Как операционные директора руководят восстановлением после неудачного внедрения ERP-системы до остановки производства

Восстановление после неудачного внедрения ERP-системы: застрявшие вилочные погрузчики и оставленные без внимания поддоны на отгрузочной платформе чешского производственного предприятия

Вкратце

Восстановление после неудачного внедрения ERP на чешском производственном предприятии — это чрезвычайная ситуация в работе. Это не та задача, которую можно просто оставить на усмотрение системного интегратора. Когда запуск системы заканчивается неудачей, прекращается проводка запасов, а списки отбора товара «зависают». Готовая продукция не может на законных основаниях покинуть отгрузочную площадку. Настоящий вопрос, стоящий перед правлением, прост: кто возьмет на себя руководство, пока команда восстанавливает базу данных? В данном руководстве изложена четырёхэтапная последовательность действий по восстановлению после неудачного внедрения ERP-системы, которой следует временный директор программы ERP. Первый этап — это ручное обходное решение, обеспечивающее поставки клиентам. Затем команда восстанавливает основные данные и стабилизирует ключевые транзакции, после чего передаёт завод обратно, как только он начинает работать бесперебойно.

Причина: затор на складе в первые десять дней после перехода на новую систему

Внедрение промышленной системы ERP редко проваливается незаметно. Обычно сбои проявляются в течение первых десяти дней после перехода на новую систему, а не спустя несколько месяцев. Руководящий комитет в Мюнхене, Вене или Цюрихе дал добро после нескольких месяцев тестирования. Но на третий день ситуация выглядит иначе.

Представьте себе завод по производству комплектующих недалеко от Пльзени, Либереца или Пардубиц. Новая система теряет связь с физическим производством. Водители вилочных погрузчиков сканируют ячейки, которые программа считает пустыми. Производственные линии останавливаются, поскольку система ERP не может сформировать заказы на пополнение запасов. Это пример неудачного восстановления работы системы ERP на самом раннем, сугубо физическом этапе.

Готовая продукция скапливается в проходах склада. Отдел отгрузки не может оформить транспортные документы и таможенные декларации. Уже через три дня работа погрузочной платформы полностью останавливается. Конвейер одного из ключевых клиентов в Германии также сталкивается с остановкой производства.

Системный интегратор утверждает, что программное обеспечение работает, и возлагает вину на местное руководство, ответственное за управление изменениями. Директор чешского завода требует немедленного отката системы, что приведет к списанию миллионов и задержке подготовки отчетности, требуемой законодательством. Теперь операционный директор вынужден решать чрезвычайную ситуацию на производстве, которая началась с проекта по внедрению программного обеспечения. Необходимо немедленно приступить к ликвидации последствий неудачного внедрения ERP-системы.

Проблемы управления трансграничными проектами по восстановлению систем ERP

Восстановление неудачного внедрения ERP-системы в чешском производственном филиале означает одновременное решение трех проблем: архитектуры данных, локальных операций и корпоративного управления. Ни одна из них не поддается одному и тому же решению. Проблема восстановления неудачного внедрения ERP-системы заключается не только в технологической сфере. Она заключается в том, кто обладает полномочиями принимать решения, когда системы перестают работать так, как было задумано.

Устранение ошибок в основных данных дискретного производства в процессе восстановления системы ERP

Именно на этом этапе восстановление после неудачного внедрения ERP-системы либо увенчивается успехом, либо затягивается на месяцы. В сфере дискретного производства практически не допускается использование приблизительных данных. Большинство сбоев вызвано тремя системными недостатками.

Поврежденная схема маршрутизации спецификации. На старых линиях часто применялись неформальные, нефиксированные корректировки. Команда перенесла технические спецификации без проверки времени маршрутизации, норм отходов и производительности циклов оборудования. В результате система планировала последовательности операций, выполнение которых завод не мог обеспечить.
Несоответствие местоположения склада. Сотрудники перенесли данные о запасах в новую базу данных без проверки на уровне ячеек. Система ERP считает, что детали находятся в четвертом проходе. На самом деле они хранятся в дополнительном складе по соседству.
Сбой в системе электронного обмена данными. Европейские заказчики требуют соблюдения строгих протоколов, таких как VDA 4905/4913 или стандарты Odette. Ошибки в оформлении грузовых накладных приводят к автоматическому отклонению груза на погрузочной платформе заказчика.

Устранение этих трёх недостатков входит в обязанности временного директора программы ERP, а не совета директоров. Задача совета директоров более узкая: предоставить полномочия по приостановке изменений и перераспределению персонала на время проведения этой работы. Именно на устранение этих трёх недостатков уходит большая часть усилий на ранних этапах восстановления после неудачного внедрения ERP.

Управление рисками, связанными с трансграничным регулированием и соблюдением законодательных требований

Вторая проблема лежит на уровне, превышающем уровень данных: это трансграничное управление, от которого зависит, наберет ли восстановление после неудачного внедрения ERP обороты или же застрянет на месте. Корпоративная штаб-квартира обычно рассматривает внедрение как обновление ИТ-инфраструктуры, которым удаленно управляют внешние консультанты. На месте персонал завода воспринимает это как внешнюю нагрузку, мешающую им производить детали. Ни одна из точек зрения не является ошибочной. Каждая сторона видит свою часть одной и той же неудачи.

Соответствующее правило содержится в Законе о коммерческих корпорациях Закон, Закон № 90/2012 Сб. В совокупности с местными стандартами налогового учета это означает, что товары не могут покидать помещения без соответствующих налоговых накладных и накладных на доставку. Если программное обеспечение не может сформировать действительные документы, руководство не имеет права отгружать товары в соответствии с законом, независимо от физических возможностей производственного цеха.

Gartner Аналитики отрасли пришли к выводу, что от 55% до 75% проектов по внедрению ERP-систем в производственной сфере не достигают поставленных целей. Наибольшие сбои в работе после запуска наблюдаются на предприятиях с дискретным производством. McKinsey & Company отчеты что более 70% проектов цифровой трансформации не приносят ожидаемой выгоды. Именно в таких реальных условиях приходится работать при восстановлении после неудачного внедрения ERP-системы — не обходя их, а непосредственно в них.

Пять операционных показателей, требующих немедленного принятия мер по кризисному управлению в системе ERP

В первые несколько дней восстановления после неудачного внедрения ERP-системы обычные трения, возникающие после запуска, и сбой системной архитектуры выглядят одинаково. Пять признаков указывают на момент, когда достигается порог кризиса.

Физическая пробка в доке — это первая. Готовая продукция находится на погрузочной площадке более 24 часов. Система ERP не подтверждает накладные и не снимает блокировку кредитов.
Увеличивающиеся отрицательные остатки запасов занимают второе место. Система показывает отрицательный остаток на счетах незавершенного производства или сырья. Это означает, что обратная отгрузка не соответствует объему потребления на линии.
Теневые таблицы — это третий. Планировщики и начальники складов отказываются от использования терминалов ERP и вместо этого отслеживают отгрузки с помощью рукописных бланков.
Отсутствующие ASN клиентов занимают четвёртое место. Крупные клиенты подают жалобы на доставку, поскольку грузы поступают без предварительного электронного уведомления об отгрузке.
Потеря доверия занимает пятое место. Ежедневные совещания между интегратором и местным операционным персоналом превращаются в перепалку, а не в поиск решений проблем.

Любой из этих пяти признаков свидетельствует о том, что процесс восстановления после неудачного внедрения ERP уже идет полным ходом, а не является обычным «шумом».

Четырёхэтапная схема восстановления работоспособности системы ERP после запуска

Чтобы остановить провал, не нужно привлекать дополнительных программистов для написания индивидуального кода. Необходим руководитель на месте, который разбирается как в работе производственного цеха, так и в архитектуре предприятия.

Временный директор программы ERP, или директор по восстановлению, с самого первого дня возглавляет работу по устранению последствий неудачного внедрения ERP. Этот руководитель берет на себя непосредственное оперативное руководство. Временный руководитель положит конец взаимным обвинениям между корпоративным ИТ-отделом и руководством местного предприятия. Для урегулирования кризиса организации необходим проверенный руководитель, соответствующий требованиям задания. Этот руководитель должен быть готов приступить к работе в течение 72 часов после завершения брифинга по заданию.

Этап 1: Введение ручных обходных механизмов для отправки и замораживание кода

Первая неделя преследует одну цель: обеспечить бесперебойную работу производственных линий заказчика и освободить погрузочную площадку. Временный руководитель утверждает временную бумажную процедуру отгрузки. Грузовики отправляются на основе проверенных физических данных, пока команда устраняет неполадки в программном обеспечении. Все непроверенные ИТ-настройки незамедлительно замораживаются, благодаря чему в базу данных перестают попадать новые ошибки. Дважды в день проводится совещание по сортировке задач, на котором собираются директор завода, руководитель склада, руководитель корпоративного ИТ-отдела и ведущий интегратор. На нём приоритетность исправлений строго определяется по степени влияния на производство. Это первый этап восстановления после неудачного внедрения ERP-системы. Решение самого операционного директора в данной ситуации ограничено, но имеет решающее значение. Утвердить ручной обход и заморозку кода в первый же день, а затем позволить временному руководителю управлять ходом событий.

Этап 2: Очистка основных данных и сверка с данными физической инвентаризации

Как только команда обеспечивает отгрузку, она устраняет несоответствия между базой данных и физическим состоянием склада. В ходе целевой инвентаризации, проводимой в выходные дни, производится сверка количества и местоположения на складских ячейках для деталей с наибольшим объемом продаж. Полученные результаты становятся новой проверенной базовой линией. Затем команда исправляет неверные времена маршрутизации, коэффициенты брака и триггеры обратной отчетности. Она также упрощает иерархию склада, чтобы виртуальные зоны подготовки к отгрузке больше не вводили в заблуждение операторов погрузчиков. На этом втором этапе восстановления после неудачного внедрения ERP система снова начинает отражать реальное положение дел.

Этап 3: Стабилизация рабочих процессов «от заказа до поступления денежных средств», «планирования материальных ресурсов» и «от закупки до оплаты»

Временный руководитель налаживает три рабочих процесса, обеспечивающих кругооборот денежных средств и товаров. Процесс «От заказа до поступления денежных средств» согласовывает настройки EDI с порталами клиентов и исключает ручное формирование счетов-фактур. Процесс «От планирования до производства» восстанавливает автоматизированное планирование потребности в материалах, благодаря чему графики формируют заявки на закупку с учетом реальных сроков поставки. Рабочий процесс «от закупки до оплаты» восстанавливает тройное сопоставление между заказом на закупку, приемом товара и счетом-фактурой поставщика. Это устраняет задержки по счетам к оплате и восстанавливает доверие поставщиков. К концу этого этапа восстановление после неудачного внедрения ERP прошло этап первоначальной оценки. Завод теперь работает по полноценному циклу финансового учета и планирования.

Этап 4: Переподготовка персонала, согласование с поставщиками и передача операционных функций

Как только операции стабилизируются, временный директор проводит обучение на чешском языке для сменных руководителей, операторов погрузчиков и планировщиков по стандартным процедурам реагирования на исключительные ситуации. Директор также обеспечивает соблюдение договорных сроков поставки, согласованных с системным интегратором. Заключительным этапом является структурированная передача полномочий. Контроль возвращается к постоянному руководству завода и корпоративному ИТ-отделу, а временный директор покидает объект. Следующий пример демонстрирует на практике процесс восстановления после неудачного внедрения ERP-системы.

Пример из практики: внедрение ERP-системы SAP S/4HANA на чешском производственном предприятии

Международный швейцарско-немецкий инженерный конгломерат внедрил стандартизированный корпоративный шаблон SAP S/4HANA на своём заводе по прецизионному литью и механической обработке, расположенном недалеко от Градец-Кралове (Чехия) и насчитывающем 550 сотрудников. Завод поставлял гидравлические компоненты с высокой точностью допусков на европейские сборочные линии строительной техники.

В течение пяти дней после запуска система утратила контроль над основными транзакциями. Модули отгрузки со склада не смогли сформировать соответствующие требованиям международные таможенные манифесты и штрих-коды для упаковки, предназначенные для клиентов. Готовая продукция скапливалась в производственных цехах, что вынудило руководство завода остановить две основные линии механической обработки из-за нехватки места. На территории предприятия застряла продукция на сумму свыше 6 млн евро, предназначенная для отправки клиентам, а два крупных заказчика-производителя оригинального оборудования пригрозили штрафными санкциями за нарушение контракта.

Внешний партнер по внедрению предложил трехмесячную программу исправления ситуации, в то время как руководитель местного чешского завода потребовал полного возврата к прежней системе. Это обошлось бы в 4 млн евро и сорвало бы процесс цифровой консолидации в масштабах всей группы.

Реализация стратегии восстановления системы ERP на месте в Восточной Богемии

Компания CE Interim направила на предприятие опытного временного директора программы ERP, имеющего двадцатилетний опыт работы в сфере производственных операций и восстановления систем SAP. Уже через 72 часа после получения полного задания временный руководитель прибыл на предприятие в Градец-Кралове, получив полные оперативные полномочия по проведению реорганизации завода.

Временный руководитель приступил к реализации плана немедленного преодоления кризиса:

Введено обходное управление диспетчерской службой экстренной помощи: Они разработали соответствующую всем требованиям и прошедшую аудит процедуру ручной оформления грузов, одобренную местными таможенными органами и логистическими подразделениями клиентов. Это позволило в течение первых 96 часов реализовать застрявшие запасы на сумму 2,4 млн евро и предотвратить остановку производственных линий у клиентов.
Фиксированная сериализация с использованием EDI и штрих-кодов: Директор перенастроил интерфейс диспетчерской службы в программном обеспечении. В течение 14 дней они устранили неполадки в процессе формирования этикеток со штрих-кодами для упаковок и привели транзакции EDI в соответствие с требованиями портала OEM.
Завершена загрузка данных целевой физической инвентаризации: Руководитель организовал целенаправленную физическую инвентаризацию в выходные дни по 1 200 активным артикулам. Это позволило устранить отрицательные погрешности в учетных запасах и привести состояния запасов в системе в соответствие с фактическим расположением товаров на полках.
Восстановлено использование линейки пользователями: Временный руководитель сформировал группу поддержки на производстве, состоящую из двуязычных (чешский и немецкий) специалистов по процессам. Они провели переподготовку 60 сменных мастеров и операторов по стандартным операциям системы.

К 50-му дню все ручные обходные процедуры при отгрузке были отменены. Предприятие работало исключительно в рамках новой системы ERP, достигнув точности учета запасов на уровне 99,11 TP3T и своевременности поставок клиентам на уровне 98,61 TP3T. Временный руководитель курировал официальное завершение проекта совместно с системным интегратором и осуществил структурированную передачу дел постоянному руководству завода.

Часто задаваемые вопросы о руководстве в сфере восстановления ERP-систем

Что такое восстановление после неудачного внедрения ERP-системы?

Восстановление после неудачного внедрения ERP-системы позволяет возобновить операции по отгрузке, управлению запасами и финансовым транзакциям после сбоя при запуске системы. Обычно этим процессом на месте руководит временно назначенный руководитель, а не поставщик программного обеспечения. Сначала осуществляется ручное обхождение, затем исправляются исходные данные, после чего предприятие полностью возвращается к работе в новой системе.

Почему следует избегать возврата к устаревшему программному обеспечению ERP после ввода системы в эксплуатацию?

Обратный переход редко сводится к простому переключению. При переключении старая база данных замораживается, а все транзакции, совершенные с момента ввода системы в эксплуатацию, хранятся исключительно в новой системе. Для отмены этого процесса требуется сложная повторная миграция данных, что приводит к списанию миллионов капиталовложений. Компании, которые прибегают к откату, зачастую полностью теряют поддержку корпоративного программного обеспечения. Дисциплинированная и оперативная стабилизация почти всегда происходит быстрее и наносит меньший ущерб, чем откат. Поспешный откат редко является правильным решением при восстановлении после неудачного внедрения ERP-системы.

Почему системные интеграторы не могут самостоятельно устранять сбои в работе ERP-систем на уровне производственных предприятий?

Системные интеграторы разбираются в таблицах баз данных и настройках конфигурации, но не в производственных процессах. Интегратор не может подписывать накладные, перенаправлять производственное оборудование или давать указания водителям вилочных погрузчиков. Для урегулирования кризисной ситуации требуется руководитель, обладающий прямыми оперативными полномочиями на заводе. Этот руководитель работает бок о бок с интегратором, а не вместо него. Именно поэтому для устранения последствий неудачного внедрения ERP-системы необходимы полномочия руководства непосредственно на месте.

Какие полномочия необходимы временно исполняющему обязанности директора программы ERP?

Временный руководитель должен обладать полномочиями, которые позволяют ему служить связующим звеном между руководством местного предприятия и корпоративным ИТ-отделом. К ним относятся полномочия по принятию решений в отношении временных процедур отгрузки, заморозки кода, утверждения поставщиков и проверки основных данных. Без письменного закрепления этих полномочий с самого начала его роль сводится к консультативной, а процесс восстановления замедляется.

Сколько времени обычно занимает процесс восстановления системы ERP?

Экстренная сортировка и устранение заторов на «причале» обычно занимают от семи до десяти дней. Полная стабилизация транзакций, очистка основных данных и устранение ручных обходных решений требуют больше времени. Типичный срок восстановления после неудачного внедрения ERP составляет от шестидесяти до девяноста дней с момента начала реализации проекта.

Каких операционных компромиссов следует ожидать Совету директоров в течение первого месяца?

В течение первого месяца точность отчетности и некоторые ручные обходные решения остаются неидеальными. Такой компромисс вполне приемлем. Приоритетом является обеспечение непрерывности работы с клиентами и прозрачность денежных потоков, а не идеально согласованная система с самого первого дня. Совершенство может подождать. А погрузочная площадка — нет. Это нормальное явление на этапе восстановления после неудачного внедрения ERP-системы, а не признак того, что внедрение провалилось.

Устранение последствий неудачного внедрения системы ERP представляет собой чрезвычайную операционную ситуацию. Это ставит под угрозу ликвидность предприятия, доверие клиентов и авторитет более широкой программы цифровой трансформации группы. Опытный руководитель, работающий непосредственно на месте, восстанавливает контроль и обеспечивает выполнение обязательств перед клиентами.

Рекомендуемые материалы:

CE Interim предоставляет проверенного партнера на руководящую должность, подходящего для конкретного задания и готового приступить к работе в течение 72 часов после утверждения технического задания. A Временный партнер CE может помочь в устранении последствий неудачного внедрения ERP-системы, что позволит защитить более широкую программу трансформации группы.