Вкратце

Финансовые реестры, журналы учета брака и оценки запасов на чешском заводе перестают совпадать. В результате перед немецким советом директоров встает реальный выбор в вопросах корпоративного управления. Неофициальный звонок директору завода или финансовому контролеру дает находящемуся под давлением руководителю время для корректировки отчетности. Официальная проверка теряет эффект неожиданности. Промедление также усугубляет риск раскрытия мошенничества и усиливает ответственность директоров в соответствии с чешским законодательством. Эффективный подход заключается в другом: в проведении незаметного расследования по двум направлениям. Временный руководитель, обладающий реальными оперативными полномочиями, в течение нескольких дней устанавливает факты непосредственно на месте. Производство, поставки клиентам и расчеты с поставщиками продолжаются без перебоев.

Причины проведения аудита: почему правления немецких компаний не спешат начинать расследования

В любой момент может поступить сигнал от информатора или анонимная жалоба. То же самое касается и несоответствий в инвентаризации, которые не удается устранить, с чешских заводов в Пльзене, Либереце или Брно. В таком случае исполнительные комитеты в Мюнхене, Штутгарте или Франкфурте сталкиваются с настоящей дилеммой. Официальное расследование, проводимое открыто из головного офиса, сопряжено с реальными рисками. Оно может не только дестабилизировать поставки клиентам, но и оттолкнуть пользующегося доверием местного управляющего директора, так называемого «еднателя». Кроме того, информация об этом может стать достоянием общественности, что нанесет ущерб репутации материнской компании.

В таких условиях неформальный звонок руководителю местного завода кажется осторожным первым шагом. Это понятно: никто не хочет раздувать несоответствие, которое может оказаться просто канцелярской ошибкой. Проблема заключается в другом: даже звонок, сделанный с благими намерениями, даёт руководителю, находящемуся в затруднительном положении, время на то, чтобы принять меры. Руководитель может скорректировать производственные журналы, исправить данные инвентаризации или удалить электронную переписку до прибытия следователей.

Неучтенные запасы, необъяснимый брак и несанкционированная продажа брака редко бывают случайными. Обычно они маскируют проблему с выходом готовой продукции, несанкционированную коммерческую сделку или незаконное присвоение прибыли. Исследование компании McKinsey & Company, посвященное проверкам качества данных в производственной сфере, подтверждает эту точку зрения. Советы директоров должны выявлять и устранять операционные несоответствия с помощью структурированных протоколов выявления первопричин, а не с помощью телефонных звонков. С каждой неделей, когда аномалия остается нерасследованной, финансовые риски нарастают, а доказательная база теряет свою ценность.

Управление трансграничным производством: риски в немецко-чешской цепочке поставок

Производственные сети между Германией и Чехией функционируют на основе высокой степени интеграции, зачастую по принципу «точно в срок». Такие организации, как Немецко-чешский Торгово-промышленная палата (DTIHK) поддерживает эту интеграцию. Сбой работы даже одного завода может повлиять на работу немецких сборочных линий в течение сорока восьми часов. Расследование внутри этой сети сопряжено с четырьмя конкретными сложностями.

4 операционных проблемы при проведении трансграничных аудитов предприятий

Местная политика может повлиять на ход расследования. Незапланированная группа корпоративных аудиторов, прибывшая с явными признаками юридической проверки, меняет то, как завод воспринимает данное расследование. Местное руководство может преподнести это как действия головного офиса, направленные против местных работников, а не как конкретный финансовый вопрос. Такая интерпретация может вызвать сопротивление со стороны профсоюзов, строгое соблюдение рабочих норм и уход технического персонала, которого трудно заменить. Риск реальный, но его можно избежать. При проведении расследования необходимо выработать такую позицию на месте, которая не будет восприниматься как атака со стороны.

Мошенничество в сфере производства носит физический характер, а не только цифровой. Поддельные журналы учета лома могут скрывать несанкционированные сверхурочные или неофициальную продажу металла местным предприятиям по переработке. Неучтенная незавершенная продукция может завысить балансовые показатели дочерней компании, чтобы достичь целевых показателей для выплаты премий. Чтобы установить, что на самом деле произошло, необходимы знания о производственном процессе, а не только анализ таблиц.

Законодательно установленные обязанности регулируются чешским законодательством, а не немецким. В соответствии с Закон Чешской Республики В соответствии с Законом о коммерческих корпорациях (Закон № 90/2012 Сб.) управляющий директор (jednatel) несет установленную законом обязанность проявлять осмотрительность и лояльность. Чешский закон называет эту обязанность «péče řádného hospodáře». Если в ходе расследования подтвердится нарушение законодательства, группа должна тщательно собрать доказательства. Они должны быть приемлемыми в рамках чешского гражданского процессуального права с самого начала, а не придаваться им задним числом.

Производство не может быть приостановлено на время установления фактов следователями. Несмотря на продолжающееся расследование, заказы клиентов по-прежнему необходимо выполнять, сырье — принимать, а поставщикам — расплачиваться. Бухгалтеры не могут просто заниматься проверкой счетов из Германии за пять лет, пока завод простаивает. Это нереально для предприятия, поставляющего продукцию на сборочные линии оригинальных производителей оборудования.

Обеспечение баланса между корпоративным управлением и оперативными реалиями дочерних компаний

Всё это вовсе не история о ненадёжном местном подразделении в противовес бдительному головном офису. Руководство местного завода, как правило, работает в условиях собственного давления. Головной офис централизованно устанавливает производственные планы, а рентабельность остаётся низкой. У завода зачастую нет чёткого механизма для сообщения о проблемах до того, как они превратятся в заметные несоответствия. Большинство руководителей и производственного персонала не участвуют в системе отчётности. Никто не должен рассматривать их как подозреваемых по ассоциации. Обе стороны нуждаются в одном и том же: в едином проверенном наборе фактов, подтвержденном до того, как кто-либо сможет их изменить.

Выявление финансовых аномалий: «красные флажки» в отчетности по запасам и браку

Наличие трёх или более таких закономерностей, проявляющихся одновременно, свидетельствует о преднамеренном искажении гораздо убедительнее, чем любая отдельная аномалия.

• Объем поступления сырья не соответствует объему выпуска готовой продукции. Завод потребляет металл, смолу или электронные компоненты на 15–20 % больше, чем предусмотрено стандартной спецификацией. Объем зарегистрированного брака остается на низком уровне.
• Лом обходит весовую платформу. Металлолом и стружка от механической обработки вывозятся с территории предприятия местными компаниями, занимающимися утилизацией отходов или переработкой. Нагрузка не подтверждается ни сертифицированным талоном с весовой платформы, ни соответствующей записью в системе ERP о приеме лома.
• Закрытие месяца осуществляется с помощью ручных корректировок. Местный финансовый контролер регулярно проводит крупные непроверенные проводки вручную для приведения в соответствие остатков сырья, незавершенного производства и готовой продукции.
• По крупным статьям косвенных расходов имеется один местный поставщик. Контракты на техническое обслуживание, расходные материалы для инструментов и временную рабочую силу неизменно заключаются с одним местным поставщиком. Никто не проводит конкурсных торгов и не обращается в отдел групповых закупок за утверждением.
• Руководство предприятия ограничивает доступ в производственные помещения. Местное руководство не приветствует посещения завода немецкими инженерами или диспетчерами без сопровождения. По оперативным вопросам оно перенаправляет запросы в аппарат директора завода, вместо того чтобы отвечать на них напрямую.

Когда несколько таких случаев возникают одновременно, ситуация выходит за рамки простого запроса о предоставлении отчёта. В этом случае требуются оперативные полномочия на месте, а не очередной обмен электронными письмами.

Вмешательство временного руководства: проведение двойного судебного аудита

Последовательность действий важнее, чем отдельные шаги. Временный руководитель должен обладать реальными полномочиями, закреплёнными законом, с самого первого дня. Эти полномочия не должны предоставляться постепенно, по мере укрепления доверия.

Обеспечение сохранности вещественных доказательств и установление полномочий руководства

Первым шагом станет назначение временного исполнительного директора или временный финансовый директор на месте в рамках подлинного оперативного поручения. Наиболее убедительное поручение связано с реальным приоритетом бизнеса, таким как диагностика эффективности или плановый анализ производственных мощностей. Руководитель фактически с самого первого дня отвечает за эффективность работы завода и обеспечение непрерывности производственного процесса. В таких условиях сбор информации происходит естественным образом в рамках этих полномочий. Объявление этого как отдельного мероприятия лишь даст подозреваемому руководителю время на то, чтобы подделать отчетность.

В течение первых 24–48 часов приоритетной задачей является обеспечение сохранности доказательств. Это означает сбор электронных записей, данных системы планирования ресурсов (ERP), серверов электронной почты и физических производственных журналов — и все это без вызывания беспокойства на производстве. Это также подразумевает проведение внеплановой физической инвентаризации сырья, незавершенного производства и готовой продукции с сверкой с данными главной бухгалтерской книги. Учет обычно проводится в выходные дни, когда это не прерывает производственный процесс.

Сверка данных физической инвентаризации с производственными данными системы ERP

Сверка начинается только после того, как база данных будет надежно закреплена. Команда сверяет данные о времени работы оборудования и энергопотреблении с отчетными показателями производительности. Это позволяет выяснить, производилось ли оборудованием не учтенное в отчетности производство, или же кто-то сфальсифицировал данные об отходах. Фактические производственные данные и финансовая отчетность либо подтверждают друг друга, либо противоречат друг другу.

На протяжении всего срока полномочий временный партнер CE продолжает участвовать в процессе управления и рассмотрении сложных вопросов. Это позволяет совету директоров проводить независимую проверку выводов временного руководителя, прежде чем принимать какие-либо кадровые решения. Такое разделение функций имеет большое значение. Руководитель на месте управляет предприятием и собирает факты. Он не принимает в одиночку решения о судьбе директора, назначенного в соответствии с законодательством.

Увольнение генерального директора и соблюдение требований чешского трудового законодательства

Кадровые решения принимаются в последнюю очередь, а не в первую. Если факты подтверждают наличие злоупотреблений или грубой халатности, изменения в руководстве должны осуществляться в строгом соответствии с чешским трудовым законодательством и уставом компании. Совет директоров должен лишить директора полномочий на подписание документов в торговом реестре и доступа к банковским счетам сразу же после его отстранения. Это позволяет предотвратить растрату активов в период между принятием решения и его исполнением.

Временное руководство уже сформировано и наделено полными оперативными полномочиями. Таким образом, на момент смены руководства на заводе не возникает вакуума власти. Именно это вселяет уверенность в персонал, местные банки и заказчиков-производителей оригинального оборудования в том, что бизнес остается стабильным.

Пример из практики: устранение мошенничества с запасами у моравского поставщика автомобильной промышленности

Вот история немецкого поставщика автомобильных деталей уровня Tier 1, обладающего автоматизированным производством в Моравии (Чехия).

Аномалия. В течение трёх кварталов чешское дочернее предприятие демонстрировало стабильную рентабельность по показателю EBITDA на уровне 12% и выполняло плановые объёмы производства. В то же время завод неоднократно обращался к немецкой материнской компании с просьбами о продлении срока действия экстренного овердрафта на общую сумму 1,8 млн евро. В результате обращения информатора в немецкий аудиторский комитет было выдвинуто конкретное обвинение. Местный управляющий директор, как утверждается, продавал за пределами бухгалтерской отчетности лом высококачественных сплавов и отражал его стоимость в учете как запасы.

Дилемма. Обеспокоенность совета директоров носила конкретный характер. Направление внешних аудиторов-экспертов могло подтолкнуть местного управляющего директора к уходу в отставку. Его уход мог вызвать массовые увольнения среди операторов станков с ЧПУ, от которых зависело функционирование завода. Кроме того, это могло привести к остановкам производственных линий у трёх немецких автомобилестроительных компаний-заказчиков.

Вмешательство. Компания CE Interim разместила временный управляющий заводом и руководитель по санации предприятия прибыл на место в течение 72 часов. Официальное публичное поручение: подготовить завод к запланированному увеличению производственных мощностей. Выполняя эту роль, руководитель обеспечил резервное копирование сервера ERP в течение первых выходных. Затем руководитель провел физическую сверку запасов на производстве с бухгалтерскими данными. В результате были выявлены «фантомные» незавершенные производства на сумму 1,4 млн евро и неутвержденная схема утилизации брака.

Результат. Совет директоров отстранил местного директора в соответствии с чешским корпоративным законодательством, не нарушив при этом рабочий процесс на производстве. Временный руководитель сразу же взял на себя оперативное руководство в соответствии с законодательством. Он провёл открытый брифинг для клиентов-производителей оригинального оборудования и стабилизировал положение мастеров цеха, которые не были причастны к этой схеме. Кроме того, он внедрил автоматизированную систему взвешивания отходов в рамках ERP-системы. На протяжении всего переходного периода завод обеспечил своевременную поставку по показателю 100% и устранил квартальные денежные потери в размере 400 000 евро.

Часто задаваемые вопросы об аудитах производственных предприятий в Чехии

Как предотвратить забастовки на производстве при проведении расследования в отношении руководства местного завода?

Работники, занятые на производстве, редко участвуют в манипуляциях на управленческом уровне. Программа «CE Interim» предотвращает забастовки на производстве за счет привлечения руководителей, которые открыто говорят о сохранении рабочих мест, тем самым обеспечивая лояльность персонала к самому заводу, а не к руководителю, в отношении которого ведется расследование.

Почему внутренний аудит компании не должен возглавлять расследование на месте? 

Внутренние аудиторы работают исключительно задним числом и не обладают исполнительными полномочиями, необходимыми для ведения повседневной деятельности, управления поставщиками оригинального оборудования или принятия экстренных решений. CE Interim обеспечивает безопасность вашего бизнеса, предоставляя руководителей, которые активно управляют производством и сменами, в то время как расследование безопасно проводится в фоновом режиме.

Какие юридические меры необходимо принять немецкому совету директоров перед увольнением чешского уполномоченного директора (jednatel)? 

Для увольнения требуется официальное общее собрание (общее собрание акционеров) наряду с немедленным лишением полномочий по управлению банковскими счетами и подписанию документов, чтобы предотвратить расхищение активов. CE Interim защищает вашу деятельность, незамедлительно осуществляя свои полномочия, предусмотренные законом, в момент лишения этих прав, обеспечивая плавный и безопасный переход.

Что произойдет с местной командой, когда следователи установят все обстоятельства дела? 

Большинство сотрудников редко сталкиваются с проблемами, связанными с отчетностью, поэтому обеспечение непрерывности операционной деятельности является главным приоритетом. CE Interim стабилизирует работу вашей местной команды за счет установления четкой иерархии и прозрачной системы коммуникации, защищая невиновных сотрудников, пока совет директоров отдельно решает вопросы, связанные с целенаправленными кадровыми изменениями.

Как быстро компания CE Interim может подбирать руководителя для проведения деликатного расследования?

CE Interim подбирает проверенного руководителя, соответствующего требованиям задания, готового приступить к работе в течение 72 часов после получения полного технического задания. Такое оперативное привлечение гарантирует немедленную стабилизацию деятельности и конфиденциальное изучение ситуации на месте с самого первого дня.

Дополнительная литература и материалы по корпоративному управлению

• Как следует регулировать полномочия временного руководителя, назначаемого в рамках трансграничной деятельности?
• Почему трансформация на международном уровне начинается с одной проверенной базы фактов
• Управление межкультурными полномочиями: как руководитель укрепляет свой авторитет в обеих сторонах

Если финансовые показатели вашей чешской дочерней компании больше не сходятся, неофициальный звонок на завод сопряжён с реальным риском. Это может исказить факты ещё до того, как их удастся установить. A Временный партнер CE может помочь определить рамки полномочий, необходимых для проведения конфиденциального расследования на месте.