Pe scurt

Un mandat provizoriu transfrontalier este reglementat printr-un brief scris al mandatului convenit înainte de desfășurare, nu printr-o fișă a postului emisă după sosire. Brief-ul stabilește obiectivul și ceea ce nu face parte din acesta, țintele măsurabile, limitele de semnare delegate și drepturile de decizie, precum și momentele de evaluare formală la 30, 60 și 90 de zile. Un sponsor desemnat, la nivel de conducere a grupului sau de consiliu de administrație, este responsabil de acesta. Directorul executiv deține autoritatea operațională deplină la fața locului, toate solicitările venite de la sediul central trec prin el, iar raportarea se efectuează săptămânal, bilunar și lunar. Consiliile de administrație autorizează rareori o detașare interimară transfrontalieră în timpul unui trimestru liniștit. Ele fac acest lucru atunci când ceva a mers deja prost. Poate că o fabrică nu și-a respectat programul de producție timp de trei trimestre consecutive, o filială achiziționată nu a atins ținta EBITDA sau un client OEM a semnalat o problemă de calitate care pune în pericol relația comercială.

Înainte ca cineva să ia măsuri, consiliul de administrație ezită. Numirea unui director din afara companiei pune în pericol moralul angajaților locali și transmite un mesaj de neîncredere față de echipa actuală. A nu face nimic garantează o erodare și mai mare a marjei de profit. Majoritatea consiliilor de administrație suportă această situație incomodă mai mult timp decât ar justifica cifrele, deoarece dezavantajele unei acțiuni par mai evidente decât cele ale așteptării.

Până în momentul în care se ia decizia, aceasta este adesea una greșită. Conducerea grupului prezintă misiunea ca pe o vizită exploratorie sau o deplasare de tipul “află-mi faptele”, mai degrabă decât ca pe un mandat oficial. Fără un sponsor clar, limite explicite și drepturi de decizie, directorul executiv se trezește prins între așteptările sediului central și rutinele defensive locale, iar ceasul crizei continuă să ticăie indiferent de situație.

Costul ridicat al gestionării la distanță: De ce eșuează filialele transfrontaliere

Distanța, fusurile orare, limba și regimurile de reglementare diferite transformă simplele dificultăți legate de performanță într-o adevărată vid informațional. Sediul central și filiala locală umplu fiecare acest vid cu propria poveste, iar cele două povestiri rareori coincid.

Sediul central ajunge la concluzia că echipa locală este lentă sau nu respectă regulile și reacționează prin impunerea unor cerințe suplimentare de raportare, apeluri suplimentare și instrucțiuni directe adresate șefilor de departamente. Echipa locală ajunge la concluzia că sediul central este departe de realitatea de pe teren și impune obiective fără a oferi resursele necesare pentru atingerea acestora, iar ca răspuns, filtrează veștile proaste și prezintă rapoarte mai optimiste decât ar merita operațiunea.

Adevăratul prejudiciu provine din ceea ce se întâmplă în continuare. În loc să instituie o autoritate executivă clară la fața locului, sediul central încearcă să gestioneze această lacună de la distanță. Departamentele de finanțe, resurse umane și lanț de aprovizionare ale grupului încep, fiecare, să emită instrucțiuni direct către omologii lor locali. Această structură de comandă paralelă îl ocolește pe directorul general local, paralizează procesul decizional și dizolvă în tăcere responsabilitatea, întrucât nicio persoană nu poate fi trasă la răspundere pentru o decizie pentru care trei persoane diferite au dat ordinul. Lipsa de aliniere a guvernanței între sediul central și filialele din străinătate este larg răspândită identificat ca factor principal al eșecurilor operaționale la nivel internațional, un tipar pe care cadrul prezentat în acest articol este conceput să îl prevină.

Este deja compromisă guvernanța filialei dumneavoastră? Fiți atenți la aceste semne îngrijorătoare

De obicei, un consiliu de administrație poate stabili dacă o filială se află deja într-o situație de guvernanță defectuoasă, verificând dacă se îndeplinesc două sau mai multe dintre următoarele criterii:

• Problema tabloului de bord dublu. Conducerea primește rapoarte pozitive, în timp ce numărul reclamațiilor clienților și întârzierile de livrare continuă să crească.
• Linii ierarhice paralele. Șefii funcționali locali primesc instrucțiuni zilnice de la liderii funcționali ai grupului, ocolind complet directorul general local.
• Paralizie decizională la fața locului. Conducerea locală nu va lua decizii privind cheltuielile de capital, schimbarea furnizorilor sau efectivul de personal fără aprobarea scrisă a grupului, chiar și în cazul deciziilor de rutină.
• Abaterea de la domeniul de aplicare al mandatului. Prioritățile directorului executiv interimar se schimbă de la redresarea marjei la creșterea volumului în decurs de câteva săptămâni, fără o redefinire formală a obiectivelor.
• Respectarea pasivă. Echipele locale își dau acordul pentru inițiativele discutate în cadrul ședinței, dar le pun discret deoparte imediat ce aceasta se încheie.

Numirea unui director în acest mediu fără a redefini mai întâi cadrul de guvernanță nu va rezolva problema. Nu va face decât să ofere tensiunilor o nouă țintă.

Cei 4 piloni ai unei redresări de succes

Rezumatul mandatului. Acesta este un acord de guvernanță cu caracter obligatoriu între conducerea grupului, directorul executiv interimar și CE Interim, nu o fișă a postului. Acesta trebuie să stabilească patru aspecte înainte ca cineva să se urce în avion: obiectivul principal și ceea ce nu se încadrează în acesta; ținte măsurabile privind generarea de numerar, deșeurile, livrarea la timp și în întregime, precum și costurile; limitele de semnare delegate și drepturile de decizie; și punctele de evaluare formală la 30, 60 și 90 de zile.

Un singur sponsor desemnat. Fiecare mandat necesită exact un singur sponsor la nivelul Comitetului Executiv al Grupului sau al Consiliului de Administrație, cum ar fi Directorul General al Grupului, Directorul Operațional al Grupului sau un partener operațional din domeniul fondurilor de capital privat. Un director funcțional de nivel mediu nu poate sponsoriza un mandat transfrontalier; acesta nu dispune de autoritatea necesară pentru a rezolva o situație de impas între sediul central și unitatea locală, atunci când este necesar.

Autoritate deplină la fața locului. Directorul general interimar, directorul operațional (COO) sau directorul financiar (CFO) deține conducerea operațională a entității locale pe durata mandatului. Managerii funcționali locali raportează direct către conducerea executivă, nu ocolesc aceasta. Liderii funcționali ai grupului pot oferi consultanță cu privire la alinierea tehnică, dar nu pot anula o decizie în cadrul sferei de aplicare convenite a mandatului, iar delegarea acestei autorități trebuie să respecte în continuare obligațiile legale locale, cum ar fi cele prevăzute în Codul civil german (BGB § 611a) sau în Legea britanică privind societățile comerciale din 2006.

O prezentare clară a drepturilor de decizie, convenite înainte de desfășurare:

• Cheltuieli operaționale: Directorul interimar are autoritate până la limita convenită (de exemplu, 250.000 de euro), iar orice cheltuială care depășește această limită este supusă aprobării sponsorului.
• Schimbări organizaționale: Conducerea poate redistribui rolurile și înlocui angajații cu performanțe slabe, dar modificările care vizează consiliul de administrație sau subordonații direcți necesită aprobare la nivel superior.
• Contracte cu furnizorii: Conducerea interimară este împuternicită să renegocieze condițiile operaționale și logistice, în timp ce acordurile globale pe termen lung sunt de competența sponsorului.
• Planificarea producției: Competența include realocarea liniilor de producție, a turelor și a capacității; cu toate acestea, închiderile neplanificate care afectează principalii producători de echipamente originale (OEM) trebuie raportate la nivel superior.

Drepturile clare de decizie sunt prezentat pentru a dubla, aproximativ, viteza de derulare a restructurărilor transfrontaliere ale companiilor, ceea ce constituie singurul motiv pentru care este necesar să se elaboreze planul înainte de prima zi, în loc să se negocieze sub presiune.

Măsuri disciplinare împotriva eludării ordinelor de la sediul central. Echipele funcționale ale grupului nu transmit instrucțiuni informale direct personalului local. Solicitările sunt transmise prin intermediul directorului executiv interimar. Această singură regulă este cea care împiedică reapariția structurii de comandă paralele descrise mai sus, la trei săptămâni de la începerea mandatului.

Rolul CE Interim este acela de a coordona această structură, nu doar de a o completa cu personal. Un partener realizează analiza de diagnostic a domeniului de activitate înainte de desfășurare, contribuie la redactarea brief-ului mandatului și, ulterior, desfășoară revizuiri de coordonare bilunare împreună cu sponsorul și directorul executiv pe toată durata misiunii, asigurând respectarea limitelor mandatului, verificând progresul în mod independent și contribuind la eliminarea blocajelor legate de escaladarea problemelor. Odată ce documentul de mandat este finalizat, angajamentul CE Interim este acela de a furniza un director executiv verificat, potrivit pentru mandat și gata să își înceapă activitatea în termen de 72 de ore de la finalizarea documentului de mandat.

Raportarea se desfășoară pe trei niveluri: un raport săptămânal succint, de o pagină, transmis de către conducerea executivă către sponsor, care cuprinde trei indicatori, trei riscuri și orice decizie care trebuie luată în termen de 48 de ore; o ședință de revizuire a guvernanței, cu durata de 45 de minute, organizată o dată la două săptămâni împreună cu partenerul interimar al CE; și o informare lunară adresată consiliului de administrație cu privire la performanța verificată și la planul pentru următoarele 30 de zile.

Redresare în 60 de zile: Cum a rezolvat un furnizor o criză de 18 milioane de euro

Un furnizor de nivel 1 cu sediul central în Germania s-a confruntat cu probleme cronice de livrare la fabrica sa din vestul Ungariei: deșeuri de peste 8%, costuri de transport în creștere și clienți OEM care amenințau cu penalități pentru oprirea liniilor de producție. Sediul central gestionase criza de la distanță, directorii de inginerie și de lanț de aprovizionare ai grupului trimițând instrucțiuni zilnice, adesea contradictorii, direct către supervizorii din atelier. Conducerea locală a răspuns cu rapoarte optimiste, în timp ce cifrele reale continuau să scadă.

Un mandat stabilit oficial a reorganizat structura: o analiză a situației actuale realizată împreună cu directorul operațional al grupului, un document scris de prezentare a mandatului și acordarea autorității operaționale depline către un COO interimar, având ca unic responsabil pe directorul operațional al grupului. În termen de 72 de ore de la finalizarea brief-ului, directorul se afla deja la fața locului, gestionând un tablou de bord verificat și ritmul de raportare pe trei niveluri, toate instrucțiunile de la sediul central fiind transmise prin intermediul biroului său.

În termen de 60 de zile, rata livrărilor la timp a crescut de la 68% la 99,2%, rata deșeurilor a scăzut de la 8,2% la 1,9%, iar costurile suplimentare de transport au fost eliminate, asigurând o economie estimată la 18 milioane de euro din valoarea contractului cu producătorul de echipamente originale (OEM). Pe termen lung, fabrica a încheiat mandatul cu o structură ierarhică unică intactă, pregătită pentru o predare fără probleme către conducerea permanentă.

Dincolo de criză: gestionarea cu succes a tranziției către o conducere permanentă

Mandatul este în mod deliberat limitat în timp. Scopul său este stabilizarea și guvernanța, nu înlocuirea pe termen lung a conducerii permanente. Planificarea succesiunii începe de la început, nu la sfârșit: pe măsură ce se ating etapele cheie, directorul executiv colaborează cu sponsorul, departamentul de resurse umane al grupului și CE Interim pentru a defini profilul permanent în contextul unei operațiuni stabilizate și transparente, mai degrabă decât al unei situații de criză. Odată numit, noul lider beneficiază de un proces structurat de predare a funcției, cu o durată de două până la patru săptămâni, în timpul căruia directorul executiv interimar trece într-un rol consultativ pentru a transfera relațiile cu părțile interesate și sistemele de raportare înainte de a se retrage.

Răspunsuri ale experților la întrebările frecvente (FAQ)

Cine ar trebui să semneze mandatul? 

Un director de rang înalt al grupului, cu competențe la nivel de întreprindere, cum ar fi directorul general al grupului, directorul operațional al grupului sau un membru al consiliului de administrație. Programul CE Interim necesită aprobarea la acest nivel pentru a se asigura că directorul interimar dispune de prestigiul și autoritatea transfrontaliere incontestabile necesare pentru a acționa cu hotărâre.

Ce se întâmplă dacă sediul central nu este de acord cu concluziile directorului executiv privind situația de pe teren? 

CE Interim rezolvă aceste conflicte printr-o analiză obiectivă a guvernanței, facilitată de partenerii noștri, utilizând baza unică de date verificate pe care conducerea executivă a stabilit-o pentru a alinia echipa de conducere la ceea ce se întâmplă efectiv la fața locului.

Cum previne CE Interim extinderea neprevăzută a domeniului de aplicare pe durata unui mandat? 

CE Interim gestionează mandatul printr-o guvernanță activă: partenerii noștri evaluează progresul în raport cu cerințele inițiale la fiecare două săptămâni, asigurându-se că orice propunere de extindere a domeniului de aplicare este corelată cu atenție cu termenele, resursele și competențele ajustate, înainte ca aceasta să fie pusă în aplicare.

În ce fel se deosebește un director executiv interimar transfrontalier de un consultant în management? 

Un consultant analizează și formulează recomandări fără a-și asuma responsabilități operaționale directe. CE Interim detașează lideri care își asumă autoritatea operațională directă, iau decizii cu caracter obligatoriu și pun în aplicare personal procesul de transformare la fața locului, asumându-și întreaga responsabilitate.

Cum sunt împărțite drepturile de decizie între Consiliul de administrație și directorul executiv interimar? 

Consiliul de administrație își păstrează întotdeauna competența în ceea ce privește aprobările prevăzute de lege, cheltuielile de capital majore care depășesc limitele convenite și deciziile strategice pe termen lung. Directorul general interimar organizează colaborarea astfel încât directorul executiv să dețină autoritate operațională deplină asupra desfășurării activităților zilnice, a organizării locale, a condițiilor de colaborare cu furnizorii și a respectării termenelor de execuție, în cadrul convenit.

Alte perspective

Citiți următoarele:

• Executive Interim Management
• Criză și restructurare
• Turnaround Operațional

Remediați problemele operaționale: discutați cu un partener CE Interim

În cazul în care o filială din străinătate, o unitate de producție din străinătate sau o achiziție internațională prezintă divergențe operaționale sau tensiuni la nivelul guvernanței, un partener interimar al CE poate analiza situația și poate contribui la structurarea mandatului înainte ca problema să devină mai greu de rezolvat. Contactați-ne iar reprezentanții noștri sunt pregătiți să vă ajute să obțineți rezultatul dorit.