En bref

Une société nouvellement scindée a besoin, dès le premier jour, d’un pouvoir de signature en tant qu’entité autonome. Elle doit savoir qui est habilité à signer un contrat, à autoriser un paiement ou à déposer une déclaration réglementaire. L’étendue du pouvoir de signature dont dispose un dirigeant désigné dépend de la portée de son mandat, et non pas uniquement de sa participation au capital. Les acquéreurs partent souvent du principe que les pouvoirs juridiques sont automatiquement transférés avec les actions. Ce n’est pas le cas. Les banques locales, les services fiscaux, les fournisseurs et les clients ne reconnaîtront pas l'équipe chargée de la transaction au sein de la société mère. Ils ont besoin d'un dirigeant officiellement mandaté ou d'un représentant légal enregistré.

Le déclencheur de finalisation et le décalage entre l’autorisation de préparation dès le premier jour et l’exclusion

La transaction est financièrement finalisée à minuit. Le prix d'achat est réglé. Les titres de participation sont transférés. L'acquéreur constitue officiellement le nouveau conseil d'administration. Sur le papier, l'acquéreur est désormais propriétaire de l'entreprise.

Le lendemain matin, les opérations peuvent être bloquées à cause d'une seule question : qui détient réellement le pouvoir de signature au nom de l'entreprise en tant qu'entité autonome ?

Tout au long de son histoire au sein du groupe mère, l’usine cédée ne disposait d’aucun pouvoir de signature en tant qu’entité autonome. Ce sont les dirigeants du groupe, au siège social, qui signaient tous les contrats. Ils signaient tous les bons de commande dépassant un seuil modeste. Ils signaient toutes les lignes de crédit et tous les documents réglementaires. Ces dirigeants ont démissionné, conformément aux conditions de la clôture de la transaction.

L’équipe chargée de la transaction du repreneur part souvent du principe que la direction locale de l’usine peut simplement prendre le relais. Ce n’est pas le cas. Un directeur d’usine qui gère efficacement la production peut ne disposer d’aucune procuration. Il peut ne disposer d’aucun mandat bancaire. Il peut ne disposer d’aucune autorité légale pour engager la société. Cette lacune apparaît très vite. Un fournisseur, une banque ou l’administration fiscale demande une signature. Personne sur place ne peut la fournir. C'est là que le manque de pouvoir de signature d'une entité autonome se manifeste pour la première fois.

C'est là la question fondamentale concernant le pouvoir de signature d'une entité autonome, dans sa forme la plus simple. Qui peut agir au nom d'une société qui, sur le papier, a changé de propriétaire du jour au lendemain ?

Pourquoi il devient plus difficile pour une entité autonome d'exercer son pouvoir de signature au sein de ses filiales transfrontalières

La question du pouvoir de signature d'une entité autonome devient difficile à résoudre lorsqu'une scission transfrontalière est envisagée. L'équipe chargée de la transaction du repreneur est généralement basée dans un centre financier. Les filiales opérationnelles relèvent quant à elles du droit des sociétés d'un tout autre pays.

Chaque juridiction fixe ses propres règles concernant les personnes habilitées à engager une société, celles qui doivent figurer au registre du commerce, ainsi que les documents qu'une banque ou un tribunal accepte comme preuve. Une instruction émanant d'un associé opérationnel d'un fonds de capital-investissement ne suffit pas à elle seule à mettre à jour un registre étranger. Cela vaut quel que soit le niveau hiérarchique de cet associé. Les tribunaux et les banques se fondent sur des documents d'entreprise vérifiés, et non sur un e-mail.

Il ne s'agit pas ici d'une situation où l'une des parties se montre déraisonnable. Les banques et les registres locaux se contentent d'appliquer des règles antérieures à la transaction. Il incombe à l'acheteur de déterminer, de manière délibérée, qui détient le pouvoir de signature délégué au titre d'entité autonome et qui détient le pouvoir statutaire. La réponse ne se résoudra pas d'elle-même une fois que la propriété aura changé de mains.

Identification d'une défaillance au niveau des pouvoirs de signature au cours des premières semaines suivant l'acquisition

Les conseils d'administration prévoient rarement, lors des négociations, l'existence d'un déficit de pouvoir de signature au sein d'une entité autonome. Ce problème se manifeste généralement par une série de signes concrets dans les premières semaines suivant la finalisation de l'opération.

Les opérations de paiement sont bloquées. Une banque ne donnera pas suite aux instructions d'un signataire dont elle n'a pas vérifié l'identité. Les fournisseurs suspendent les nouvelles commandes. Le contrat d'achat qu'ils avaient accepté n'est plus valable, et personne sur place ne dispose d'une procuration pour en signer un nouveau. Les clients reportent tout nouvel engagement jusqu'à ce qu'ils sachent qui est habilité à représenter l'entreprise.

Les autorisations courantes doivent être transmises jusqu’au promoteur. Cela concerne notamment les petites réparations de matériel ou le renouvellement d’un contrat de location, car il n’existe aucune autorité intermédiaire. Les démarches locales auprès des autorités fiscales ou du travail sont également bloquées. Elles nécessitent la signature d’une personne officiellement habilitée à la donner.

Aucun de ces éléments ne laisse supposer une incompétence de la part de l'une ou l'autre des parties. Ils mettent en évidence une lacune au niveau des pouvoirs de signature d'une entité autonome, que personne n'a comblée avant la finalisation de l'opération.

Structuration des pouvoirs de décision délégués selon les différents niveaux d'autorité de signature

La résolution de cette question ne relève pas d'un choix binaire. Il ne s'agit pas d'opposer une pleine autorité légale à une absence totale d'autorité. Il s'agit d'un spectre. La position qu'occupe un dirigeant sur ce spectre dépend de l'étendue du mandat que lui confère le conseil d'administration.

Le modèle de CE Interim divise ce spectre en trois niveaux. Le premier niveau concerne les pouvoirs opérationnels délégués. Il couvre la plupart des mandats de stabilisation. Le conseil d'administration confère à la direction des pouvoirs définis contractuellement, y compris des droits de décision délégués concernant les dépenses courantes, sans qu'une nomination officielle soit requise.

Le deuxième niveau concerne la représentation légale. Il s'applique lorsque les conditions locales l'exigent. Une impasse bancaire en est un exemple. Une retenue douanière que seul un représentant agréé peut lever en est un autre.

Le troisième niveau correspond à la souveraineté statutaire fondamentale. Celle-ci reste du ressort du conseil d'administration, quelle que soit l'étendue de son mandat. Elle couvre l'approbation des comptes annuels, des dépenses d'investissement importantes et des décisions stratégiques à long terme.

La répartition des responsabilités reste inchangée, quel que soit le niveau applicable :

Le cadre dirigeant : il assure le leadership et la mise en œuvre des projets.

Le client : confère à l'entité autonome le pouvoir de signature et reste responsable de la décision d'entreprise sous-jacente.

Cadres réglementaires de gouvernance et critères de référence relatifs aux pouvoirs de signature transfrontaliers

La gestion des pouvoirs de signature individuels au sein des filiales européennes exige un respect rigoureux du droit des sociétés et une analyse approfondie des questions de gouvernance d'entreprise.

Recherche publié Dans le Forum sur la gouvernance d'entreprise de la Faculté de droit de Harvard, il est souligné que la gouvernance des filiales internationales constitue une source majeure de risques juridiques et opérationnels cachés pour les conseils d'administration.

En vertu de la Code de commerce allemand (Code de commerce allemand / HGB) § 49 et § 54 : dans la pratique européenne des sociétés, on établit une distinction stricte entre la procuration commerciale formelle, dite « Prokura », et l'autorisation générale d'agir, dite « Handlungsvollmacht ».

Dans les juridictions d'Europe centrale, la représentation légale engage la responsabilité civile personnelle. En vertu de la loi tchèque sur les sociétés commerciales (Loi n° 90/2012 Coll.), les dirigeants, ou « jednatel », sont soumis à une obligation stricte de diligence dans l'exercice de leurs fonctions de direction.

Comme examiné dans la transaction études Selon McKinsey & Company, la définition des droits de décision dès le premier jour constitue l'un des axes de travail opérationnels les plus critiques dans le cadre de l'intégration d'une scission.

Ce qu'une intervention de scission crédible établit en premier lieu en matière de pouvoir de signature

Un cadre expérimenté confronté à cette situation n'essaie pas de tout régler dès le premier jour. L'ordre dans lequel on procède importe davantage que la rapidité.

Commencez par recenser les personnes qui disposent actuellement d’un pouvoir de signature au nom de l’entité autonome. Déterminez lesquels de ces signataires quitteront l’entreprise à la date de finalisation. Cette simple étape permet généralement de mettre en évidence les lacunes avant que quiconque ne s’en aperçoive. C’est là l’élément central de la préparation au « jour 1 » de la scission. Il ne s’agit pas d’une structure de gouvernance parfaite, mais d’une séquence qui comble en priorité les lacunes les plus urgentes.

Définissez les pouvoirs délégués au directeur sur place, approuvés par le conseil d'administration, avant que quiconque ne signe un autre document. Limitez ces pouvoirs à ce qu'exige réellement le mandat. Une fois ces pouvoirs délégués en place, fixez un seuil financier progressif. Cela permet aux responsables locaux de prendre des décisions concernant les dépenses courantes sans devoir soumettre chaque décision au conseil d'administration.

La suite de la procédure suit des étapes clés spécifiques :

Ce n’est qu’à ce moment-là qu’il faudra informer par écrit les banques, les principaux fournisseurs et les autorités douanières de l’identité de la personne désormais habilitée à signer au nom de l’entité autonome, afin que la vérification ne devienne pas le prochain goulot d’étranglement.

L'enregistrement légal, lorsque le mandat l'exige, est une étape ultérieure et non une étape préalable.

Consignez par écrit chaque acte délégué dès le départ afin que le responsable permanent qui prendra finalement la relève dispose d'un compte rendu clair de ce qui s'est passé et des raisons qui l'ont motivé.

La dimension transfrontalière : la gestion des pouvoirs de signature entre le siège et les responsables locaux

L’équipe chargée de la transaction chez un sponsor compte rarement une personne habilitée à signer au nom de l’entité locale de manière autonome. Elle peut se trouver à des centaines de kilomètres de là. Elle peut superviser plusieurs autres sociétés. Elle peut ne disposer d’aucun collaborateur disponible pour être présent à temps plein au sein de cette entreprise-là.

La direction locale, quant à elle, connaît peut-être l'activité dans les moindres détails. Il se peut toutefois qu’elle n’ait pas eu, jusqu’à présent, ni l’autorité ni la responsabilité nécessaires pour la représenter à l’extérieur. Cela ne constitue un échec pour aucune des deux parties. Cela reflète la manière dont le groupe mère gérait l’entreprise avant l’opération, et non la façon dont quiconque la concevrait en partant de zéro.

Un dirigeant intérimaire, nommé avec un mandat aux contours clairement définis, comble directement cette lacune en matière de pouvoir de signature au sein de l’entité autonome. Ce dirigeant rend compte au conseil d’administration et exerce ses fonctions dans les limites du pouvoir de signature de l’entité autonome défini par le mandat. Le rôle de CE Interim consiste à aider le conseil d’administration à définir ce mandat et à encadrer la nomination par le biais d’une supervision assurée par ses associés. CE Interim ne détient pas lui-même ce pouvoir.

Étude de cas : mise en place d'un pouvoir de signature pour une entité autonome dans le cadre d'une scission entre l'Autriche et la République tchèque

Mandat de cession : cession d'une filiale ne disposant pas de pouvoir de signature après son acquisition

Un groupe industriel autrichien, dont le siège social est situé à Linz, a cédé sa division spécialisée dans les vannes hydrauliques de précision et les actionneurs. L'acquéreur était un fonds d'investissement privé de taille moyenne basé à Francfort. Cette division comprenait une usine de fabrication située à Plzeň. Le montant de la transaction s'élevait à 58 millions d'euros.

Conformément à l'accord de cession, tous les administrateurs autrichiens qui représentaient l'entité opérationnelle tchèque ont démissionné à la date de clôture de la transaction. Il s'agit là d'une pratique courante visant à opérer une séparation nette des structures de propriété.

Aucun membre de l'équipe du fonds de Francfort ne disposait d'un pouvoir de signature en tant qu'entité autonome enregistrée pour cette entité. Il en allait de même pour le personnel de l'usine de Plzeň. Cette lacune est apparue dès que ces démissions ont pris effet.

Frictions opérationnelles : blocages bancaires et retenues douanières dus à l'absence de pouvoirs de décision délégués

Le deuxième matin suivant la finalisation de l'opération, le site de Plzeň a été confronté simultanément à deux problèmes distincts. La banque commerciale tchèque a gelé tous les paiements électroniques sortants. La clôture de l'opération avait entraîné la suppression des signataires autrichiens enregistrés, et aucun remplaçant validé n'était référencé dans le système. Cela a entraîné la suspension des paiements aux fournisseurs et du versement des salaires prévus pour cette semaine-là.

Parallèlement, les douanes tchèques ont bloqué un chargement de bobines d'acier destinées à la chaîne de production de l'usine. La déclaration d'importation ne comportait pas la signature d'un représentant habilité de l'entreprise.

Chaque heure pendant laquelle la cargaison restait bloquée à la douane rapprochait l’usine d’un arrêt de sa ligne de production principale. Le délai de livraison d’un client clé était déjà menacé. La direction de l'usine avait pleinement conscience du problème. Mais elle ne pouvait rien y faire : personne sur place ne disposait du pouvoir de signature en tant qu'entité autonome exigé par la banque ou le bureau des douanes. Les responsables de la planification de la production devaient décider, heure par heure, s'il fallait maintenir la chaîne en marche en partant du principe que les bobines seraient dédouanées à temps.

L'intervention : rétablir le pouvoir de signature de l'entité autonome dans un délai de 72 heures

CE Interim a affecté sur place un cadre expérimenté, correspondant au profil recherché, prêt à prendre ses fonctions dans les 72 heures suivant la finalisation du cahier des charges. Ce cadre a ensuite mis en œuvre une démarche en quatre étapes.

Tout d'abord, une procuration d'urgence, certifiée par un notaire la même semaine, a permis au dirigeant de dédouaner l'envoi retenu par les douanes. Cela s'est produit avant que la chaîne de production ne perde une équipe.

Deuxièmement, le dirigeant a rencontré directement les responsables du crédit de la banque. Il leur a présenté les statuts mis à jour ainsi qu'un spécimen de signature, conformément aux exigences exactes de la liste de contrôle de conformité de la banque. Cela a permis de débloquer le paiement des salaires et des factures des fournisseurs en quelques jours, et non en plusieurs semaines.

Troisièmement, la direction a établi une matrice décisionnelle opérationnelle. Les responsables locaux pouvaient approuver de leur propre chef des dépenses allant jusqu’à 50 000 euros. Tout montant supérieur nécessitait l’accord conjoint de la direction et du conseil d’administration.

Quatrièmement, le mandat et la relation bancaire en cours exigeaient davantage qu’une solution provisoire. Le dirigeant a procédé à son inscription officielle en tant que « jednatel » au registre du commerce tchèque, afin de garantir la conformité à long terme. Cela a permis de combler définitivement le vide en matière de pouvoir de signature de l’entité autonome, et pas seulement dans le cadre de cette situation d’urgence.

Les quatre étapes clés franchies au cours de cette intervention de 72 heures sont les suivantes :

Dédouanement d'urgence : obtention d'une procuration notariée permettant de débloquer les matières premières retenues avant l'arrêt de la production.

Levée du blocage bancaire : présentation des statuts mis à jour et des spécimens de signatures afin de rétablir le traitement des paiements bancaires.

Matrice décisionnelle : mise en place de seuils de dépenses locales pouvant aller jusqu'à 50 000 euros sans qu'il soit nécessaire de saisir le conseil d'administration.

Enregistrement au registre du commerce : inscription officielle en tant que « jednatel » au registre du commerce tchèque en vue d'une gestion à long terme.

Résultat : maintenir la préparation dès le premier jour et assurer une passation de pouvoir en toute transparence

L'usine a respecté ses engagements de livraison envers son principal client. Elle a ainsi évité un arrêt de production qui, à un moment donné, semblait inévitable d'ici quelques heures. Le directeur général tchèque permanent désigné par le fonds a pris ses fonctions au cours du sixième mois. Il a hérité d'une entité transparente, de mandats bancaires en cours et d'une matrice décisionnelle documentée. Aucune question en suspens concernant les pouvoirs de signature au sein de l'entité autonome ne restait à résoudre avant qu'il puisse agir.

Foire aux questions : pouvoir de signature et contrôle de l'entreprise

Qui détient le pouvoir de signature en tant qu'entité juridique autonome pour une société nouvellement scindée ?

Seules les personnes auxquelles une autorité a été officiellement conférée peuvent engager la société. Il s'agit notamment des personnes désignées dans une résolution des actionnaires, une procuration enregistrée ou une inscription au registre du commerce. Le pouvoir ne se transfère pas automatiquement avec la propriété. Cela vaut même lorsque le nouveau propriétaire détient 100 % des actions. Les conseils d’administration qui pensent le contraire découvrent généralement l’absence de pouvoir de signature de l’entité en tant que telle à la suite d’un ordre bancaire rejeté ou lorsqu’un fournisseur refuse d’accepter une signature non vérifiable.

Un dirigeant intérimaire peut-il exercer des droits de représentation prévus par la loi et des pouvoirs de décision délégués ?

Oui, lorsque le mandat l’exige. La représentation légale dépend de la portée accordée par le conseil d’administration, et non d’une règle fixe. De nombreux mandats de stabilisation ne nécessitent qu’une délégation de pouvoirs opérationnels, la représentation légale restant au niveau du groupe. Certains mandats exigent davantage. C’est souvent le cas lorsqu’une impasse bancaire ou réglementaire nécessite la présence d’un représentant légal sur place. C’est le conseil d’administration qui en définit la portée. Le mandat précise ensuite les pouvoirs de signature de l’entité autonome qui en découlent.

Quels pouvoirs de signature relatifs à une entité autonome le conseil d'administration devrait-il conserver ?

L'approbation des comptes annuels relève dans tous les cas de la compétence du conseil d'administration. Il en va de même pour les dépenses d'investissement dépassant un seuil convenu, ainsi que pour toute décision stratégique à long terme. Ce principe s'applique quelle que soit l'étendue des pouvoirs opérationnels que le conseil d'administration délègue à la direction sur le terrain. Cette distinction existe pour une bonne raison. La gestion quotidienne peut évoluer rapidement. Les décisions qui déterminent l’orientation à long terme de l’entreprise relèvent de la responsabilité des personnes qui en assument la responsabilité ultime.

Que se passe-t-il si la question du pouvoir de signature de l'entité autonome n'est pas réglée avant la finalisation de la transaction ?

Cette lacune se révèle d’elle-même, généralement en l’espace de quelques jours. Elle se manifeste par un cycle de paiement bloqué, une expédition retardée ou un fournisseur qui refuse d’accepter un nouveau bon de commande. Y remédier a posteriori coûte plus de temps et d’élan que de régler le problème avant qu’il ne se concrétise. Le conseil d’administration finit alors par négocier des solutions d’urgence sous la pression. La voie la plus sereine consiste à convenir à l’avance d’une structure de gouvernance. Chaque jour où cette lacune persiste augmente le coût nécessaire pour y remédier.

Le pouvoir de signature est-il automatiquement transféré en cas de changement de propriétaire ?

Non. Le pouvoir de signature après une acquisition ne se transfère pas automatiquement avec les actions. La détention de parts sociales et le pouvoir légal d’agir au nom d’une société sont deux questions distinctes. Le conseil d’administration doit établir ce dernier de manière délibérée, par délégation ou par enregistrement, selon ce que prévoit le mandat. Le fait de confondre ces deux aspects est la cause la plus fréquente d’un déficit de pouvoir de signature au sein d’une entité autonome dès le premier jour.

Connaissances connexes et prochaine étape

La décision que doit prendre le conseil d'administration concernant les pouvoirs de signature au sein des entités autonomes est facile à formuler. Elle n'est pas toujours facile à mettre en œuvre. Il convient de déterminer, avant la finalisation de l'opération, qui détient quels pouvoirs de signature au sein de chaque entité autonome. Sinon, cette lacune apparaîtra dès le premier matin difficile qui suivra.

Lectures complémentaires

• Crise et restructuration
• Redressement opérationnel
• Intégration post-fusion

Il arrive parfois que l’équipe de l’acheteur dispose déjà d’une personne capable de prendre en charge cette mission sur place. C’est souvent la bonne solution, et la plus simple. Cela ne suffit toutefois plus lorsque le mandat couvre un pays où aucun membre du groupe ne peut être présent. Cela ne suffit pas non plus lorsque les pouvoirs requis dépassent ce qu’un seul partenaire opérationnel, chargé de plusieurs sociétés du portefeuille, peut raisonnablement détenir.

A Associé par intérim chez CE est disponible pour un entretien confidentiel. Celui-ci portera sur une date de finalisation précise et sur les points que le conseil d'administration doit régler au préalable.