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Einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen zögern, einen Interim Manager zu engagieren, ist nicht die Unsicherheit über die Fähigkeiten, sondern die Unsicherheit über die Definition.

Bevor die Entscheidung getroffen wird, stellt sich oft eine praktische Frage: Wofür genau wird diese Person zuständig sein?

Auf den ersten Blick mag dies eine einfache Frage der Stellenbeschreibung sein. In Wirklichkeit ist es jedoch komplexer. Interimspositionen werden in der Regel in Situationen eingeführt, die sich bereits entwickeln, was es schwierig macht, die Verantwortlichkeiten von Anfang an präzise und stabil zu definieren.

Infolgedessen zögern die Unternehmen die Entscheidung oft hinaus, bis sie sich sicher sind, dass sie die Rolle vollständig verstanden haben.

Warum Rollenklarheit zu einem Hauptanliegen wird

In vielen Fällen wird ein Interimsmanagement zu einem Zeitpunkt in Betracht gezogen, zu dem die internen Strukturen bereits unter Druck stehen.

Es kann zu Überschneidungen von Zuständigkeiten, unklaren Berichtslinien oder Unsicherheiten über die künftige Organisationsstruktur kommen. Die Einführung einer externen Führungskraft in diesem Umfeld wirft berechtigte Fragen darüber auf, wie die Zuständigkeiten verteilt werden und wie die Autorität ausgeübt wird.

Die Kunden fragen nicht nur, was der Interim Manager tun wird. Sie wollen auch wissen, wie diese Rolle mit den vorhandenen Mitarbeitern, Prozessen und Erwartungen interagieren wird.

Das wahre Risiko: Überschneidungen, Konflikte und verlorene Wirkung

Ohne klare Rollendefinition ergeben sich mehrere Risiken.

Die Zuständigkeiten können sich mit denen von Festangestellten oder Beratern überschneiden, was zu doppeltem Aufwand und unnötigen Kosten führt. Interne Teams können unsicher werden, wer für Entscheidungen zuständig ist, was die Ausführung verlangsamt.

In manchen Fällen verfügt der Interimsmanager zwar über umfangreiche Fachkenntnisse, aber nur über begrenzte Befugnisse, was die Fähigkeit, Ergebnisse zu erzielen, einschränkt.

Diese Risiken ergeben sich nicht aus dem Konzept des Interim Managements selbst, sondern aus der Art und Weise, wie es innerhalb der Organisation positioniert ist.

Was die Kunden eigentlich vermeiden wollen

Wenn Kunden detaillierte Fragen zum Umfang stellen, versuchen sie in der Regel, drei bestimmte Ergebnisse zu vermeiden.

Erstens wollen sie vermeiden, für sich überschneidende Aufgaben zu zahlen. Wenn die Zuständigkeiten nicht klar definiert sind, kann es passieren, dass Organisationen mehrere Funktionen finanzieren, die sich mit demselben Problem befassen.

Zweitens wollen sie interne Spannungen vermeiden. Die Einführung eines Interimsmanagers ohne klare Grenzen kann zu Unsicherheit oder Widerstand bei den bestehenden Führungskräften führen.

Drittens wollen sie sicherstellen, dass die Autorität mit der Verantwortung in Einklang steht. Von einem Interim Manager kann nicht erwartet werden, dass er Ergebnisse liefert, ohne die Fähigkeit, Entscheidungen zu beeinflussen und Veränderungen voranzutreiben.

Das Verständnis dieser Bedenken erklärt, warum die Rollenklarheit ein so wichtiger Faktor bei der Entscheidung ist.

Warum Interim-Rollen schwieriger zu definieren sind als Dauerrollen

Anders als Dauerstellen sind Interimspositionen nicht auf langfristige Stabilität ausgelegt. Sie werden geschaffen, um bestimmte Situationen zu bewältigen, oft innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens.

Das bedeutet, dass die Rolle nicht nur durch die Funktion, sondern auch durch das Ziel definiert werden muss.

So kann beispielsweise ein Interimsmanager eingesetzt werden, um den Betrieb zu stabilisieren, einen Wandel herbeiführen, oder eine Führungslücke während einer Übergangsphase zu schließen. Jedes dieser Szenarien erfordert einen anderen Ansatz, auch wenn die formale Stellenbezeichnung ähnlich erscheint.

Die Herausforderung besteht also nicht darin, die Rolle in allgemeinen Begriffen zu beschreiben, sondern sie auf das zu erreichende Ergebnis abzustimmen.

Die drei typischen Mandate im Interim Management

In der Praxis fallen die meisten Interimseinsätze in eine der drei Kategorien.

Stabilisierung

Der Schwerpunkt liegt auf der Wiederherstellung der Kontrolle und der Bewältigung unmittelbarer Probleme. Dies kann die Behebung von Betriebsstörungen, die Verbesserung der Leistung oder die Wiederherstellung grundlegender Managementroutinen beinhalten.

Umwandlung

Ziel ist es, einen strukturellen Wandel herbeizuführen. Dazu können Umstrukturierungen, Prozessverbesserungen oder strategische Neuausrichtungen gehören. In diesem Fall wird von dem Interim Manager erwartet, dass er innerhalb eines bestimmten Zeitraums wesentliche Veränderungen vorantreibt.

Übergang oder Deckung

Die Aufgabe besteht darin, die Kontinuität während einer Führungslücke zu wahren. Dadurch wird sichergestellt, dass der Betrieb reibungslos weiterläuft, während sich die Organisation auf eine dauerhafte Lösung vorbereitet.

Die Festlegung, welches dieser Mandate gilt, ist ein entscheidender Schritt zur Klärung des Anwendungsbereichs.

Was passiert, wenn der Geltungsbereich nicht ordnungsgemäß definiert ist?

Wenn die Rolle nicht klar definiert ist, verliert die Aufgabe oft ihren Fokus.

Der Interimsmanager kann in verschiedene Richtungen gezogen werden und sich mit Themen befassen, die nicht zum ursprünglichen Ziel gehören. Gleichzeitig können die internen Interessengruppen unterschiedliche Erwartungen haben, was zu Verwirrung führt und die Entscheidungsfindung verlangsamt.

Mit der Zeit kann dies zu Frustration auf allen Seiten führen, da die Organisation nicht die erwarteten Ergebnisse sieht und dem Interim Manager die nötige Klarheit fehlt, um effektiv zu arbeiten.

Wie man Rolle und Umfang in der Praxis definiert

Eine klare Definition erfordert keine perfekte Stellenbeschreibung. Sie erfordert die Ausrichtung auf einige entscheidende Elemente.

Die Berichtslinien sollten von Anfang an festgelegt werden, damit die Entscheidungsbefugnis klar ist. Die Organisation sollte klären, wem der Interim Manager unterstellt ist und welche Teams oder Funktionen in seine Zuständigkeit fallen.

Das Ziel der Aufgabe sollte in praktischen Begriffen definiert werden. Anstatt Aufgaben zu beschreiben, ist es effektiver, Ergebnisse zu beschreiben. Was sollte nach drei oder sechs Monaten anders sein?

Auch die Grenzen sollten vereinbart werden. Dazu gehört auch, dass man sich darüber im Klaren ist, wo die Rolle des Interim Managers endet und wo andere Funktionen, wie z.B. Berater oder Festangestellte, übernommen werden.

Diese Elemente bieten genügend Struktur, um die Aufgabe mit Zuversicht anzugehen.

Die Frage, die die Konversation verändert

In vielen Fällen hilft eine einzige Frage, um Klarheit zu schaffen.

Was genau erwarten wir von dieser Rolle?

Dadurch wird der Schwerpunkt von der Aufgabenbeschreibung auf das Ergebnis verlagert. Es hilft auch, die Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, was das Risiko widersprüchlicher Erwartungen verringert.

Umfang Disziplin und Kontrolle

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Aufrechterhaltung der Disziplin während des gesamten Einsatzes.

Interimsrollen können sich weiterentwickeln, wenn neue Informationen verfügbar werden. Eine gewisse Flexibilität ist zwar notwendig, aber eine unkontrollierte Ausweitung des Aufgabenbereichs kann die Wirksamkeit verringern und die Kosten erhöhen.

Die Festlegung klarer Phasen, die Definition von Meilensteinen und die Vereinbarung von Überprüfungspunkten tragen dazu bei, die Ausrichtung beizubehalten. Dadurch wird sichergestellt, dass der Auftrag fokussiert bleibt und dass alle Änderungen beabsichtigt sind und nicht reaktiv erfolgen.

Schlussfolgerung: Klarheit führt zu Ergebnissen

Management auf Zeit ist am effektivsten, wenn die Rolle von Anfang an klar definiert ist.

Das bedeutet nicht, dass jedes Detail im Voraus festgelegt werden muss, aber es erfordert eine Abstimmung über Ziele, Befugnisse und Grenzen. Wenn diese Elemente vorhanden sind, kann der Interimsmanager mit Zuversicht arbeiten und messbare Ergebnisse liefern.

Für die Unternehmen bedeutet diese Klarheit eine Verringerung des Risikos, eine bessere interne Abstimmung und eine Erleichterung der Entscheidung, einen Interim Manager zu engagieren.

Letztendlich geht es nicht nur darum, wen man einstellt, sondern auch darum, wie man diese Person so positioniert, dass sie erfolgreich ist.