Вкратце

Готовность к вводу системы ERP в эксплуатацию зависит от документально подтвержденных данных, полученных с завода. Система ERP (планирование ресурсов предприятия) объединяет заказы, закупки, производство, запасы и финансы. Ввод в эксплуатацию — это день, когда завод начинает работать на этой системе. Спонсор может одобрить запуск, когда для каждого критически важного действия назначен ответственный и имеется либо подтверждающая документация, либо протестированный резервный план с датой завершения. Кроме того, должна быть проведена репетиция перехода на новую систему с соблюдением установленного графика. В случае отсутствия подтверждающих данных спонсор может отложить запуск, ограничить объем внедрения или принять зафиксированный риск, причем каждый из этих вариантов сопряжён с определёнными затратами.

Разграничение целевых сроков внедрения ERP-системы и данных о готовности к эксплуатации

На гипотетическом предприятии руководство группы ещё несколько месяцев назад определило выходные дни для перехода на новую систему (переключение). В отчёте по программе теперь указано, что настройка завершена, а тестирование идёт по плану. Перед заказчиком стоит практический вопрос: охватывает ли утверждение дату или завод, способный работать? Дата показывает, когда, согласно плану, ожидается готовность. Факты показывают, достиг ли завод этой готовности. Зеленый веха подтверждает сдачу пакета работ. Он не подтверждает, что заказы, материалы и счета-фактуры проходят через завод.

Задержки влекут за собой выплату гонораров партнерам по внедрению, продление контрактов с подрядчиками и сложные переговоры с советом директоров группы. Преждевременный запуск приводит к расходам, которые не отражены в отчете по программе. Заказы, которые невозможно отправить, не приводят к выставлению счетов, поэтому денежные средства остаются в ожидании. Задержка или недостоверность первых итогов периода из Польши приводит к тому, что головной офис вынужден управлять заводом, опираясь на менее достоверные данные, чем до запуска. Клиенты, сталкивающиеся с пропущенными поставками, обращаются с жалобами не только к руководству завода, но и к руководству группы. Это ослабляет авторитет местного руководства именно тогда, когда завод нуждается в нем больше всего.

Согласование подходов к оценке готовности головного офиса компании и местного завода

Руководящая группа в Мюнхене, Цюрихе или Париже обоснованно оценивает состояние программы на основе контрольных показателей, отчетов партнеров и шаблона группы. Она несет финансовую ответственность и подотчетна владельцу. Спонсор сопоставляет необходимость обеспечения единообразия в масштабах всей группы с возможностью завода справиться с запуском. Польский завод привязан к срокам поставок заказчикам и графикам смен, которые не изменяются в зависимости от даты выпуска программного обеспечения. Линейный менеджер, заявляющий, что складской процесс пока не работает, предоставляет оперативную информацию, а не оказывает сопротивление.

Перед запланированным пересмотром необходимо дать ответы на три межрегиональных вопроса. Кто на уровне группы утверждает отклонение от шаблона на местном уровне и в какие сроки? Какой руководитель в польском подразделении несет юридическую ответственность в случае сбоев в выставлении счетов или отчетности после запуска? Подходят ли руководство по эксплуатации (сценарий перехода) и рабочие инструкции для сменных бригад, говорящих на польском языке?

Ответственные за технологические процессы на предприятии заполняют для инициатора проекта один протокол о принятии решения о запуске (приведенный ниже). Если ни один из внутренних ответственных не обладает полномочиями в обеих организациях, эти полномочия может взять на себя руководитель, занимающий промежуточное положение между головным офисом и предприятием. Такой ответственный за готовность осуществляет делегированные инициатором проекта полномочия в обеих организациях и докладывает об одних и тех же фактах в обоих направлениях.

Операционные ключевые показатели эффективности и сигналы оценки диапазона рисков

«Окно риска» открывается, когда наступает срок выполнения первого обязательства, отсрочка которого влечет за собой значительные затраты. К таким обязательствам относятся, например, накопление запасов перед переходом на новую систему, сворачивание деятельности партнера по внедрению, уведомления клиентов и заморозка данных. В пределах этого окна начинается оценка готовности к внедрению ERP-системы, которая основывается на трех наблюдениях, сделанных на предприятии.

• Отчет по программе показывает «зеленый» статус, однако линейные руководители не могут без посторонней помощи провести ни одного заказа клиента через новую систему.
• Основные пользователи планируют в течение первых недель вести параллельную бумажную документацию.
• Скрипт перехода предусматривает перенос данных, но не включает ручные операции по приемке и отгрузке товаров.

Каждое замечание подразумевает запрос на предоставление доказательств и не содержит никаких сведений о сотрудниках завода. Недостающие этапы инструкции необходимо прописать до начала репетиции. Параллельные записи можно оставлять в течение первых недель, если в названии записи указан её автор.

Оценка готовности производственной системы ERP посредством сквозного тестирования заказов

Чтобы оценить готовность системы ERP к вводу в эксплуатацию, проследите за обработкой одного заказа клиента в новой системе. Пусть завод выберет именно этот заказ для проверки на наличие исключительных ситуаций, таких как частичная отгрузка, оформление экспортной документации или учет брака.

• Заказ поступает в систему.
• Система проверяет наличие сырья и резервирует его для заказа.
• Планировщик распределяет производственные мощности оборудования, а склад отгружает материалы на производственную линию.
• В этой строке фиксируются данные о готовой продукции и использованных материалах, включая отходы.
• Отдел отгрузки оформляет транспортные и таможенные документы и отправляет груз.
• Финансовый отдел выставляет соответствующий счет-фактуру и отражает выручку в учете.

Опытный директор завода анализирует этапы последовательно. Сбой в выдаче материалов (этап 3) или отгрузке (этап 5) в первую очередь затрагивает смену и заказчика. Для каждого из них необходим запасной план, отработанный сменой. Сбой в учетных данных по запасам выявляется последним и требует наибольших затрат на устранение, поэтому руководство проверяет именно их в первую очередь. Тестовый запуск, выполненный сменой, которая будет использовать систему, имеет большее значение, чем «идеальный» запуск, выполненный командой разработчиков.

Операция считается критически важной, если её сбой приведёт к остановке движения товаров, искажению учётных данных о запасах, задержке выставления счёта-фактуры или нарушению требований законодательства в отношении отчётности. Ответственное лицо за готовность предлагает классификацию, а спонсор утверждает её до того, как завод приступит к сбору подтверждающих данных. Другие операции могут выполняться с использованием заранее определённого ручного обходного решения в течение установленного периода.

Компания Microsoft Контрольный список перед запуском и свои рекомендации по подготовка к запуску характерны именно для Dynamics 365. Они по-прежнему служат полезным справочным материалом, помогающим определить, что именно должна проверять программа.

Первые шаги по созданию системы управления процессом перехода на ERP

Во-первых, спонсор назначает ответственное лицо за готовность, лицо, утверждающее отклонения от шаблона, и дату проведения проверки. Если «окно риска» уже открыто, проверка начинается с составления перечня существующих обязательств и тех, которые спонсор еще может отменить. Спонсор также сверяет дату перехода с датой закрытия финансового периода и запланированными остановками. Во-вторых, ответственные лица подтверждают свои действия, начиная с учетных записей о запасах и бухгалтерских записей — данных, которые впоследствии сложнее всего сверить. В-третьих, в ходе репетиции перехода, проводимой в установленное время, отрабатываются все резервные варианты.

Таким образом, спонсор принимает решение дважды. На этапе планового обзора возникает вопрос: оправдывают ли имеющиеся на данный момент данные принятие обязательств, которые ограничивают дальнейшие варианты действий. После репетиции возникает вопрос: следует ли продолжать, сузить масштаб или отложить проект.

Варианты принятия решений руководством: продолжить, отложить или сузить масштаб проекта

При принятии второго решения каждый вариант зависит от имеющихся данных.

• Продолжить когда за каждым критически важным действием закреплен ответственный, имеется либо подтверждение его выполнения, либо проверенный запасной вариант, и проведена репетиция с соблюдением временных рамок.
• Отложить если для критически важной операции отсутствуют подтверждающие данные или проверенный резервный план, за исключением случаев, когда совет группы соглашается принять на себя соответствующий риск. Отсрочку также следует применять, если предприятие не доверяет своим учетным данным о запасах или если нормативные требования не прошли экспертную оценку. В решении об отсрочке указываются доказательства, на основании которых назначается следующая дата, а также какие обязательства из «окна риска» сохраняются или возобновляются.
• Ограничить выпуск когда некритические модули могут подождать. Сокращённый объем работ должен обеспечивать непрерывный процесс от заказа до выставления счёта со всеми необходимыми согласованиями. Завод может начать работу с управления запасами, учёта производства и отгрузки, отложив на более поздний срок внедрение расширенного планирования. Это позволяет ускорить процесс за счёт отсрочки второго этапа перехода на новую систему.

Протокол управления эскалацией, критерии отката и операции после запуска

Если у операции нет назначенного ответственного или не предусмотрен проверенный резервный вариант, она передается спонсору. Спонсор согласовывает последнюю реалистичную точку отката, определяет, кто может инициировать откат, и какие условия вызывают такую инициирование. До тех пор, пока в новой системе не начнут регистрироваться реальные транзакции, возврат к текущей системе является вопросом планирования. После этого это означает сверку двух наборов записей.

В течение первых недель ответственное лицо за готовность предоставляет спонсору краткий отчет с согласованной периодичностью. В него включаются задержанные поставки, невыставленные счета-фактуры, отклонения в запасах и запасные варианты, срок действия которых истек, причем по каждому из этих показателей проводится сверка с заранее установленными лимитами.

Управление и роли в процессе принятия окончательного решения о запуске или отказе от внедрения системы ERP

По нашему мнению, лицо, рекомендующее запуск, не должно быть единственным, кто несет ответственность за его дату. Лицо, ответственное за готовность (обычно директор программы ERP), формирует отчет совместно с руководителями рабочих потоков завода и выносит рекомендацию. Поскольку именно эта должность несет ответственность за дату запуска, в рекомендации перечисляются все нерешенные риски наряду с утверждениями владельцев процессов. Партнер по внедрению сообщает о ходе работ и стоимости задержки, но не подтверждает готовность. Исполнительный спонсор (например, операционный директор группы) заслушивает обе стороны в присутствии руководства завода. Спонсор принимает решение о запуске или отказе от внедрения ERP и несет операционный риск. Спонсор должен заранее определить, кто может отказать в запуске и кто может отменить такой отказ.

Работа с возражениями владельцев процессов и неустраненными рисками

Каждый владелец процесса самостоятельно принимает решение о том, подписывать ли отчет по своему этапу. Ответственный за готовность предлагает, что следует считать подтверждающими доказательствами, а спонсор подтверждает это, присваивая классификацию «критически важный». Если владелец процесса отказывается подписать отчет, в записи указывается, какие доказательства отсутствуют, кто может их предоставить и в какие сроки. До тех пор данный этап не считается готовым.

Спонсор может одобрить документально подтвержденный риск в рамках некритических видов деятельности в пределах полномочий, делегированных советом директоров. Решение о запуске с использованием непроверенного резервного варианта в рамках критического вида деятельности выносится на рассмотрение совета директоров группы. То же самое касается любого отсрочки, выходящей за рамки бюджетных полномочий спонсора или влекущей за собой изменение обязательств перед заказчиком.

Роль внутреннего руководства по сравнению с временным руководством программой в процессе перехода

Внутренний руководитель программы может выполнять функции по обеспечению готовности, если он способен собрать необходимые данные и устранить зависимости. Временный директор программы становится востребованным в том случае, когда ни один из внутренних ответственных лиц не обладает полномочиями как в штаб-квартире, так и на заводе, временем для их реализации и независимостью от даты запуска. Внешнему специалисту требуется время для ознакомления с программой, поэтому раннее назначение оставляет больше возможностей, чем позднее. Проверка готовности завершается представлением отчета спонсору. Временный директор несет ответственность за то, чтобы каждому нерешенному вопросу был назначен ответственный и установлен срок решения.

На основании письменного поручения спонсора временный директор координирует работу владельцев процессов и центрального ИТ-отдела и не завершает репетицию перехода до тех пор, пока не будут запущены все резервные сценарии. Затем временный директор представляет спонсору одну рекомендацию с приложением перечня нерешенных рисков.

Временный партнер CE согласовывает полномочия со спонсором и курирует выполнение задания. Если штаб-квартира или завод оспаривают критерии доказательности, партнер излагает обе позиции, чтобы спонсор мог принять решение. Полномочия заканчиваются передачей документации постоянному владельцу.

Типовой протокол принятия решения о внедрении системы ERP и контрольный список

Приведенная ниже запись является вспомогательным документом для редакции, а не официальным сертификатом. Ответственное лицо за готовность указывает статус «критический», завод заполняет поля «воздействие» и «альтернативный вариант», а спонсор — поле «решение». В каждой записи эти поля остаются пустыми.

• Объем поступивших заказов от клиентов: Необходимые доказательства: отчеты о заказах, выбранных заводом в связи с исключительными обстоятельствами. Ответственное лицо: руководитель отдела обслуживания клиентов и планирования.
• Начальные запасы и остатки по счетам: Требуемые подтверждающие документы: результаты физического учета, сверенные с перенесенными записями. Ответственное лицо: менеджер по логистике завода.
• Приемка и хранение товаров: Необходимые доказательства: проверка в режиме реального времени квитанций и производственных отчетов. Ответственное лицо: менеджер по логистике завода.
• Учет производства и использование материалов: Требуемые подтверждающие документы: пробный запуск на действующей линии с использованием рабочих инструкций, которые будут применяться в данной смене, включая отходы. Ответственное лицо: директор по производству.
• Документы на отгрузку и доставку: Необходимые подтверждающие документы: документы, сверенные с перевозчиками по фактическим отгрузкам. Ответственное лицо: руководитель отдела цепочки поставок и логистики.
• Выставление счетов и отчетность, предусмотренная законодательством: Требуемые подтверждающие документы: счета-фактуры и отчетность по итогам периода, проверенные местным специалистом. Ответственное лицо: финансовый директор, Польша.
• Репетиция перехода: Требуемые доказательства: репетиция с указанием времени и запасным маршрутом. Ответственное лицо: директор программы ERP.

Выполнение решения и передача документации после принятия решения

Зафиксируйте утвержденный объем работ, условия, с которыми согласились и кто именно их одобрил, ответственное лицо по каждому нерешенному вопросу, а также дату следующего пересмотра. Учитывайте все согласования специалистов и фактические условия договора. Данная запись не заменяет ни того, ни другого.

Часто задаваемые вопросы об оценке готовности к запуску системы ERP

Означает ли запланированная дата запуска, что система готова к вводу в эксплуатацию?

Сама по себе — нет. Эта дата отражает плановые допущения и этапы выполнения контракта. Для подтверждения готовности необходимо доказать, что завод способен принимать материалы, вести производство, отгружать товары и выставлять счета-фактуры в соответствии с требованиями. Пока таких доказательств нет, эта дата остается ориентировочной.

Все ли дефекты в открытом программном обеспечении считаются препятствиями для запуска?

Не сама по себе. Степень серьезности важнее количества. Устранение косметического дефекта может быть отложено до этапа поддержки после запуска. Дефект, который приводит к остановке поставок, повреждению запасов или нарушению требований законодательства в отношении отчетности, требует исправления или проверки резервного варианта до выпуска.

Кто рекомендует и утверждает версию ERP для ввода в эксплуатацию?

Ответственное лицо по готовности выносит рекомендацию на основании зафиксированных данных. Исполнительный спонсор дает разрешение на запуск после консультации с руководством завода. Решения, выходящие за пределы делегированных полномочий спонсора, передаются на рассмотрение совета группы.

Можно ли безопасно осуществить внедрение ERP-системы с ограниченным объемом работ?

Это возможно, если сокращённый объем работ по-прежнему обеспечивает непрерывный процесс от заказа до выставления счёта. Кроме того, необходимо получить все требуемые согласования, назначить ответственное лицо за каждый обходной путь и разработать план второго перехода на новую систему.

Связанные знания и дальнейшие действия

Когда никто не несет ответственности за подтверждение готовности системы ERP к вводу в эксплуатацию, заказчик может одобрить запуск, располагая неполной информацией. Если заказчик не может указать такого ответственного лица, то Временный директор по трансформации и программам может хранить запись о решении о запуске до момента передачи.

Рекомендуемые материалы:

• Закрытие завода в США из Германии: временный руководитель предприятия, который справился с этой задачей за шесть месяцев
• Один поставщик обслуживает несколько заводов в странах Центральной и Восточной Европы. Как следует распределять ограниченные запасы материалов?
• Почему установка целевого показателя себестоимости продукции не является переработкой операционной модели

Запуск проекта, не подкреплённый достаточными доказательствами, может привести к задержке отгрузок, невыставлению счетов и недостоверному закрытию отчётного периода. CE Interim обеспечивает руководство на международном уровне: мы предлагаем уже прошедшего проверку руководителя, подходящего под требования проекта и связанного обязательством о неразглашении, готового приступить к работе сразу после согласования задания.

Чтобы обсудить временный мандат программы и вопросы передачи полномочий, обратитесь к Временный партнер CE.