodní realizaci prostřednictvím více než 25 kanceláří a více než 80 seniorních partnerů ve více než 50 zemích.