En resumen

La aceptación de los entregables del ERP confirma que un paquete de trabajo se ajusta a lo estipulado en el contrato y que la empresa puede operar con él. Cuando el integrador informa de que se ha completado un hito, se trata de un informe de estado, no de esa confirmación. Antes de que nadie firme, comprueba que se cumplan el alcance acordado, los criterios de aceptación y las pruebas aportadas por la empresa. A continuación, designa quién tiene la autoridad para firmar cada parte. La finalización técnica, la aceptación por parte de la empresa, la aprobación comercial y la puesta en producción son cuatro decisiones independientes.

Gestión de certificados de hitos y facturas del ERP

Un socio de implementación envía un certificado de finalización de hito para su firma. Este abarca tu sistema ERP, el sistema empresarial que vincula los pedidos, las compras, la producción, el stock y las finanzas. El panel de control de estado muestra que la fase de desarrollo está al cien por cien. Junto con él llega una factura vinculada a esa fase. El director de cuentas del socio solicita una firma inmediata, ya que la siguiente fase depende de que se cierre esta. Tras esa fase se encuentran el plazo de puesta en marcha, los compromisos de entrega al cliente y el cierre de los informes del grupo.

La petición es razonable. El socio ha entregado el trabajo acordado y está organizando a su equipo de cara a la siguiente fase. El departamento financiero del grupo y el patrocinador quieren mantener el impulso y una relación constructiva. Negarse a firmar puede dar la impresión de ser conflictivo.

Sin embargo, hay cuestiones pendientes que se ocultan tras el estado que se muestra. Los usuarios clave de la empresa informan de que las transacciones críticas de intercambio electrónico de datos (EDI) se interrumpen debido al volumen. Las rutinas de valoración de existencias generan discrepancias no conciliadas en los libros mayores. Las pantallas de seguimiento de los desechos en planta siguen sin estar configuradas.

Una firma sin reservas conlleva un coste. La empresa podría encontrarse más adelante con que su firma se interprete como una aceptación de un trabajo que nadie ha verificado. También puede debilitar su posición negociadora y trasladar el coste de las reparaciones a los equipos internos. La redacción del contrato determina a qué obliga una firma, por lo que el departamento jurídico revisa el certificado y cualquier cláusula de retención antes de la primera firma.

Retos de la aprobación de entregables de sistemas ERP transfronterizos

Cuando el contrato se celebra en un país y el riesgo se encuentra en otro, hay una pregunta que determina el resultado: ¿quién puede rechazar el certificado?

La sede central suele ser la titular del contrato relativo a los entregables del integrador de sistemas, redactado en el lenguaje del grupo y según las condiciones del mismo. A continuación, el comité directivo revisa los hitos presupuestarios, los calendarios de implantación y las presentaciones sobre el estado de los proveedores. Se trata de herramientas adecuadas para un grupo. Sin embargo, no muestran lo que una planta puede poner en marcha en su próximo turno.

La planta se enfrenta a una realidad local que el contrato solo cubre en parte. Esto incluye los formatos de presentación exigidos por la normativa, los turnos de trabajo, los requisitos de los transportistas y las fechas de entrega a los clientes. Un módulo de producción puede funcionar en el entorno de pruebas, pero es posible que siga fallando al interactuar con el hardware local de códigos de barras o al generar automáticamente la documentación para los transportistas. En ese caso, la planta no puede realizar los envíos.

Esa discrepancia da lugar a una controversia sobre la clasificación. El equipo de la planta considera que se trata de una expectativa básica que ya está contemplada en el pliego de condiciones. El integrador, en cambio, interpreta ese mismo punto como un nuevo requisito que queda fuera del alcance acordado. Ambos puntos de vista pueden ser sinceros, ya que cada parte interpreta los mismos documentos con un propósito diferente.

La autoridad debe ajustarse a la naturaleza de cada decisión. El grupo se encarga del contrato, las condiciones de pago y la relación con el integrador. El responsable del proceso de la planta se encarga de la aceptación comercial, incluido el derecho a rechazar aquello que la planta no pueda poner en marcha. Si no hay un único responsable por parte del cliente que tenga en cuenta ambos puntos de vista, la disputa se estanca y el pago queda pendiente.

Identificación de prácticas inadecuadas en la aprobación de hitos del ERP

Las entradas aparecen en el calendario antes de que se reflejen en el sistema. Las aprobaciones se ajustan a los periodos trimestrales o a los ciclos de facturación, no a los registros completados de las pruebas de usuario. Se reciben solicitudes de cambio para corregir funciones que los responsables del proceso esperaban que estuvieran incluidas en el contrato base. El comité directivo da su visto bueno basándose en una promesa verbal de que el socio subsanará los defectos pendientes en una fase posterior. El departamento de compras o de TI firma el certificado sin el consentimiento de los directivos que dirigen el negocio.

Una señal justifica la comprobación de las pruebas. Varias señales juntas justifican aplazar la aprobación de los hitos del ERP hasta que los responsables del proceso los hayan revisado.

Distinción entre las decisiones clave en la gobernanza de los sistemas ERP

Guía de implementación de Microsoft para Dynamics 365 recomienda que el contrato debe definir las funciones, las responsabilidades y los elementos que quedan fuera del alcance. Se advierte de que un cliente puede dar por sentado que el socio se encarga de una actividad, mientras que el socio da por sentado que es el cliente quien se encarga de ella. La guía se refiere a una sola plataforma. La cuestión que plantea —quién es responsable de qué— constituye el núcleo de la gobernanza de los socios en cualquier programa de ERP.

En la práctica, un certificado contiene cuatro decisiones. Sepáralas y asigna a cada una un titular.

• Finalización técnica. Los arquitectos de soluciones confirman que el código, la configuración y las interfaces se ajustan al diseño técnico.
• Aceptación por parte de la empresa. Los responsables de los procesos confirman, mediante pruebas de usuario, que el producto final permite realizar las transacciones diarias.
• Aprobación de un hito comercial. El responsable comercial designado aprueba el hito de acuerdo con las condiciones de pago del contrato.
• Lanzamiento a producción. El promotor decide cuándo la capacidad verificada pasa a la fase de fabricación en vivo.

Un paquete puede estar técnicamente completo, pero aún no haber sido aceptado por la empresa ni haber sido liberado.

Guía de pruebas de Microsoft estados que las partes interesadas de la empresa y los usuarios deben dar su visto bueno y aprobar la solución. Añade que dar el visto bueno no significa que la solución sea perfecta. Significa que la solución es "suficientemente buena para gestionar tu negocio de forma segura y eficiente". Ese es un criterio viable para un promotor: un funcionamiento seguro con cuestiones pendientes identificadas, no la perfección.

Clasificación de los problemas de los sistemas ERP: defectos frente a solicitudes de cambio de alcance

Una sola pregunta determina cómo se gestiona un elemento objeto de controversia. ¿Se trata de una entrega acordada incompleta o de un nuevo requisito? Resuélvelo basándote en los documentos que definen el alcance y en los criterios de aceptación acordados, no mediante una negociación bajo la presión de la factura.

Sigue los pasos de esta lista en este orden.

1. Consulta las especificaciones en el pliego de condiciones firmado, el documento de diseño funcional (FDD) y los flujos de proceso acordados.
2. Si un documento lo establece y el producto final no lo cumple, se registrará una entrega acordada incompleta. El socio lo corregirá según los términos del contrato.
3. Si ningún documento de referencia lo recoge, registra un nuevo requisito. A continuación, pasa al control de cambios del alcance.
4. Si los documentos son ambiguos, remítelos al responsable de la toma de decisiones designado. Solicita una revisión especializada de la redacción del contrato antes de que nadie lo firme.

La clasificación no supone un veredicto sobre el integrador. Un mismo paquete puede contener tanto un defecto como un nuevo requisito aceptable. Anota la posición del integrador junto a la del cliente y mantén ambas visibles.

Evaluación de los riesgos de aprobar frente a denegar la firma de aprobación del ERP

Un asunto pendiente no bloquea automáticamente un hito. Lo que determina su efecto es su impacto en las actividades críticas de la empresa. El patrocinador puede aceptarlo cuando ningún asunto pendiente afecte a los pedidos, la producción, la entrega o la facturación. También puede aceptarlo con condiciones. A cada defecto pendiente se le asigna un responsable de la resolución y una fecha de corrección y, cuando el contrato lo permita, la retención se levanta tras la corrección verificada. Cuando falla una capacidad crítica, el patrocinador devuelve el producto entregable con un registro de defectos documentado. Si la clasificación sigue siendo objeto de controversia, el asunto se remite al patrocinador ejecutivo del integrador.

Cada opción conlleva riesgos. La firma permite que el equipo del integrador se mantenga al día con el programa y que el plan se mantenga intacto. La suspensión protege la planta y el registro de auditoría, pero tiene su propio coste. Es posible que los consultores del integrador pasen a ocuparse de otros trabajos. Remobilizarlos puede llevar un tiempo del que no dispone la ventana de puesta en marcha. Una suspensión también puede entrar en conflicto con los compromisos con el cliente y el siguiente periodo de facturación. En el caso de los elementos no críticos, la aceptación condicional con correcciones programadas limita este coste, ya que la suspensión se aplica al elemento pendiente, no al equipo. En caso de fallo crítico, la suspensión se mantiene. El promotor puede entonces acordar un plan de corrección que mantenga al equipo del integrador trabajando en el elemento que requiere corrección.

Para el director financiero del grupo y el consejo de administración, una firma errónea conlleva tres consecuencias. Estas son: la liberación anticipada de la retención, la presentación de informes del grupo sobre valores de inventario no conciliados y una planta que no puede realizar envíos. El consejo de administración no necesita el registro de defectos. Necesita saber qué riesgo asume el responsable del proyecto y quién lo aprobó.

Establecimiento de las competencias para la toma de decisiones sobre la aceptación del sistema ERP y de las normas de gobernanza

Acuerda estas normas con el director financiero del Grupo con antelación. Se aplican a quien sea el responsable de la aceptación, ya sea un responsable de programa interno o un ejecutivo interino.

• Anulación. Solo un directivo del Grupo designado puede anular el rechazo de un responsable de procesos de planta. La anulación se registra en el libro mayor de aceptaciones que se describe a continuación, junto con el motivo correspondiente.
• Límites. El promotor toma la decisión dentro de los límites acordados. El director financiero del Grupo toma la decisión cuando se superan dichos límites o cuando se produce alguna de las condiciones de activación que se indican a continuación. El promotor decide el lanzamiento a producción dentro de la fecha de puesta en marcha acordada.
• Límites. Establece un importe de retención en euros y un plazo de entrada en vigor en días. El director financiero del Grupo establece ambos.
• Procedimiento de escalado. El responsable de la aceptación informa primero al patrocinador. A continuación, el responsable remite el asunto al director financiero del grupo —tras informar al patrocinador— cuando se produzca alguna de las circunstancias que se indican a continuación o cuando ambos no lleguen a un acuerdo. El desacuerdo queda registrado en el libro mayor.
• Consejo de Administración. La delegación de competencias del grupo establece el límite máximo para el director financiero del grupo. El Consejo de Administración recibe un resumen contable de una página y solo toma decisiones cuando se supera dicho límite.

Hay cuatro factores desencadenantes que hacen que se envíe una confirmación de aceptación al director financiero del Grupo.

• En caso de aceptación, se liberaría la retención que superara el importe acordado.
• Si se aceptara, quedaría sin cubrir una capacidad fundamental o se retrasaría la puesta en marcha más allá del plazo acordado.
• Una partida pendiente detiene los pedidos, la producción, la entrega o la facturación.
• La persona que no ejecuta un proceso es la que lo firma.

Evaluación de los resultados del proyecto ERP mediante un libro mayor de aceptación

El siguiente registro de aceptación ofrece a los patrocinadores ejecutivos una forma estructurada de evaluar los paquetes de trabajo de los socios: una línea por paquete y una decisión por línea. Además, ayuda a resolver disputas sobre la clasificación y a garantizar que las aprobaciones sean responsables. El escenario es ilustrativo, no se trata de un caso real de un cliente de CE Interim. La filial checa de un grupo francés recibe cuatro certificados de paquetes de trabajo a la vez.

El director del programa elabora cada línea a partir del criterio acordado, las pruebas, el punto pendiente, la clasificación y la decisión formal. El promotor también tiene en cuenta quién ha realizado cada prueba. Las pruebas aportadas por los usuarios de negocio o por un asesor independiente tienen más peso que un registro elaborado únicamente por el integrador.

Paquete de trabajo 1: Aceptación del módulo de consumo de materiales

El socio indica que este módulo está completado. La partida del libro mayor recoge lo que ha constatado la empresa.

• Criterio acordado: cierre retroactivo 100 % automatizado de las materias primas tras la confirmación de los productos terminados.
• Pruebas: El registro de pruebas de integración confirma que se han completado 20 órdenes de producción; la contabilización retrospectiva funciona correctamente.
• Incidencia abierta y responsable: Defecto n.º 104: La lógica de división de lotes falla en el caso de palés parciales; se ha asignado al responsable del proveedor.
• Clasificación: Entrega incompleta (defecto): Requisito documentado en la sección 3.2 del FDD.
• Decisión: Aceptación condicional: Aceptado siempre que se aplique la corrección del defecto n.º 104 antes del 15 de noviembre; retención de 25 000 €.

Una sola firma habría dado por válida una rutina de retroalimentación que falla en el caso de palés parciales. En ese caso, los registros de existencias podrían desviarse del recuento físico. La aceptación condicional permite que el hito siga avanzando y obliga al socio a cumplir con una fecha límite.

Paquete de trabajo 2: Evaluación de la interfaz de facturación EDI del portal de proveedores

El socio ha informado de que la interfaz está terminada y la empresa la ha probado con proveedores reales.

• Criterio acordado: transmisión satisfactoria e importación automática de las facturas electrónicas VDA 4938.
• Pruebas: Registro de pruebas de interfaz de extremo a extremo con tres proveedores del sector de la automoción en activo, ejecutadas con éxito.
• Incidencia abierta y responsable: Incidencia abierta: Los correos electrónicos de notificación automáticos no se formatean correctamente en francés.
• Clasificación: Nuevo requisito (modificación): El diseño multilingüe de los correos electrónicos no estaba incluido en el alcance básico.
• Decisión: Aprobado (remitido al control de cambios): Hito aceptado; solicitud por correo electrónico remitida al Comité de Cambios.

Esta línea protege al integrador. La interfaz funciona con tres proveedores activos, por lo que el diseño del correo electrónico en francés no frena el avance del hito. Se sigue la ruta de cambio, que también muestra un patrón transfronterizo. Es fácil dar por sentado un requisito lingüístico en la sede central y fácil omitirlo en una línea de base del alcance. La vía de cambio permite al grupo definir y valorar el requisito, mientras que la planta mantiene una interfaz operativa.

Paquete de trabajo 3: Pruebas del sistema de preparación y embalaje de pedidos en el almacén

La empresa probó este paquete con sus propios operadores.

• Criterio acordado: Integración directa de los terminales de radiofrecuencia con las normas de reposición automática de estanterías.
• Pruebas: Pruebas de aceptación del usuario (UAT) realizadas por 8 operarios de almacén; índice de superación del 98 %.
• Incidencia abierta y responsable: Incidencia n.º 112: La interfaz del escáner pierde la conexión durante los turnos de alta concurrencia.
• Clasificación: Entrega incompleta (defecto): incumplimiento de los criterios básicos de rendimiento bajo carga normal.
• Decisión: Rechazado (se requiere una revisión): Certificado devuelto al socio; se requiere una prueba de estrés de la red.

Una tasa de éxito del 98 % sigue dejando sin resolver el fallo que realmente importa. La interfaz del escáner pierde la conexión durante los turnos de alta concurrencia, precisamente cuando los preparadores de pedidos más necesitan sus terminales. El paquete vuelve a someterse a una prueba de estrés de la red.

Paquete de trabajo 4: Cumplimiento normativo del motor de gestión del IVA local y de presentación de informes

Un asesor externo ha validado este informe, por lo que los datos son independientes.

• Criterio acordado: Cumplimiento íntegro de los formatos de presentación electrónica de la Agencia Tributaria checa.
• Justificante: Validado por un asesor fiscal colegiado externo de la zona, de acuerdo con los esquemas fiscales oficiales.
• Incidencia pendiente y responsable: Incidencia pendiente: El formato de la documentación de la guía de usuario está incompleto.
• Clasificación: No crítica. Documentación: La funcionalidad básica del software está plenamente operativa y cumple con los requisitos.
• Decisión: Aprobado: Se ha completado la validación total del hito; la documentación final deberá presentarse en un plazo de 5 días.

No todos los asuntos pendientes merecen que se retrase su aprobación. La funcionalidad básica funciona y un asesor independiente la ha validado. En cambio, se fija una fecha para subsanar las deficiencias en la documentación. Es posible que el grupo no disponga de los medios necesarios para verificar desde la sede central los formatos de presentación checos, por lo que recurre a un asesor que sí puede hacerlo. La planta se reserva el derecho a decidir qué puede presentar.

Ejecución del proceso de revisión de entregables del ERP ejecutivo

Antes de la reunión de revisión, el director del programa recopiló el pliego de condiciones firmado, el FDD y los registros de pruebas. A continuación, cada responsable de proceso revisó la documentación correspondiente a su propio paquete y firmó o rechazó la aceptación comercial. Solo entonces el director del programa celebró una sesión de clasificación con el responsable de entrega del integrador, con el contrato en la mano. Ambas posiciones se registraron en el libro mayor.

El patrocinador firmó cuatro decisiones distintas, no una sola. El plan del programa se modificó ese mismo día. Ahora incluye la corrección del 15 de noviembre, la prueba de estrés, la solicitud al Comité de Cambios y la fecha de la documentación.

Si no hay un responsable, la fecha de la factura determina la fecha de revisión. Los cuatro paquetes suelen recaer en una sola persona. La fecha de la corrección de emergencia, la prueba de resistencia y la retención pueden acabar sin un responsable designado.

La decisión sobre la puesta en marcha sigue siendo objeto de una revisión independiente, ya que la aceptación de los cuatro paquetes no supone la puesta en producción del sistema. El escenario finaliza con las decisiones. La corrección de emergencia y la prueba de estrés son los siguientes pasos.

Asignación de responsabilidades y aprovechamiento del liderazgo ejecutivo provisional para la aceptación del ERP

Un equipo interno competente de programas y adquisiciones puede encargarse de la aceptación de los resultados del ERP. Para ello, debe tener autoridad sobre el libro mayor, contar con los firmantes adecuados en la reunión y disponer de tiempo libre de las operaciones diarias.

Un ejecutivo interino cobra importancia cuando no hay nadie que asuma la responsabilidad de la aceptación en los equipos comerciales, de negocio y técnicos. Es posible que el promotor controle el presupuesto, pero no la planta. El departamento de compras puede gestionar el contrato, mientras que las plantas se encargan del proceso. La razón es la falta de un responsable, no la factura.

Responsabilidades de un director de programa interino en los mandatos de aceptación de sistemas ERP

En Directora interina de Transformación y Programas cubre ese vacío dentro de la autoridad que delega el promotor. El ejecutivo depende del promotor y es el responsable del libro mayor. El ejecutivo recomienda cada firma y firma únicamente cuando el contrato designa esa función. El nombramiento no modifica el contrato, no exime del cumplimiento de ningún criterio de aceptación ni autoriza el lanzamiento.

Un responsable interno de programa solo puede tener autoridad sobre uno de los tres equipos. El valor del directivo radica en su autoridad sobre los tres. En los primeros días, el directivo decide en qué información basarse, utilizando la ponderación que se indica en el escenario. A continuación, el directivo confirma quiénes son los firmantes autorizados y programa la sesión de clasificación antes de la fecha de finalización del socio.

El papel principal depende de cuál sea el ámbito de actuación. Cuando se trata de cuestiones financieras (conciliación de existencias, retención, informes de grupo), el director financiero interino asume el liderazgo y el director del programa le presta apoyo. Cuando está en juego la continuidad de los envíos, el director de operaciones interino asume el liderazgo. Cuando es la propia función tecnológica la que necesita liderazgo, un Interim CIO tiene competencia sobre los proveedores, el alcance y la aceptación.

Un socio provisional de CE se encarga de gestionar el mandato: la autoridad acordada, la línea jerárquica con respecto al promotor y la vía de escalación a los niveles superiores. En el momento del traspaso, el libro mayor, el registro de clasificación y la lista de firmantes autorizados pasan a manos del equipo permanente del programa.

En el caso de una sede central francesa o suiza, el directivo actúa como enlace entre ambas partes. La sede central necesita control de pagos y informes fiables. La planta necesita la autoridad para rechazar lo que no puede producir. El directivo transmite al comité directivo una visión global verificada de la aceptación y, a su vez, transmite a la planta la disciplina contractual del comité.

Preguntas frecuentes sobre la aceptación de los resultados del proyecto ERP

¿La finalización de una fase clave del ERP equivale a la aceptación por parte de la empresa?

La finalización de una fase clave es el informe del integrador en el que indica que ha completado las actividades contratadas. La aceptación de los resultados del ERP es la confirmación por parte del cliente de que el sistema es capaz de gestionar las transacciones operativas. Se basa en los criterios de aceptación del ERP acordados y en las pruebas realizadas. Es necesario exigir ambas cosas antes de firmar.

Cómo diferenciar un defecto del ERP de una solicitud de cambio de alcance

Un defecto consiste en no cumplir con algo que se define en el pliego de condiciones, el diseño funcional o los flujos de proceso acordados. Un nuevo requisito añade algo que no figura en la versión de referencia aprobada. Son los documentos de alcance los que determinan el alcance, no la fecha de la factura. Las formulaciones poco claras se someten a revisión por parte de especialistas.

¿Quién tiene la autoridad para dar el visto bueno a los entregables del ERP?

El responsable del proceso firma la aceptación comercial tras las pruebas. El responsable comercial designado firma el hito comercial, y el promotor decide la puesta en producción. La autoridad para firmar recae en el responsable del proceso.

Gestión de incidencias abiertas no críticas tras la puesta en marcha del sistema ERP

Sí, siempre que no sean defectos graves y el contrato permita la aceptación condicional. El certificado debe enumerar cada defecto pendiente, su responsable y su fecha. Asimismo, debe hacer constar las medidas correctivas que se reserven en caso de que la parte contratante incumpla dicha fecha.

¿La aceptación comercial da lugar automáticamente a un pago por hito?

La aceptación comercial confirma la entrega operativa. El pago se realiza según los términos del contrato, incluyendo cualquier retención y el estado de las partidas condicionales. La aprobación comercial consiste en una firma independiente por parte de una autoridad distinta.

Conocimientos relacionados y siguiente paso

La aceptación de los entregables del ERP se produce cuando el plan del socio se ajusta a lo que la planta es capaz de ejecutar. Tres artículos recientes de CE Interim abordan cuestiones relacionadas con los planes, el estado y la preparación operativa. Sin un registro firmado, el promotor no puede informar al Consejo de Administración sobre lo que la empresa ha aceptado, lo que sigue pendiente o quién es el responsable de cada elemento.

Lecturas relacionadas:

• Por qué un objetivo de costes de fabricación no equivale a un rediseño del modelo operativo
• Abastecimiento de emergencia para una planta serbia: las existencias disponibles no constituyen un plan de entrega
• Migración a SAP S/4HANA: ¿Greenfield o Brownfield?

Cuando nadie se hace cargo de la selección, CE Interim proporciona un ejecutivo ya evaluado, que se ajusta al perfil del encargo y sujeto a un acuerdo de confidencialidad, listo para incorporarse una vez completado el informe del encargo.

Habla con un Socio interino de CE cuando el programa no pueda relacionar la notificación de finalización enviada por el integrador con tu decisión de aceptación.