In breve

Mobilitare un dirigente ad interim oltre confine in 72 ore non è una corsa a tempo contro il reclutamento. Si tratta di una sequenza istituzionale rigorosa che ha inizio solo una volta finalizzato il brief del mandato: definire il problema di trasformazione, abbinarlo a una rete di leader di comprovata esperienza già sottoposti a verifica preliminare e confermare i poteri decisionali prima della partenza.

Un dirigente selezionato con cura e in linea con il mandato, pronto a entrare in carica entro 72 ore dal completamento del brief sul mandato, ripristina il controllo operativo prima che il valore dell’azienda subisca un’ulteriore erosione. La rapidità è il risultato del processo, non una scorciatoia per aggirarlo.

I costi finanziari e operativi derivanti dal ritardo nelle decisioni del consiglio di amministrazione durante i periodi di transizione a livello dirigenziale

Nessun consiglio di amministrazione si sveglia una mattina e decide di chiudere uno stabilimento. Quello che succede in realtà è una cosa più piccola e più umana di così. Il direttore dello stabilimento si dimette. Il direttore operativo dice al consiglio che la situazione è “sotto controllo”. Tutti concordano di attendere i prossimi dati prima di prendere misure drastiche.

Sostituire un dirigente nel bel mezzo di una crisi sembra quasi un’ammissione che la situazione sia peggiore di quanto riportato. Ammetterlo davanti agli azionisti, ai creditori o alla società madre sembra, sul momento, più rischioso che aspettare un altro ciclo di rendicontazione per vedere se il management locale è in grado di correggersi autonomamente. Questo ragionamento non è stupidità. È avversione alla perdita, ed è una scelta che ogni consiglio di amministrazione fa.

Il problema è che l’operazione non aspetta che il consiglio di amministrazione si senta pronto. Il processo tradizionale di ricerca di dirigenti richiede dai tre ai sei mesi dal momento dell’incarico alla data di inizio, e ogni settimana che intercorre in quel lasso di tempo l’azienda va avanti da sola, senza supervisione, nella direzione in cui stava già andando.

Un fornitore passa silenziosamente da termini di pagamento a 60 giorni al pagamento in contanti alla consegna. Il team acquisti di un cliente avvia un processo di qualificazione parallelo con un concorrente, non perché voglia cambiare fornitore, ma perché la propria governance richiede che sia in atto un piano di emergenza nel momento in cui un fornitore chiave appaia instabile. Nessuna delle due decisioni viene revocata, nonostante un trimestre positivo tre mesi dopo. Fornitori e clienti interpretano i comportamenti, non le intenzioni, e quando il consiglio di amministrazione se ne accorge, il comportamento è già cambiato.

Il costo di tale lacuna non è astratto. È stato dimostrato che le transizioni di leadership fallite costano a un’azienda più del doppio della retribuzione annuale del dirigente uscente, una volta considerati la perdita di produttività, l’abbandono del team e le opportunità commerciali mancate. Quando il consiglio di amministrazione approva formalmente l’assegnazione di risorse per una ricerca definitiva, il danno che un mandato ad interim rapido avrebbe potuto evitare si è solitamente già verificato. Semplicemente, non è ancora emerso nei conti della direzione.

Affrontare le complessità giuridiche e operative transnazionali nella leadership ad interim

Esercitare l’autorità esecutiva in un altro Paese è una questione ben diversa dalla sostituzione di un dirigente nazionale, e trattarle allo stesso modo è proprio ciò che porta al fallimento dei mandati prima ancora che l’esecutivo si insedi.

La presentazione del curriculum non implica necessariamente una corrispondenza con il profilo richiesto. Una società di selezione del personale che invia all’ufficio risorse umane del gruppo una pila di profili impiega giorni senza rispondere all’unica domanda che conta: qualcuno di queste persone possiede la padronanza del settore, la propensione a gestire un’azienda sotto pressione e la credibilità a livello internazionale che questo incarico richiede, proprio ora, in questo stabilimento, sotto lo sguardo di questi clienti?.

La mobilità legale è un presupposto fondamentale, non una formalità. In Germania, un amministratore delegato è tenuto a gestire gli affari della società con la diligenza propria di un imprenditore prudente ed è personalmente responsabile nei confronti della società per i danni derivanti dalla violazione di tale obbligo, ai sensi dell’articolo 43 della Legge sulle società a responsabilità limitata (Camera di commercio di Amburgo). La norma equivalente per le società per azioni è contenuta nell’articolo 93 della Legge sulle società per azioni, che richiede il rispetto del dovere di diligenza proprio di un amministratore prudente e attribuisce ai membri del consiglio di amministrazione la responsabilità solidale per le violazioni (Ministero federale della Giustizia).

Tale obbligo sorge al momento della nomina. La giurisprudenza tedesca va oltre e riconosce l’amministratore di fatto: una persona che, nella pratica, svolge il ruolo di amministratore senza essere iscritta nel registro può essere ritenuta responsabile ai sensi dell’articolo 43 allo stesso modo (Kunz Avvocati). È proprio per questo che un dirigente non può dare una mano in modo informale sul posto mentre, alle sue spalle, si stanno ancora definendo i contratti e le registrazioni. Agire senza incarico ufficiale non elimina il rischio di esposizione. Anzi, crea un’esposizione senza la legittimità che deriva dalla carica ricoperta. La mobilitazione conferma la prontezza giuridica prima del viaggio, mai dopo.

La riservatezza è determinante per garantire che l'impianto superi indenne la transizione. Pensateci come farebbe una famiglia di fronte a una diagnosi grave: le persone più vicine alla situazione devono ricevere la notizia direttamente, con calma e in modo ordinato, altrimenti riempiranno il silenzio con le loro ipotesi peggiori. Una filiale estera sotto pressione che fa trapelare la notizia dell’arrivo di un leader ad interim prima che il mandato sia confermato rischia di perdere proprio le persone di cui il nuovo dirigente avrà bisogno fin dal primo giorno. Il personale locale addetto alla finanza e alle operazioni, intuendo l’instabilità, aggiorna i propri curriculum prima ancora che il consiglio di amministrazione aggiorni il verbale.

I diritti decisionali devono essere definiti prima dell’arrivo del dirigente, e non si tratta di una semplice formalità procedurale. Da un sondaggio condotto tra i dirigenti di 350 aziende globali è emerso che solo 15% ritenuto La loro organizzazione prendeva decisioni sufficientemente efficaci da consentire loro di superare i concorrenti. Ciò che distingueva gli altri era la qualità, la rapidità e l’efficacia del processo decisionale, e i quattro ambiti in cui riscontravano difficoltà nel processo decisionale corrispondevano esattamente a un mandato transnazionale: globale contro locale, sede centrale contro unità di business, funzione contro funzione e partner interni contro partner esterni.

Il secondo di questi riguarda un gruppo e il suo stabilimento all’estero. Lo studio ha osservato che questo fenomeno tende a interessare le società madri e le loro controllate, poiché l’unità operativa è vicina al cliente mentre è la sede centrale a fissare gli obiettivi, e nessuna delle due posizioni stabilisce chi debba decidere. La loro conclusione è inequivocabile: l’ambiguità è il nemico, e laddove la responsabilità non è chiara, i risultati probabili sono lo stallo e i ritardi.

La soluzione che propongono consiste in una ripartizione dei ruoli definita per iscritto prima che la decisione venga presa, anziché nel corso del processo decisionale. Una sola persona detiene il potere decisionale. Un numero ristretto di persone detiene il diritto di veto. Tutti gli altri forniscono il proprio contributo o si occupano dell’esecuzione. Nel caso di un incarico transnazionale, tale ripartizione viene concordata tra il gruppo e il nuovo dirigente entro la prima settimana, messa per iscritto e comunicata a entrambe le parti.

Un dirigente che si presenta senza aver stabilito per iscritto i limiti della propria autorità unilaterale non perde credibilità in modo graduale. Perde la prima settimana a causa delle trattative interne, e quella è solitamente la settimana che l’azienda meno può permettersi di perdere.

Indicatori chiave che segnalano al tuo consiglio di amministrazione la necessità di una rapida mobilitazione di dirigenti ad interim

La maggior parte dei consigli di amministrazione riconosce la necessità di una rapida mobilitazione più tardi di quanto dovrebbe, poiché ogni singolo segnale sembra di per sé gestibile. Tre segnali insieme, invece, non lo sono.

• Un cliente di livello 1 presenta un reclamo formale. Un cliente importante o un OEM minaccia di rescindere il contratto o inizia ad applicare le clausole penali per inadempienza nella consegna. Non si tratta di un semplice avvertimento. È il processo di governance del cliente stesso che entra in azione, secondo tempistiche stabilite dal cliente stesso e non dal consiglio di amministrazione.
• L'amministratore delegato locale se ne va o viene rimosso dall'incarico. Che si tratti di dimissioni o di licenziamento, il vuoto di leadership inizia ad aggravarsi fin dalla prima decisione mancata, e ogni giorno che trascorre senza una figura decisionale in loco non fa che ampliarlo ulteriormente.
• La violazione di un covenant emerge dai dati. Quando le proiezioni relative al trimestre in corso indicano che un covenant bancario verrà violato, il conto alla rovescia del creditore inizia a scorrere parallelamente a quello del consiglio di amministrazione e non si interrompe per consentire deliberazioni interne.

Ognuno di questi motivi giustifica di per sé la discussione. Tutti e tre insieme significano che la discussione dovrebbe già essere conclusa, e l’unica questione ancora aperta è la rapidità con cui il consiglio potrà agire d’ora in poi.

Il protocollo di risposta rapida in cinque fasi per il trasferimento transfrontaliero di dirigenti

CE Interim attua un protocollo fisso in cinque fasi non appena il consiglio di amministrazione decide di procedere a una mobilitazione rapida.

• Compilazione sintetica del mandato. La direzione del gruppo e un partner CE ad interim definiscono il problema aziendale specifico, i poteri decisionali che il dirigente ad interim che saranno perseguiti, nonché gli obiettivi dei primi 100 giorni. Questa è la fase che la maggior parte dei consigli di amministrazione sottovaluta. Un brief vago genera un mandato vago, e un mandato vago è proprio lo schema di fallimento alla base dei risultati dell’HBR sopra citati.
• Abbinamento specifico per sfida. Il profilo richiesto viene confrontato con una rete di dirigenti già sottoposti a verifica preliminare, che vantano esperienza diretta in operazioni di risanamento simili in contesti operativi analoghi, anziché essere confrontato con un gruppo generico di “dirigenti disponibili”.”
• Valutazione rapida ed esecuzione dell'NDA. I candidati selezionati vengono sottoposti a un colloquio in regime di riservatezza per verificare che abbiano compreso la situazione specifica che si trovano ad affrontare, e non una sua versione generica.
• Verifica della mobilità e della disponibilità. La disponibilità fisica, l’indipendenza contrattuale e la disponibilità a viaggiare all’estero vengono confermate per iscritto prima di programmare l’invio, e non date per scontate.
• Prontità operativa. Un dirigente selezionato con cura e in linea con il mandato, pronto a iniziare entro 72 ore dal completamento del brief relativo al mandato.

Il conto alla rovescia parte sempre dalla fase uno. Le aziende che calcolano le 72 ore a partire dalla prima telefonata, anziché dal completamento del brief, sono quelle che più facilmente hanno l’impressione che il processo abbia subito ritardi, quando in realtà non è mai iniziato nella data che avevano ipotizzato.

Caso di studio: come CE Interim ha contribuito a ripristinare rapidamente il controllo operativo in uno stabilimento dell’Europa centrale

Lo stabilimento dell’Europa centrale di un’azienda manifatturiera internazionale ha perso il proprio direttore di stabilimento senza preavviso. Le consegne si sono interrotte nel giro di pochi giorni, gli ordini arretrati sono aumentati vertiginosamente e due importanti clienti europei hanno chiesto alla dirigenza del gruppo la garanzia diretta che la produzione sarebbe ripresa entro una tempistica definita.

La dirigenza del gruppo ha coinvolto CE Interim e ha definito le linee guida del mandato nel giro di un giorno, individuando come priorità immediate la stabilizzazione della produzione e il rafforzamento della fiducia dei clienti; sin dal primo giorno, al leader ad interim sono state delegate piene autorità sulle operazioni in loco e sulle trattative con i fornitori.

Entro 24 ore dal completamento del brief, sono stati individuati due dirigenti già sottoposti a una selezione preliminare, con esperienza diretta nel risanamento aziendale sia a livello settoriale che regionale. A seguito di colloqui mirati alle specifiche esigenze del progetto, condotti nel rispetto di un accordo di riservatezza (NDA), un direttore operativo ad interim è stata selezionata e si è recata sul posto entro 72 ore dal completamento del brief.

La prima mossa del dirigente non è stata un documento strategico, bensì un piano di stabilizzazione di 10 giorni, comunicato direttamente al personale dello stabilimento e ai due clienti più esigenti entro le prime 48 ore dall’arrivo in loco, che ha permesso di ripristinare un ritmo di produzione efficiente e di stabilizzare i rapporti con i clienti chiave nel giro di tre settimane.

Domande frequenti sulla mobilitazione transfrontaliera temporanea di dirigenti

Quando inizia effettivamente il conteggio delle 72 ore per la mobilitazione?

Il conteggio del tempo inizia solo quando il mandato formale è stato pienamente approvato e il problema operativo è stato chiaramente definito. Il CE ad interim avvia il periodo di 72 ore proprio da questo preciso punto di partenza, non dalle prime discussioni esplorative del consiglio di amministrazione.

In che modo CE Interim riesce a garantire la qualità del personale dirigente entro tali tempistiche? 

Operiamo esclusivamente all’interno di una rete di leader esperti, sottoposti a un accurato processo di selezione. CE Interim garantisce questo elevato standard valutando con rigore i risultati ottenuti in passato e le competenze transnazionali con largo anticipo rispetto all’insorgere di una crisi.

Una mobilitazione rapida compromette la riservatezza transfrontaliera? 

No. CE Interim tutela la vostra organizzazione effettuando ogni valutazione preliminare, analisi del profilo e discussione strategica nel rispetto di rigorosi accordi di riservatezza sin dal primo giorno.

In quanto tempo un dirigente con le competenze richieste può effettivamente presentarsi sul posto? 

CE Interim mette a disposizione un dirigente accuratamente selezionato e in linea con il mandato, pronto ad assumere il controllo in loco entro 72 ore dal completamento e dall’approvazione del brief del mandato.

Cosa succede se il brief del mandato è di per sé poco chiaro o incompleto?

Un brief poco chiaro ritarda l'implementazione, poiché il conto alla rovescia di 72 ore non può iniziare finché non viene finalizzato. CE Interim previene questo ritardo facendo sì che i nostri partner elaborino attivamente il brief insieme a voi come prima fase fondamentale del progetto, e non come una semplice formalità amministrativa.

Scopri altri approfondimenti sul management ad interim

Per i consigli di amministrazione che stanno preparando il loro primo incarico transfrontaliero, oltre al presente documento vale la pena leggere anche due documenti correlati: 

• Come la funzione Risorse Umane del Gruppo dovrebbe definire un mandato ad interim destinato a sortire risultati concreti
• I primi 100 giorni di una svolta nel settore manifatturiero in Ungheria

Parlare con un partner

Se la vostra organizzazione si trova ad affrontare una situazione transfrontaliera che non può più attendere i tempi di una ricerca tradizionale, è giunto il momento di rivolgersi a un partner di CE Interim. Compilate il nostro Modulo di contatto e i nostri esperti si occuperanno del resto.