1) Ситуация с клиентом (анонимная):

Европейская семейная группа компаний, занимающаяся производством оборудования для автоматизации, управляла крупным производственным предприятием в Румынии.

Завод входил в состав крупной международной группы, включавшей десятки юридических лиц, несколько систем ERP и головной офис во Франции.

В ходе масштабной трансформации финансовой службы, включавшей внедрение SAP S/4HANA, переход на электронное выставление счетов и создание нового центра совместного обслуживания в Польше, несколько сотрудников бухгалтерского отдела подали заявления об увольнении.

Непосредственной приоритетной задачей было обеспечение преемственности при смене руководства до завершения финансового года, соблюдения установленных законом сроков и перехода на новую систему.

2) Задача:

• Руководитель бухгалтерии и несколько бухгалтеров собирались уходить / уже ушли.
• Численность оставшейся группы по финансированию завода сократилась до трёх или четырёх человек.
• Подведение итогов года, сопровождение аудиторских проверок, подача налоговых деклараций и подготовка обязательной отчетности должны были продолжаться без перебоев.
• Проект по внедрению SAP S/4HANA и системы электронного выставления счетов вступал в решающую стадию реализации.
• Недавно произошло разделение отделов бухгалтерского учета и финансового планирования и анализа (FP&A), в результате чего появились новые обязанности и схемы подчиненности.
• Местные финансовые подразделения адаптировались к централизованному управлению со стороны финансового отдела группы.
• Сопротивление модели совместного использования ресурсов негативно сказывалось на моральном духе сотрудников и повышало риск текучести кадров.
• Штаб-квартира, руководство завода, внешние консультанты и группы по внедрению должны были принимать скоординированные решения.

3) Промежуточная роль (скорость и соответствие):

Компания CE Interim обеспечила оперативное назначение временного менеджера по трансформации в финансовом подразделении завода, который выполнял обязанности временного финансового директора.

Данное задокументированное поручение было задумано как переходный мандат сроком от четырёх до шести месяцев, что отражало чёткое требование устранить пробел в руководстве.

Идеальный кандидат обладал знаниями в области бухгалтерского учета по местному законодательству, опытом подготовки отчетности по МСФО, авторитетом в сфере финансов производственных предприятий, а также практическим опытом руководства командой.

Предыдущий опыт включал работу в средах SAP, подготовку отчетности в Hyperion, подготовку к аудиту, реорганизацию команды и координацию деятельности между головным офисом и региональными подразделениями.

Наличие местного представительства и знание румынской деловой среды позволили снизить риски, связанные с соблюдением нормативных требований и культурными особенностями.

Гибридная модель предусматривала работу на заводе не менее трёх дней в неделю, причём в периоды закрытия и проведения переходных работ время пребывания на месте увеличивалось.

4) Что произошло во время мандата:

Первые 30 дней

В исходной стенограмме речь идет о подборе и мобилизации, а не о завершении доставки. Первые 30 дней были организованы следующим образом:

• Проведите организованную передачу дел уходящему с должности руководителю бухгалтерской службы.
• Подтвердить ответственность за проведение ежемесячного закрытия счетов, подготовку квартальных балансовых отчетов, подачу налоговых деклараций и представление отчетности в соответствии с законодательством.
• Оцените потенциал, круг обязанностей и риск ухода оставшихся сотрудников бухгалтерской группы.
• Наладить непосредственное взаимодействие с руководителем завода, руководителем отдела финансового планирования и анализа (FP&A), региональным финансовым отделом и глобальным бухгалтерским отделом.
• Рассмотреть вопросы, связанные с открытой версией SAP S/4HANA и электронным выставлением счетов, которые влияют на бухгалтерский учет и соблюдение местного законодательства.
• Установите ежедневный график контроля за подготовкой к итогам года, проведением сверок и выполнением запросов аудиторов.

Первые 6 месяцев

На протяжении всего запланированного переходного периода продолжительностью от четырех до шести месяцев мандат предусматривал следующее:

• Следует сохранить более быстрый ритм закрытия отчетности по месяцам и кварталам, уже установленный группой.
• Руководить рабочим процессом по ведению местного бухгалтерского учета с использованием SAP S/4HANA и подготовкой электронных счетов-фактур.
• Координировать работу внешних консультантов, центрального ИТ-отдела, консультантов по SAP и местных специалистов по вопросам соблюдения нормативных требований.
• Провести реорганизацию бухгалтерского отдела, параллельно продолжая набор сотрудников на постоянную работу.
• Вести консолидированную отчетность в соответствии с МСФО и выполнять требования местного законодательства.
• Определите четкое распределение ответственности за процессы между заводом, финансовым отделом группы и новым центром совместного обслуживания.

6+ месяцев

• Поставка в срок, превышающий шесть месяцев, не входила в задокументированный объем поручения.
• Возможность продления будет зависеть от сроков проведения постоянного набора персонала и стабилизации системы.
• Предполагалось, что в стадии стабилизации будет сформирована постоянная местная бухгалтерская группа, эффективно взаимодействующая с региональным финансовым отделом и центром совместного обслуживания.

Передача и выход

• Передайте календари закрытия счетов, файлы сверки, инструкции по составлению отчетности и обязанности по обеспечению соблюдения нормативных требований штатным сотрудникам.
• Документировать оставшиеся действия, связанные с SAP, электронным выставлением счетов, аудитом и общими службами.
• Обеспечить четкое распределение ответственности между подразделениями локального бухгалтерского учета, финансового планирования и анализа (FP&A), регионального финансового отдела и центром совместных услуг.
• Выйти из проекта после того, как управление перешло к постоянному руководству, а за выполнение ключевых задач был назначен надежный ответственный.

5) Предпринятые действия (фокус на выполнение):

• Перед уходом действующего руководителя бухгалтерской службы была разработана четкая процедура передачи дел.
• Уточнена система подотчетности по ежемесячному закрытию счетов прибылей и убытков и представлению квартальной балансовой отчетности.
• Обеспечил контроль за соблюдением требований в области местных налогов, электронного выставления счетов и подачи отчетности в соответствии с законодательством.
• Обеспечено взаимодействие местной бухгалтерской отчетности с консолидированной отчетностью по МСФО посредством системы групповой отчетности.
• Обеспечивал приоритетное проведение межфирменных и балансовых сверки в преддверии сроков закрытия отчетности и проведения аудита.
• Установите ритм работы руководства на объекте на период закрытия счетов, подведения итогов года и перехода на новую систему.
• Обеспечивал координацию между руководством завода, отделом финансового планирования и анализа (FP&A), региональными финансовыми подразделениями, штаб-квартирой и внешними консультантами.
• Непосредственно рассмотрел опасения команды по поводу централизации и перехода к модели совместного обслуживания.
• Обеспечил постоянный набор персонала, не прибегая к поспешному назначению на долгосрочную должность.
• Подготовили бухгалтерские процессы и определили круг ответственности в целях последующего перехода к модели совместного обслуживания.

6) Достигнутые результаты (измеримые доказательства):

В протоколе зафиксированы данные об этапе мобилизации и отбора, а не проверенные результаты, полученные по итогам выполнения задания. Подтвержденные результаты на данном этапе были следующими:

• Кандидат на должность временно исполняющего обязанности руководителя бухгалтерской службы, проживающий в данном регионе и обладающий соответствующим опытом работы в производственной сфере и в области бухгалтерского учета, был выдвинут для прохождения окончательной проверки на местном уровне.
• Сроки готовности кандидата соответствовали требуемому периоду передачи дел до ухода действующего сотрудника.
• Предложенный временный план предусматривал переход на требуемую гибридную модель работы с преобладанием удаленного режима.
• Клиент решил выделить время на тщательный поиск постоянного сотрудника, а не прибегать к срочному найму на длительный срок.
• Сохранение текущих показателей эффективности было закреплено в качестве одного из приоритетных заданий.
• Еще до того, как возникла проблема с кадровым составом руководства, группа уже сократила сроки проведения ежемесячных и ежеквартальных закрытий примерно вдвое.
• Показатель своевременности отчетности в масштабах всей группы вырос с низкого исходного уровня до значения, превышающего четыре пятых, что позволило установить четкий базовый уровень эффективности, который необходимо поддерживать.
• Постоянный набор персонала и внешнее консультационное сопровождение были организованы как параллельные направления работы.
• Еще до внедрения были четко определены вопросы соблюдения местных нормативных требований, готовности к аудиту и риски, связанные с переходом на SAP.

7) Почему CE Interim:

Компания CE Interim оперативно подобрала кандидата с опытом работы на руководящих должностях, подходящего для работы в сфере финансирования производственных предприятий, внедрения SAP, реорганизации команды и перехода на новую систему.

При подборе кандидатов основное внимание уделялось знаниям в области соблюдения местного законодательства, опыту в сфере производства, подготовке отчетности по МСФО и управлению взаимоотношениями с заинтересованными сторонами на международном уровне, а не только должностному названию.

В ходе внедрения удалось найти баланс между оперативностью и проведением необходимых проверок со стороны руководства завода, отдела кадров и местных финансовых подразделений.

Это дало штабу надежный способ восстановить контроль, не обходя при этом лиц, ответственных за выполнение задач на местах.

8) Призыв к действию:

Если вам требуется временный финансовый директор или временный финансовый менеджер для обеспечения своевременного закрытия отчетности, соблюдения нормативных требований и внедрения системы SAP в период смены руководства финансового подразделения в рамках трансграничной компании, CE Interim может быстро и надежно подобрать для вас идеально подходящего руководителя.

CE Interim предоставляет проверенных временных руководителей в течение 72 часов, преодолевая границы, культуры и отрасли. Мы специализируемся на высокоэффективном временном управлении для частных инвестиционных компаний, семейных офисов и глобальных корпораций, переживающих переходные периоды: цифровую трансформацию, выход на рынок, операционный поворот, интеграцию после слияния или кризис.

Нас отличает не только скорость или глубина нашей сети, но и то, как мы руководим. Каждое задание проходит под личным руководством управляющего партнера CE Interim: бывших генеральных директоров, финансовых директоров или операционных директоров, которые были по вашу сторону стола и руководили организациями, принимая решения, требующие больших усилий.

Благодаря глобальному кадровому резерву и операционному охвату Европы, США и Ближнего Востока мы не просто занимаем должности, а строим доверительные отношения, руководим переходными процессами и добиваемся результатов.

Являясь частью Valtus Alliance, крупнейшего в мире альянса компаний по временному управлению исполнительными органами, мы обеспечиваем бесперебойную работу на международном уровне благодаря 25 с лишним офисам и 80 с лишним старшим партнерам в более чем 50 странах.

Исполнительное лидерство Разрушая границы. Результаты без компромиссов.