Continuité financière : un directeur financier par intérim assure la préparation de la passation de pouvoirs en 60 jours en Roumanie

1) Situation du client (anonyme) :

Un groupe européen familial spécialisé dans les produits d'automatisation exploitait une importante usine de fabrication en Roumanie.

L'usine faisait partie d'un groupe international complexe comptant des dizaines d'entités juridiques, plusieurs systèmes ERP et un siège social en France.

Plusieurs membres de l'équipe comptable ont démissionné dans le cadre d'une vaste transformation financière portant sur SAP S/4HANA, la facturation électronique et la mise en place d'un nouveau centre de services partagés en Pologne.

La priorité immédiate était d'assurer la continuité de la transition à la tête de l'entreprise avant la clôture de l'exercice, les échéances réglementaires et la migration vers le nouveau système.

2) Le défi :

Le responsable de la comptabilité et plusieurs comptables s'apprêtaient à partir / étaient déjà partis.
L'équipe chargée du financement de l'usine, qui restait en place, avait été réduite à trois ou quatre personnes.
La clôture de l'exercice, l'accompagnement en matière d'audit, les déclarations fiscales et les rapports réglementaires ont dû se poursuivre sans interruption.
La mise en œuvre de SAP S/4HANA et de la facturation électronique entrait dans une phase décisive.
Les services de comptabilité et de planification et analyse financières (FP&A) avaient récemment été dissociés, ce qui avait donné lieu à de nouvelles responsabilités et à de nouvelles lignes hiérarchiques.
Les équipes financières locales s'adaptaient au contrôle centralisé exercé par la direction financière du groupe.
La réticence à l'égard du modèle de services partagés pesait sur le moral du personnel et augmentait le risque de départs.
Le siège social, la direction de l'usine, les conseillers externes et les équipes chargées de la mise en œuvre devaient prendre des décisions de manière coordonnée.

3) Rôle intérimaire assuré (rapidité et adéquation) :

CE Interim a facilité le déploiement rapide d'un responsable de transformation par intérim pour le pôle Finance de l'usine, qui a assumé les fonctions de directeur financier par intérim.

Cette mission, telle qu'elle a été définie par écrit, a été conçue comme une mission de transition d'une durée de quatre à six mois, répondant ainsi à l'exigence explicite de combler le vide au niveau de la direction.

Le profil retenu alliait une connaissance approfondie des normes comptables locales, une expérience en matière de reporting IFRS, une expertise reconnue dans le domaine de la finance industrielle et une capacité avérée à diriger une équipe sur le terrain.

Son expérience antérieure comprenait notamment les environnements SAP, le reporting Hyperion, la préparation des audits, la restructuration d'équipes et la coordination entre le siège social et les sites locaux.

Le fait d'être implanté localement et de bien connaître l'environnement commercial roumain a permis de réduire les risques liés à la conformité et les risques culturels.

Le modèle hybride prévoyait au moins trois jours par semaine passés à l'usine, avec une présence accrue sur place pendant les périodes de fermeture et les opérations de transition.

4) Ce qui s'est passé pendant le mandat :

30 premiers jours

Le compte-rendu original porte sur la sélection et la mobilisation plutôt que sur la mise en œuvre effective. Les 30 premiers jours ont été organisés de manière à inclure :

Effectuez un passage de relais en bonne et due forme avec le responsable de la comptabilité sortant.
Vérifier la prise en charge de la clôture mensuelle, de l'établissement du bilan trimestriel, des déclarations fiscales et des déclarations réglementaires.
Évaluer les compétences, les responsabilités et le risque de départ des membres restants de l'équipe comptable.
Mettre en place des modes de collaboration directs avec le directeur de l'usine, le responsable FP&A, le service financier régional et le service comptable international.
Examiner les problèmes liés à SAP S/4HANA et à la facturation électronique qui ont une incidence sur la comptabilité et la conformité aux réglementations locales.
Mettre en place un rythme de contrôle quotidien pour la préparation de la clôture d'exercice, les rapprochements et les demandes d'audit.

6 premiers mois

Tout au long de cette phase de transition prévue pour durer entre quatre et six mois, le mandat avait pour objectif de :

Maintenir le rythme plus soutenu des clôtures mensuelles et trimestrielles déjà mis en place par le groupe.
Diriger le volet comptable local, notamment la mise en œuvre de SAP S/4HANA et la préparation de la facturation électronique.
Assurer la coordination entre les conseillers externes, le service informatique central, les consultants SAP et les spécialistes locaux en matière de conformité.
Reconstituer l'équipe comptable tout en poursuivant parallèlement le recrutement de personnel permanent.
Assurer l'établissement des états financiers consolidés selon les normes IFRS et se conformer aux obligations légales locales.
Définir clairement la répartition des responsabilités entre l'usine, la direction financière du groupe et le nouveau centre de services partagés.

6+ mois

Une livraison au-delà de six mois ne faisait pas partie du mandat tel qu'il avait été défini par écrit.
Toute prolongation dépendrait du calendrier du recrutement définitif et de la stabilisation du système.
L'objectif à long terme était de mettre en place une équipe comptable locale permanente, capable de collaborer efficacement avec le service financier régional et le centre de services partagés.

Transfert et sortie

Transférer les calendriers de clôture, les fichiers de rapprochement, les instructions relatives aux rapports et les responsabilités en matière de conformité aux collaborateurs en CDI.
Consigner les actions restantes concernant SAP, la facturation électronique, l'audit et les services partagés.
S'assurer que les responsabilités sont clairement définies entre les services de comptabilité locale, de planification et d'analyse financières (FP&A), les services financiers régionaux et le centre de services partagés.
Se retirer une fois que la direction permanente avait pris les rênes et que les livrables essentiels avaient été confiés à un responsable fiable.

5) Mesures prises (priorité à l'exécution) :

A mis en place un processus de passation de pouvoirs structuré avant le départ du responsable comptable sortant.
Clarification des responsabilités en matière de clôture mensuelle des comptes de résultats et de reporting trimestriel du bilan.
A mis en place un dispositif de contrôle des impôts locaux, de la facturation électronique et des obligations légales en matière de déclaration.
A assuré la cohérence entre les opérations comptables locales et les états consolidés établis selon les normes IFRS, par le biais du système de reporting du groupe.
A donné la priorité aux rapprochements intra-groupe et aux rapprochements du bilan avant les échéances de clôture et d'audit.
Mettre en place un rythme de pilotage sur site pour les périodes de clôture, la fin d'exercice et les migrations de systèmes.
A assuré la coordination entre la direction de l'usine, le service FP&A, les services financiers régionaux, le siège social et les conseillers externes.
A répondu directement aux préoccupations de l'équipe concernant la centralisation et la transition vers les services partagés.
A soutenu le recrutement permanent sans imposer une nomination à long terme précipitée.
A préparé les processus comptables et défini les responsabilités en vue d'un éventuel passage au modèle de services partagés.

6) Résultats obtenus (preuves mesurables) :

Le procès-verbal rend compte de la phase de mobilisation et de sélection, et non des résultats vérifiés à l'issue du mandat. Les résultats confirmés à ce stade étaient les suivants :

Un responsable comptable intérimaire basé localement, justifiant d'une expérience pertinente dans le secteur industriel et en matière de reporting réglementaire, a été proposé en vue d'une validation finale au niveau local.
La disponibilité du candidat correspondait à la période de passation de fonctions requise avant le départ du titulaire du poste.
Le projet de mesure provisoire a entériné le modèle de travail hybride et en présentiel requis.
Le client a préféré consacrer du temps à une recherche minutieuse et approfondie plutôt que de procéder à un recrutement urgent à long terme.
Le maintien des performances actuelles a été considéré comme une priorité absolue du mandat.
Le groupe avait déjà réduit de près de moitié les cycles de clôture mensuels et trimestriels avant que le vide au niveau de la direction ne se fasse sentir.
Au niveau du groupe, le taux de respect des délais, qui était parti d'un niveau très bas, a dépassé les quatre cinquièmes, établissant ainsi une référence claire en matière de performance qu'il convient de maintenir.
Le recrutement permanent et l'accompagnement-conseil externe ont été organisés en axes de travail parallèles.
Les questions relatives à la conformité locale, à la préparation aux audits et aux risques liés à la migration vers SAP ont été clairement identifiées avant le déploiement.

7) Pourquoi CE Intérim :

CE Interim a réagi rapidement en proposant un profil de cadre supérieur adapté aux domaines du financement des usines, de la mise en œuvre de SAP, de la restructuration d'équipe et de la transition des systèmes.

Le choix s'est fondé sur la maîtrise des exigences réglementaires locales, l'expérience en matière de fabrication, la préparation des rapports selon les normes IFRS et la gestion des parties prenantes à l'international, plutôt que sur le titre à lui seul.

Le processus de déploiement a permis de concilier rapidité et validations indispensables de la part de la direction de l'usine, des ressources humaines et des responsables financiers locaux.

Cela a permis au quartier général de disposer d'un moyen crédible de reprendre le contrôle sans passer outre les responsables de la mise en œuvre sur le terrain.

8) Appel à l'action :

Si vous avez besoin d'un directeur financier par intérim ou d'un responsable financier par intérim pour assurer la clôture des comptes, la conformité et la mise en œuvre de SAP pendant une transition transfrontalière au sein de la direction financière, CE Interim peut vous proposer rapidement et en toute sécurité un cadre supérieur parfaitement adapté à vos besoins.

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En tant que membre de l'Alliance Valtus, la plus grande alliance mondiale de sociétés de gestion d'intérim pour cadres, nous assurons une exécution internationale sans faille grâce à plus de 25 bureaux et plus de 80 partenaires principaux dans plus de 50 pays.