Continuitatea financiară: Directorul financiar interimar asigură pregătirea pentru predarea funcției în 60 de zile în România

1) Situația clientului (anonimizată):

Un grup european de produse de automatizare, deținut de o familie, a operat o fabrică importantă în România.

Fabrica făcea parte dintr-un grup internațional complex, cu zeci de entități juridice, mai multe sisteme ERP și un sediu central în Franța.

Mai mulți membri ai echipei de contabilitate și-au dat demisia în cadrul unui proces mai amplu de transformare a departamentului financiar, care a inclus implementarea sistemului SAP S/4HANA, facturarea electronică și înființarea unui nou centru de servicii comune în Polonia.

Prioritatea imediată a fost asigurarea continuității în procesul de tranziție la nivel de conducere înainte de închiderea exercițiului financiar, de termenele legale și de trecerea la noul sistem.

2) Provocarea:

Șeful departamentului de contabilitate și câțiva contabili se pregăteau să plece / plecaseră deja.
Echipa de finanțare a uzinelor care mai rămăsese fusese redusă la trei sau patru persoane.
Închiderea exercițiului financiar, asistența în cadrul auditului, depunerea declarațiilor fiscale și raportarea prevăzută de lege au trebuit să se desfășoare fără întreruperi.
SAP S/4HANA și facturarea electronică se apropiau de etapele critice ale implementării.
Departamentele de contabilitate și FP&A au fost recent separate, ceea ce a dus la apariția unor noi responsabilități și linii ierarhice.
Echipele financiare locale se adaptau la controlul centralizat exercitat de departamentul financiar al grupului.
Rezistența față de modelul de servicii comune afecta moralul angajaților și sporea riscul de fluctuație a personalului.
Conducerea centrală, conducerea fabricii, consilierii externi și echipele de implementare au trebuit să ia decizii coordonate.

3) Rolul interimar livrat (viteză și potrivire):

CE Interim a sprijinit detașarea rapidă a unui manager interimar de transformare pentru departamentul financiar al fabricii, care a îndeplinit funcția de director financiar interimar.

Misiunea documentată a fost concepută ca un mandat de tranziție cu o durată de patru până la șase luni, reflectând cerința explicită de a acoperi deficitul de conducere.

Profilul selectat îmbina cunoștințele în domeniul contabilității conform legislației locale, experiența în raportarea conform IFRS, credibilitatea în domeniul finanțelor din sectorul producției și abilități practice de conducere a echipei.

Experiența anterioară a inclus mediile SAP, raportarea Hyperion, pregătirea pentru audit, reorganizarea echipei și coordonarea dintre sediul central și operațiunile locale.

Faptul că erau rezidenți locali și cunoșteau mediul de afaceri din România a contribuit la reducerea riscurilor legate de conformitate și a celor culturale.

Modelul hibrid prevedea cel puțin trei zile pe săptămână la fabrică, cu o prezență sporită la fața locului în perioadele de închidere și în timpul activităților de tranziție.

4) Ce s-a întâmplat în timpul mandatului:

Primele 30 de zile

Transcrierea sursei se referă mai degrabă la selecție și mobilizare decât la livrarea efectivă. Primele 30 de zile au fost organizate astfel încât să includă:

Efectuați o predare-preluare controlată împreună cu șeful departamentului de contabilitate care își încheie mandatul.
Asigurarea îndeplinirii obligațiilor legate de închiderea lunară a conturilor, raportarea bilanțului trimestrial, depunerea declarațiilor fiscale și a documentelor prevăzute de lege.
Evaluați capacitatea, responsabilitățile și riscul de plecare al membrilor rămași ai echipei de contabilitate.
Stabiliți proceduri de lucru directe cu directorul fabricii, responsabilul FP&A, departamentul financiar regional și departamentul global de contabilitate.
Analizați problemele legate de SAP S/4HANA și facturarea electronică care afectează contabilitatea și respectarea reglementărilor locale.
Stabiliți un ritm zilnic de lucru pentru pregătirea bilanțului de sfârșit de an, reconcilierile și solicitările de audit.

Primele 6 luni

Pe durata perioadei de tranziție prevăzute, cu o durată de patru până la șase luni, mandatul a fost conceput pentru:

Mențineți ritmul mai rapid de închidere lunară și trimestrială stabilit deja de grup.
Conduceți fluxul de lucru local în domeniul contabilității prin intermediul sistemului SAP S/4HANA și al pregătirii facturilor electronice.
Coordonarea consilierilor externi, a departamentului central de IT, a consultanților SAP și a specialiștilor locali în conformitate.
Reorganizarea echipei de contabilitate, în timp ce procesul de recrutare pentru posturi permanente a continuat în paralel.
Asigurarea întocmirii raportărilor de consolidare conform IFRS și îndeplinirea obligațiilor legale locale.
Stabiliți clar responsabilitățile privind procesele între fabrică, departamentul financiar al grupului și noul centru de servicii comune.

6+ luni

Livrarea după o perioadă de șase luni nu făcea parte din mandatul documentat.
Orice prelungire ar depinde de calendarul recrutării permanente și de stabilizarea sistemului.
Starea de echilibru vizată era aceea de a avea o echipă locală de contabilitate permanentă, care să colaboreze eficient cu departamentul regional de finanțe și cu centrul de servicii comune.

Transferul și ieșirea

Transferați calendarele de închidere, fișierele de reconciliere, instrucțiunile de raportare și responsabilitățile privind conformitatea către angajații cu contract pe durată nedeterminată.
Documentarea acțiunilor rămase legate de SAP, facturarea electronică, auditul și serviciile comune.
Asigurați-vă că responsabilitățile sunt clar stabilite la nivelul departamentelor locale de contabilitate, FP&A, finanțe regionale și al centrului de servicii comune.
S-a ieșit din proiect după ce conducerea permanentă a preluat controlul și rezultatele esențiale au avut un responsabil de încredere.

5) acțiunile întreprinse (accentul pus pe execuție):

A stabilit un proces structurat de predare a atribuțiilor înainte de plecarea actualului responsabil cu contabilitatea.
S-au clarificat responsabilitățile privind închiderea lunară a conturilor de profit și pierdere și raportarea trimestrială a bilanțului.
A instituit un sistem de supraveghere a impozitelor locale, a facturării electronice și a obligațiilor legale de depunere a documentelor.
A integrat activitatea contabilă locală cu raportarea de consolidare conform IFRS prin intermediul sistemului de raportare al grupului.
Am acordat prioritate reconcilierilor între societăți și celor bilanțiere înainte de termenele de închidere a exercițiului financiar și de audit.
Stabiliți un ritm de conducere la fața locului pentru perioadele de închidere a conturilor, sfârșitul anului și tranzițiile la noile sisteme.
A coordonat conducerea unităților de producție, departamentul de planificare și analiză financiară (FP&A), departamentul financiar regional, sediul central și consultanții externi.
A abordat în mod direct preocupările echipei cu privire la centralizare și la tranziția către serviciile partajate.
A susținut recrutarea pe termen lung fără a impune o numire pe termen lung făcută în grabă.
Au fost pregătite procesele și responsabilitățile contabile în vederea unei eventuale treceri la modelul de servicii partajate.

6) Rezultatele obținute (dovezi măsurabile):

Transcrierea prezintă etapa de mobilizare și selecție, nu rezultatele verificate după încheierea mandatului. Rezultatele confirmate în acea etapă erau:

Un candidat local pentru postul de director interimar de contabilitate, cu experiență relevantă în domeniul producției și al conformității legale, a fost propus pentru validarea finală la nivel local.
Disponibilitatea candidatului a corespuns perioadei necesare pentru predarea sarcinilor înainte de plecarea titularului postului.
Propunerea provizorie a acceptat modelul de lucru hibrid și la sediu, așa cum s-a cerut.
Clientul a preferat să-și aloce timp pentru o căutare controlată și pe termen lung, în loc să procedeze la o angajare urgentă pe termen lung.
Performanța actuală a operațiunilor de apropiere a fost protejată ca prioritate definită în mandat.
Grupul reușise deja să reducă cu aproximativ jumătate durata ciclurilor de închidere lunară și trimestrială înainte ca această lacună la nivelul conducerii să devină evidentă.
Rata de respectare a termenelor la nivelul întregului grup a crescut de la un nivel inițial scăzut la peste patru cincimi, creând astfel un punct de referință clar al performanței care trebuie menținut.
Recrutarea permanentă și serviciile de consultanță externă au fost organizate ca fluxuri de lucru paralele.
Conformitatea cu reglementările locale, pregătirea pentru audit și riscurile legate de trecerea la sistemul SAP au fost clarificate înainte de implementare.

7) De ce CE Interim:

CE Interim a acționat rapid, propunând un profil de conducere potrivit pentru domeniul finanțelor fabricii, implementarea SAP, reorganizarea echipei și tranziția la un nou sistem.

Alegerea s-a bazat pe cunoștințele privind respectarea reglementărilor locale, pe experiența în domeniul producției, pe raportarea conform IFRS și pe gestionarea părților interesate la nivel transfrontalier, mai degrabă decât doar pe titlul postului.

Procesul de implementare a asigurat un echilibru între rapiditate și validarea necesară din partea conducerii fabricii, a departamentului de resurse umane și a părților interesate locale din domeniul financiar.

Acest lucru a oferit comandamentului central o cale credibilă de a restabili controlul fără a ocoli persoanele responsabile de punerea în aplicare pe teren.

8) Apel la acțiune:

Dacă aveți nevoie de un director financiar interimar sau de un manager financiar interimar care să asigure încheierea exercițiului financiar, respectarea normelor de conformitate și implementarea sistemului SAP în timpul unei tranziții transfrontaliere la nivelul conducerii departamentului financiar, CE Interim vă poate pune la dispoziție rapid și în condiții de siguranță un director executiv selectat cu precizie.

CE Interim pune la dispoziție, în termen de 72 de ore, lideri interimari cu experiență dovedită, dincolo de frontiere, culturi și industrii. Suntem specializați în managementul interimar de mare impact pentru firmele de private equity, family offices și corporații globale care se confruntă cu momente de tranziție: transformare digitală, intrarea pe piață, redresare operațională, integrare post-merger sau criză.

Ceea ce ne diferențiază nu este doar viteza sau profunzimea rețelei noastre, ci și modul în care conducem. Fiecare angajament este ghidat personal de un managing partner CE Interim: foști CEO, CFO sau COO care au fost de partea ta de masă, conducând organizații prin decizii cu miză mare.

Cu o bază globală de talente și o acoperire operațională care se întinde în Europa, SUA și Orientul Mijlociu, noi nu ocupăm funcții, ci construim încredere, conducem tranziții și obținem rezultate.

Ca parte a Alianței Valtus, cea mai mare alianță din lume a companiilor de Executive Interim Management, asigurăm o execuție internațională fără cusur prin intermediul a peste 25 de birouri și peste 80 de parteneri seniori în peste 50 de țări.