Compania dumneavoastră elvețiană are nevoie de un administrator rezident?

Pe scurt

Da. Legislația elvețiană impune ca fiecare societate de tip AG sau GmbH să aibă cel puțin un membru al consiliului de administrație sau un director general cu reședința în Elveția. Această persoană reprezintă societatea pe teritoriul țării. Este necesară o împuternicire individuală de semnătură sau semnarea în comun de către doi administratori cu reședința în Elveția. Aceasta este cerința privind administratorul cu reședința în Elveția. Această cerință nu se suspendă în cazul pensionării, al mutării sau al unei predări silențioase a funcției în străinătate. Odată ce ultimul membru al conducerii cu reședința în Elveția părăsește societatea, aceasta se află într-o situație de defect organizațional, conform articolului 731b din Codul comercial (CO). Registrul comerțului stabilește apoi un termen scurt pentru remedierea situației. Băncile reacționează adesea înaintea consiliului de administrație. Restabilirea acestei funcții necesită un director cu reședință efectivă în Elveția și cu autoritate operațională reală, nu doar o semnătură pasivă.

Motivul declanșator: o scrisoare din partea Registrului Comerțului

Directorul general rezident al unei filiale elvețiene se pensionează. Sau un director expatriat se întoarce la sediul central din München, Viena, Paris sau Chicago. În ambele cazuri, membrii rămași ai consiliului de administrație se află acum în întregime în afara Elveției. Cerința privind prezența unui director rezident în Elveția a încetat deja să mai fie valabilă.

La sediul central, la început nimeni nu consideră acest lucru ca fiind urgent. Grupul deține integral entitatea. Ședințele consiliului de administrație se desfășoară prin videoconferință, iar plățile se efectuează electronic. Consilierul juridic al grupului tratează rezidența în Elveția ca pe un aspect administrativ, nu juridic.

Apoi sosește o scrisoare recomandată de la registrul comercial cantonal. Aceasta face referire la articolul 731b din Codul elvețian al obligațiilor. Notificarea precizează, în mod clar, că societatea nu mai îndeplinește cerința privind administratorul rezident în Elveția. În câteva zile, o bancă elvețiană care monitorizează același registru public blochează aprobările de plată.

Provocări transfrontaliere legate de îndeplinirea cerinței privind directorul rezident în Elveția

De ce dreptul de proprietate integrală nu echivalează cu controlul juridic

Proprietarii internaționali presupun adesea că deținerea integrală a acțiunilor echivalează cu controlul juridic. Nu este așa, iar cerința privind directorul rezident în Elveția este cel mai clar exemplu care ilustrează acest lucru. Dreptul societar elvețian nu permite ca un consiliu de administrație să funcționeze exclusiv pe baza unor instrucțiuni transmise de la distanță.

Presupunerea este de înțeles. O filială deținută în totalitate pare o prelungire a sediului central. Majoritatea activităților de guvernanță, întocmirea bugetului, raportarea și aprobarea strategică pot fi, într-adevăr, gestionate din străinătate. Însă cerința privind directorul rezident în Elveția nu se încadrează în această logică. Ea există pentru ca o autoritate, o bancă sau o contrapartidă elvețiană să aibă întotdeauna o persoană responsabilă și accesibilă în țară.

Aspectele juridice: articolele 718 și 814 din Codul comercial

Articolul 718 alineatul (4) din Codul elvețian al obligațiilor stabilește norma aplicabilă unei societăți pe acțiuni (Aktiengesellschaft). Legislația elvețiană impune ca societatea să aibă cel puțin o persoană cu reședința în Elveția, care să o poată reprezenta. Această persoană trebuie să facă parte din consiliul de administrație sau să îndeplinească funcția de director general. Articolul 814 alineatul (3) din Codul Obligațiilor (CO) stabilește o regulă echivalentă pentru o GmbH sau o Sàrl. Cerința privind directorul rezident în Elveția se aplică în mod egal ambelor tipuri de entități.

În practică, consiliile de administrație îndeplinesc această cerință în unul dintre cele două moduri. Fie un membru al consiliului de administrație cu domiciliul în Elveția deține autoritatea de semnătură individuală, fie doi membri ai consiliului de administrație cu domiciliul în Elveția dețin împreună autoritatea de semnătură solidară. Rezidența înseamnă domiciliul efectiv într-o comună elvețiană, cu acces real la registrul acționarilor. O persoană care face naveta zilnic din Lörrach sau Annemasse nu îndeplinește această condiție. Nici un mandatar comercial rezident în Elveția, un „Prokurist”, care nu face parte din consiliul de administrație sau din conducerea propriu-zisă, nu îndeplinește această condiție.

O singură linie ierarhică, nu două sisteme de autoritate

Nimic din toate acestea nu ține, de fapt, de faptul că Elveția ar fi neobișnuit de strictă. Ci reflectă motivul pentru care a fost introdusă, de la bun început, cerința privind directorul rezident elvețian.

Un proprietar sau un sediu central din străinătate are nevoie de informații fiabile și de autoritate efectivă în țara în care se desfășoară activitatea. La rândul său, activitatea are nevoie de un factor de decizie real și prezent, nu de un lanț de aprobări care trece printr-un alt fus orar. Un director interimar care este atât rezident în Elveția, cât și împuternicit în mod corespunzător acoperă direct această lacună.

Raportarea se realizează astfel într-un singur sens, către consiliul de administrație al societății-mamă. Sediul central păstrează vizibilitatea, iar entitatea elvețiană își recâștigă o prezență reală și responsabilă pe teren. Cerința privind directorul rezident în Elveția încetează să mai fie doar o bifă de pe lista de conformitate. Aceasta începe să funcționeze așa cum a fost prevăzut: o singură persoană responsabilă, aflată în țară, cu autoritate reală.

Semne de avertizare timpurie privind încălcarea cerinței referitoare la directorul rezident în Elveția

Un post vacant rareori rămâne mult timp doar o chestiune de birocrație. Odată ce registratorul sau o parte contractantă observă această lipsă, consecințele se manifestă rapid. Iată ce se întâmplă odată ce încetează să mai fie valabilă cerința privind directorul rezident în Elveția.

• Servicii bancare și plăți. Băncile elvețiene monitorizează cu atenție înregistrările din registrul comerțului. În cazul în care un mandat de semnătură pare incomplet, acestea suspendă, de obicei, accesul digital și aprobarea plăților de valoare mai mare.

• Contracte comerciale. Contrapartidele elvețiene verifică în mod obișnuit autoritatea de semnare prin intermediul registrului central al întreprinderilor, cunoscut sub numele de Zefix. În absența unui semnatar rezident activ, acestea pot refuza semnarea unor noi acorduri.

• Substanța fiscală. Dacă toți membrii consiliului de administrație își au reședința în străinătate, autoritățile fiscale străine ar putea susține că conducerea efectivă s-a mutat în afara Elveției. Acest argument poate pune în pericol statutul fiscal local și beneficiile prevăzute de tratate.

Costurile financiare și juridice ale nerespectării termenului prevăzut la articolul 731b din Codul comercial

Registrele comerciale nu lasă un viciu de organizare nerezolvat pe termen nelimitat. Odată ce cerința privind administratorul rezident în Elveția încetează să mai fie valabilă, procesul se desfășoară conform unui calendar fix, nu unul negociabil.

• Notificarea oficială. Registrul comercial cantonal publică un anunț în temeiul articolului 731b din Codul comercial. Acesta stabilește un termen fix de rectificare, de obicei de aproximativ 30 de zile.

• Dezvăluire publică. Registrul publică anunțul privind postul vacant în Monitorul Oficial Elvețian al Comerțului. Acesta este registrul public pe care majoritatea băncilor și a contrapartidelor îl urmăresc efectiv.

• Trimitere la instanță. Dacă termenul expiră fără a se fi stabilit o întâlnire valabilă, registrul trimite dosarul instanței civile competente.

• Intervenția judiciară. Instanța poate numi un „Sachwalter”, adică un administrator judiciar, pe cheltuiala societății. În cazuri grave sau repetate, aceasta poate dispune, în schimb, dizolvarea și lichidarea societății.

Cerințe esențiale pentru restabilirea cerinței privind directorul rezident în Elveția

De ce un administrator nominal nu reprezintă o scurtătură

Confruntate cu o notificare 731b, multe grupuri optează pentru cea mai rapidă soluție disponibilă. Un administrator nominal pare o soluție mai rapidă și mai ieftină decât o numire efectivă. Multe grupuri angajează un administrator nominal al unui fiduciar local doar pentru a ocupa postul. Aceasta rezolvă problema documentației, dar nu și cerința privind administratorul rezident în Elveția, iar economiile realizate sunt, de obicei, de scurtă durată.

Articolul 716a din Codul comercial prevede că atribuțiile esențiale ale consiliului de administrație nu pot fi transferate. Conducerea generală, organizarea financiară și supravegherea trebuie să rămână în sarcina consiliului de administrație actual. Articolul 754 din Codul comercial prevede apoi că fiecare membru al consiliului de administrație este răspunzător personal și solidar pentru încălcarea din neglijență sau intenționată a acestor atribuții. Într-o hotărâre de referință hotărâre În ceea ce privește răspunderea personală a unui membru al consiliului de administrație, Curtea Supremă Federală a Elveției a statuat că o persoană nu poate scăpa de răspundere invocând faptul că și-a împrumutat doar numele pentru ocuparea funcției respective. Un „Strohmann” pasiv nu reprezintă o cale de ocolire a răspunderii personale.

De asemenea, un mandatar nu poate negocia în mod credibil cu furnizorii sau să informeze o bancă. Nici nu poate reprezenta compania în fața autorității fiscale. Această activitate operațională este exact ceea ce are nevoie compania odată ce registrul a luat deja act de existența ei.

Ce trebuie să îndeplinească o numire interimară credibilă

Reintroducerea cerinței privind directorul rezident în Elveția pare simplă pe hârtie. În practică, însă, este mai dificil. Persoana numită trebuie să desfășoare o activitate reală, nu doar să ocupe un loc în registru.

• Reședința și calitatea de parte cu drepturi depline. Cu sediul în Elveția, beneficiind de o reputație pe care băncile, autoritățile fiscale și contrapartidele o iau în serios încă de la prima întâlnire.

• Un mandat operațional bine definit. Pragurile reale de semnare a contractelor comerciale și drepturile de decizie în activitatea curentă, în temeiul articolului 718 din Codul comercial. Acest lucru îndeplinește cerința privind administratorul rezident în Elveția în substanță, nu doar pe hârtie.

• O legătură directă cu placa principală. Un singur canal de raportare către sediul central asigură faptul că operațiunea din Elveția și proprietarul au acces la aceleași informații.

Mandatul bancar și înregistrarea în registrul comercial nu pot fi amânate. Ulterior, se poate efectua o revizuire completă a structurii de guvernanță, împreună cu căutarea unui conducător local permanent. Ambele etape vor avea loc odată ce societatea va îndeplini din nou cerința privind directorul rezident în Elveția. Un partener interimar al CE rămâne, de obicei, implicat pe toată durata acestui proces. Partenerul se asigură că numirea îndeplinește cerințele atât ale băncii, cât și ale registrului comercial și ale consiliului de administrație al societății-mamă.

Date din sector privind numirile provizorii în funcții de conducere

Ballinger și Marcel's cercetare Un studiu publicat în revista „Strategic Management Journal” arată că succesiunile la funcția de director general interimar sunt asociate cu o performanță mai slabă a companiei pe durata mandatului. Acest efect se atenuează atunci când directorul general interimar deține o autoritate reală și concentrată, în loc să aibă un rol formal și limitat. Un director rezident numit doar pentru a îndeplini cerința privind prezența unui director rezident în Elveția prezintă același risc. Acest risc apare dacă mandatul se limitează doar la semnarea documentelor.

Studiu de caz: Restabilirea autorității legale la o filială din Zurich

Mandatul: o filială din Zurich fără reprezentare

Un grup industrial specializat în producția de precizie, cu sediul central în Stuttgart, deținea o filială de producție specializată în Zurich, care avea patruzeci și cinci de angajați.

În luna februarie, directorul general, rezident în Elveția, a suferit o urgență medicală și și-a dat demisia. Ceilalți membri ai consiliului de administrație aveau sediul la sediul central din Germania. Preocupat de problemele interne, sediul central a amânat numirea unui înlocuitor, considerând că fabrica își putea continua activitatea pe baza impulsului existent.

Criza conformității și cea bancară

Șase săptămâni mai târziu, au izbucnit simultan două crize.

• Anunțul de înregistrare: Registrul Comerțului din Zurich a emis o somație oficială în temeiul articolului 731b din Codul comercial. Aceasta a stabilit un termen de treizeci de zile pentru înregistrarea unui administrator rezident, sub amenințarea dizolvării judiciare.

• Blocarea conturilor bancare: Banca principală elvețiană a suspendat aprobările pentru transferurile electronice care depășeau cincizeci de mii de franci. Plățile către străinătate necesitau acum contrasemnătura unui funcționar cu domiciliul înregistrat în țară. Livrările de materii prime au fost suspendate din punct de vedere al creditului, punând în pericol liniile de producție.

Un director cu domiciliul în Elveția a fost detașat imediat

Consiliul de administrație german a angajat firma CE Interim, care a detașat la Zurich un director executiv cu experiență, rezident în Elveția, în termen de șaptezeci și două de ore de la finalizarea brief-ului mandatului. Directorul executiv interimar a realizat patru intervenții de stabilizare.

• Înscrierea în registrul comerțului: Am depus propunerile acționarilor la Registrul Comerțului din Zurich, înregistrându-mă în calitate de director general rezident cu drept de semnătură individuală (Einzelunterschrift). Astfel, procedura prevăzută la articolul 731b din Codul comercial (CO) a fost finalizată în termen de zece zile lucrătoare.

• Restabilirea mandatului bancar: Am participat la o ședință față în față privind conformitatea, alături de conducerea băncii, în cadrul căreia s-a actualizat registrul semnatarilor și s-a restabilit accesul electronic.

• Asigurarea încrederii furnizorilor și a clienților: Am contactat furnizorii principali de materii prime, asigurând efectuarea plăților și ridicarea restricțiilor de credit pentru a menține în funcțiune schimburile de prelucrare.

• Auditul guvernanței și pregătirea succesiunii: S-a efectuat o analiză exhaustivă a dosarelor legale, a prevederilor privind fondul de pensii (BVG) și a conformității fiscale. Astfel, s-au remediat trei neconcordanțe minore înainte de a începe căutarea unui succesor permanent.

Rezultatul: stabilitate menținută până la predarea definitivă

Pe parcursul unui mandat de nouă luni, directorul executiv interimar a menținut rata de livrare a fabricii la 99,4% și a protejat conturile clienților. Ulterior, directorul executiv interimar a asigurat o predare ordonată către directorul general permanent elvețian, odată ce sediul central a finalizat procesul de selecție.

Întrebări frecvente privind cerința referitoare la directorul rezident în Elveția

Poate o societate elvețiană să se bazeze pe o împuternicire locală în locul unui administrator rezident?

Nu. Un împuternicit comercial cu domiciliul în Elveția, un „Prokurist”, nu îndeplinește în sine cerința privind prezența unui administrator cu domiciliul în Elveția. Consiliul de administrație însuși are în continuare nevoie de un membru sau de un director general cu domiciliul în Elveția.

În cât timp trebuie o societate să remedieze o neregulă prevăzută la articolul 731b din Codul comercial?

Registrele comerciale cantonale stabilesc, de obicei, un termen de rectificare de aproximativ 30 de zile de la data notificării oficiale. Este posibil ca societatea să nu fi depus până atunci o numire valabilă, autentificată notarial. În acest caz, registratorul trimite cauza instanței civile.

Un cetățean al UE care locuiește chiar dincolo de graniță poate fi considerat reprezentant rezident?

Nu. Cerința privind directorul rezident în Elveția presupune un domiciliu real în Elveția, înregistrat la o autoritate locală elvețiană. Deplasarea zilnică din Germania, Franța sau Italia nu îndeplinește această cerință, indiferent de cetățenie.

De ce reprezintă un administrator desemnat un risc pentru o filială operațională?

Articolele 716a și 754 din Codul comercial (CO) prevăd că atribuțiile consiliului de administrație sunt netransferabile, iar membrii acestuia răspund personal pentru încălcările comise. Un mandatar pasiv nu poate evita această răspundere. De asemenea, acesta nu poate desfășura activitățile operaționale – cum ar fi comunicarea cu băncile, furnizorii și autoritățile fiscale – pe care situația le impune în realitate.

Cât de repede poate fi înregistrat un director rezident înlocuitor odată ce a fost numit?

Odată ce acționarii semnează o hotărâre autentificată notarial, majoritatea registrelor cantonale procesează depunerea în termen de două până la cinci zile lucrătoare. Acestea pot accelera și mai mult procedura în cazul în care o înghețare bancară sau o reținere din partea furnizorilor creează o urgență operațională reală. Astfel se restabilește rapid cerința privind directorul rezident în Elveția.

Cunoștințe conexe și următorul pas

Nerespectarea obligației de a avea un administrator rezident în Elveția nu rămâne doar o problemă de înregistrare. Băncile blochează aprobările de plată, contrapartidele pun la îndoială autoritatea de semnătură, iar registrul comerțului pornește un termen limită care duce la sesizarea instanței și la o eventuală dizolvare.

Lecturi conexe:

• De ce un sediu central francez pierde controlul asupra unei filiale românești achiziționate

• Director general interimar al unei filiale străine: asigurarea livrărilor către clienți într-o fabrică din Ungaria

• Restructurarea temporară a funcției de CRO vs. director general interimar: alegerea conducerii pentru o filială cehă care înregistrează pierderi

Un post vacant de director rezident încetează să mai fie doar o chestiune de formalități administrative în momentul în care atât banca, cât și registrul îl constată. Până atunci, un mandatar nu mai reprezintă o opțiune viabilă. Ceea ce are nevoie Consiliul în acel moment este un director cu experiență, potrivit pentru mandatul respectiv, gata să își înceapă activitatea în termen de 72 de ore de la finalizarea caietului de sarcini, nu o altă semnătură provizorie. A Partener interimar CE putem discuta despre cum ar arăta acea întâlnire în cazul unei structuri specifice.