Continuidad financiera: el director financiero interino garantiza que todo esté listo para el traspaso en 60 días en Rumanía

1) Situación del cliente (anónima):

Un grupo europeo de productos de automatización, de propiedad familiar, gestionaba una importante planta de fabricación en Rumanía.

La planta formaba parte de un complejo grupo internacional con docenas de entidades jurídicas, múltiples sistemas ERP y una sede central en Francia.

Varios miembros del equipo de contabilidad dimitieron durante un proceso de transformación financiera más amplio que incluía SAP S/4HANA, la facturación electrónica y un nuevo centro de servicios compartidos en Polonia.

La prioridad inmediata era garantizar la continuidad en la transición del liderazgo antes del cierre del ejercicio, los plazos legales y la migración del sistema.

2) El reto:

El jefe de contabilidad y varios contables se disponían a marcharse / ya se habían marchado.
El equipo de financiación de la planta que quedaba se había reducido a tres o cuatro personas.
El cierre del ejercicio, el apoyo en la auditoría, la presentación de declaraciones fiscales y la presentación de informes reglamentarios tuvieron que continuar sin interrupciones.
SAP S/4HANA y la facturación electrónica se acercaban a fases críticas de su implantación.
Recientemente se había producido la separación entre los departamentos de Contabilidad y Planificación y Análisis Financiero (FP&A), lo que había dado lugar a nuevas responsabilidades y líneas jerárquicas.
Los equipos financieros locales se estaban adaptando al control centralizado ejercido por el departamento financiero del grupo.
La resistencia al modelo de servicios compartidos estaba afectando a la moral y aumentando el riesgo de abandono.
La sede central, la dirección de la planta, los asesores externos y los equipos de ejecución debían tomar decisiones coordinadas.

3) Papel interino desempeñado (velocidad y ajuste):

CE Interim facilitó la rápida incorporación de un director de transformación interino para el área de finanzas de la planta, que desempeñó las funciones de director financiero interino.

La misión documentada se concibió como un mandato de transición de entre cuatro y seis meses, lo que reflejaba la necesidad explícita de cubrir el vacío de liderazgo.

El perfil seleccionado combinaba conocimientos sobre la normativa contable local, experiencia en la presentación de informes según las NIIF, credibilidad en el ámbito de las finanzas del sector manufacturero y capacidad para liderar equipos de forma práctica.

Su experiencia previa abarcaba entornos SAP, la elaboración de informes con Hyperion, la preparación de auditorías, la reorganización de equipos y la coordinación entre la sede central y las operaciones locales.

El hecho de residir en la zona y conocer bien el entorno empresarial rumano redujo los riesgos de cumplimiento normativo y los riesgos culturales.

El modelo híbrido preveía al menos tres días a la semana en la planta, con una mayor presencia in situ durante los periodos de cierre y las actividades de transición.

4) Lo ocurrido durante el mandato:

Primeros 30 días

La transcripción original se centra en la selección y la movilización, más que en el parto propiamente dicho. Los primeros 30 días se estructuraron para incluir:

Realiza un traspaso controlado con el jefe de contabilidad saliente.
Confirmar la responsabilidad sobre el cierre mensual, la presentación de balances trimestrales, la presentación de declaraciones fiscales y los trámites reglamentarios.
Evalúa la capacidad, las responsabilidades y el riesgo de rotación del resto del equipo de contabilidad.
Establecer rutinas de trabajo directas con el director de la planta, el responsable de Planificación y Análisis Financiero (FP&A), el departamento regional de finanzas y el departamento global de contabilidad.
Analizar los problemas pendientes relacionados con SAP S/4HANA y la facturación electrónica que afectan a la contabilidad y al cumplimiento normativo local.
Establece un ritmo de control diario para los preparativos de fin de año, las conciliaciones y las solicitudes de auditoría.

Primeros 6 meses

A lo largo del periodo de transición previsto, de cuatro a seis meses, el mandato se diseñó con los siguientes objetivos:

Mantener el ritmo más ágil de cierres mensuales y trimestrales ya establecido por el grupo.
Dirigir el proceso de contabilidad local mediante SAP S/4HANA y la preparación de la facturación electrónica.
Coordinar a los asesores externos, al departamento central de TI, a los consultores de SAP y a los especialistas locales en cumplimiento normativo.
Reestructurar el equipo de contabilidad mientras se seguía contratando personal fijo en paralelo.
Llevar a cabo la elaboración de informes de consolidación según las NIIF y cumplir con las obligaciones legales locales.
Establecer claramente quién es el responsable de los procesos entre la planta, el departamento financiero del grupo y el nuevo centro de servicios compartidos.

Más de 6 meses

La entrega más allá de los seis meses no formaba parte del mandato documentado.
Cualquier prórroga dependería del calendario de contratación definitiva y de la estabilización del sistema.
El objetivo a largo plazo era contar con un equipo contable local permanente que colaborara de forma eficaz con el departamento financiero regional y el centro de servicios compartidos.

Entrega y salida

Traspasar los calendarios de cierre, los archivos de conciliación, las instrucciones para la elaboración de informes y las responsabilidades en materia de cumplimiento normativo a los empleados fijos.
Documentar las acciones pendientes relacionadas con SAP, la facturación electrónica, la auditoría y los servicios compartidos.
Asegúrate de que las responsabilidades estén claramente definidas entre los departamentos de contabilidad local, planificación y análisis financiero (FP&A), finanzas regionales y el centro de servicios compartidos.
Retirarse una vez que el equipo directivo permanente hubiera asumido el control y los resultados clave tuvieran un responsable fiable.

5) Acciones emprendidas (enfoque de ejecución):

Se definió un proceso estructurado de traspaso de funciones antes de la salida del responsable de contabilidad en el cargo.
Se han definido con mayor claridad las responsabilidades relativas al cierre mensual de pérdidas y ganancias y a la presentación de los balances trimestrales.
Se estableció un sistema de supervisión de los impuestos locales, la facturación electrónica y los requisitos legales de presentación de documentos.
Se ha integrado la actividad contable local con la presentación de informes de consolidación según las NIIF a través del sistema de información del grupo.
Se dio prioridad a las conciliaciones entre empresas y del balance antes de los plazos de cierre y auditoría.
Establecer un ritmo de gestión in situ para los periodos de cierre, el cierre del ejercicio y las migraciones de sistemas.
Coordinación entre la dirección de la planta, el departamento de Planificación y Análisis Financiero (FP&A), el departamento financiero regional, la sede central y los asesores externos.
Abordó directamente las preocupaciones del equipo sobre la centralización y la transición a los servicios compartidos.
Apoyó la contratación permanente sin forzar un nombramiento a largo plazo precipitado.
Se han preparado los procesos y responsabilidades contables de cara a una eventual transición al modelo de servicios compartidos.

6) Resultados conseguidos (pruebas mensurables):

El acta recoge la fase de movilización y selección, no los resultados verificados tras la finalización del mandato. Los resultados confirmados en esa fase fueron:

Se propuso a un responsable de contabilidad interino con sede en la zona, que cuenta con experiencia relevante en el sector manufacturero y en materia de normativa contable, para su validación final a nivel local.
La disponibilidad del candidato se ajustaba al plazo de traspaso requerido antes de la salida del titular del puesto.
La propuesta provisional aceptó el modelo de trabajo híbrido y en la planta exigido.
El cliente se tomó su tiempo para llevar a cabo una búsqueda minuciosa y controlada, en lugar de realizar una contratación urgente a largo plazo.
El rendimiento actual se mantuvo como una prioridad establecida en el mandato.
El grupo ya había reducido los ciclos de cierre mensuales y trimestrales aproximadamente a la mitad antes de que surgiera el vacío de liderazgo.
El cumplimiento de los plazos en todo el grupo había aumentado desde un nivel inicial bajo hasta situarse por encima de las cuatro quintas partes, lo que establecía un claro punto de referencia de rendimiento que había que mantener.
La contratación permanente y el asesoramiento externo se organizaron como líneas de trabajo paralelas.
Antes de la implementación, se abordaron de forma explícita los aspectos relacionados con el cumplimiento normativo local, la preparación para las auditorías y los riesgos asociados a la migración a SAP.

7) Por qué CE Interim:

CE Interim actuó con rapidez, presentando un perfil de alto nivel adecuado para el área de finanzas de la planta, la implantación de SAP, la reorganización del equipo y la transición del sistema.

La selección se basó en los conocimientos sobre el cumplimiento normativo local, la experiencia en fabricación, la presentación de informes según las NIIF y la gestión de las partes interesadas a nivel internacional, más que en el cargo en sí.

El proceso de implantación combinó la rapidez con las comprobaciones imprescindibles por parte de la dirección de la planta, Recursos Humanos y los responsables financieros locales.

Esto proporcionó al cuartel general una vía fiable para recuperar el control sin pasar por alto a los responsables de la ejecución sobre el terreno.

8) Llamada a la acción:

Si necesitas un director financiero interino o un responsable financiero interino para garantizar el cierre de cuentas, el cumplimiento normativo y la implementación de SAP durante una transición transfronteriza en la dirección financiera, CE Interim puede asignarte un ejecutivo que se ajuste perfectamente a tus necesidades de forma rápida y segura.

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