Вкратце

Приемка результатов внедрения ERP подтверждает, что пакет работ соответствует условиям контракта и что бизнес может работать на его основе. Когда интегратор сообщает о завершении этапа, это является отчетом о ходе работ, а не данным подтверждением. Прежде чем кто-либо поставит подпись, необходимо сопоставить согласованный объем работ, критерии приемки и результаты тестирования со стороны бизнеса. Затем следует указать, кто уполномочен подписать каждую часть. Техническое завершение, приемка со стороны бизнеса, коммерческое одобрение и запуск в производство — это четыре отдельных решения.

Управление сертификатами о прохождении этапов внедрения ERP и счетами-фактурами

Партнер по внедрению направляет на подпись сертификат о завершении этапа работ. Он касается вашей системы ERP — бизнес-системы, которая объединяет заказы, закупки, производство, складские запасы и финансы. На панели мониторинга статус этапа разработки отображается как 100 %. Вместе с ним поступает счет-фактура, привязанная к данному этапу. Менеджер по работе с клиентами партнера просит оперативно подписать документ, поскольку завершение данного этапа является условием для перехода к следующему. За этим этапом следуют период ввода системы в эксплуатацию, обязательства по поставкам клиентам и закрытие отчетности группы.

Этот запрос вполне обоснован. Партнер выполнил работы в соответствии с договором и планирует работу своей команды с учетом следующего этапа. Финансовый отдел группы и заказчик заинтересованы в поддержании динамики и конструктивных отношений. Отказ от подписания может быть воспринят как проявление враждебности.

Однако под указанным статусом скрываются нерешенные вопросы. Ключевые пользователи в компании сообщают, что критически важные транзакции электронного обмена данными (EDI) превышают допустимый объем и завершаются из-за превышения лимита. Процедуры оценки запасов приводят к несогласованным расхождениям в бухгалтерских книгах. Экраны отслеживания брака на производстве по-прежнему не настроены.

Подпись без оговорок сопряжена с риском. Впоследствии компания может столкнуться с тем, что её подпись будет расценена как подтверждение приемки работ, которые никто не проверял. Это также может ослабить её позицию на переговорах и переложить расходы на ремонт на внутренние подразделения. Именно формулировка договора определяет, к чему обязывает подпись, поэтому юрисконсульт проверяет сертификат и все условия удержания до первой подписи.

Проблемы, связанные с согласованием результатов внедрения трансграничной системы ERP

Когда договор заключается в одной стране, а риск связан с другой, исход зависит от ответа на один вопрос: кто может отказать в выдаче сертификата?

Головной офис, как правило, заключает договор на выполнение работ системным интегратором на языке группы и на условиях группы. Затем руководящий комитет рассматривает бюджетные этапы, графики внедрения и отчеты о ходе работ поставщиков. Для группы это вполне приемлемые инструменты. Однако они не дают представления о том, что завод сможет запустить в следующую смену.

На предприятии существуют местные особенности, которые договор охватывает лишь частично. К ним относятся установленные законом форматы подачи документов, графики смен, требования транспортных компаний и сроки доставки клиентам. Производственный модуль может работать в тестовой среде. Однако он по-прежнему может давать сбои при взаимодействии с местным оборудованием для печати штрих-кодов или при автоматическом формировании документов для транспортных компаний. В таком случае предприятие не сможет осуществить отгрузку.

Этот разрыв приводит к спору по поводу классификации. Команда завода считает, что данное ожидание уже учтено в техническом задании. Интегратор же рассматривает тот же пункт как новое требование, выходящее за рамки согласованного объема работ. Обе точки зрения могут быть искренними, поскольку каждая сторона изучает одни и те же документы с разными целями.

Полномочия должны соответствовать характеру каждого решения. Группа отвечает за договор, условия оплаты и взаимоотношения с интегратором. Владелец технологического процесса на предприятии отвечает за приемку со стороны бизнеса, включая право отклонять то, что предприятие не может эксплуатировать. Без единого ответственного лица со стороны заказчика, которое учитывало бы обе точки зрения, спор затягивается, а оплата откладывается.

Выявление несогласованных практик утверждения этапов внедрения ERP-систем

Отметки появляются в календаре раньше, чем в системе. Подписи ставятся в соответствии с квартальными периодами или циклами выставления счетов, а не по завершенным протоколам пользовательского тестирования. Поступают запросы на внесение изменений для исправления функций, которые владельцы процессов ожидали увидеть в базовом контракте. Руководящий комитет подписывает документ на основании устного обещания партнера устранить открытые дефекты на более позднем этапе. Отдел закупок или ИТ-отдел подписывает сертификат без согласования с руководителями, управляющими бизнесом.

Один признак является основанием для проверки доказательств. Наличие нескольких признаков одновременно является основанием для приостановки утверждения этапных результатов ERP до тех пор, пока ответственные за процесс не проведут их анализ.

Выделение ключевых решений в управлении ERP-системами

Руководство Microsoft по внедрению Dynamics 365 рекомендует что в контракте должны быть определены роли, обязанности и вопросы, выходящие за рамки проекта. В нем содержится предупреждение о том, что заказчик может полагать, что партнёр занимается тем или иным видом деятельности, в то время как партнёр, в свою очередь, полагает, что этим занимается заказчик. Данное руководство касается одной платформы. Вопрос, который оно поднимает — кто за что отвечает — лежит в основе управления партнёрами в любой программе внедрения ERP-системы.

На практике в одном сертификате скрываются четыре решения. Разделите их и назначьте каждому из них своего владельца.

• Техническое завершение. Архитекторы решений подтверждают, что код, конфигурация и интерфейсы соответствуют техническому проекту.
• Принятие со стороны бизнеса. Владельцы процессов подтверждают в ходе пользовательского тестирования, что конечный продукт обеспечивает выполнение повседневных операций.
• Утверждение этапа коммерческой реализации. Уполномоченный специалист по коммерческим вопросам утверждает данный этап в соответствии с условиями оплаты, предусмотренными контрактом.
• Передача в серийное производство. Заказчик принимает решение о том, когда проверенная технологическая линия будет запущена в серийное производство.

Пакет может быть технически завершен, но пока не принят бизнес-подразделением и не выпущен.

Рекомендации Microsoft по тестированию штаты что заинтересованные стороны и пользователи должны дать свое согласие и одобрить решение. В документе также отмечается, что такое согласие не означает, что решение является идеальным. Оно означает, что решение "достаточно хорошее для безопасного и эффективного ведения бизнеса". Для заказчика это вполне приемлемый критерий: безопасная эксплуатация с учетом указанных нерешенных вопросов, а не стремление к совершенству.

Классификация проблем в системах ERP: дефекты и запросы на изменение объема работ

Один вопрос определяет дальнейшую судьбу спорного товара. Является ли данный товар неполной поставкой в соответствии с договоренностью или новым требованием? Решайте этот вопрос, опираясь на документы, определяющие объем работ, и согласованные критерии приемки, а не путем переговоров под давлением счетов-фактур.

Выполняйте задание в указанном порядке.

1. Определите соответствующие возможности в подписанном техническом задании, документе функционального проектирования (FDD) и согласованных технологических схемах.
2. Если это предусмотрено в документе, а в результатах работы это не выполнено, следует зарегистрировать неполную согласованную поставку. Партнер исправляет это в соответствии с условиями контракта.
3. Если данный аспект не охвачен ни одним базовым документом, зарегистрируйте новое требование. Затем оно передается на рассмотрение в рамках процедуры контроля изменений в объеме работ.
4. Если в документах имеются неясности, передайте вопрос на рассмотрение указанному лицу, ответственному за принятие решения. Перед подписанием договора необходимо провести экспертную проверку его формулировок.

Классификация не является оценкой работы интегратора. Один пакет может содержать как дефект, так и обоснованное новое требование. Запишите позицию интегратора рядом с позицией заказчика и обеспечьте видимость обеих позиций.

Оценка рисков, связанных с утверждением или отказом в утверждении ERP

Открытый дефект не блокирует веху автоматически. Решающим фактором является его влияние на критически важные бизнес-процессы. Заказчик может принять результат, если ни один из открытых дефектов не затрагивает заказы, производство, доставку или выставление счетов. Он может принять результат с оговорками. Для каждого открытого дефекта назначается ответственное лицо и устанавливается срок устранения; если это предусмотрено контрактом, удержание средств производится после подтверждения исправления. В случае сбоя критически важной функции заказчик возвращает результат работы с задокументированным журналом дефектов. Если классификация дефекта остается спорной, вопрос передается на рассмотрение руководителю-спонсору интегратора.

Каждый из этих путей сопряжен с рисками. Подписание договора позволяет команде интегратора придерживаться графика и плана. Отсрочка защищает объект и обеспечивает сохранность аудиторского следа, но имеет свои издержки. Консультанты интегратора могут переключиться на другие задачи. Их повторная мобилизация может занять время, которого нет в рамках окна запуска. Приостановка также может вступить в противоречие с обязательствами перед заказчиком и сроками следующего расчетного периода. В случае некритических проблем условное принятие с указанием сроков исправления позволяет ограничить эти затраты, поскольку приостановка касается только нерешенной проблемы, а не всей команды. В случае критического сбоя приостановка остается в силе. Заказчик может тогда согласовать план устранения неполадок, который позволит команде интегратора сосредоточиться на устранении данной проблемы.

Для финансового директора Группы и Совета директоров неверная подпись влечет за собой три вида издержек. Это: досрочное освобождение от обязательств по удержанию, отчетность Группы с неусворенными данными о стоимости запасов и завод, который не может осуществлять отгрузки. Совету директоров не нужен журнал дефектов. Ему необходимо знать, какой риск несет спонсор и кто его одобрил.

Определение полномочий по принятию решений об внедрении ERP и правил управления

Заранее согласуйте эти правила с финансовым директором Группы. Они распространяются на любого, кто отвечает за утверждение, будь то внутренний руководитель программы или временный руководитель.

• Отмена отказа. Только руководитель группы с указанием имени может отменить отказ, вынесенный ответственным за технологический процесс на предприятии. Информация об отмене отказа с указанием причины заносится в реестр утверждений, описанный ниже.
• Пределы полномочий. Спонсор принимает решения в рамках согласованных пределов. Финансовый директор Группы принимает решения, выходящие за эти пределы, либо в случае наступления одного из перечисленных ниже условий. Спонсор принимает решение о запуске в производственную среду в рамках согласованных сроков ввода в эксплуатацию.
• Пороговые значения. Укажите сумму удержания в евро и срок вступления в силу в днях. Оба параметра устанавливает финансовый директор группы.
• Порядок эскалации. Ответственное лицо по приемке сначала информирует спонсора. Затем, при наступлении одного из перечисленных ниже условий или в случае разногласий между ними, ответственное лицо передает вопрос на рассмотрение финансовому директору группы, при этом спонсор также информируется об этом. Информация о разногласиях заносится в реестр.
• Совет директоров. В рамках делегирования полномочий в Группе установлен предельный уровень полномочий финансового директора Группы. Совет директоров получает одностраничный отчет из бухгалтерской книги и принимает решения только по вопросам, выходящим за пределы этого уровня.

Четыре триггера отправляют подтверждение финансовому директору группы.

• Принятие заказа приведет к освобождению залоговых средств, превышающих оговоренную сумму.
• Принятие этого решения приведет к тому, что важнейший функционал останется недоработанным или запуск системы будет отложен на срок, превышающий согласованный.
• Неурегулированная позиция приостанавливает выполнение заказов, производство, доставку или выставление счетов.
• Лицо, не отвечающее за выполнение процесса, ставит подпись под ним.

Оценка результатов внедрения ERP с помощью реестра приемо-сдачи

Приведенная ниже таблица приемки предоставляет исполнительным спонсорам структурированный подход к оценке рабочих пакетов партнеров: одна строка на каждый пакет и одно решение в каждой строке. Она также помогает разрешать споры по классификации и обеспечивать подписание документов с указанием ответственных лиц. Данный сценарий носит иллюстративный характер и не является реальным примером из практики компании CE Interim. Чешское дочернее предприятие французской группы получает сразу четыре сертификата по рабочим пакетам.

Руководитель программы формирует каждую строку на основе согласованного критерия, доказательств, открытого вопроса, классификации и официального решения. Заказчик также учитывает, кто проводил каждое тестирование. Доказательства, предоставленные бизнес-пользователями или независимым консультантом, имеют больший вес, чем журнал, составленный исключительно интегратором.

Рабочий пакет 1: Приемка модуля учета расхода материалов

Партнер сообщает о завершении работы над этим модулем. В промежуточной строке отражаются выводы, сделанные компанией.

• Согласованный критерий: 100-процентная автоматическая обратная отметка сырья после подтверждения готовой продукции.
• Доказательство: журнал интеграционных тестов подтверждает выполнение 20 производственных заказов; функция обратной отчетности работает.
• Открытая задача и ответственное лицо: Дефект № 104: Сбой логики разделения партии при работе с неполными поддонами; назначен ведущий специалист по поставщикам.
• Классификация: Неполная поставка (дефект): Требование, зафиксированное в разделе 3.2 документа FDD.
• Решение: Условное принятие: Принято при условии установки исправления № 104 до 15 ноября; удержание в размере 25 тыс. евро.

Один подпись означала бы принятие процедуры обратной проверки, которая не работает в случае частично загруженных поддонов. В результате учет запасов может не совпадать с данными физического учета. Условная приемка позволяет продолжить выполнение этапа и обязывает партнера соблюдать установленный срок.

Рабочий пакет 2: Оценка интерфейса выставления счетов в формате EDI на портале поставщиков

Партнёр сообщил о завершении разработки интерфейса, и компания провела его тестирование с участием реальных поставщиков.

• Согласованный критерий: успешная передача и автоматический прием электронных счетов-фактур по стандарту VDA 4938.
• Подтверждение: успешно выполнен протокол сквозного тестирования интерфейса с участием трёх действующих поставщиков автомобильной промышленности.
• Неустраненная проблема и ответственное лицо: Неустраненная проблема: в электронных письмах с автоматическими уведомлениями неправильно отображается форматирование на французском языке.
• Классификация: Новое требование (изменение): Многоязычный макет электронного письма не входил в базовый объем работ.
• Решение: Утверждено (направлено в отдел контроля изменений): этап принят; запрос по электронной почте передан в Совет по изменениям.

Эта линия обеспечивает защиту интегратора. Интерфейс взаимодействует с тремя действующими поставщиками, поэтому формат французских электронных писем не сдерживает достижение этапа. Используется маршрут внесения изменений, который также демонстрирует трансграничную модель. Требование к языку легко учесть в головном офисе и легко исключить из базового объема работ. Маршрут изменений позволяет группе определить статус и стоимость требования, в то время как завод сохраняет рабочий интерфейс.

Рабочий пакет 3: Тестирование системы комплектования и упаковки на складе

Компания протестировала этот пакет с участием своих операторов.

• Согласованный критерий: прямая интеграция радиочастотного терминала с правилами автоматического пополнения запасов на полках.
• Подтверждение: приемочное тестирование (UAT), проведённое 8 операторами склада; показатель успешного прохождения — 98 %.
• Открытая задача и ответственное лицо: Дефект № 112: Интерфейс сканера теряет соединение во время смен с высокой параллельностью.
• Классификация: Неполная доставка (дефект): Нарушение основных критериев производительности при нормальной нагрузке.
• Решение: Отклонено (требуется доработка): сертификат возвращен партнеру; требуется проведение нагрузочного тестирования сети.

Даже при показателе успешности в 98 % остаётся одна существенная проблема. Интерфейс сканера теряет соединение в часы пиковой нагрузки, когда комплектовщики больше всего нуждаются в своих терминалах. Устройство отправляется на повторное тестирование на нагрузочную прочность сети.

Рабочий пакет 4: Обеспечение соответствия требованиям законодательства в отношении местного НДС и механизма отчетности

Этот пакет был утвержден внешним консультантом, поэтому данные являются независимыми.

• Согласованный критерий: полное соответствие форматам электронной подачи документов, установленным Налоговым управлением Чехии.
• Подтверждение: Проверено внешним местным дипломированным налоговым консультантом на соответствие официальным налоговым схемам.
• Незавершённая задача и ответственное лицо: Незавершённая задача: Недостаточное форматирование документации по руководству пользователя.
• Классификация: Некритическая документация: Основные функции программного обеспечения работают в полном объеме и соответствуют требованиям.
• Решение: Утверждено: подписано полное подтверждение достижения этапа; окончательная документация должна быть представлена в течение 5 дней.

Не каждая нерешенная проблема требует приостановки утверждения. Основная функциональность работает, и это подтвердил независимый консультант. Вместо этого устанавливается срок устранения пробелов в документации. У группы может отсутствовать возможность проверять чешские форматы подачи документов из штаб-квартиры, поэтому она полагается на консультанта, который может это сделать. Завод оставляет за собой право решать, какие документы он может подавать.

Осуществление процесса проверки результатов работы по внедрению системы ERP

Перед совещанием по обзору директор программы собрал подписанное техническое задание, документ FDD и протоколы тестирования. Затем каждый владелец процесса ознакомился с документацией по своему модулю и подписал или отказался от бизнес-приемки. Только после этого директор программы провел одно заседание по классификации с руководителем отдела поставки интегратора, имея на руках договор. Результаты обеих позиций были занесены в реестр.

Заказчик подписал четыре отдельных решения, а не одно. План программы был изменен в тот же день. Теперь в нём указаны дата выпуска исправления от 15 ноября, дата проведения нагрузочного тестирования, запрос в Комиссию по изменениям и дата подготовки документации.

Если ответственное лицо не указано, дата выставления счета определяет дату проверки. Четыре пакета документов, как правило, подлежат утверждению одним лицом. Дата выпуска исправления, дата проведения нагрузочных испытаний и удержание средств могут остаться без указания ответственного лица.

Решение о вводе в эксплуатацию рассматривается отдельно, поскольку приемка четырёх пакетов не означает перевода системы в производственную среду. Сценарий заканчивается на принятии этих решений. Следующими этапами являются установка исправления и проведение нагрузочного тестирования.

Определение ответственности и использование услуг временного руководства для обеспечения принятия системы ERP

Компетентная внутренняя группа по программам и закупкам может взять на себя ответственность за приемку результатов внедрения ERP-системы. Для этого ей необходимы полномочия по управлению бухгалтерскими записями, участие в процессе лиц, имеющих право подписи, а также время, не занятое повседневными операциями.

Временный руководитель становится необходимым в тех случаях, когда ни одна из сторон — ни коммерческий, ни бизнес-отдел, ни технический отдел — не берет на себя ответственность за приемку. Спонсор может распоряжаться бюджетом, но не владеть производственными мощностями. Отдел закупок может владеть контрактом, в то время как производственные подразделения контролируют технологический процесс. Причина заключается в отсутствии ответственного лица, а не в счете-фактуре.

Обязанности временного директора программы в рамках поручений по приему систем ERP

An Временный директор по трансформации и программам заполняет этот пробел в рамках полномочий, делегированных спонсором. Руководитель подчиняется спонсору и несет ответственность за ведение реестра. Руководитель дает рекомендацию по каждой подписи и ставит свою подпись только в тех случаях, когда эта роль указана в контракте. Назначение данного лица не влечет за собой изменения контракта, отказ от критериев приемки или разрешение на запуск.

Руководитель внутренней программы может обладать полномочиями только в отношении одной из трёх команд. Ценность руководителя высшего звена заключается в том, что он обладает полномочиями в отношении всех трёх команд. В первые дни руководитель высшего звена решает, каким данным доверять, используя весовые коэффициенты, указанные в сценарии. Затем он утверждает лиц, уполномоченных на подписание документов, и назначает заседание по классификации до даты завершения проекта партнёра.

Распределение ведущей роли зависит от того, в какой сфере возникает проблема. Если речь идет о финансовых вопросах (сверка запасов, удержание клиентов, групповая отчетность), руководство берет на себя временный финансовый директор, а директор программы оказывает ему поддержку. Если на карту поставлена непрерывность поставок, руководство берет на себя временный операционный директор. Если руководство требуется непосредственно в сфере технологий, то Временный ИТ-директор обладает полномочиями в отношении поставщиков, объема работ и приемки.

Временный партнер CE регулирует полномочия: согласованные полномочия, порядок отчетности перед спонсором и схему эскалации на более высокий уровень. При передаче дел главная книга, реестр классификации и список лиц, уполномоченных на подпись, передаются постоянной проектной группе.

В случае головного офиса, расположенного во Франции или Швейцарии, руководитель выступает в роли связующего звена между двумя сторонами. Головному офису необходим контроль над платежами и надежная отчетность. Заводу же требуются полномочия отклонять заказы, которые он не в состоянии выполнить. Руководитель представляет руководящему комитету единую проверенную картину о принятии заказов, а решения комитета по соблюдению договорных обязательств доводит до сведения завода.

Часто задаваемые вопросы о приемке результатов внедрения ERP-системы

Означает ли завершение этапа внедрения ERP-системы, что бизнес принял результат?

Завершение этапа — это отчет интегратора о том, что он выполнил работы, предусмотренные договором. Приемка результатов внедрения ERP — это подтверждение со стороны заказчика того, что система способна поддерживать операционные транзакции. Оно основывается на согласованных критериях приемки ERP и результатах тестирования. Обязательно требуйте выполнения обоих условий перед подписанием договора.

Как отличить дефект ERP от запроса на изменение объема работ

Дефект — это невыполнение того, что определено в техническом задании, функциональном проекте или согласованных технологических процессах. Новое требование — это добавление того, чего нет в утвержденной базовой версии. Определяющими являются документы, описывающие объем работ, а не дата выставления счета. Неясные формулировки направляются на экспертную оценку.

Кто уполномочен утверждать результаты внедрения ERP-системы?

После завершения тестирования ответственный за процесс подписывает акт приемки. Назначенный коммерческий специалист подписывает отчет о достижении коммерческого этапа, а заказчик принимает решение о запуске в производство. Право на подписание определяется в соответствии с ответственностью за процесс.

Управление некритическими нерешенными вопросами после ввода системы ERP в эксплуатацию

Да, если эти недостатки не являются критическими и договор допускает условную приемку. В акте должны быть перечислены все неустраненные недостатки с указанием ответственного лица и даты. В нем также должны быть указаны меры по устранению недостатков, которые будут приняты в случае несоблюдения партнером установленного срока.

Приводит ли одобрение со стороны заказчика к автоматическому осуществлению платежа по этапу?

Приемка со стороны заказчика подтверждает выполнение работ. Оплата производится в соответствии с условиями контракта, включая любые удержания и статус условно выполненных работ. Коммерческое одобрение представляет собой отдельную подпись, поставленную уполномоченным лицом.

Связанные знания и дальнейшие действия

Приемка результатов внедрения ERP — это момент, когда план партнера соответствует тому, что может реализовать предприятие. Три недавние статьи в журнале «CE Interim» посвящены смежным вопросам, касающимся планов, текущего состояния и готовности к эксплуатации. Без подписанного реестра заказчик не может сообщить совету директоров, что было принято бизнесом, что остаётся нерешенным и кто отвечает за каждый пункт.

Рекомендуемые материалы:

• Почему установка целевого показателя себестоимости продукции не является переработкой операционной модели
• Срочный поиск поставщиков для завода в Сербии: наличие товара на складе не означает, что его поставка гарантирована
• Миграция SAP S/4HANA: Greenfield или Brownfield?

В тех случаях, когда ни одна из сторон не берет на себя ответственность за подбор кандидата, CE Interim предоставляет уже прошедшего проверку руководителя, соответствующего требованиям задания и связанного обязательствами по соглашению о неразглашении, готового приступить к работе после завершения брифинга по заданию.

Поговорите с Временный партнер CE когда программа не может сопоставить сообщение интегратора о завершении работ с вашим решением о приемке.