8 Tipps für eine reibungslose Projektübergabe und -beendigung

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Bei der Beendigung eines Projekts geht es nicht nur darum, Kästchen abzuhaken und sich zu verabschieden. Es geht darum, ein Vermächtnis zu hinterlassen - und sicherzustellen, dass Ihre Arbeit auch nach Ihrem Ausscheiden noch Ergebnisse liefert.

Egal, ob Sie gerade ein InterimauftragDie folgenden acht Schritte helfen Ihnen, die Zügel selbstbewusst, klar und professionell in die Hand zu nehmen, wenn Sie einen neuen Auftrag, eine freiberufliche Tätigkeit oder ein wichtiges Beratungsprojekt übernehmen.

1. Gehen Sie nicht einfach. Planen Sie eine ordentliche Nachbesprechung.

Gehen Sie nie aus der Tür, ohne sich mit dem Entscheidungsträger, der Sie eingestellt hat (CEO, GM, Vorstandsmitglied usw.), zusammengesetzt zu haben. Bei diesem Gespräch wird der Ruf aufgebaut und die nächsten Projekte werden gesichert.

Gehen Sie in Ihrer Nachbesprechung mit ihnen durch:

Wie die Situation aussah, als Sie anfingen
Was sich während Ihres Einsatzes geändert hat
Welche Ergebnisse wurden erzielt (in einfachen wirtschaftlichen Begriffen)
Wie sich das Team und das Unternehmen auf Ihre Änderungen eingestellt haben

Hier geht es nicht darum, zu prahlen, sondern Ihrem Kunden zu helfen, die Zusammenhänge zu erkennen. Wenn sie sehen, wie ihre Erfolg ist gebunden an Ihr Auswirkung, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie wieder anrufen, viel größer.

Sie wurden eingestellt, um eine bestimmte Aufgabe zu lösen - aber die meisten Unternehmen gleichen eher wackeligen Tischen als ordentlichen Checklisten. Zeigen Sie, dass Sie das Gesamtbild verstehen.

Diskutieren Sie:

Bereiche, die noch verbessert werden müssen
Verwandte Prozesse oder Abteilungen, die betroffen sein könnten
Wo zukünftige Risiken auftauchen könnten

Das schafft Vertrauen und positioniert Sie als jemanden, der über seine eigene Aufgabenliste hinausblickt.

3. Die richtigen Leute hervorheben

Nennen Sie die Personen, die einen Unterschied gemacht haben - nicht nur, um sich zu bedanken, sondern auch, damit Ihr Kunde versteht, wer die Arbeit fortsetzen kann.

Erwähnen Sie Teammitglieder, die Führungsqualitäten oder Anpassungsfähigkeit gezeigt haben
Empfehlen, wer für mehr Verantwortung bereit sein könnte
Wenn möglich, schlagen Sie jemanden vor, der die interne Übergabe leitet.

Wenn ein ständiger Manager hinzukommt, dokumentieren Sie, was noch erledigt werden muss und wo Verbesserungen möglich sind. Machen Sie ihm den Start leichter als Ihnen.

4. Richtiges Weitergeben Ihres Wissens

Niemand möchte von seiner Arbeit ausgeschlossen werden, weil man mit Passwörtern, Dateien oder dem Kontext abgehauen ist.

Sicherstellen:

Die gesamte Dokumentation wird auf gemeinsamen Laufwerken gespeichert.
Wichtige Entscheidungen und Arbeitsabläufe werden klar erläutert
Die Berichte sind leicht zu verstehen und lassen sich leicht nachschlagen.

Machen Sie es anderen so leicht wie möglich, dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Dies ist der Kern jeder soliden Checkliste für die Projektübergabe.

5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse UND die daraus gezogenen Lehren

Halten Sie sowohl Erfolge als auch Rückschläge fest, solange Sie das Projekt noch im Kopf haben.

Einschließen:

Ergebnisse in Zahlen (Kosteneinsparungen, Prozessverbesserungen, Effizienzsteigerungen)
Mit welchen Herausforderungen Sie konfrontiert waren und wie Sie diese bewältigt haben
Was Sie anders machen würden, wenn Sie noch einmal anfangen würden

Kunden fragen in zukünftigen Gesprächen oft nach Misserfolgen. Seien Sie darauf vorbereitet. Ein guter Projektabschlussbericht enthält sowohl Erfolge als auch Erkenntnisse.

Beispiel:

Senkung der Logistikkosten um 22% in 6 Monaten durch Neuverhandlungen mit Lieferanten. Gelernt: Eine frühzeitige Abstimmung mit der Beschaffung hätte Reibungsverluste vermieden.

6. Planen Sie einen Folgebesuch

Verschwinden Sie nicht. Schlagen Sie einen ein- oder zweitägigen Folgetermin 6 bis 12 Monate später vor.

Zweck:

Prüfen Sie, ob die Prozesse noch funktionieren
Feedback oder Kurskorrektur anbieten
Möglichkeiten zur Verbesserung oder Erweiterung erkennen

Dies zeigt, dass Ihnen der langfristige Erfolg des Unternehmens am Herzen liegt. Außerdem bleiben Sie so für künftige Aufträge in erster Linie im Gedächtnis.

7. Fragen Sie nach echten Referenzen

Suchen Sie nicht nach verstaubten Empfehlungsschreiben. Holen Sie sich lebende Referenzen.

Fragen Sie, ob der für die Berichterstattung zuständige Manager für ein künftiges Referenzgespräch bereit ist.
Bieten Sie an, eine LinkedIn-Empfehlung zu schreiben, die sie bearbeiten können.
Halten Sie sie kurz, spezifisch und wirkungsbezogen

Kunden vertrauen Peer-to-Peer-Anrufen mehr als polierte Lebensläufe. Machen Sie dies zu einem Teil Ihres Ausstiegsplans.

Beispiel:

John wurde eingesetzt, um unser osteuropäisches Geschäft zu stabilisieren. Innerhalb von 90 Tagen baute er das lokale Führungsteam wieder auf, verbesserte die Prognosen und steigerte die Gewinnspanne um 15%. Klar, ruhig, effektiv.

8. In ihrer Umlaufbahn bleiben

Sie müssen sich nicht jede Woche anstrengen. Aber verschwinden Sie nicht.

Gratulieren Sie dem Team zu zukünftigen Meilensteinen
Teilen Sie hin und wieder relevante Erkenntnisse oder Artikel
Bleiben Sie über LinkedIn oder E-Mail in Verbindung

Sie schließen nicht nur ein Projekt ab, sondern bauen eine langfristige Kundenbeziehung auf. Die besten Berater und Interim Manager werden nicht nur einmal eingestellt. Sie werden immer wieder eingeladen.