Вкратце

Когда швейцарская материнская компания и её румынский завод руководствуются разными данными, проблема редко заключается в нечестности. Головной офис опирается на сводные ежемесячные отчёты системы ERP (планирования ресурсов предприятия). Завод же работает по местным графикам, принимает неформальные решения о доработке и ведёт неучёную незавершённую продукцию. Пока обе стороны не будут опираться на единую проверенную базу данных, совет директоров не сможет оценить собственный риск. Восстановление контроля означает установление фактической ситуации на месте и определение того, кто вправе принимать какие решения. Это подразумевает назначение руководителя, обладающего как финансовыми, так и операционными полномочиями.

Причина: операционная отчетность и состояние денежного потока перестали совпадать

Ситуация доходит до совета директоров в вполне понятном виде. Румынское дочернее предприятие сообщает о стабильных объемах производства, приемлемых показателях поставок и контролируемых затратах. Однако консолидированные данные о состоянии денежных средств говорят о другом. Оборотный капитал растет, и завод вновь запрашивает финансирование. Никто на уровне группы не может объяснить, чем эта ситуация отличается от общей картины.

Инстинктивно возникает желание потребовать более подробной отчетности, и это вполне обоснованно. Более подробная отчетность — это рычаг, которым может воспользоваться головной офис. Однако отчетность, составленная на основе тех же данных, не делает эти данные более надежными. Советы директоров действуют медленно еще и по второй причине. Установление реального положения дел влечет за собой определенные последствия — от списания запасов до пересмотра уже утвержденной нормы прибыли. Генеральный директор группы или владелец семейного бизнеса, взвешивающий этот шаг, несет реальные издержки, а не просто избегает неприятного разговора.

График определяет сроки, а не неудобства: подсчет и аудит по итогам года, очередная проверка соблюдения условий кредитного соглашения, очередной транш финансирования. Если эту позицию первым обнаружит в ходе комплексной проверки или при проведении аудита по итогам года, то оценивать её будет кто-то другой. И подсчёт, и списание проходят проще, когда дату выбирает сам владелец.

Почему разрыв в трансграничной отчетности между производственными предприятиями и головным офисом увеличивается

Его расширяют четыре условия, каждое из которых имеет обоснованное происхождение.

В тех случаях, когда маршруты групповой системы ERP не отражают реальные времена наладки, местные планировщики составляют таблицы для организации работы на день. Существуют две записи, но при принятии решений они опираются только на одну из них.

Когда решение о списании принимается на уровне группы, завод откладывает бракованные детали для доработки, которая так и не происходит. Они остаются в учете как незавершенное производство: это пробел в организации производственного процесса, а не попытка обойти правила на местном уровне.

Когда предприятие оценивает своевременность поставок по собственному скорректированному сроку, обе стороны проводят оценку честно, однако оценивают разные показатели. «Международный журнал по наукам о качестве и обслуживании» определяет это является типичной особенностью непроверенных репортажей с линии фронта.

Расстояние лишает возможности неформальной корректировки, которую осуществляет местный контролер, обходя производственные помещения. При работе через границу отклонения объясняются посредством видеозвонка — зачастую верно, — но никто не сверяет их с данными из контейнера.

Речь идет не о дочерней компании, скрывающей свою позицию от владельца. Речь идет о двух организациях, каждая из которых действует разумно и владеет своей половиной общей картины. Ничто не связывает результаты на уровне оборудования с финансовыми показателями. Во многих исследовательских отчетах эта связь рассматривается как необходимое условие для управления операционными и финансовыми показателями.

Особые проблемы в области финансовой отчетности в швейцарско-румынской обрабатывающей промышленности

Три особенности затрудняют закрытие этой версии. Румынское юридическое лицо ведет бухгалтерский учет в соответствии с местным налоговым законодательством правила, наряду с консолидированной отчетностью. Существуют два законных набора бухгалтерских отчетов. Местные органы уделяют внимание именно тому, который поддерживают налоговые органы. Швейцарская группа применяет порог существенности, но местная финансовая команда, возможно, даже не слышала об этом. Остатки, которые завод рассматривает как операционные операции, как раз и являются теми, которые имеют значение при консолидации. Пересчет в швейцарские франки (CHF) и румынские леи (RON) поглощает часть отклонения в стоимости конвертации, прежде чем оно достигнет консолидированной маржи. Это одна из причин, по которой себестоимость единицы продукции и движение денежных средств могут выглядеть обоснованными. Группа может проверить два из этих аспектов из Швейцарии. Один из них — сверка нормативной оценки запасов с данными группы по категориям. Другой — пересчёт себестоимости единицы продукции в RON по постоянным курсам. Вопрос существенности требует обсуждения с местным контролером, а не простого предоставления файла.

Как совет директоров выявляет несоответствия в отчетности о результатах деятельности завода

Штаб-квартира может следить за соблюдением этих условий без проведения расследования.

• При проведении закрытия месяца требуется вносить корректировки вручную для сверки учетных регистров запасов с результатами физического учета, и объем этих корректировок не уменьшается.
• Оборотный капитал растёт, в то время как объём производства и портфель заказов остаются на прежнем уровне.
• Расход материалов постоянно превышает показатели, указанные в спецификации.
• Надбавки за грузоперевозки и сверхурочная работа относятся к группам косвенных затрат, а не к тем клиентам, которые их вызвали.
• На одном и том же совещании начальник завода, директор по качеству и местный контролер по-разному описывают один и тот же случай невыполнения обязательств по поставке.

Если любые три из этих пяти показателей сохраняются в течение двух месячных отчетных периодов, головной офис реагирует на период, который уже завершился.

Шаги по созданию единой базы проверенных фактов для всех производственных площадок

Начинать с системы отчетности — неверный первый шаг. Система, построенная на непроверенных остатках, лишь быстрее воспроизводит ту же ошибку. Процесс следует начинать с физического пересчета сырья, незавершенного производства, готовой продукции и непересчитанных стеллажей с бракованной продукцией. Команда сверяет результаты инвентаризации с данными главной бухгалтерской книги и в течение трёх–четырёх недель представляет совету директоров предложение о списании. Пересчитайте поставки за последние шесть месяцев с учётом первоначальных сроков, запрошенных заказчиками. Балансовая отчётность — это лишь половина того, что учитывает совет директоров при определении цены.

Следует считать отклонение конструктивным дефектом до тех пор, пока доказательства не укажут на обратное. Отклонение, происходящее из неучтенного процесса, является структурным. Отклонение, которое меняется по мере его изучения командой или которое кто-то корректирует после даты подсчёта, свидетельствует, напротив, о неправомерности. В таком случае меры реагирования меняются: необходимо сохранить доказательства и обеспечить к ним доступ, привлечь консультантов, а затем обратиться к руководству завода. Решение о таком переходе принимает заказчик проекта — как правило, генеральный директор группы или ответственный член совета директоров — на основании имеющихся доказательств, а не только руководитель.

Пока ведётся подсчёт, завод продолжает отгрузки. Команда проводит контролируемый подсчёт по зонам, а не полностью останавливает работу. Финансирование переводится на скользящий прогноз вместо выделения средств по заявкам. Как только команда определяет текущее положение, два определения становятся важнее, чем любой проект ERP. Журналы рабочих станций фиксируют брак сразу же после его возникновения, а не в системе в конце месяца. Своевременность поставки оценивается относительно первоначальной даты, указанной заказчиком.

Права принятия решений подчиняются той же логике. Завод регистрирует утилизацию брака, стоимость которого не превышает согласованную сумму, на местном уровне в тот же день. Все случаи, превышающие эту сумму, передаются в головной офис в установленные сроки. Головной офис обязуется информировать местный персонал о значимости таких случаев и реагировать на эскалации в установленные сроки. Гармонизация системы ERP и назначение постоянного финансового руководителя могут подождать до тех пор, пока этот механизм не начнет функционировать.

Два решения Совета директоров, касающиеся оперативного управления, которые не подлежат делегированию

Компромисс здесь не так очевиден, как кажется. Речь идет не о выборе между точностью и скоростью. На самом деле выбор заключается в том, согласиться ли на заметное снижение стоимости активов сейчас, создав тем самым базу фактов, на которую можно будет опираться при принятии всех последующих решений. Альтернативой является финансирование позиции, стоимость которой группа не может оценить. За этим выбором стоят два решения.

Первое решение касается последовательности раскрытия информации. Спонсор принимает его до начала подсчёта, а не импровизирует, когда цифра уже известна. Оно определяет, когда об этом узнают аудитор и любой банк-кредитор. Кроме того, оно определяет, как списание отражается в бухгалтерской отчётности Румынии, а также в консолидированной отчётности группы.

Второй фактор — местное руководство. По умолчанию директор завода и местный контролер остаются на своих должностях. Именно они обладают знаниями о технологическом процессе, от которых зависит подсчёт. Порог утверждения, превышающий их полномочия, привёл к отражению убытков в незавершённом производстве, а не к их собственным решениям. Только сокрытие информации — после того, как группа предоставит полномочия честно отражать убытки — изменяет это положение по умолчанию.

Управление трансграничными операциями с привлечением временного финансового директора

Этот пробел устраняет руководитель, работающий на месте и обладающий полномочиями как в отношении финансовых показателей, так и в отношении процессов. Речь идет о назначении временного финансового директора (CFO) с четко сформулированным операционным мандатом; в некоторых случаях мандат сочетает в себе функции временного финансового директора и операционного директора (COO). В случае, когда предметом мандата является недостоверная отчетность, заказчик не может полагаться исключительно на отчеты самого руководителя. Эти отчеты требуют независимой проверки. Партнёр CE, выполняющий функции временного финансового директора, занимается именно этой работой на протяжении всего срока действия мандата. 

Временный финансовый директор проверяет отчетность до того, как она поступит в совет директоров, и через согласованные промежутки времени сверяет фактическое состояние дел с отчетными данными. Партнер обеспечивает постоянную готовность канала эскалации. Поскольку мобилизация входит в критический путь, проверенный руководитель, соответствующий требованиям задания, готов приступить к работе в течение 72 часов после завершения брифинга по заданию. Задание завершается передачей полномочий. Команда подтверждает передачу полномочий после того, как система контроля проработала полный отчетный цикл без вмешательства руководителя. К этому моменту определения, пороговые значения и порядок эскалации уже доказали свою эффективность.

Пример из практики: швейцарский промышленный концерн привлекает временного финансового директора для оздоровления румынского завода

Вот история швейцарского концерна по производству прецизионных промышленных компонентов, имеющего производственное подразделение в Трансильвании (Румыния), где работает 380 человек. Ежемесячные отчеты показывали, что OEE (коэффициент общей эффективности оборудования) на уровне 78% и показатель своевременности поставок — 96%. Тем не менее предприятие нуждалось в экстренных финансовых вливаниях в размере 450 000 швейцарских франков каждый квартал.

В первую неделю к исполнению обязанностей приступил временный финансовый директор, на чью компетенцию входили функции как финансового директора, так и операционного директора. В сферу его ответственности входили как финансовое состояние компании, так и производственный процесс. В ходе проверки было выявлено использование трёх параллельных системы учета, в том числе системы ERP, которая обновлялась вручную через несколько недель после отгрузки. Было обнаружено, что на неуправляемых дополнительных стеллажах хранилось незавершённое производство на сумму 1,2 млн швейцарских франков.

Спонсор проинформировал аудитора группы ещё до окончания финансового года и подтвердил, что директор завода и местный финансовый контролер останутся на своих должностях. Проверка проводилась совместно с коллективом завода. Руководитель поначалу не вносил изменений в систему ERP, панель мониторинга и организационную структуру. Проблемы с стеллажами затормозили процесс проверки до тех пор, пока спонсор не делегировал полномочия по утилизации заводу, поскольку на местном уровне никто ими не обладал. Отчет о списании был один раз представлен совету директоров с приложением подтверждающих документов. Временный партнер CE проверил его, сопоставив результаты инвентаризации с отчетными данными.

В течение шестидесяти дней головной офис обеспечил прозрачность данных по часовому объему производства, браку и затратам на переработку. К девяностому дню оборотный капитал сократился на 1,8 млн швейцарских франков. В основном это была разовая корректировка, а не фундаментальное формирование денежных потоков, что подтвердилось при следующем закрытии отчетного периода. Девяностый день ознаменовал достижение подтвержденной прозрачности данных и проведение корректировки, а не завершение мандата. Спустя несколько месяцев назначенный на постоянную должность финансовый директор унаследовал систему контроля, проверенную в течение полного отчетного цикла.

Часто задаваемые вопросы о временных полномочиях финансового директора

Чем временный руководитель отличается от судебного аудитора?

Аудитор составляет отчет о случившемся и уходит, тогда как временный руководитель получает полные полномочия для реорганизации системы отчетности, перераспределения полномочий по принятию решений и обеспечения реального восстановления деятельности. CE Interim восстанавливает полный оперативный контроль за счет привлечения руководителей, которые несут полную ответственность на всех этапах — от первоначального сбора фактов до окончательной сдачи дел.

Какая руководящая должность подходит для данной ситуации?

Для управления финансами требуется временный финансовый директор (CFO), а для обеспечения операционной деятельности на производстве — временный операционный директор (COO). Когда требуются обе должности, часто оптимальным решением для предотвращения пробелов в руководстве является объединение их в рамках одного полномочия. CE Interim учитывает ваши конкретные потребности, подбирая подходящего руководителя с учетом конкретных пробелов в операционной деятельности, что обеспечивает четкое распределение полномочий и бесперебойное выполнение задач.

Мы уже ведём подбор кандидатов на должность финансового директора на постоянной основе для дочерней компании. Стоит ли нам подождать? 

Нет. Набор персонала на должность, состояние которой не проверено, вынуждает нового сотрудника сталкиваться с скрытыми проблемами, масштаб которых не оценен. CE Interim ускоряет процесс поиска постоянного кандидата, направляя временного руководителя, который сначала выясняет фактическую ситуацию и приводит в порядок финансовую отчетность, что позволяет вам нанять постоянного финансового директора в стабильную и проверенную контрольную среду.

Как долго должен действовать такой мандат?

Этот период должен быть достаточно длительным, чтобы установить факты, внедрить механизмы контроля и пройти как минимум один полный отчетный цикл без прямого вмешательства временного руководителя — как правило, это срок, близкий к шести месяцам. Программа «CE Interim» гарантирует устойчивые результаты, обеспечивая самостоятельное функционирование новых процессов отчетности до того, как наш руководитель передаст управление.

Не приведет ли назначение временного руководителя к дестабилизации работы местной управленческой команды?

Но не в том случае, если это правильно подать. Местные команды, как правило, с радостью принимают возможность честно докладывать о ситуации после того, как им пришлось испытывать трудности из-за нереалистичных ожиданий и ограниченных полномочий по принятию решений. Временный руководитель CE стабилизирует организацию, конструктивно сотрудничая с действующими менеджерами и оказывая им явную поддержку, необходимую для того, чтобы они могли без страха раскрывать правду.

Связанные с этой темой сведения и дальнейшие шаги при подборе временных руководителей

• Оперативный поворот
• Временный финансовый директор
• Вопросы и ответы для компаний

Если отчеты вашей румынской дочерней компании и данные о её финансовых результатах отражают разные сферы деятельности, то даже дополнительная отчётность вряд ли позволит согласовать их. A Временный партнер CE может помочь определить полномочия исполнительной власти, которые требуются в сложившейся ситуации.