Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Posłuchaj podsumowania w 2 minuty.

Masowe zwolnienia są często przeprowadzane z fałszywym poczuciem struktury. Po podjęciu decyzji liderzy sięgają po listy kontrolne, szablony i harmonogramy w nadziei, że zgodność może być zarządzana za pomocą procedur. Ten instynkt jest zrozumiały. Jest też ryzykowny.

Tradycyjne listy kontrolne zgodności zakładają liniową realizację. Jeden krok następuje po drugim. Dokumentacja jest uzupełniana po podjęciu decyzji. Powiadomienia są wydawane po sfinalizowaniu planów.

Logika ta załamuje się w warunkach masowych zwolnień, gdzie czas się kurczy, informacje przepływają nierównomiernie, a działania nieformalne poprzedzają działania formalne.

Niepowodzenia w zakresie zgodności w zwolnieniach rzadko są spowodowane pominiętymi krokami. Są one spowodowane załamaniem się sekwencji pod presją.

Powiadomienia, terminy i dokumentacja nie są oddzielnymi zadaniami

W przypadku zwolnień grupowych powiadomienia, harmonogram i dokumentacja tworzą jeden system. Traktowanie ich jako niezależnych strumieni pracy jest jednym z najszybszych sposobów na pociągnięcie do odpowiedzialności.

Obowiązek powiadomienia jest uruchamiany przez czas, a nie przez zamiar. Dokumentacja chroni decyzje tylko wtedy, gdy odzwierciedla to, co faktycznie się wydarzyło i kiedy. Gdy działania mają miejsce przed powstaniem zapisów, dokumentacja staje się rekonstrukcją, a nie dowodem.

Z tego powodu zgodność często kończy się niepowodzeniem, nawet jeśli każdy wymagany dokument w końcu istnieje. Kolejność ma większe znaczenie niż treść.

Gdzie najpierw łamana jest zgodność

Zgodność z zasadami masowych zwolnień ma tendencję do pękania w przewidywalnych miejscach.

• Powiadomienia są sporządzane po rozpoczęciu działań pracowniczych.
• Dokumentacja jest odtwarzana kilka dni lub tygodni później.
• Dział kadr przeprowadza redukcje bez wyraźnej kontroli nad terminami.
• Decyzje są stosowane niespójnie w różnych lokalizacjach lub jednostkach biznesowych.

Każda awaria osłabia możliwość obrony. W sumie stwarzają one wrażenie unikania, a nie nadzoru.

Czas jest ukrytą zmienną, której liderzy nie doceniają

Liderzy często koncentrują się na istocie decyzji, nie doceniając wpływu czasu. W przypadku masowych zwolnień to czas jest decydujący.

Zegary ustawowe zaczynają działać w oparciu o moment wystąpienia wpływu na siłę roboczą, a nie w momencie, gdy kierownictwo czuje się gotowe, aby to potwierdzić. Liczą się nieformalne odejścia. Rozłożone w czasie redukcje kumulują się. Opóźnienia mające na celu zachowanie elastyczności często ją eliminują.

Po rozpoczęciu zwolnień nie ma neutralnej przerwy. Każdy dzień bez jasności zwiększa ekspozycję.

Dokumentacja to nie prowadzenie rejestrów, to obrona

Dokumentacja podczas masowych zwolnień jest często traktowana jako produkcja administracyjna. Tworzone są pliki. Zapisywane są wiadomości e-mail. Decyzje są podsumowywane po fakcie. Podejście to nie sprawdza się w praktyce.

Skuteczna dokumentacja jest aktualna. Ujmuje decyzje w miarę ich podejmowania, w tym kto, kiedy i dlaczego podjął decyzję. Luki w dokumentacji są interpretowane jako zatajenie lub zamieszanie. Zrekonstruowane ramy czasowe rzadko wytrzymują wyzwanie.

W sporach dokumentacja nie jest wykorzystywana do zrozumienia intencji. Służy ona do sprawdzenia wiarygodności.

Lista kontrolna, której liderzy faktycznie potrzebują

Jeśli istnieje lista kontrolna, która ma znaczenie podczas masowych zwolnień, to nie jest to lista proceduralna. Jest ona strukturalna.

Możliwe do obrony podejście zależy od kilku niepodlegających negocjacjom warunków:

• Jasne prawo własności: Jeden organ kontroluje decyzje dotyczące synchronizacji w całej organizacji.
• Wyrównanie: Działania dotyczące pracowników są zgodne z sekwencją przepływów pieniężnych i restrukturyzacji.
• Identyfikowalność: Decyzje można śledzić od zamiaru do wykonania bez luk.
• Spójność: Podobne działania są traktowane podobnie w różnych lokalizacjach i zespołach.

Ta lista kontrolna nie zmniejsza złożoności. Zapobiega zaburzeniom.

Dlaczego dział HR nie może sam zapewnić zgodności z przepisami

Zespoły HR często znajdują się w centrum realizacji zwolnień grupowych. Przygotowują zawiadomienia, koordynują komunikaty i zarządzają logistyką. Nie mogą jednak ponosić odpowiedzialności prawnej za decyzje dotyczące czasu, których nie kontrolują.

Zgodność zależy od autorytetu, a nie wysiłku. Gdy przywództwo waha się lub wstrzymuje podejmowanie decyzji, dział HR jest zmuszony do reaktywnego działania. Porady prawne stają się oderwane od rzeczywistości. Dokumentacja podąża za działaniami, a nie nimi kieruje.

Zgodność z przepisami dotyczącymi zwolnień grupowych nie jest problemem HR. Jest to problem przywództwa, który objawia się poprzez HR.

Gdy organ egzekucyjny uniemożliwia osiągnięcie zgodności

Podczas dużych redukcji zatrudnienia władza często ulega rozproszeniu. Stali liderzy koncentrują się na finansowaniu lub negocjacjach. Doradcy udzielają wskazówek bez poczucia odpowiedzialności. Funkcje działają defensywnie w swoim zakresie.

W tym miejscu decydujące znaczenie mają uprawnienia wykonawcze.

W przypadku niektórych restrukturyzacji wprowadzane jest tymczasowe przywództwo w celu scentralizowania sekwencjonowania, dostosowania działań pracowników do harmonogramów zamknięcia i zapewnienia, że dokumentacja odzwierciedla rzeczywiste decyzje.

Firmy takie jak CE Interim działają w takich sytuacjach, aby zapobiec dryfowi zgodności, gdy ciśnienie może spowodować fragmentację.

Wartość nie leży w znajomości zasad, ale w egzekwowaniu porządku, gdy stres go narusza.

Zgodność jest oceniana po zwolnieniu, a nie w jego trakcie

Zgodność masowych zwolnień nie jest oceniana w czasie rzeczywistym. Jest ona badana później, gdy emocje ostygną, a dowody zostaną przeanalizowane linia po linii.

Liczy się więc nie to, jak bardzo organizacja się starała, ale to, czy powiadomienia, terminy i dokumentacja są zgodne pod kontrolą.

Na tę ocenę nie można wpływać po fakcie.