Pokrycie luki wakatowej: Interim Sales Operations Lead stabilizuje proces realizacji zamówień na Węgrzech w ciągu 60 dni

1) Sytuacja klienta (zanonimizowana):

Europejska grupa przemysłowa, będąca własnością globalnego funduszu private equity, działa w sektorze wysokiej klasy sprzętu w Niemczech i Europie Środkowej. Węgierska spółka zależna grupy, średniej wielkości podmiot produkcyjny, jest odpowiedzialna za kompleksową realizację łańcucha wartości i wchodzi w decydującą fazę transformacji. Szybki wzrost, cyfryzacja i integracja ERP ujawniły krytyczną lukę w interfejsie obsługi klienta i operacji sprzedaży. Pilna potrzeba wynikała z konieczności utrzymania ciągłości operacyjnej i zapobieżenia zakłóceniom podczas wakatu na stanowisku kierowniczym.

2) Wyzwanie:

Luka przywódcza w obsłudze klienta i operacjach sprzedaży po nieudanym zatrudnieniu w korporacji
Fragmentaryczna wiedza o produktach, nieudokumentowana i odizolowana w obrębie poszczególnych osób
Niespójne i nieformalne procesy realizacji zamówień, brak skalowalności
Niewłaściwa komunikacja między działem sprzedaży a działem produkcji, prowadząca do marnotrawstwa operacyjnego.
System ERP niedopasowany do rzeczywistych procesów biznesowych
Opóźnione podejmowanie decyzji i brak odpowiedzialności za proces
Ryzyko osadzenia wadliwych procesów w nowej platformie ERP
Presja ze strony właścicieli i zarządu na utrzymanie ciągłości i wspieranie rozwoju

3) Dostarczona rola tymczasowa (szybkość i dopasowanie):

Tymczasowy kierownik ds. operacji sprzedaży został szybko wdrożony w węgierskim podmiocie, aby zapewnić natychmiastową ciągłość i ustabilizować funkcję realizacji zamówień. Zadanie zostało zorganizowane jako 9-12 miesięczny mandat, mający na celu wypełnienie luki wakatowej i profesjonalizację funkcji do czasu powołania stałego lidera. Tymczasowy kierownik wniósł silne doświadczenie w operacjach sprzedaży związanych z produkcją, wiedzę interdyscyplinarną i doświadczenie w projektowaniu logiki ERP. Dopasowanie zostało zapewnione dzięki biegłości kulturowej, umiejętnościom zarządzania interesariuszami i zdolności do skutecznego działania w wydajnym, opartym na zaufaniu środowisku.

4) Co wydarzyło się podczas mandatu:

Pierwsze 30 dni

Przejęcie bezpośredniego kierownictwa nad działem obsługi klienta i sprzedaży w celu zapobiegania zakłóceniom.
Przeprowadził szybką ocenę istniejących procesów, luk w wiedzy i możliwości zespołu.
Ustanowiono jasne linie raportowania i codzienny rytm operacyjny.
Zainicjował dokumentację krytycznej wiedzy o produkcie z udziałem kluczowych ekspertów fabrycznych.
Zbudował natychmiastowe zaufanie wśród wielofunkcyjnych interesariuszy, w tym w działach sprzedaży, badań i rozwoju oraz produkcji.

Pierwsze 6 miesięcy

Ujednolicone procedury realizacji zamówień i protokoły triage pomiędzy działami sprzedaży, badań i rozwoju oraz produkcji.
Dostosowanie logiki procesu do przeprojektowania ERP, osadzenie skalowalnych przepływów pracy w wymaganiach systemowych.
Wdrożono ustrukturyzowane kanały komunikacji w celu dokładnego aktualizowania informacji o klientach i zarządzania czasem realizacji.
Prowadzenie cotygodniowych przeglądów wydajności i śledzenie KPI w celu przywrócenia odpowiedzialności.
Prowadzenie warsztatów międzyfunkcyjnych w celu zinstytucjonalizowania najlepszych praktyk i ograniczenia nieporozumień.

6+ miesięcy

Wspierał rekrutację i wdrożenie stałego lidera funkcji.
Monitorował przestrzeganie procesów i wzmacniał transfer wiedzy między zespołami.
Współpraca z zespołem wdrożeniowym ERP w celu walidacji logiki operacyjnej w testach systemu na żywo.
Utrzymanie zaangażowania interesariuszy i zapewnienie ciągłości podczas zmiany przywództwa.
Przygotowanie funkcji do stabilnej pracy pod nowym stałym kierownictwem.

Przekazanie i wyjście

Dostarczono kompleksową dokumentację procesów i repozytoria wiedzy.
Zapewnienie ustrukturyzowanego przekazania nowemu stałemu liderowi, w tym mapy interesariuszy i otwartych kwestii.
Przeprowadził końcowe sesje uzgodnieniowe z CEO, CCO i zespołem projektowym ERP.
Zakończono z zachowaniem ciągłości i bez zakłóceń operacyjnych.

5) Podjęte działania (koncentracja na wykonaniu):

Przejęcie tymczasowego kierownictwa w celu pokrycia wakatu i ustabilizowania codziennych operacji.
Mapowanie i dokumentowanie krytycznej wiedzy o produktach i procesach z ekspertami z fabryki
Ustanowiono jasne zasady triage dla eskalacji zamówień między działami sprzedaży, badań i rozwoju oraz produkcji.
Wprowadzono ustrukturyzowany cykl raportowania i codzienne odprawy zespołu.
Dostosowanie przepływów pracy od zamówienia do gotówki do wymagań systemu ERP
Prowadzenie wielofunkcyjnych warsztatów w celu wyjaśnienia ról i zmniejszenia niejasności procesów.
Wdrożono cotygodniowe przeglądy KPI i śledzenie wydajności
Budowanie zaufania wśród lokalnych i międzynarodowych interesariuszy poprzez przejrzystą komunikację.
Wspieranie rekrutacji i wdrażania stałych następców
Zapewnienie ustrukturyzowanego transferu wiedzy i ciągłości procesów po zakończeniu pracy.

6) Osiągnięte wyniki (wymierny dowód):

Proces "od zamówienia do gotówki" ustabilizował się w ciągu 60 dni, zapobiegając dryfowi operacyjnemu.
Wiedza o produkcie skodyfikowana i udostępniona wszystkim odpowiednim zespołom
Zmniejszono luki komunikacyjne między działem sprzedaży a działem produkcji, zmniejszając liczbę przeróbek i opóźnień.
Przeprojektowanie systemu ERP zgodnie z logiką operacyjną, zmniejszające ryzyko nieefektywności w przyszłości.
Przywrócono cotygodniowe raportowanie i kadencję wydajności, zwiększając odpowiedzialność.
Zaufanie interesariuszy utrzymane przez cały okres zmiany przywództwa
Brak zakłóceń w obsłudze klienta lub poziomie usług w okresie wakatu.
Stały lider funkcji wdrożony z pełną dokumentacją procesu i wsparciem
Trwałe przestrzeganie procesu i zachowanie wiedzy po przekazaniu

7) Dlaczego CE Interim:

CE Interim dostarczyło szybkie, precyzyjne rozwiązanie tymczasowe, które odpowiadało wymaganiom operacyjnym i kulturowym klienta. Tymczasowy kierownik został wdrożony szybko, aby zapobiec zakłóceniom, wniósł odpowiednie połączenie wiedzy z zakresu produkcji i sprzedaży oraz płynnie zintegrował się zarówno z lokalnymi, jak i transgranicznymi zespołami. Kadencja zarządzania i zaufanie zostały ustanowione na wczesnym etapie, zapewniając właścicielom i kierownictwu jasny wgląd i zmniejszone ryzyko przez cały okres trwania mandatu.

8) Wezwanie do działania:

Jeśli potrzebujesz tymczasowego lidera, który ustabilizuje i sprofesjonalizuje funkcję o kluczowym znaczeniu podczas luki w przywództwie, CE Interim może szybko dostarczyć odpowiedniego kierownika i zapewnić ciągłość od pierwszego dnia.

CE Interim dostarcza sprawdzonych tymczasowych liderów wykonawczych w ciągu 72 godzin ponad granicami, kulturami i branżami. Specjalizujemy się w zarządzaniu tymczasowym o dużym wpływie na firmy private equity, biura rodzinne i globalne korporacje stojące w obliczu momentów transformacji: transformacji cyfrowej, wejścia na rynek, zmian operacyjnych, integracji po fuzji lub kryzysu.

To, co nas wyróżnia, to nie tylko szybkość czy głębokość naszej sieci, ale także sposób, w jaki przewodzimy. Każde zaangażowanie jest osobiście prowadzone przez partnera zarządzającego CE Interim: byłych dyrektorów generalnych, dyrektorów finansowych lub dyrektorów operacyjnych, którzy byli po Twojej stronie stołu, kierując organizacjami przy podejmowaniu decyzji o wysokiej stawce.

Dzięki globalnej puli talentów i zasięgowi operacyjnemu obejmującemu Europę, USA i Bliski Wschód, nie obsadzamy stanowisk, budujemy zaufanie, prowadzimy transformacje i dostarczamy wyniki.

Jako część Valtus Alliance, największego na świecie sojuszu firm Executive Interim Management, zapewniamy płynną międzynarodową realizację poprzez ponad 25 biur i ponad 80 starszych partnerów w ponad 50 krajach.