Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Posłuchaj podsumowania w 2 minuty.

Kiedy kierownik zakładu lub lider wyższego szczebla odchodzi z amerykańskiej firmy produkcyjnej, pierwszą liczbą, na którą wszyscy zwracają uwagę, jest koszt znalezienia zastępstwa.

To nie jest najdroższa część.

Koszt wymiany pojawia się na fakturze. Koszt wakatu kumuluje się po cichu, w sposób, którego większość zespołów centrali nigdy nie sumuje, dopóki ktoś na tyle starszy, by to zauważyć, nie przyleci i nie zobaczy, co się faktycznie dzieje.

Do tego czasu minęło już kilka tygodni.

Ile obecnie kosztuje wakat

W momencie odejścia starszego kierownika witryny operacja nie zostaje zatrzymana. Ludzie zastępują go, obowiązki są rozdzielane, a strona działa dalej.

Ta ciągłość tworzy fałszywe poczucie, że wszystko jest pod kontrolą.

Co tak naprawdę się dzieje:

i. Decyzje są odraczane.

Nikt nie chce być właścicielem decyzji, którą nadchodzący lider może odwrócić. Projekty stają w miejscu. Negocjacje z dostawcami wstrzymane. Decyzje dotyczące sprzętu czekają.

ii. Zmiana dyscypliny produkcyjnej.

Bez jednego odpowiedzialnego lidera, odpowiedzialność za KPI rozmywa się. Wydajność nie spada z dnia na dzień - spada o dwa lub trzy procent tygodniowo, co jest niewidoczne, dopóki nie przestanie być widoczne.

iii. Klienci zaczynają odczuwać niestabilność.

Nie dlatego, że ktoś im powiedział. Ponieważ okna dostaw nieznacznie się zmieniają, odpowiedzi spowalniają, a osoba, do której dzwonili, już nie odbiera.

iv. Brak powiadomienia ze strony organów regulacyjnych i władz.

W środowiskach wrażliwych z punktu widzenia BHP, brak dedykowanego lidera jest widoczny dla każdego, kto zwraca uwagę spoza ogrodzenia.

Żadna z tych pozycji nie pojawia się jako pozycja w pierwszych dwóch tygodniach. Wszystko to kumuluje koszty.

Luka, której nikt nie uwzględnia w budżecie

Jest to część, która rzadko jest otwarcie omawiana.

Gdy wakat na stanowisku kierowniczym na poziomie zakładu nie zostaje szybko obsadzony, ktoś i tak go zapełnia.

Zazwyczaj jest to dyrektor regionalny. Lub dyrektor operacyjny grupy. Lub osoba wyższego szczebla z centrali, która była już obciążona wieloma obowiązkami.

W jednej z sytuacji, dotyczącej przeniesionego zakładu produkcyjnego na wschodnim wybrzeżu, dyrektor operacyjny grupy był na miejscu przez prawie dwa miesiące, zanim wprowadzono tymczasowe rozwiązanie. To dwa miesiące z dala od Szwajcarii.

Dwa miesiące z dala od sześciu innych operacji, za które był odpowiedzialny. Dwa miesiące podejmowania decyzji na poziomie grupy wolniej, bardziej reaktywnie lub wcale.

Wakat na poziomie zakładu stworzył drugi wakat na poziomie grupy.

Nikt nie przewidział tego w budżecie. Nikt nie oszacował, ile kosztowało funkcjonowanie dyrektora operacyjnego grupy jako kierownika zakładu przez osiem tygodni. Koszt był jednak realny i znacznie wyższy niż stawka dzienna tymczasowego kierownika zakładu.

To jest ukryty koszt. Nie zakład. Organizacja nad nim.

Jak rozwija się spirala opóźnień?

Sekwencja jest przewidywalna. Prawie za każdym razem przebiega według tego samego schematu:

1. Tydzień pierwszy i drugi:

Obowiązki są rozłożone na istniejący zespół. Ludzie są zmotywowani, dobrze się kryją, a strona wygląda stabilnie z daleka.

2. Tygodnie trzeci i czwarty:

Zaczyna się zmęczenie. Luki w pokryciu stają się widoczne wewnętrznie. Pojawia się kilka problemów z klientami. Trwają poszukiwania, ale nie ma harmonogramu.

3. Tygodnie piąty i szósty:

Lider wyższego szczebla z centrali przylatuje lub zaczyna spędzać dużo czasu na rozmowach telefonicznych, zdalnie zarządzając witryną. Poszukiwania eskalują.

4. Od siódmego tygodnia:

Organizacja boryka się obecnie z dwoma problemami jednocześnie - pierwotnym wakatem i przesunięciem kierownictwa wyższego szczebla na stanowisko poniżej ich poziomu.

W tym momencie koszt braku szybkiego działania w pierwszym tygodniu rośnie z dnia na dzień.

Poszukiwanie stałego pracownika, które zawsze miało trwać od trzech do sześciu miesięcy, odbywa się teraz pod presją. A decyzje podejmowane pod presją przynoszą inne rezultaty niż decyzje podejmowane z jasnością.

Jak wygląda pełne obliczenie

Większość firm oblicza koszt wakatu na stanowisku kierowniczym jako: opłatę rekrutacyjną plus czas zatrudnienia.

Pełniejsze obliczenia obejmują:

i. Strata na wyjściu:

Nawet 2 do 3% tygodniowego dryfu produkcji w średniej wielkości zakładzie produkcyjnym szybko się sumuje. W zakładzie generującym od $5 do $10 milionów miesięcznie, oznacza to od $100,000 do $300,000 utraconej produkcji miesięcznie, zanim sytuacja stanie się widoczna dla zarządu.

ii. Przesunięcie lidera wyższego szczebla:

Dyrektor operacyjny grupy lub dyrektor regionalny poświęcający 50% swojego czasu na rozwiązanie problemu na poziomie zakładu nie jest darmowym zasobem. Ich koszt alternatywny jest realny, nawet jeśli nigdy nie pojawi się w rachunku zysków i strat.

iii. Uszkodzenie relacji z klientami:

Zaufanie utracone podczas luki w przywództwie wymaga więcej czasu na odbudowę niż jego utrata. Niektórzy klienci nie czekają.

iv. Ryzyko pośpiesznego stałego zatrudnienia:

Zatrudnienie na stałe dokonane pod presją, bez odpowiednich poszukiwań, ze skróconym harmonogramem, ma znacznie wyższy wskaźnik niepowodzeń. Koszt niewłaściwego zatrudnienia na stałe przewyższa wszystko inne na tej liście.

W stosunku do tej sumy, stawka dzienna w wysokości tymczasowy kierownik zakładu, zazwyczaj $1,800 do $2,100 w produkcji amerykańskiej - wdrożony w ciągu 72 godzin, wygląda inaczej.

Nie jest to dodatkowy koszt. Powstrzymuje on narastanie innych kosztów.

Ramowanie, które zmienia decyzję

Firmy, które traktują zarządzanie tymczasowe jako koszt, patrzą na stawkę dzienną i wahają się.

Firmy, które traktują to jako inwestycję, patrzą na to, ile już kosztuje wakat i działają szybciej.

Różnica nie polega na zaawansowaniu finansowym. Chodzi o to, czy przeprowadzono pełną kalkulację, czy też rozmowa zatrzymała się na fakturze rekrutacyjnej.

CE Interim regularnie współpracuje z europejskimi grupami zarządzającymi amerykańskimi zakładami produkcyjnymi w dokładnie takiej sytuacji. Rozmowa, która prowadzi do szybkiego podjęcia decyzji, nigdy nie dotyczy stawki dziennej. Chodzi o to, jak będzie wyglądał siódmy tydzień, jeśli decyzja nie zostanie podjęta dzisiaj.

Liczba, której nikt nie obliczył

Koszt wymiany to numer na fakturze.

Koszt pustostanów to liczba, która już się nagromadziła, zanim ktokolwiek zdążył się jej przyjrzeć.

Do czasu, gdy ktoś wystarczająco doświadczony przyleci i zobaczy, co się faktycznie dzieje, kilka tygodni tych kosztów już minęło.

Pytanie, które warto zadać, nie dotyczy kosztów tymczasowego zatrudnienia. Chodzi o to, ile już kosztował wakat i ile będzie kosztował do końca przyszłego tygodnia, jeśli nic się nie zmieni.