Deckung der Vakanzlücke: Interim Sales Operations Lead stabilisiert Order-to-Cash-Prozess in Ungarn innerhalb von 60 Tagen

1) Kundensituation (anonymisiert):

Ein europäischer Industriekonzern, der sich im Besitz eines globalen Private-Equity-Fonds befindet, ist in Deutschland und Mitteleuropa im Bereich der High-End-Ausrüstung tätig. Die ungarische Tochtergesellschaft der Gruppe, ein mittelgroßes Produktionsunternehmen, ist für die gesamte Wertschöpfungskette verantwortlich und befindet sich in einer entscheidenden Transformationsphase. Schnelles Wachstum, Digitalisierung und ERP-Integration haben eine kritische Lücke in der Schnittstelle zwischen Kundenservice und Vertrieb aufgedeckt. Die Dringlichkeit ergab sich aus der Notwendigkeit, die betriebliche Kontinuität aufrechtzuerhalten und Unterbrechungen während einer Vakanz der Führungsposition zu verhindern.

2) Die Herausforderung:

Führungslücke in den Bereichen Kundenservice und Vertrieb nach einer erfolglosen Einstellung durch ein Unternehmen
Fragmentiertes Produktwissen, undokumentiert und bei den einzelnen Personen isoliert
Inkonsistente und informelle Order-to-Cash-Prozesse, mangelnde Skalierbarkeit
Fehlkommunikation zwischen Vertrieb und Produktion, was zu betrieblicher Verschwendung führt
ERP-System ist nicht auf die tatsächlichen Geschäftsabläufe abgestimmt
Verzögerte Entscheidungsfindung und fehlende Prozessverantwortung
Risiko der Einbettung mangelhafter Prozesse in die neue ERP-Plattform
Druck von Eigentümern und Vorstand, Kontinuität zu wahren und Wachstum zu unterstützen

3) Vorläufige Rolle (Geschwindigkeit und Passgenauigkeit):

Ein Interim Sales Operations Lead wurde schnell in die ungarische Niederlassung entsandt, um sofortige Kontinuität zu gewährleisten und die Order-to-Cash-Funktion zu stabilisieren. Die Aufgabe wurde als 9-12-monatiges Mandat strukturiert, um die Vakanz zu überbrücken und die Funktion zu professionalisieren, bis ein ständiger Leiter ernannt werden konnte. Die Interim-Führungskraft brachte einen starken Hintergrund im Bereich der fertigungsnahen Vertriebsabläufe, funktionsübergreifendes Fachwissen und Erfahrung in der Entwicklung von ERP-Logiken mit. Die Eignung wurde durch kulturelle Kompetenz, Fähigkeiten im Umgang mit Stakeholdern und die Fähigkeit, in einem leistungsstarken, vertrauensvollen Umfeld effektiv zu arbeiten, sichergestellt.

4) Was geschah während des Mandats?

Erste 30 Tage

Übernahme der direkten Leitung des Kundendienstes und des Verkaufsbetriebs, um Störungen zu vermeiden
Schnelle Bewertung der bestehenden Prozesse, Wissenslücken und Teamfähigkeiten
Einrichtung klarer Berichtslinien und eines täglichen Arbeitsablaufs
Initiierung der Dokumentation kritischer Produktkenntnisse unter Mitwirkung der wichtigsten Werksexperten
Aufbau von unmittelbarem Vertrauen bei funktionsübergreifenden Interessengruppen, einschließlich Vertrieb, F&E und Produktion

Erste 6 Monate

Kodifizierte Order-to-Cash-Verfahren und Triage-Protokolle zwischen Vertrieb, F&E und Produktion
Anpassung der Prozesslogik an die ERP-Neugestaltung, Einbettung skalierbarer Arbeitsabläufe in die Systemanforderungen
Implementierung strukturierter Kommunikationskanäle für genaue Kundenaktualisierungen und Vorlaufzeitmanagement
Wöchentliche Leistungsüberprüfungen und KPI-Tracking zur Wiederherstellung der Verantwortlichkeit
Moderation von funktionsübergreifenden Workshops zur Institutionalisierung bewährter Verfahren und zur Verringerung von Kommunikationsfehlern

6+ Monate

Unterstützung bei der Einstellung und Einarbeitung eines ständigen Funktionsleiters
Überwachung der Einhaltung der Prozesse und Förderung des Wissenstransfers zwischen den Teams
Zusammenarbeit mit dem ERP-Implementierungsteam zur Validierung der Betriebslogik in Live-Systemtests
Aufrechterhaltung des Engagements der Interessengruppen und Gewährleistung der Kontinuität während des Führungswechsels
Vorbereitung der Funktion auf einen stabilen Betrieb unter neuer ständiger Leitung

Übergabe und Ausstieg

Bereitstellung einer umfassenden Prozessdokumentation und von Wissensspeichern
Strukturierte Übergabe an den neuen ständigen Leiter, einschließlich Karten der Interessengruppen und offener Fragen
Durchführung von abschließenden Abstimmungsgesprächen mit dem CEO, CCO und dem ERP-Projektteam
Beendigung unter Beibehaltung der Kontinuität und ohne Betriebsunterbrechung

5) Ergriffene Maßnahmen (Ausführungsschwerpunkt):

Übernahme der Interimsleitung, um die Vakanz zu überbrücken und das Tagesgeschäft zu stabilisieren
Erfassen und Dokumentieren kritischer Produkt- und Prozesskenntnisse mit Werksexperten
Festlegung klarer Regeln für die Eskalation von Aufträgen zwischen Vertrieb, F&E und Produktion
Einführung eines strukturierten Berichtswesens und täglicher Teambesprechungen
Neuausrichtung der Order-to-Cash-Workflows auf die Anforderungen des ERP-Systems
Moderation von funktionsübergreifenden Workshops zur Klärung von Rollen und zur Verringerung von Prozessunklarheiten
Einführung wöchentlicher KPI-Prüfungen und Leistungsverfolgung
Aufbau von Vertrauen bei lokalen und internationalen Interessengruppen durch transparente Kommunikation
Unterstützung bei der Rekrutierung und Einarbeitung eines ständigen Nachfolgers
Sicherstellung eines strukturierten Wissenstransfers und der Prozesskontinuität beim Ausstieg

6) Erzielte Ergebnisse (messbarer Nachweis):

Stabilisierung des Order-to-Cash-Prozesses innerhalb von 60 Tagen, um ein Abdriften des Betriebs zu verhindern
Produktwissen kodifiziert und für alle relevanten Teams zugänglich gemacht
Verringerung der Kommunikationslücken zwischen Vertrieb und Fertigung, wodurch Nacharbeit und Verzögerungen verringert werden
ERP-Neugestaltung im Einklang mit der betrieblichen Logik, wodurch das Risiko künftiger Ineffizienzen verringert wird
Wöchentliche Berichterstattung und Leistungsrhythmus wiederhergestellt, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen
Das Vertrauen der Stakeholder blieb während des Führungswechsels erhalten
Keine Unterbrechung der Kundenbetreuung oder des Serviceniveaus während der Vakanzlücke
Ständiger Funktionsleiter mit vollständiger Prozessdokumentation und Unterstützung
Nachhaltige Prozessbefolgung und Wissensbewahrung nach der Übergabe

7) Warum CE Interim:

CE Interim lieferte eine schnelle, präzise Interimslösung, die den betrieblichen und kulturellen Anforderungen des Kunden entsprach. Die Interim-Führungskraft wurde schnell eingesetzt, um Unterbrechungen zu vermeiden. Sie brachte die richtige Mischung aus Fachwissen in den Bereichen Produktion und Vertrieb mit und fügte sich nahtlos in die lokalen und grenzüberschreitenden Teams ein. Die Governance-Kadenz und das Vertrauen wurden frühzeitig hergestellt, so dass die Eigentümer und Führungskräfte während des gesamten Mandats einen klaren Überblick hatten und das Risiko reduziert wurde.

8) Aufruf zum Handeln:

Wenn Sie eine Interim-Führungskraft benötigen, um eine geschäftskritische Funktion während einer Führungslücke zu stabilisieren und zu professionalisieren, kann CE Interim schnell die richtige Führungskraft bereitstellen und vom ersten Tag an Kontinuität gewährleisten.

CE Interim stellt innerhalb von 72 Stunden bewährte Interim-Führungskräfte über Grenzen, Kulturen und Branchen hinweg bereit. Wir sind auf wirkungsvolles Interimsmanagement für Private-Equity-Firmen, Family Offices und globale Unternehmen spezialisiert, die sich in einer Umbruchphase befinden: digitale Transformation, Markteintritt, operativer Turnaround, Post-Merger-Integration oder Krise.

Was uns von anderen unterscheidet, ist nicht nur die Geschwindigkeit oder Tiefe unseres Netzwerks, sondern auch die Art und Weise, wie wir führen. Jeder Auftrag wird persönlich von einem CE Interim Managing Partner geleitet: ehemalige CEOs, CFOs oder COOs, die bereits auf Ihrer Seite des Tisches saßen und Unternehmen durch wichtige Entscheidungen geführt haben.

Mit einem globalen Talentpool und einer operativen Reichweite, die sich über Europa, die USA und den Nahen Osten erstreckt, besetzen wir keine Stellen, sondern bauen Vertrauen auf, führen Übergänge herbei und liefern Ergebnisse.

Als Teil der Valtus-Allianz, der weltweit größten Allianz von Executive Interim Management-Unternehmen, gewährleisten wir eine nahtlose internationale Durchführung durch mehr als 25 Niederlassungen und mehr als 80 Seniorpartner in über 50 Ländern.