Вкратце

Работа с локальными требованиями к глобальному шаблону ERP начинается с классификации. Каждый запрос представляет собой нормативную обязанность, договор с заказчиком, физическое ограничение эксплуатации или предпочтение. Первые три категории оправдывают исключение только при наличии двух доказательств: назначенный проверяющий подтверждает необходимость, а проверенный стандартный проект не удовлетворяет данному требованию. Предпочтение подлежит обучению и поддержке при внесении изменений. Решения определяют, кто несет ответственность за последствия: проектная организация — за общую модель, директор завода — за локальную конфигурацию завода, а инициатор — за устаревшие случаи и неразрешенные разногласия.

Согласование глобального шаблона ERP с локальными требованиями чешского завода

Руководящий комитет утвердил глобальный шаблон, а также единую схему процессов и архитектуру системы, которые будут использоваться несколькими компаниями группы. В нем закреплены единая модель данных, план счетов и стандартные схемы процессов.

Затем первый чешский завод группы компаний с головным офисом в Германии представляет обширный перечень запрошенных изменений. Орган, ответственный за проектирование, находится в головном офисе, а завод представляет собой отдельное юридическое лицо, имеющее собственные договоры с заказчиками.

У спонсора есть два обоснованных опасения. Отказ в удовлетворении каждого запроса может привести к тому, что завод не сможет отгрузить заказ или подать отчет, предусмотренный законодательством. Удовлетворение каждого запроса превращает каждое отклонение от стандарта в постоянные затраты на обработку данных, техническую поддержку и обновления. При внедрении ERP в многонациональной компании первый завод задает шаблон для всех последующих площадок, а сроки, установленные законодательством и клиентами, не сдвигаются. Неподтвержденные запросы на этапе приемочных испытаний означают задержку ввода в эксплуатацию или запуск без соответствующей документации. В результате консолидированная бухгалтерская книга перестает отражать реальную работу завода.

Обеспечение баланса между стандартизацией группы и производственными потребностями завода

Головной офис разработал шаблон для консолидированной отчетности и единого представления данных о денежных средствах, поэтому группа компаний совершенно справедливо стремится его защитить. Работа завода зависит от коэффициента готовности линий. Этап подтверждения, который добавляет 20 секунд к каждому циклу работы станка, приводит к снижению объема производства, и за это отвечает директор завода.

Проблемы возникают, когда каждая сторона воспринимает озабоченность другой стороны как сопротивление, и никто не берет на себя ответственность за урегулирование конфликта. Это пробел в системе управления локализацией ERP, а не столкновение культур.

Основные признаки снижения эффективности управления шаблонами ERP

Руководящий комитет может извлечь четыре вывода из собственных отчетов программы:

• Неклассифицированные запросы. Юридические обязательства и предпочтения включены в один список.
• Двусторонние встречи. Отзывы становятся авторитетным источником информации для группы в конкретных условиях.
• Способы обхода проблемы с тенями. Основные пользователи ведут таблицы в автономном режиме, чтобы избежать стандартных проводок.
• Пропущенный этап экспертизы проекта. Местные команды вводят изменения без проверки архитектуры.

Любой из этих фактов свидетельствует о том, что у группы нет достоверных сведений об этом заводе.

Разделение локальных требований к глобальному шаблону ERP на четыре группы

Прежде чем кто-либо начнёт обсуждать запрос, отнесите его к одной из четырёх групп. Первая классификация носит предварительный характер и может быть подтверждена или изменена на основании доказательств, представленных проверяющим.

• Законная обязанность. Юридическое обязательство, например, представление налоговой отчетности. Его проверяют местные специалисты в области права, налогообложения или расчета заработной платы.
• Договорное обязательство или обязательство перед клиентом. Формат сообщения, этикетка или правило упаковки. Соответствие этим требованиям проверяется на основании договора или руководства для клиентов.
• Физический предел эксплуатации. Ограничение, связанное со зданием, оборудованием или продолжительностью цикла. Инженеры завода проверяют его на основе данных с производственной линии.
• Предпочтение. Привязанность к привычному интерфейсу или устоявшимся привычкам. Решением этой проблемы служит обучение ключевых пользователей и поддержка в процессе внедрения изменений.

Законодательная обязанность налагается на завод, а не всегда на группу компаний, которая должна адаптировать систему. Эту обязанность можно выполнить с помощью стандартной локализации или уровня отчетности.

Важная информация по запросам на исключения из глобального шаблона ERP

Запрос становится поддающимся проверке, если в нём указаны пять фактов:

• Операция или процесс, на которые это влияет, например, прием товара.
• Доказательство необходимости и имя владельца, у которого оно находится.
• Стандартный вариант, который протестировала проектная группа, и полученный результат.
• Последствия для завода в случае сохранения стандартной конструкции.
• Ожидаемое влияние на данные, интерфейсы, техническую поддержку и последующие объекты.

Запрос, в котором не указан третий факт, не подкреплен результатами тестирования, независимо от его категории.

Приоритезация запросов на исключения в системе ERP по срокам и степени воздействия

Опытный спонсор просматривает список запросов, обращая внимание на то, чего в нём не хватает. Три пробела требуют осторожности: нормативная маркировка без указания имени специалиста, требование заказчика, приведённое по памяти, и физическое ограничение без данных по линии. Каждый из этих моментов не подтверждён, но не является ошибочным, поэтому запрос остаётся открытым.

Последовательность действий определяется датами. Срок классификации устанавливается, отсчитывая время назад от даты приемочных испытаний, с учетом одного полного цикла повторного тестирования и времени, необходимого специалистам на обработку. Запрос с указанием даты, который так и остался неподтвержденным, направляется спонсору. Запрос без даты, в котором отсутствуют пять обязательных сведений, возвращается заявителю. Настройки вступают в силу в стандартной версии с указанием даты проверки.

Роли и обязанности по проверке запросов местных предприятий

У местных специалистов завода находятся подтверждающие документы, зачастую на чешском языке: налоговое заключение, положения договора с заказчиком. Архитекторы группы отвечают за консолидацию, основные данные и план модернизации, но не могут тестировать то, что не могут прочитать. Назначенный валидатор, работающий в том же регионе, где хранятся документы, сначала проверяет каждый документ.

Руководитель программы координирует процесс рассмотрения и фиксирует каждое мнение, не подтверждая при этом ни одно из них. Руководство по внедрению от Microsoft отмечает, что заказчик и его партнер по внедрению могут по ошибке предположить, что ответственность за ту или иную деятельность лежит на другой стороне. Перед началом проверки необходимо в письменной форме указать по одному валидатору для каждого запроса.

Концепция распределения полномочий по принятию решений в системе управления многонациональными системами ERP

Орган, ответственный за проектирование, контролирует четыре защищенных элемента: консолидацию и план счетов, стандарты основных данных, план обновлений и нагрузку на службу поддержки. Стандарты основных данных и план обновлений могут быть отклонены на ограниченный период, если исключение носит единичный характер и имеет установленную дату пересмотра. В отношении плана счетов и правил консолидации это происходит крайне редко.

Начальник завода несет локальную ответственность за объемы производства и соблюдение требований. В рамках полномочий, закрепленных в уставе, начальник завода принимает решения по любым вопросам, не затрагивающим другие защищенные аспекты, например, по макетам этикеток. Устав программы определяет четыре параметра, устанавливаемые спонсором:

• Ограничение, связанное с конфигурацией на уровне отдельного объекта, которое архитекторы могут проверить, например, нагрузка на опоры.
• Ограничение на количество зарегистрированных обходных решений, таких как затраты на внесение изменений и повторное тестирование.
• Единое окно для подачи заявок на участие в конкурсах и рекомендаций.
• Доля оспариваемых сортировок по приоритету или подтвержденных установленных законом исключений, которая вызывает проверку шаблона перед переходом к следующему сайту.

Директор завода ставит соподпись под любым отклоненным запросом из первых трех групп и может оспорить приоритетную классификацию до истечения срока классификации. Инициатор принимает решение в течение установленного срока, а также принимает к рассмотрению запрос с указанием даты, который невозможно удовлетворить в установленный срок, и несогласие, которое остается в силе даже после полного рассмотрения доказательств. В данном случае лучшим вариантом обычно является тот, который легче всего отменить.

Когда следует привлечь временного директора программы ERP

Если у руководителя программы, владельца процесса и лица, ответственного за проектирование, есть время и установлен порядок эскалации, они могут решить проблему, и одно лишь локальное разногласие не требует назначения временного руководителя. Однако решение, за которое никто не несет ответственности, не может ждать следующего цикла заседаний руководящего комитета. Ответственность за него никто не несет, если имеет место любое из следующих трех обстоятельств:

• Указанные выше признаки сохраняются и после следующего заседания руководящего комитета.
• Дата юридического характера или дата клиента не имеет указанного валидатора.
• Этот же спор возвращается к инициировавшей сторону после завершения представления доказательств.

В таком случае... Временный директор программы ERP занимает должность руководителя программы. Временное руководство CE определяет полномочия перед тем, как предложить какую-либо кандидатуру: права принятия решений, структуру подчиненности и порядок эскалации. Руководитель подчиняется спонсору, а директор завода и проектный руководитель сохраняют свою собственную подотчетность. Затем временное руководство CE оценивает каждого руководителя с учетом конкретной ситуации, например, запуска первого объекта в двух странах.

Сфера применения делегированных решений при временном управлении ERP-системой

Спонсор передаёт те полномочия, которыми не обладает руководитель программы. Исполнительный директор принимает окончательное решение:

• Крайний срок классификации, предварительная сортировка и один назначенный проверяющий на каждый запрос.
• Подтверждённая группа каждого запроса после того, как валидатор предоставил подтверждающие данные.
• Какие запросы без даты не содержат этих пяти сведений и возвращаются заявителю.
• Зарегистрированы временные меры по выполнению просроченных обязательств в пределах установленного лимита.

В отношении защищенных элементов и заявок спонсоров руководитель дает рекомендации в установленный срок, но не принимает окончательного решения. Руководитель не отменяет критерии приемки, не подтверждает соответствие законодательным требованиям и не дает разрешение на запуск.

Руководитель несет ответственность за процесс, а не за итоговое решение: каждый запрос получает решение до установленного срока. Временный партнер CE совместно с заказчиком анализирует журнал решений, выявляя случаи игнорирования рекомендаций, несвоевременные ответы заказчика и обходные решения, срок рассмотрения которых истек. При передаче дел реестр исключений и процедура проверки передаются постоянному ответственному за проектирование.

Пример записи об исключительной ситуации в системе ERP для предприятия и практический пример

Пример из практики: устранение несоответствий в системе ERP на уровне предприятия

Приведенный ниже сценарий является гипотетическим. Он не основан на каком-либо проекте с клиентом.

Заказчику требуется собственный макет этикетки к установленной дате в рамках периода тестирования. Глобальный владелец процесса настаивает на использовании стандартной этикетки, чтобы обеспечить единый макет на всех предприятиях. Руководство заказчика, актуальность которого подтвердил его собственный контактный специалист, а также отклонение сканером служат убедительными доказательствами. Нагрузка на службу поддержки ограничивается одной конфигурацией печати, поэтому руководитель завода принимает решение в рамках установленных полномочий. Если бы макет затрагивал основные данные, решение принимал бы орган, уполномоченный утверждать дизайн.

Пример реестра исключений системы ERP, подлежащего аудиту

Глобальные исключения из шаблонов лучше всего рассматривать как решения, подлежащие аудиту. Ниже приведены четыре примера.

Этот спор по поводу законодательных норм иллюстрирует процесс проверки соответствия. Любое реальное чешское требование должно иметь собственный актуальный источник и обоснованное мнение местных экспертов.

Внедрение утвержденных исключений из системы ERP в процесс контроля изменений

Утвержденное исключение не вносит изменений в шаблон. Оно передается в службу контроля изменений, которая решает, следует ли изменить утвержденный базовый план, и берет на себя ответственность за последствия для затрат и графика. Отклоненные запросы сохраняются в архиве с указанием причин, чтобы на следующем объекте не пришлось повторять обсуждение.

Часто задаваемые вопросы: глобальное внедрение ERP-систем и местные требования

Нужны ли на всех производственных площадках одинаковые процессы ERP?

Нет. Модель данных, план счетов и правила консолидации остаются едиными. Операционные процессы могут различаться в тех случаях, когда имеются доказательства наличия нормативных, договорных или физических требований, которые стандартный процесс не может удовлетворить. За каждое отличие назначается конкретный ответственный, а в тех случаях, когда оно отклоняется от стандартов основных данных или пути обновления, устанавливается дата пересмотра. Один и тот же рабочий процесс может генерировать различные локальные результаты, например этикетку, при этом данные остаются общими.

Какие доказательства подтверждают обоснованность локального исключения из системы ERP?

Доказательство, которое может проверить посторонний человек и которое находится в распоряжении указанного владельца. Это означает: источник, предусмотренный законодательством и подтвержденный квалифицированным специалистом; положение договора; либо, в случае физического ограничения, данные измерений линии и демонстрация. Заявление, основанное на опыте, может служить отправной точкой для рассмотрения, но не может служить его окончательным завершением. Проектная группа также должна проверить стандартный вариант и зафиксировать результат.

Кто отвечает за проверку соответствия ERP-системы установленным законодательством требованиям?

Квалифицированный местный специалист по данной тематике: налоговый консультант — для налоговой отчетности, специалист по расчету заработной платы — для расчета заработной платы. Некоторые обязанности меняются в соответствии с законодательством, поэтому в заключении указывается дата. Тот же специалист подтверждает его перед окончательной повторной проверкой. Если заключение поступает после крайнего срока классификации, запрос принимает спонсор. Обязанность с указанной датой может выполняться в соответствии с зарегистрированным временным решением до поступления запоздавшего заключения.

Как осуществляется управление утвержденными исключениями в системе ERP в рамках контроля изменений?

Ответственное за проектирование подразделение регистрирует это и подает запрос на внесение изменений, охватывающий вопросы проектирования, конфигурации, затрат, тестирования и технической поддержки. За каждым изменением закреплён конкретный ответственный. Комиссия по контролю изменений анализирует полную стоимость, прежде чем принять решение об изменении базовой версии. До этого момента шаблон и его код на локальном уровне не изменяются. Единственным исключением является временное решение с установленной датой окончания, зарегистрированное в связи с обязательством с конкретной датой.

Связанные знания и дальнейшие действия

Нерешенные вопросы, связанные с адаптацией глобального шаблона ERP к местным требованиям, приводят к появлению локальных обходных решений, в результате чего группа теряет доступ к достоверным данным по предприятиям. Внедрение структурированного процесса оценки позволяет обеспечить удовлетворение обоснованных местных потребностей при одновременном сохранении целостности и согласованности основного глобального шаблона.

Рекомендуемые материалы:

• Немецкое руководство одобрило реструктуризацию чешского завода. Какова будет цена этой экономии?
• Когда несколько заводов в странах Центральной и Восточной Европы одновременно меняют масштаб производства, кто определяет последовательность этих изменений?
• Немецкое руководство считает, что чешский завод выполняет план. Данные о количестве часов на доработку свидетельствуют о том, что производственные мощности уже исчерпаны

CE Interim предоставляет уже прошедшего проверку, соответствующего требованиям задания и связанного обязательством о неразглашении руководителя, готового приступить к работе сразу после завершения брифинга по заданию. Если никто не берет на себя ответственность за принятие решения между проектным отделом и заводом, обратитесь к Временный партнер CE.