Pe scurt

O societate recent separată are nevoie de autoritate de semnătură ca entitate autonomă încă din prima zi. Trebuie să știe cine poate semna un contract, efectua o plată sau depune o declarație legală. Măsura în care un director desemnat deține autoritatea de semnătură ca entitate autonomă depinde de sfera mandatului, nu doar de calitatea de acționar. Cumpărătorii presupun adesea că autoritatea legală se transferă automat odată cu acțiunile. Nu este așa. Băncile locale, administrațiile fiscale, furnizorii și clienții nu vor recunoaște echipa de negociere a societății-mamă. Aceștia au nevoie de un director delegat în mod oficial sau de un reprezentant legal înregistrat.

Declanșatorul finalizării și decalajul dintre autorizația de pregătire pentru ziua 1 și separarea activităților

Tranzacția se finalizează din punct de vedere financiar la miezul nopții. Se achită prețul de cumpărare. Se efectuează transferul certificatelor de acțiuni. Cumpărătorul constituie în mod oficial noul consiliu de administrație. Pe hârtie, cumpărătorul este acum proprietarul întreprinderii.

A doua zi dimineață, activitatea se poate bloca din cauza unei singure întrebări: cine deține, de fapt, autoritatea de semnare în nume propriu pentru companie?

De-a lungul întregii sale istorii în cadrul grupului-mamă, fabrica cedată nu a deținut nicio autoritate proprie de semnare în calitate de entitate independentă. Fiecare contract a fost semnat de către directorii grupului de la sediul central. Aceștia au semnat fiecare comandă de achiziție care depășea un prag modest. Au semnat fiecare facilitate de credit și fiecare document depus conform legii. Demisia acestor directori constituie o condiție pentru finalizarea tranzacției.

Echipa de negociere a cumpărătorului presupune adesea că conducerea locală a fabricii poate pur și simplu să preia controlul. Nu este așa. Un director de fabrică care gestionează bine producția s-ar putea să nu dețină o împuternicire. S-ar putea să nu dețină un mandat bancar. S-ar putea să nu dețină autoritatea legală de a angaja compania. Discrepanța devine rapid evidentă. Un furnizor, o bancă sau o autoritate fiscală solicită o semnătură. Nimeni de la fața locului nu o poate furniza. Aici se manifestă pentru prima dată lacuna privind autoritatea de semnare a unei entități independente.

Aceasta este, în forma sa cea mai simplă, problema privind autoritatea de semnătură a unei entități independente. Cine poate acționa în numele unei companii care, pe hârtie, și-a schimbat proprietarul peste noapte?

De ce autoritatea de semnătură a entităților independente devine mai dificil de exercitat în cazul filialelor transfrontaliere

Problema autorității de semnătură a unei entități independente devine dificil de rezolvat atunci când o separare a activităților depășește granițele. Echipa de negociere a cumpărătorului își are de obicei sediul într-un singur centru financiar. Filialele operaționale se supun legislației privind societățile comerciale dintr-o altă țară cu totul diferită.

Fiecare jurisdicție își stabilește propriile reguli cu privire la cine poate angaja o societate, cine trebuie să figureze în registrul comercial și ce documente vor fi acceptate ca dovadă de către o bancă sau o instanță. O instrucțiune din partea unui partener operațional al unui fond de capital privat nu determină, prin ea însăși, actualizarea unui registru străin. Acest lucru este valabil indiferent de cât de înaltă este funcția respectivului partener. Instanțele și băncile se bazează pe documente corporative verificate, nu pe un e-mail.

Nu este vorba despre o parte care acționează în mod nerezonabil. Băncile și registrele locale nu fac decât să aplice normele în vigoare înainte de tranzacție. Sarcina cumpărătorului este să stabilească, în mod deliberat, cine deține autoritatea delegată de semnare în calitate de entitate autonomă și cine deține autoritatea statutară. Răspunsul nu se va rezolva de la sine odată cu transferul dreptului de proprietate.

Identificarea unei defecțiuni a sistemului de autorizare a semnăturilor în primele săptămâni de după achiziție

Consiliile de administrație anticipează rareori apariția unei lacune în ceea ce privește autoritatea de semnare a unei entități independente în timpul negocierilor. Aceasta se manifestă, de obicei, sub forma unei serii de simptome practice în primele săptămâni de după finalizarea tranzacției.

Procesul de plată se blochează. O bancă nu va da curs instrucțiunilor unui semnatar pe care nu l-a verificat. Furnizorii suspendă primirea de noi comenzi. Contractul de achiziție pe care l-au recunoscut nu mai este valabil, iar nimeni la nivel local nu deține împuternicirea necesară pentru a semna unul nou. Clienții amână asumarea de noi angajamente până când vor afla cine poate reprezenta compania.

Aprobările de rutină sunt transmise până la nivelul sponsorului. Printre acestea se numără și reparațiile minore ale echipamentelor sau reînnoirea unui contract de închiriere, deoarece nu există nicio autoritate intermediară. Și procedurile locale de depunere a documentelor la autoritățile fiscale sau de muncă se blochează. Acestea necesită semnătura unei persoane autorizate oficial să o aplice.

Niciunul dintre aceste semne nu indică incompetență din partea vreuneia dintre părți. Ele indică o lacună în ceea ce privește autoritatea de semnare a unei entități independente, lacună pe care nimeni nu a remediat-o înainte de finalizare.

Structurarea drepturilor de decizie delegate pe întregul spectru al autorităților de semnare

Rezolvarea acestei probleme nu reprezintă o alegere binară. Nu este vorba despre o putere legală deplină versus lipsa totală a autorității. Este vorba despre un spectru. Poziția pe care o ocupă un director executiv în cadrul acestui spectru depinde de sfera de aplicare a mandatului acordat de consiliul de administrație.

Modelul CE Interim împarte acest spectru în trei niveluri. Primul nivel se referă la autoritatea operațională delegată. Acesta acoperă majoritatea mandatelor de stabilizare. Consiliul de administrație acordă conducerii competențe definite contractual, inclusiv drepturi decizionale delegate privind cheltuielile curente, fără a fi necesară o numire oficială prevăzută de lege.

Al doilea nivel este reprezentarea legală. Aceasta se aplică atunci când condițiile locale o impun. Un exemplu în acest sens este blocajul bancar. Un alt exemplu este reținerea vamală care poate fi deblocată doar de un reprezentant înregistrat.

Al treilea nivel îl reprezintă suveranitatea statutară fundamentală. Aceasta rămâne în competența consiliului de administrație, indiferent de sfera de aplicare a mandatului. Ea cuprinde aprobarea conturilor anuale, a cheltuielilor majore de capital și a deciziilor strategice pe termen lung.

Repartizarea responsabilităților rămâne neschimbată, indiferent de nivelul aplicabil:

Conducătorul: deține competențe profesionale de conducere și execuție.

Clientul: acordă unei entități independente autoritatea de a semna și rămâne responsabil pentru decizia corporativă care stă la baza acesteia.

Cadrele legale de guvernanță și criteriile de referință privind autoritatea de semnare transfrontalieră

Gestionarea autorității de semnătură independente în cadrul filialelor europene necesită respectarea riguroasă a legislației privind societățile comerciale și a cercetărilor în domeniul guvernanței corporative.

Cercetare publicat în cadrul Forumului Facultății de Drept de la Harvard privind guvernanța corporativă se subliniază faptul că guvernanța filialelor internaționale reprezintă o sursă principală de riscuri juridice și operaționale ascunse pentru consiliile de administrație ale companiilor.

În conformitate cu Codul comercial german (Codul comercial / HGB) § 49 și § 54, practica corporativă europeană face o distincție strictă între procura comercială formală, cunoscută sub denumirea de „Prokura”, și împuternicirea operațională generală, cunoscută sub denumirea de „Handlungsvollmacht”.

În jurisdicțiile din Europa Centrală, reprezentarea prevăzută de lege atrage după sine răspunderea juridică personală. Conform Legii cehe privind societățile comerciale (Legea nr. 90/2012 din Colecția de Legi), directorii executivi sau „jednatel” au o obligație strictă de diligență în exercitarea funcției de conducere.

Așa cum s-a analizat în tranzacție studii Conform McKinsey & Company, definirea drepturilor decizionale din „Ziua 1” reprezintă unul dintre cele mai importante fluxuri de lucru operaționale în cadrul procesului de integrare a unei divizii separate.

Ce stabilește în primul rând o intervenție credibilă de separare a activităților în ceea ce privește autoritatea de semnare

Un director cu experiență care se confruntă cu această situație nu încearcă să rezolve totul încă din prima zi. Ordinea lucrurilor contează mai mult decât rapiditatea.

În primul rând, identificați persoanele care dețin în prezent autoritatea de semnare pentru entitatea independentă. Stabiliți care dintre acești semnatari vor părăsi compania la finalizarea tranzacției. Acest singur pas dezvăluie de obicei lacuna înainte ca altcineva să o observe. Acesta este elementul central al pregătirii pentru prima zi a separării. Nu este o structură de guvernanță perfectă. Este o secvență care remediază mai întâi cele mai urgente lacune.

Stabiliți competențele delegate aprobate de consiliul de administrație pentru conducerea de la fața locului înainte ca cineva să semneze un alt document. Limitați aceste competențe la ceea ce impune efectiv mandatul. Odată ce autoritatea delegată este stabilită, stabiliți un prag financiar pe niveluri. Acest lucru permite conducerii locale să ia decizii privind cheltuielile curente fără a fi necesară escaladarea fiecărei decizii către consiliul de administrație.

Secvența următoare urmează pași-cheie specifici:

Abia atunci, informați în scris băncile, furnizorii principali și autoritățile vamale cu privire la persoana care deține acum autoritatea de semnătură în calitate de entitate independentă, astfel încât verificarea să nu devină următorul punct de blocaj.

Înregistrarea legală, atunci când mandatul o impune, are un rol secundar, nu unul principal.

Documentați fiecare act delegat încă de la început, astfel încât liderul permanent care va prelua în cele din urmă conducerea să aibă o evidență clară a ceea ce s-a întâmplat și a motivelor care au stat la baza acestor decizii.

Dimensiunea transfrontalieră: gestionarea competențelor de semnătură între sediul central și conducerea locală

Echipa de tranzacții a unui sponsor are rareori în rândurile sale o persoană care să dețină în sine autoritatea de a semna în numele unei entități locale independente. Aceasta poate fi situată la sute de kilometri distanță. Poate supraveghea mai multe alte companii. Este posibil să nu aibă pe nimeni disponibil care să lucreze cu normă întreagă în cadrul acestei singure întreprinderi.

Conducerea locală, pe de altă parte, ar putea înțelege în detaliu modul de funcționare al companiei. Este posibil ca, până acum, aceasta să nu fi avut nici autoritatea, nici responsabilitatea de a o reprezenta pe plan extern. Acest lucru nu reprezintă un eșec din partea niciuneia dintre părți. El reflectă modul în care grupul-mamă a condus afacerea înainte de tranzacție, nu modul în care cineva ar concepe-o de la zero.

Un director interimar, numit cu un mandat clar delimitat, remediază direct această lacună privind autoritatea de semnătură a entității autonome. Directorul se subordonează consiliului de administrație și își desfășoară activitatea în limitele autorității de semnătură a entității autonome, așa cum este definită în mandat. Rolul CE Interim este de a ajuta consiliul de administrație să definească acest mandat și de a coordona numirea prin intermediul unei supravegheri conduse de parteneri. CE Interim nu deține însă autoritatea în sine.

Studiu de caz: stabilirea autorității de semnătură a unei entități independente în cadrul unei separări între Austria și Cehia

Mandatul tranzacției: cedarea unei filiale fără drept de semnătură după achiziție

Un grup industrial austriac, cu sediul în Linz, și-a vândut divizia de supape hidraulice de precizie și actuatoare. Cumpărătorul a fost un fond de investiții private de dimensiuni medii, cu sediul în Frankfurt. Divizia includea o fabrică din Plzeň. Valoarea tranzacției s-a ridicat la 58 de milioane de euro.

Conform acordului de tranzacție, fiecare membru al consiliului de administrație austriac care a reprezentat entitatea operațională cehă și-a dat demisia la momentul finalizării tranzacției. Aceasta este o practică standard pentru o separare clară a structurii de proprietate.

Niciun membru al echipei fondului din Frankfurt nu deținea autoritatea de semnare în calitate de entitate independentă înregistrată pentru respectiva entitate. Niciun angajat al uzinei din Plzeň nu deținea această autoritate. Această lacună a apărut în momentul în care demisiile respective au intrat în vigoare.

Fricțiuni operaționale: înghețări bancare și rețineri vamale cauzate de lipsa drepturilor de decizie delegate

În a doua dimineață după finalizarea tranzacției, unitatea din Plzeň s-a confruntat simultan cu două probleme distincte. Banca comercială cehă a blocat toate plățile electronice de ieșire. În urma finalizării tranzacției, semnatarii autorizați din Austria fuseseră eliminați din evidență, iar în dosar nu figura niciun înlocuitor verificat. Acest lucru a dus la suspendarea plăților către furnizori și a procesului de plată a salariilor pentru săptămâna respectivă.

În același timp, autoritățile vamale cehe au reținut un transport de bobine de oțel destinate liniei de producție a fabricii. Declarația de import nu era semnată de un reprezentant autorizat al companiei.

Fiecare oră în care transportul rămânea blocat la vamă apropia fabrica tot mai mult de o oprire a liniei principale de producție. Termenul de livrare către un client cheie era deja în pericol. Conducerea fabricii înțelegea clar problema. Nu puteau face nimic în această privință: nimeni de la fața locului nu deținea autoritatea de semnătură independentă cerută de bancă sau de biroul vamal. Planificatorii de producție trebuiau să decidă, oră de oră, dacă să mențină linia în funcțiune, plecând de la presupunerea că bobinele vor fi eliberate la timp.

Măsura: restabilirea autorității de semnare a entităților independente în termen de 72 de ore

CE Interim a detașat la fața locului un director cu experiență dovedită, care corespundea cerințelor mandatului, gata să își înceapă activitatea în termen de 72 de ore de la finalizarea brief-ului mandatului. Directorul a derulat apoi o serie de patru etape.

În primul rând, o împuternicire de urgență, autentificată notarial în aceeași săptămână, i-a conferit directorului executiv dreptul de a elibera transportul reținut la vamă. Acest lucru s-a întâmplat înainte ca linia de producție să piardă o tură.

În al doilea rând, directorul s-a întâlnit direct cu responsabilii de credit ai băncii. Acesta a prezentat statutul actualizat al societății și un specimen de semnătură, care corespundeau exact documentelor solicitate de lista de verificare a conformității a băncii. Astfel, s-a reușit deblocarea plăților salariale și a celor către furnizori în câteva zile, în loc de săptămâni.

În al treilea rând, conducerea a stabilit o matrice decizională operațională. Managerii locali puteau aproba cheltuieli de până la 50.000 de euro doar prin semnătura lor. Orice sumă mai mare necesita aprobarea comună a conducerii și a consiliului de administrație.

În al patrulea rând, mandatul și relația bancară în curs de desfășurare necesitau mai mult decât o soluție temporară. Directorul a finalizat înregistrarea oficială în calitate de „jednatel” în Registrul Comerțului din Cehia, pentru a asigura conformitatea pe termen lung. Astfel, s-a remediat definitiv problema lipsei autorității de semnătură a entității independente, nu doar pentru situația de urgență.

Cele patru etape cheie atinse pe parcursul secvenței de intervenție de 72 de ore includ:

Vămuire de urgență: Am obținut o împuternicire notarială pentru a elibera materiile prime reținute înainte ca producția să fie oprită.

Deblocarea serviciilor bancare: S-au prezentat statutul actualizat și modelele de semnături pentru a restabili procesarea plăților bancare.

Matricea decizională: S-au implementat praguri de cheltuieli locale de până la 50.000 EUR, fără a fi necesară aprobarea consiliului de administrație.

Înregistrare comercială: S-a finalizat înscrierea oficială în calitate de „jednatel” în Registrul Comerțului din Cehia, în vederea asigurării unei conduceri pe termen lung.

Rezultatul: menținerea stării de pregătire de la prima zi și realizarea unei predări fără probleme a funcției de conducere

Fabrica și-a respectat angajamentele de livrare față de principalul său client. A evitat o oprire a producției care, la un moment dat, era la doar câteva ore distanță. Directorul general permanent ceh, ales de fond, și-a început activitatea în luna a șasea. Acesta a preluat o entitate transparentă, mandate bancare valabile și o matrice de decizie documentată. Nu mai existau probleme nerezolvate legate de autoritatea de semnătură a entității independente care să împiedice începerea activității.

Întrebări frecvente: autoritatea de semnătură și controlul asupra societății

Cine deține autoritatea legală de semnare în calitate de entitate juridică independentă pentru o societate nou constituită prin separare?

Numai persoanele cărora li s-a acordat în mod oficial autoritatea pot angaja societatea. Este vorba despre o persoană menționată într-o hotărâre a acționarilor, într-o împuternicire înregistrată sau într-o înscriere în registrul comerțului. Autoritatea nu se transferă automat odată cu proprietatea. Acest lucru este valabil chiar și în cazul în care noul proprietar deține 100% din acțiuni. Consiliile de administrație care presupun contrariul descoperă de obicei lipsa autorității de semnătură a entității independente prin respingerea unei instrucțiuni bancare sau prin refuzul unui furnizor de a accepta o semnătură care nu poate fi verificată.

Poate un director interimar să dețină drepturi legale de reprezentare și drepturi de decizie delegate?

Da, în cazul în care mandatul o impune. Reprezentarea legală depinde de sfera de competență acordată de consiliul de administrație, nu de o regulă fixă. Multe mandate de stabilizare necesită doar delegarea autorității operaționale, reprezentarea legală rămânând la nivelul grupului. Unele mandate necesită mai mult. Acest lucru este frecvent în cazul în care un impas bancar sau de reglementare impune prezența unui reprezentant înregistrat la fața locului. Consiliul de administrație decide domeniul de aplicare. Mandatul definește apoi autoritatea de semnătură a entității autonome care îl urmează.

Ce competențe de semnare privind entitățile independente ar trebui să își păstreze consiliul de administrație?

Aprobarea conturilor anuale revine în toate cazurile consiliului de administrație. La fel se întâmplă și în cazul cheltuielilor de capital care depășesc un prag convenit, precum și al tuturor deciziilor strategice pe termen lung. Acest lucru este valabil indiferent de nivelul de autoritate operațională pe care consiliul îl deleagă conducerii executive de la fața locului. Separarea funcțiilor există dintr-un motiv bine întemeiat. Activitatea zilnică se poate desfășura rapid. Deciziile care definesc direcția pe termen lung a companiei rămân în competența persoanelor care poartă responsabilitatea finală pentru acestea.

Ce se întâmplă dacă autoritatea de semnare a entității independente nu este stabilită înainte de finalizare?

Discrepanța iese la iveală de la sine, de obicei în câteva zile. Se manifestă printr-un ciclu de plăți blocat, o livrare întârziată sau un furnizor care refuză să accepte o nouă comandă. Rezolvarea acesteia după ce s-a produs costă mai mult timp și energie decât soluționarea ei înainte de finalizare. Consiliul de administrație ajunge să negocieze soluții urgente sub presiune. Calea mai liniștită este stabilirea unei structuri de guvernanță în avans. Fiecare zi în care decalajul rămâne deschis sporește costul eliminării acestuia.

Autoritatea de semnătură se transferă automat atunci când proprietatea trece în altă mână?

Nu. Dreptul de semnătură după achiziție nu se transferă automat odată cu acțiunile. Deținerea de acțiuni și autoritatea legală de a acționa în numele unei societăți sunt chestiuni distincte. Consiliul de administrație trebuie să stabilească în mod deliberat cea de-a doua, prin delegare sau înregistrare, în funcție de ceea ce prevede mandatul. Tratarea celor două aspecte ca fiind una și aceeași chestiune este cea mai frecventă cauză a lipsei de autoritate de semnătură în cazul unei entități independente încă din prima zi.

Cunoștințe conexe și pasul următor

Decizia pe care trebuie să o ia consiliul de administrație cu privire la autoritatea de semnătură a entităților independente este ușor de formulat. Nu este însă întotdeauna ușor de pus în practică. Stabiliți, înainte de finalizare, cine deține autoritatea de semnătură pentru fiecare entitate independentă. În caz contrar, această lacună va ieși la iveală încă din prima dimineață dificilă de după finalizare.

Lecturi conexe

• Criză și restructurare
• Turnaround Operațional
• Integrarea post-fuziune

Uneori, echipa cumpărătorului dispune deja de o persoană capabilă să se ocupe de acest lucru la nivel local. Aceasta este adesea soluția potrivită și cea mai simplă. Totuși, această soluție nu mai este suficientă atunci când mandatul se extinde asupra unei țări în care nimeni din grup nu poate fi prezent. De asemenea, nu mai este suficientă atunci când autoritatea necesară depășește ceea ce un singur partener operațional, care se ocupă de mai multe companii din portofoliu, poate deține în mod rezonabil.

A Partener interimar CE este disponibil pentru o discuție confidențială. Aceasta vizează o dată specifică de finalizare și aspectele pe care consiliul de administrație trebuie să le clarifice în prealabil.