Se la tua attività rientra in una categoria che gli acquirenti considerano ad alto rischio, il conto commerciante non è una voce di approvvigionamento. Si tratta piuttosto di una posizione di liquidità e di un fattore determinante per la continuità operativa. I fornitori differiscono meno per quanto riguarda il canone mensile che per la struttura delle riserve, i termini di regolamento, i diritti di rescissione e l'identità di chi detiene effettivamente la licenza di acquisizione.

Questa guida mette a confronto sei fornitori specializzati, illustra quali siano le condizioni contrattuali realisticamente perseguibili da un’azienda europea o dell’Europa centro-orientale e fornisce ai consigli di amministrazione i criteri di valutazione e la rendicontazione necessari per tenere sotto controllo l’accettazione dei pagamenti.

Perché la questione dell'accettazione dei pagamenti entra nell'ordine del giorno del consiglio di amministrazione

La maggior parte dei consigli di amministrazione si trova ad affrontare questo argomento in occasione di uno dei tre eventi seguenti.

1. Un calo. L'accettazione delle carte viene sospesa, oppure l'acquirente impone condizioni che non erano previste nell'accordo commerciale originario.

2. Una riserva. Il contante che l’azienda aveva previsto di incassare risulta essere trattenuto dall’acquirente a titolo di garanzia in caso di future controversie.

3. Una lettera. Il fornitore invia una comunicazione e l'azienda scopre quanto tempo occorre per ripristinare l'accettazione delle carte una volta che questa è stata sospesa.

Nessuna di queste è, in primo luogo, un problema di pagamenti. Si tratta in ogni caso di un problema di liquidità la cui causa è legata ai pagamenti, ed è per questo che la questione finisce sulla scrivania del direttore finanziario anziché su quella del team di e-commerce.

È opportuno chiarire il significato di questo termine. Il termine “ad alto rischio” è una classificazione di sottoscrizione attribuita a un esercente da una banca acquirente o da un gestore di pagamenti. Descrive l’esposizione dell’acquirente, non la qualità dell’attività commerciale.

Le aziende redditizie e ben gestite vengono spesso definite così a causa delle loro modalità di fatturazione, dei mercati in cui vendono o dei tempi di consegna rispetto al pagamento. Nella pubblica amministrazione, la stessa espressione assume ancora un significato diverso: l’Ufficio per la responsabilità amministrativa del governo degli Stati Uniti (Government Accountability Office) gestisce un ad alto rischio elenco dei programmi federali esposti al rischio di sprechi e cattiva gestione. L'uso commerciale è più ristretto e più meccanico.

Cosa determina effettivamente l'inclusione di un'azienda nella categoria ad alto rischio

Le decisioni di sottoscrizione dipendono da un numero limitato di fattori e comprenderli permette al consiglio di amministrazione di valutare il margine di manovra di cui dispone per negoziare.

Esposizione al rischio di controversie. Il tasso di chargeback è la variabile determinante. I circuiti di carte di credito gestiscono programmi di monitoraggio con soglie prestabilite e, qualora un commerciante affiliato a un acquirente le superi, quest’ultimo è tenuto a sostenere le relative sanzioni.

Negli ultimi anni, entrambi i principali sistemi hanno reso più rigorosi e consolidato questi programmi. La questione concreta per un consiglio di amministrazione non è quale sia, in astratto, la soglia di settore, ma quale soglia il proprio acquirente applichi al proprio conto e di quanto margine di manovra si disponga attualmente rispetto a tale soglia. Il proprio acquirente confermerà entrambi questi aspetti su richiesta.

Ritardo nella consegna. Se il cliente paga subito e riceve il prodotto in un secondo momento, l’acquirente si assume una passività potenziale fino al momento della consegna. Vi rientrano viaggi, eventi, preordini e abbonamenti annuali. Questo singolo fattore spiega la maggior parte delle richieste di riserva più consistenti presenti sul mercato.

Modello di fatturazione. La fatturazione ricorrente, i periodi di prova gratuiti e le transazioni singole di importo elevato contribuiscono tutti ad aumentare i tassi di contestazione, indipendentemente dal settore di riferimento.

Categoria e area geografica. Alcuni codici di categoria commerciale sono contrassegnati in anticipo. Il volume delle transazioni transfrontaliere e senza presentazione della carta comporta un aumento della frode e una maggiore complessità normativa.

Bilancio. La durata dell’attività, le precedenti risoluzioni contrattuali e la solidità finanziaria determinano la quota di rischio che l’acquirente è disposto a lasciare non garantita.

La conseguenza pratica è che la classificazione dipende in parte dal controllo della direzione. I tassi di contestazione, la politica di rimborso, la chiarezza delle descrizioni e i flussi di cancellazione sono variabili operative, non caratteristiche fisse di un settore.

Perché la situazione è più complessa quando la proprietà e la gestione hanno sede in paesi diversi

Per un gruppo con sede in un paese e attività commerciali in un altro, sorgono tre complicazioni che un’azienda operante in un unico paese non deve affrontare.

1. Disallineamento tra entità e licenza. L'accettazione delle carte di credito è soggetta ad autorizzazione a livello giurisdizionale. Un fornitore che opera nel mercato di riferimento del titolare potrebbe non essere in grado di stipulare un contratto con l'entità operativa che detiene effettivamente il rapporto con il cliente.

Il gruppo si ritrova così con acquirenti diversi, condizioni di riserva diverse e risultati diversi in materia di risoluzione delle controversie in ciascun paese, senza avere una visione d’insieme di tutto ciò.

2. Distanza di segnalazione. I tassi di chargeback, i saldi delle riserve e i tassi di autorizzazione sono solitamente disponibili su un portale del fornitore che il team finanziario locale monitora, mentre la sede centrale ne vede solo una sintesi. Quando un peggioramento raggiunge il livello di gruppo, spesso è già in atto da due o tre cicli mensili.

Non si tratta di un errore di rendicontazione da parte di qualcuno in particolare. Le informazioni gestionali aggregate sono concepite per sintetizzare i dettagli, e si tratta di dettagli che assumono rilevanza solo in prossimità della soglia.

3. Autorità. La decisione di aggiungere un secondo acquirente, accettare una riserva più elevata o modificare la politica di rimborso coinvolge contemporaneamente i settori finanziario, operativo, legale e commerciale. Quando tali funzioni fanno capo a paesi diversi, la decisione tende a essere rinviata in attesa di un ciclo di governance che non ci si può permettere di attendere.

In che modo un consiglio di amministrazione si rende conto di trovarsi già nel bel mezzo della situazione

Alcuni segnali sono già evidenti dai dati già comunicati al consiglio di amministrazione:

• Il saldo delle riserve sta crescendo più rapidamente del volume, oppure il piano di rilascio delle riserve non è stato modellato nella previsione di cassa
• Un unico acquirente genera la maggior parte dei ricavi derivanti dalle carte di credito del gruppo, senza che vi siano alternative collaudate
• Il tasso di chargeback viene riportato come media di gruppo anziché per singola entità, acquirente e codice di categoria commerciale
• I tassi di autorizzazione variano in modo significativo da un paese all’altro e nessuno è in grado di spiegarne il motivo
• Il contratto si è rinnovato automaticamente e nessuno ha letto le clausole relative alla risoluzione, alla riserva e alla portabilità sin dalla firma
• L’accettazione dei pagamenti non figura nel registro dei rischi, sebbene sia a monte della maggior parte dei ricavi del gruppo

Di solito, due di questi elementi sono sufficienti per giustificare una revisione prima della prossima data di rinnovo.

Le condizioni commerciali che determinano la tua liquidità

Il canone mensile è l’elemento meno rilevante in un contratto per esercenti ad alto rischio. Ci sono altri quattro termini che contano di più.

1. Struttura della riserva. Una riserva a rotazione trattiene una percentuale del saldo per un periodo determinato, sbloccandola progressivamente. Dal punto di vista economico, si tratta di un prestito senza interessi concesso dall’esercente all’acquirente, il cui importo è calcolato in percentuale sul fatturato.

Allunga il ciclo di conversione della liquidità e, se non viene modellato, può mettere sotto pressione i covenant minimi di liquidità proprio nel momento in cui l’azienda sta crescendo più rapidamente. La percentuale di riserva e il periodo di detenzione devono essere inclusi nella previsione di liquidità a 13 settimane insieme ai fornitori condizioni di pagamento, e non in una nota a piè di pagina del contratto di pagamento.

2. Frequenza di regolamento. I conteggi giornalieri, settimanali e mensili determinano posizioni di capitale circolante sostanzialmente diverse a parità di ricavi.

3. Risoluzione e portabilità. I periodi di preavviso, le penali per la risoluzione anticipata e la possibilità di trasferire a un altro fornitore le credenziali delle carte e i token memorizzati. Il “lock-in” del gateway è il meccanismo attraverso il quale un rapporto commerciale insoddisfacente si trasforma in una dipendenza operativa.

4. Conseguenze successive alla risoluzione del contratto. Qualora un conto venga chiuso per giusta causa, l'esercente può essere inserito nella banca dati di settore che gli acquirenti consultano al momento della valutazione dei nuovi richiedenti. Tale segnalazione rende notevolmente più difficile ottenere l'accettazione delle carte altrove.

Questo è il termine che i consigli di amministrazione scoprono più spesso solo a posteriori, ed è il motivo per cui un peggioramento dell’indice di contenzioso merita attenzione ben prima che si avvicini a una soglia critica. Chiedete al vostro fornitore, prima di firmare, quali siano esattamente le circostanze che porterebbero a tale classificazione.

Sei fornitori specializzati e a cosa si adatta ciascuno di essi

I fornitori elencati di seguito sono nomi affermati nel settore dell’elaborazione dei pagamenti ad alto rischio. Si consiglia di considerare la tabella come punto di partenza per richiedere un preventivo piuttosto che come una classifica, e di leggere la sezione successiva relativa alla giurisdizione prima di dare per scontato che uno di essi possa stipulare un contratto con la vostra entità operativa.

* a seconda del pacchetto di optional

Nessuna raggiunge il punteggio massimo, poiché ciascuna copre solo alcune delle aree necessarie a un’azienda ad alto rischio e non tutte. Nella maggior parte dei casi, i prezzi sono forniti su richiesta e devono essere considerati indicativi fino alla conferma scritta.

Adaptiv Payments

Elaborazione dei pagamenti ad alto rischio di Adaptiv Payments copre i conti commerciali in quasi tutte le categorie ad alto rischio, con gateway di pagamento, protezione dalle frodi, prevenzione dei chargeback, servizi ACH e integrazione con l'e-commerce.

Il punto è proprio l’ampiezza: la soluzione è in grado di gestire una vasta gamma di modelli ad alto rischio, tra cui il gioco d’azzardo online e i prodotti a base di CBD, settori in cui le restrizioni di elaborazione sono comuni.

Punti di forza

• Copre la maggior parte dei settori ad alto rischio
• Strumenti per la prevenzione delle frodi e dei chargeback inclusi
• Supporto per l'integrazione tra ACH e e-commerce

Considerazioni: Il prezzo dipende dal contratto con l’esercente, pertanto è necessario confrontare le condizioni commerciali clausola per clausola, anziché basarsi sul tasso di riferimento.

Pagamenti globali per le PMI

SMB Global Payments è nota per la flessibilità nella valutazione del rischio e per l’assistenza alle aziende che hanno difficoltà a ottenere l’approvazione attraverso i canali convenzionali. Opera in diverse categorie ad alto rischio ed è specializzata in particolare nel commercio estero e internazionale.

Punti di forza

• È specializzato in attività commerciali all’estero e internazionali
• Copre diversi settori ad alto rischio
• Procedure di sottoscrizione flessibili

Considerazioni: Il costo mensile varia a seconda delle opzioni concordate.

Servizi per gli esercenti ospitanti

Host Merchant Services combina servizi per esercenti ad alto rischio con l'elaborazione dei pagamenti e un supporto più ampio per l'e-commerce, rappresentando un'opzione valida per aziende che richiedono qualità del servizio e trasparenza sui prezzi, oltre alla possibilità stessa di effettuare pagamenti. Supporta l’accettazione sicura dei pagamenti grazie a strumenti anti-frode e di gestione dei chargeback.

Punti di forza

• Specializzazione in CBD, canapa e recupero crediti
• Prevenzione delle frodi e gestione dei chargeback
• Soluzioni integrate di elaborazione dati ed e-commerce

Considerazioni: I tassi sono personalizzati anziché pubblicati.

Easy Pay Direct

Alcune aziende vengono classificate come ad alto rischio a causa delle modalità di fatturazione piuttosto che per i prodotti che vendono. La fatturazione ricorrente, i periodi di prova, le transazioni di importo elevato e le forniture con data di consegna futura comportano tutte un rischio aggiuntivo di contestazioni.

Easy Pay Direct si basa su tali modelli, che comprendono prodotti informativi e prestazioni future.

Punti di forza

• Fatturazione ricorrente e modelli basati su periodi di prova
• Transazioni di importo elevato
• Aziende che vendono prodotti o servizi con scadenza futura

Considerazioni: gateway online al costo di $36 al mese.

Servizi commerciali Durango

Durango Merchant Services è specializzata in conti difficili da collocare ed è spesso citata tra i fornitori che si rivolgono a commercianti che necessitano di una valutazione del rischio più specializzata rispetto a quella offerta dai principali gestori di pagamenti.

Punti di forza

• Gestisce i conti difficili da collocare
• Integratori, abbonamenti, telemedicina e SaaS
• Sottoscrizione specialistica

Considerazioni: I costi mensili del servizio aumentano con le spese di elaborazione, il che risulta meno efficiente per transazioni di alto valore o con volumi elevati.

PayKings

PayKings è specializzata nell'elaborazione di transazioni ad alto rischio nei settori dei servizi finanziari, del gioco d'azzardo, della salute e del benessere, dei viaggi, dell'e-commerce e dei servizi professionali, offrendo conti commerciali, gateway di pagamento, gestione dei chargeback, prevenzione delle frodi e fatturazione ricorrente.

Intrattiene rapporti con diverse banche acquirenti, il che è importante per gli esercenti il cui profilo di rischio rende instabile un unico rapporto bancario.

Punti di forza

• Prevenzione delle frodi e gestione dei chargeback
• Rapporti con più banche acquirenti
• Esperienza nei settori dei viaggi, dell'ospitalità, degli incontri online e del dropshipping

Considerazioni: Il canone mensile varia notevolmente a seconda delle esigenze.

Con chi stipula effettivamente un contratto un’azienda europea o dell’Europa centro-orientale

C’è un aspetto che cambia il modo in cui un consiglio di amministrazione dovrebbe valutare qualsiasi lista ristretta di fornitori, compresa quella sopra riportata. Non tutte le aziende che offrono ad alto rischio Un conto commerciale è una banca acquirente.

Molte di queste sono organizzazioni di vendita indipendenti o rivenditori che gestiscono e forniscono assistenza per i conti aperti presso un partner acquirente, e le condizioni rilevanti ai fini del bilancio sono stabilite da tale partner piuttosto che dall’azienda con cui si entra in contatto.

Prima di procedere alla selezione preliminare, è necessario verificare tre aspetti relativi a ciascun fornitore:

1. Sei l'acquirente o un intermediario che gestisce il conto con un partner acquirente?
2. Quale soggetto regolamentato è titolare della licenza di acquisizione e in quale giurisdizione?
3. È possibile stipulare un contratto con la nostra entità operativa, registrata nel nostro Paese, per il regolamento nella nostra valuta?

Questa terza domanda esclude un numero di fornitori maggiore di quanto la maggior parte dei consigli di amministrazione si aspetti. L’accettazione delle carte di credito è soggetta a licenza a livello giurisdizionale, pertanto un gruppo con sede in Germania, Polonia, Repubblica Ceca, Slovacchia o Ungheria che venda i propri prodotti nello Spazio economico europeo (SEE) necessita normalmente di acquirenti o istituti di pagamento autorizzati nel SEE o nel Regno Unito, indipendentemente da qualsiasi altro ostacolo si presenti.

Un gruppo che opera sia in Europa che negli Stati Uniti avrà spesso bisogno di accordi paralleli piuttosto che di un unico fornitore globale. Si tratta di una struttura gestibile, ma richiede un unico responsabile e un unico rendiconto consolidato; in caso contrario, il gruppo si ritroverà con diverse visioni parziali e nessuna visione completa.

I criteri che un consiglio di amministrazione dovrebbe adottare, al di là dei compensi e dei rating

L'ultimo anello della catena è quello che i consigli di amministrazione tendono a trascurare più spesso. Un acquirente di riserva che non ha mai elaborato una transazione effettiva è una misura preventiva, non un controllo.

Cosa richiede un intervento credibile, in ordine

Laddove l’accettazione dei pagamenti sta già peggiorando, l’ordine delle operazioni è più importante della completezza di ogni singola fase.

Fase 1. Accertare i fatti. Saldo delle riserve e calendario di sblocco, percentuale di contestazioni per entità, acquirente e codice di categoria commerciale, tassi di autorizzazione, tasso di rimborso e ritardo nel regolamento. Finché questi dati non saranno affidabili, ogni decisione successiva sarà solo una stima.

Fase 2. Proteggere la liquidità. Simulare l'accumulo e lo svincolo delle riserve nel periodo di previsione di 13 settimane e verificarne la compatibilità con il margine di sicurezza previsto dai covenant. Questo è il passaggio che determina di quanto tempo disponga effettivamente l'azienda.

Fase 3. Ridurre il tasso di contestazioni. La chiarezza delle descrizioni, le procedure di annullamento e rimborso, la conferma di consegna e gli avvisi preventivi in caso di controversia solitamente incidono sull’andamento dell’indice in misura maggiore rispetto alla rinegoziazione dei tassi e, al contempo, rafforzano la posizione negoziale.

Fase 4. Concentrazione degli indirizzi. Aggiungere e testare in tempo reale un secondo acquirente, con un sistema di instradamento in grado di gestire il volume senza richiedere un progetto tecnico. La rinegoziazione del contratto va inserita in questa fase, una volta che i risultati relativi alle controversie iniziano a migliorare e si presenta un’alternativa credibile.

Fase 5. Correggere la reportistica. Un insieme di indicatori di performance fissi, con un responsabile designato e soglie di escalation definite, in modo che il prossimo peggioramento sia visibile nel giro di poche settimane anziché di trimestri.

Due decisioni possono aspettare: il consolidamento su un unico fornitore globale e il cambio di piattaforma per il processo di pagamento. Entrambe meritano di essere attuate, ma nessuna delle due rientra nella fase di stabilizzazione.

C'è un rischio correlato che non può aspettare, perché può comportare l'interruzione dell'accettazione delle carte senza preavviso. Una pagina di pagamento compromessa o un attacco ransomware costituiscono sia una violazione della conformità che un evento di acquisizione, e rientrano nella stessa emergenza informatica un piano di intervento che copra il resto dei sistemi critici del gruppo.

La dimensione transfrontaliera nella pratica

Nella maggior parte dei gruppi, questo lavoro non ha un unico responsabile. Il CFO si occupa della liquidità e dei covenant, il COO della continuità operativa e il responsabile commerciale o dell’e-commerce dei rapporti con i fornitori. Laddove tali ruoli sono ripartiti tra diversi paesi, è proprio nel divario tra di essi che si accumula il rischio.

La chiusura è un compito esecutivo piuttosto che consultivo. Qualcuno deve avere l’autorità di:

• Definire una base di dati comune a tutte le entità
• Stabilire i termini relativi alla riserva e al fornitore
• Modifiche operative dirette alle procedure di rimborso e cancellazione
• Comunicare gli stessi dati al proprietario e alla direzione locale

Qualora il gruppo non disponga internamente di tale capacità, o qualora la posizione di responsabile finanziario sia vacante nel momento in cui si manifesta la pressione, un CFO ad interim o un Chief Restructuring Officer possa portare a termine il mandato fino alla stabilizzazione e consegnare una struttura di governance funzionante alla leadership permanente.

CE Interim offre una leadership esecutiva transnazionale proprio per questo tipo di situazione: un proprietario o una sede centrale in un paese, le attività operative e il rapporto con i clienti in un altro, e un problema di controllo che si frappone tra i due.

In qualità di membro della Valtus Alliance, CE Interim è in grado di collocare dirigenti in diversi mercati, il che risulta fondamentale quando occorre affrontare la stessa sfida in più di un paese operativo contemporaneamente, anziché solo nel mercato di origine del gruppo. In caso di urgenza, garantiamo un dirigente di comprovata esperienza, in linea con il mandato e pronto a entrare in servizio entro 72 ore dal completamento del brief del mandato.

La posizione è volutamente equilibrata. La sede centrale ha solitamente bisogno di dati attendibili e di una scala gerarchica più rapida. La dirigenza locale ha solitamente bisogno di un’autorità più chiara e di protezione da istruzioni contraddittorie. Entrambe sono esigenze ragionevoli, e l’intervento stabilisce un unico insieme di dati e un’unica struttura decisionale che soddisfi entrambe.

Cosa dovrebbe esaminare il consiglio di amministrazione ogni trimestre

È sufficiente una breve relazione sulla situazione attuale:

• Tasso di chargeback per entità, acquirente e codice di categoria commerciale, rispetto alla soglia applicata dal proprio acquirente
• Tasso di frode in punti base
• Tasso di autorizzazione e approvazione per mercato
• Saldo della riserva e rilascio programmato
• Giorni di fatturato esposti a un unico acquirente
• Tasso di rimborso e percentuale di controversie vinte
• Ritardo nell’adempimento per mercato
• Proprietario designato e soglia che attiva l'escalation

Domande frequenti

Una classificazione ad alto rischio rappresenta un giudizio sulla nostra attività?

No. Descrive l’esposizione dell’acquirente sul tuo conto, determinata dai tassi di contestazione, dai tempi di consegna, dal modello di fatturazione, dal codice di categoria e dal volume delle transazioni transfrontaliere. Le aziende redditizie e ben gestite la sostengono regolarmente. Alcuni dei fattori sottostanti, in particolare il tasso di contestazione e il processo di rimborso, sono sotto il controllo della direzione e possono modificare le condizioni disponibili al momento del rinnovo.

A quanto dovrebbe ammontare la riserva?

Dipende dai tempi di consegna, dalla storia delle controversie e dalla solidità finanziaria, ed è negoziabile sia in termini di percentuale che di durata. La domanda più utile per un consiglio di amministrazione non riguarda la percentuale, ma l’impatto sulla liquidità. È opportuno modellare l’accumulo e il rilascio nella previsione a 13 settimane e verificarne la compatibilità con il margine di manovra previsto dai covenant prima della firma, poiché ciò determina se i termini sono sostenibili piuttosto che semplicemente accettabili.

Abbiamo bisogno di più di un fornitore?

Se i ricavi derivanti dalle carte di credito sono rilevanti per l'attività, sì. Un unico acquirente rappresenta un punto di fallimento unico per la maggior parte dei vostri ricavi, e un secondo rapporto commerciale migliora anche la vostra posizione negoziale. Il criterio da valutare è se l'alternativa abbia già elaborato volumi effettivi, non se esista un contratto.

Il nostro fornitore ci ha dato preavviso. Da cosa bisogna partire?

Stabilite le modalità di liquidazione e la posizione di riserva, specificando quali elementi saranno trattenuti e per quanto tempo; assicuratevi quindi la possibilità di ottenere un’accettazione provvisoria, per poi affrontare la causa alla radice del problema. Valutate attentamente le conseguenze successive alla risoluzione prima di concordare qualsiasi cosa, poiché una chiusura registrata per giusta causa può limitare la vostra capacità di ottenere l’accettazione altrove.

Un fornitore con sede negli Stati Uniti può servire la nostra società operativa europea?

Spesso non direttamente. L’accettazione delle carte di credito è soggetta ad autorizzazione a livello giurisdizionale, pertanto un’entità operativa europea o dell’Europa centrale e orientale (CEE) necessita in genere di un acquirente o di un istituto di pagamento autorizzato nel SEE o nel Regno Unito. I gruppi che operano in entrambe le regioni adottano comunemente accordi paralleli, che funzionano a condizione che una sola persona sia responsabile della rendicontazione consolidata.

Quando si tratta di una questione di gestione ad interim piuttosto che di appalti?

Quando l’esposizione coinvolge diverse entità e funzioni, quando l’impatto sulla liquidità è rilevante ai fini degli accordi contrattuali, o quando la posizione di responsabile finanziario è vacante mentre la pressione è alle stelle. A quel punto ciò che serve è l’autorità esecutiva per accertare i fatti e guidare la risposta, non una quotazione migliore.