Pe scurt

Atunci când un părinte elvețian și fabrica sa din România lucrează pe baza unor date diferite, problema rareori ține de lipsa de onestitate. Sediul central analizează datele agregate lunare din sistemul ERP (planificarea resurselor întreprinderii). Fabrica își desfășoară activitatea zilnică pe baza programelor locale, a deciziilor informale privind refacerea produselor și a lucrărilor în curs de execuție neînregistrate. Până când ambele părți nu vor lucra pe baza aceleiași baze de date verificate, Consiliul de Administrație nu își poate evalua propriul risc. Restabilirea controlului înseamnă stabilirea datelor concrete la fața locului și definirea competențelor decizionale. Aceasta implică numirea unui director cu autoritate atât financiară, cât și operațională.

Motivul: rapoartele operaționale și situația fluxurilor de numerar nu mai corespund

Situația ajunge la Consiliul de Administrație într-o formă ușor de înțeles. Filiala din România raportează o producție stabilă, livrări acceptabile și costuri ținute sub control. Situația consolidată a lichidităților arată însă altceva. Capitalul de lucru crește, iar fabrica solicită din nou finanțare. Nimeni la nivel de grup nu poate explica această diferență față de restul grupului.

Reacția instinctivă este aceea de a solicita mai multe rapoarte, iar acest lucru este rezonabil. Mai multe detalii reprezintă pârghia pe care o poate acționa sediul central. Însă rapoartele elaborate pe baza acelorași date nu fac ca datele respective să fie mai fiabile. Consiliile de administrație acționează lent și dintr-un al doilea motiv. Stabilirea situației reale are consecințe, de la deprecierea stocurilor până la retratarea unei marje deja aprobate. Un director general al grupului sau un proprietar din familie care ia în calcul acest pas suportă un cost real, nu doar evită o discuție incomodă.

Calendarul stabilește programul, nu situațiile neplăcute: inventarierea și auditul de sfârșit de an, următoarea verificare a respectării clauzelor contractuale, următoarea tranșă de finanțare. Dacă procesul de due diligence sau auditorul de sfârșit de an descoperă primul această situație, altcineva îi stabilește valoarea. Atât inventarierea, cât și deprecierea sunt mai ușoare atunci când proprietarul alege data.

De ce se adâncesc discrepanțele în raportarea transfrontalieră între unitățile de producție și sediul central

Există patru condiții care îl extind, fiecare având o origine legitimă.

În cazul în care planurile de producție ERP la nivel de grup nu reflectă timpii reali de pregătire, planificatorii locali creează foi de calcul pentru a gestiona activitatea zilnică. Există două înregistrări, dar se bazează doar pe una dintre ele pentru a lua decizii.

Atunci când aprobarea casării se face la nivel de grup, fabrica pune deoparte piesele respinse pentru o refacere care nu are loc niciodată. Acestea rămân în evidența contabilă ca lucrări în curs de execuție: o lacună în proiectarea procesului, nu o eludare la nivel local.

Atunci când întreprinderea evaluează livrarea la timp în raport cu propria dată revizuită, ambele părți efectuează evaluarea în mod onest, însă măsoară aspecte diferite. Revista internațională de științe ale calității și serviciilor identifică acesta este un model recurent în reportajele de pe teren care nu au fost verificate.

Distanța elimină corecția informală pe care o aplică un controlor intern atunci când patrulează prin hală. Dincolo de graniță, o videoconferință explică abaterile, adesea în mod corect, dar nimeni nu le verifică comparativ cu un container.

Nu este vorba despre o filială care își ascunde poziția față de proprietar. Este vorba despre două organizații, fiecare comportându-se în mod rezonabil și deținând jumătăți diferite ale aceluiași tablou. Nimic nu leagă rezultatele la nivel de mașină de performanța financiară. Numeroase rapoarte de cercetare tratează această legătură ca pe o condiție prealabilă pentru gestionarea performanței operaționale și financiare.

Provocări specifice legate de raportarea financiară în sectorul producției elvețiano-românești

Trei caracteristici fac ca această versiune să fie mai dificil de închis. Entitatea românească ține contabilitatea statutară în conformitate cu legislația fiscală locală reguli, alături de pachetul de grup. Există două seturi de registre contabile valabile. La nivel local, se ține cont de cel susținut de autoritatea fiscală. Un grup elvețian aplică un prag de semnificație, dar este posibil ca echipa financiară locală să nu fi auzit niciodată de acesta. Soldurile pe care fabrica le tratează ca simple operațiuni interne sunt exact cele care contează la consolidare. Conversia francului elvețian (CHF) și a leului românesc (RON) absoarbe o parte din variația costului de conversie înainte ca aceasta să ajungă la marja consolidată. Acesta este unul dintre motivele pentru care atât costul unitar, cât și mișcările de numerar pot părea justificate. Grupul poate verifica două dintre aceste aspecte din Elveția. Una este reconcilierea evaluării statutare a stocurilor cu pachetul grupului, pe categorii. Cealaltă este retratarea costului unitar de conversie în RON la rate constante. Importanța relativă necesită o discuție cu controlorul local, nu un fișier.

Modul în care Consiliul de administrație identifică neconcordanțele din rapoartele privind performanța uzinei

Sediul central poate constata îndeplinirea acestor condiții fără a fi necesară o anchetă.

• Închiderea de sfârșit de lună necesită ajustări manuale pentru a reconcilia registrele de stoc cu inventarele fizice, iar aceste ajustări nu se reduc.
• Capitalul circulant crește, în timp ce producția și portofoliul de comenzi rămân la același nivel.
• Consumul de materiale depășește în mod constant lista de materiale.
• Taxele suplimentare pentru transport și orele suplimentare sunt înregistrate în conturile de costuri indirecte, și nu în conturile clienților care le-au generat.
• Directorul fabricii, directorul de calitate și controlorul local descriu aceeași neîndeplinire a obligațiilor de livrare în moduri diferite în cadrul aceleiași evaluări.

În cazul în care trei dintre aceste cinci elemente persistă pe parcursul a două închideri lunare, sediul central reacționează la o perioadă care s-a încheiat deja.

Pași pentru crearea unei baze de date cu informații verificate la nivelul tuturor unităților de producție

A începe cu sistemul de raportare este o primă mișcare greșită. Un sistem construit pe solduri neverificate reproduce aceeași eroare, dar mai repede. Secvența începe cu o inventariere fizică a materiilor prime, a produselor în curs de fabricație, a produselor finite și a rafturilor cu produse refăcute care nu au fost inventariate. Echipa reconciliază rezultatul inventarierii cu registrul general și prezintă consiliului de administrație o propunere de anulare a stocurilor în termen de trei până la patru săptămâni. Reexaminați livrările din ultimele șase luni în raport cu datele inițiale solicitate de clienți. Bilanțul reprezintă doar jumătate din ceea ce evaluează consiliul de administrație.

Se presupune că orice abatere reprezintă o eroare de proiectare până când dovezile demonstrează contrariul. O abatere care poate fi atribuită unui proces neînregistrat este de natură structurală. Abaterea care se modifică pe măsură ce echipa o examinează sau pe care cineva o modifică după data de înregistrare indică, dimpotrivă, o neregulă. Răspunsul se schimbă atunci: păstrați probele și asigurați accesul la ele, implicați consilieri și apoi discutați cu reprezentanții fabricii. Sponsorul mandatului, de obicei directorul general al grupului sau membrul responsabil al consiliului de administrație, decide această schimbare pe baza probelor, nu doar conducerea executivă.

În timp ce se efectuează inventarierea, fabrica continuă livrările. Echipa efectuează o inventariere controlată pe zone, nu o oprire completă. Ea transferă fondurile către o prognoză continuă, în loc să le aloce pe baza cererilor. Odată ce echipa stabilește situația actuală, două definiții contează mai mult decât orice proiect ERP. Stațiile de lucru înregistrează deșeurile în momentul în care acestea apar, nu la sfârșitul lunii, prin intermediul sistemului. Livrarea la timp se calculează în raport cu data inițială stabilită de client.

Aceleași principii se aplică și în cazul drepturilor de decizie. Fabrica înregistrează local, în aceeași zi, eliminarea deșeurilor cu o valoare sub pragul convenit. Orice valoare care depășește acest prag este raportată grupului într-un interval de timp stabilit. Sediul central se angajează să informeze personalul local cu privire la pragul de semnificație și să răspundă la escaladările de probleme într-un interval de timp stabilit. Armonizarea sistemului ERP și numirea permanentă a responsabilului financiar pot aștepta până când acest proces va fi finalizat.

Cele două decizii ale Consiliului de administrație privind controlul operațional, care nu pot fi delegate

Compromisul este mai restrâns decât pare. Nu este vorba de o opoziție între acuratețe și viteză. Adevărata alegere constă în a accepta sau nu o depreciere vizibilă în prezent, construind astfel o bază de date pe care să se poată baza orice decizie ulterioară. Alternativa este finanțarea unei poziții pe care grupul nu o poate evalua. În spatele acestei alegeri se află două decizii.

Prima decizie se referă la ordinea de comunicare a informațiilor. Sponsorul o stabilește înainte de începerea procesului de numărare, în loc să improvizeze odată ce se stabilește o cifră. Aceasta vizează momentul în care auditorul și eventualele bănci creditoare sunt informate. De asemenea, se referă la modul în care se înregistrează anularea în contabilitatea statutară din România, precum și în raportul de grup.

Al doilea aspect este managementul local. În mod implicit, directorul fabricii și controlorul local își păstrează funcțiile. Aceștia dețin cunoștințele despre proces de care depinde contabilitatea. Un prag de aprobare care depășește autoritatea lor a determinat înregistrarea pierderilor în stocul de produse în curs de fabricație, nu propriile lor decizii. Doar ascunderea informațiilor, după ce grupul acordă autoritatea de a înregistra pierderile în mod onest, schimbă această situație implicită.

Gestionarea operațiunilor transfrontaliere cu ajutorul unui director financiar interimar

Un director prezent la fața locului, cu autoritate atât asupra cifrelor, cât și asupra procesului, rezolvă această problemă. Este vorba despre numirea unui director financiar interimar (CFO) cu un mandat operațional explicit, iar în unele cazuri, cu un rol combinat de director financiar interimar (CFO) și director de operațiuni (COO). Într-un mandat care vizează raportări nesigure, sponsorul nu se poate baza doar pe rapoartele întocmite de directorul respectiv. Aceste rapoarte necesită o verificare independentă. Un partener interimar al CE se ocupă de această sarcină specifică pe toată durata mandatului. 

Directorul financiar interimar verifică raportările înainte ca acestea să ajungă la Consiliul de administrație și compară situația reală cu cea raportată la intervale convenite. Partenerul menține deschisă calea de escaladare. Deoarece mobilizarea se află pe calea critică, un director executiv cu experiență, potrivit pentru mandat, este pregătit să își înceapă activitatea în termen de 72 de ore de la finalizarea brief-ului mandatului. Mandatul se încheie cu o predare a sarcinilor. Echipa confirmă predarea odată ce mediul de control s-a menținut pe parcursul unui ciclu complet de raportare fără intervenția directorului executiv. În acel moment, definițiile, pragurile și canalul de escaladare și-au dovedit deja utilitatea.

Studiu de caz: Un grup industrial elvețian angajează un director financiar interimar pentru redresarea unei fabrici din România

Iată povestea unui grup elvețian specializat în componente industriale de precizie, care deține o filială de producție în Transilvania, România, cu 380 de angajați. Rapoartele lunare au arătat că OEE (eficiența globală a echipamentelor) de 78% și un grad de respectare a termenelor de livrare de 96%. Cu toate acestea, fabrica a avut nevoie de injecții financiare de urgență în valoare de 450.000 CHF în fiecare trimestru.

Un director financiar interimar și-a preluat mandatul în prima săptămână, având atribuții combinate de director financiar și director de operațiuni. Acestea acopereau atât situația financiară, cât și procesul de producție. În urma verificării, s-au identificat trei sisteme de evidență paralele în uz, inclusiv un sistem ERP actualizat manual la câteva săptămâni după expediere. S-au identificat lucrări în curs de execuție în valoare de 1,2 milioane CHF, care nu mai erau de actualitate, stocate în rafturi secundare neadministrate.

Sponsorul a informat auditorul grupului înainte de sfârșitul anului și a confirmat că directorul fabricii și controlorul local își vor păstra funcțiile. Inventarierea s-a desfășurat împreună cu echipa fabricii. La început, directorul executiv nu a adus nicio modificare sistemului ERP, tabloului de bord și structurii organizaționale. Rafturile au blocat procesul de inventariere până când sponsorul a delegat autoritatea de dispunere către fabrică, întrucât nimeni la nivel local nu deținea această autoritate. Anularea a fost prezentată consiliului de administrație o singură dată, împreună cu documentele justificative. Un partener interimar al CE a revizuit-o, verificând inventarul în raport cu situația raportată.

În termen de șaizeci de zile, sediul central a verificat transparența datelor privind producția pe oră, deșeurile și costurile de conversie. Până în ziua a nouăzeci, capitalul circulant se redusese cu 1,8 milioane CHF. Aceasta a reprezentat, în mare parte, o corecție punctuală, mai degrabă decât o generare de numerar subiacente, fapt confirmat la următoarea închidere. Ziua a nouăzeci a marcat verificarea transparenței datelor și efectuarea corecției, nu încheierea mandatului. Câteva luni mai târziu, persoana numită permanent în funcția financiară a preluat un mediu de control testat pe parcursul unui ciclu complet de raportare.

Întrebări frecvente despre mandatul de director financiar interimar

În ce fel se deosebește un director executiv interimar de un auditor judiciar?

Un auditor prezintă un raport cu privire la ceea ce s-a întâmplat și pleacă, în timp ce un director executiv interimar preia autoritatea deplină pentru a reorganiza structura de raportare, a redefini competențele decizionale și a conduce procesul efectiv de redresare. CE Interim restabilește controlul operațional total prin desemnarea unor lideri care își asumă responsabilitatea deplină, de la etapa inițială de constatare a faptelor până la predarea finală a proiectului.

Ce funcție de conducere se potrivește acestei situații?

Funcția de control financiar necesită un director financiar interimar (CFO), în timp ce execuția la nivel de producție necesită un director operațional interimar (COO). Atunci când sunt necesari ambii, combinarea acestora într-un singur mandat este adesea cea mai bună soluție pentru a evita lacunele de conducere. CE Interim se adaptează exact la nevoile dumneavoastră, corelând lacuna operațională specifică cu profilul executiv potrivit, asigurând o autoritate clară și o execuție fără sincope.

Deja căutăm un director financiar cu contract pe durată nedeterminată pentru filială. Ar trebui să așteptăm? 

Nu. Angajarea pentru un post neconfirmat obligă noul angajat să preia probleme ascunse și necuantificate. CE Interim accelerează procesul de căutare a unui director financiar permanent prin detașarea unui lider interimar care să stabilească situația reală și să pună ordine în bilanț, permițându-vă astfel să angajați un director financiar permanent într-un mediu de control stabil și verificat.

Cât timp ar trebui să dureze un mandat de acest fel?

Acesta ar trebui să se desfășoare pe o perioadă suficient de lungă pentru a stabili faptele, a implementa mecanismele de control și a funcționa fără intervenția directă a liderului interimar pe durata a cel puțin unui ciclu complet de raportare — de obicei, o perioadă mai apropiată de șase luni. CE Interim garantează rezultate durabile, asigurându-se că noile procese de raportare funcționează în mod independent înainte ca directorul nostru executiv să predea controlul.

Numirea unui director interimar va destabiliza echipa de conducere locală?

Nu și dacă este abordată corect. Echipele locale apreciază, de obicei, faptul că li se acordă autoritatea de a raporta cu sinceritate, după ce s-au confruntat cu așteptări nerealiste și cu o lipsă de autonomie decizională. Directorul executiv interimar stabilizează organizația colaborând constructiv cu managerii actuali, oferindu-le sprijinul explicit de care au nevoie pentru a descoperi adevărul fără teamă.

Cunoștințe relevante și pașii următori pentru soluții de conducere interimară

• Turnaround Operațional
• Interim CFO
• Întrebări frecvente pentru întreprinderi

Dacă rapoartele filialei dumneavoastră din România și performanțele sale financiare reflectă activități diferite, este puțin probabil ca o raportare suplimentară să le armonizeze. A Partener interimar CE poate contribui la definirea mandatului executiv pe care îl impune situația actuală.