De ce transformarea transfrontalieră începe cu o bază de date verificată

Un director de nivel superior care analizează două tablouri de bord contradictorii

Pe scurt

Transformarea nu poate fi gestionată atunci când sediul central și operațiunile locale pornesc de la definiții, ipoteze și cifre diferite. Înainte de stabilirea obiectivelor sau de lansarea inițiativelor, prima sarcină a conducerii este aceea de a stabili o viziune unică și verificată asupra afacerii: ce lichidități sunt cu adevărat disponibile, la ce se angajează efectiv portofoliul de comenzi, ce permit cu adevărat calitatea și capacitatea. Tot ce urmează, inclusiv credibilitatea planului în sine, se bazează pe acest consens. Atunci când datele de bază sunt contestate, deciziile se blochează sau sunt luate de două ori.

De ce există diferențe între filiale și sediul central: raportarea operațională vs. raportarea financiară

Nimeni nu își propune să conducă două versiuni ale aceleiași afaceri. Acest lucru se întâmplă pentru că un grup are nevoie de comparabilitate, iar o fabrică trebuie să funcționeze.

Departamentul financiar al grupului definește veniturile pe o bază consolidată, le înregistrează conform politicii grupului și raportează lunar, pe baza anului calendaristic, întregul portofoliu de acțiuni. Unitatea locală măsoară ceea ce poate observa și asupra căruia poate acționa: ce a fost livrat, ce a acceptat clientul, ce se află în curte în așteptarea unei piese. Ambele sunt precise în cadrul propriu. Niciuna nu este completă.

În decurs de optsprezece luni, cele două perspective se îndepărtează atât de mult una de cealaltă, încât chiar și un singur cuvânt își pierde credibilitatea. Termenul “portofoliu de comenzi” se referă la comenzile confirmate într-un context și la toate proiectele aflate în curs de desfășurare în altul. “Livrarea la timp” este evaluată în raport cu angajamentul inițial la nivel de grup și cu ultimul angajament revizuit la nivel local. Discrepanța nu reprezintă o ascundere a adevărului. Este vorba chiar de definiție.

Abordarea discrepanțelor din rapoarte: De ce consiliile de administrație ezită să pună la îndoială cifrele

Aici consiliile de administrație ezită, iar această ezitare merită menționată.

A pune la îndoială cifrele înseamnă, practic, a-i pune la îndoială pe oameni. Un director general al grupului care reanalizează datele de bază face o afirmație implicită cu privire la directorul general pe care l-a numit, la directorul financiar care semnează raportul financiar și la propria sa judecată în ceea ce privește acceptarea ambilor în ultimele șase trimestre. Există, de asemenea, o problemă mai puțin evidentă: dacă definițiile erau greșite, atunci deciziile bazate pe acestea au fost luate pe o bază eronată, iar unele dintre aceste decizii au fost luate chiar de consiliul de administrație.

Astfel, datele concrete rămân neanalizate mai mult timp decât ar trebui, în timp ce se insistă asupra explicației operaționale. A fost o diferență de sincronizare. A fost o lună proastă. Clientul a modificat programul.

Între timp, echipa locală lucrează de obicei în condiții restrictive despre care nu a fost întrebată în mod direct. Așteptările grupului stabilite la nivel de portofoliu s-ar putea să nu reflecte ceea ce poate produce unitatea locală cu echipamentele, personalul și condițiile de colaborare cu furnizorii de care dispune. A escalada această problemă are un cost din punct de vedere politic. Absorbirea ei în tăcere costă mai puțin, până în momentul în care nu mai poate fi absorbită.

Dacă două persoane își țin evidența cheltuielilor gospodăriei în caiete separate, ambele vor fi cinstite, dar nu se vor pune niciodată de acord, iar, atunci când va izbucni o ceartă, aceasta va fi legată de bani, nu de caiete.

Complexitatea gestionării operațiunilor industriale transfrontaliere

Distanța schimbă mecanica, nu doar atmosfera.

Informațiile ajung la sediul central sub formă agregată și cu întârziere, după ce au trecut prin registrul contabil local, prin cadrul normativ și printr-un nivel de consolidare, fiecare dintre acestea fiind legitim, dar fiecare eliminând detalii. Un director financiar al grupului din München care citește raportul unei filiale maghiare are de-a face cu o interpretare a unei interpretări, iar datele operaționale care ar explica abaterea se află la două niveluri de traducere distanță.

Expunerea nu este deloc neglijabilă. La nivelul UE, întreprinderile aflate sub control străin reprezintă aproximativ 1% din totalul întreprinderilor producătoare de pe piață, dar generează aproximativ un sfert din valoarea adăugată totală, iar în mai multe economii din Europa Centrală concentrația este mult mai mare. Întreprinderile controlate de capital străin au reprezentat 50% din valoarea adăugată în Slovacia și 28% din locurile de muncă atât în Slovacia, cât și în Cehia în 2023. O mare parte din producția industrială europeană este gestionată dintr-o altă țară decât cea în care este realizată.

Dacă adăugăm raportările prevăzute de lege care diferă de politica grupului, instanțele ERP care au fost localizate la momentul implementării și nu au fost niciodată reconciliate, precum și un nivel de management care face lunar conversia între două logici contabile, divergența devine una structurală. Nu este o problemă de limbă sau de cultură. Este o chestiune legată de cifrele care au autoritate, de cine are dreptul să modifice o definiție și de cât timp durează până când un fapt operațional ajunge la persoana responsabilă pentru acesta.

Identificarea semnelor care indică o bază factuală compromisă în domeniul guvernanței

Nu mă apropii de această situație. Sunt deja în ea.

Pachetul lunar ajunge la timp, dar soldul de numerar nu corespunde cu acesta.
Două funcții generează cifre diferite pentru aceeași lună, iar ambele își pot justifica metoda.
Răspunsurile la întrebările adresate în cadrul ședinței consiliului de administrație sunt oferite trei săptămâni mai târziu, după un proces de reconciliere pe care nimeni nu îl prevăzuse.
Precizia previziunilor s-a deteriorat de la un trimestru la altul, fără ca acest fenomen să poată fi atribuit unui singur eveniment.
Grupul a început să solicite date brute în locul rapoartelor.
O decizie a fost amânată de cel puțin două ori, deoarece cifrele pe care se baza aceasta au fost contestate.

Ultimul este semnalul de încredere. Odată ce luarea deciziilor începe să depindă de ajungerea la un consens cu privire la fapte, baza de fapte devine o constrângere pentru afacere.

Șase indicatori esențiali pentru verificarea unei surse unice de informații de afaceri

Șase domenii reprezintă aproape întregul risc. Fiecare dintre acestea necesită o singură definiție convenită, un responsabil și un sistem sursă documentat.

Numerar. Numerarul disponibil efectiv, nu situația contabilă. Sumele angajate dar neîncasate, facturate dar contestate, precum și soldurile între societăți sunt tratate în mod consecvent de ambele părți.
Livrare. În raport cu ce promisiune și confirmată de cine? Acceptarea de către clienți este singurul criteriu final justificabil.
Calitate. Deșeurile interne și operațiunile de refacere, reclamațiile clienților și riscurile legate de garanție sunt contabilizate pe o singură bază, incluzând și produsele care au fost refăcute și expediate, în loc să fie înregistrate ca defecte.
Comenzi restante. Confirmate și cu caracter obligatoriu din punct de vedere contractual, distincte în mod clar de cele preconizate și de previziuni.
Cost. Valorile standard comparativ cu cele reale, cu abaterile atribuite, nu absorbite, iar alocarea cheltuielilor generale stabilită de comun acord înainte ca aceasta să devină un motiv de dispută.
Capacitate. Puterea demonstrată în condițiile actuale, nu capacitatea nominală și nici valoarea înregistrată înainte de plecarea ultimilor trei angajați.

Acest exercițiu nu este deloc spectaculos, dar tocmai aici se decide valoarea. Cercetările efectuate de McKinsey pe parcursul a 15 ani de transformări au arătat că realizarea unei evaluări cuprinzătoare și bazate pe fapte a afacerii este una dintre cele trei acțiuni care prezic cel mai bine dacă o transformare își va atinge valoarea maximă și că aproape un sfert din totalul pierderilor de valoare are loc în timpul stabilirii obiectivelor, înainte de începerea punerii în aplicare. Obiectivele stabilite pe baza unor fapte contestate sunt compromise încă din ziua în care sunt convenite.

Amploarea erorilor obișnuite este ușor de subestimat. Într-un studiu realizat de Harvard Business Review, în cadrul căruia 75 de directori au evaluat 100 de înregistrări din propriile departamente, 47% dintre înregistrările nou create conțineau cel puțin o eroare critică, iar doar 3% dintre scorurile de calitate a datelor obținute erau acceptabile chiar și în conformitate cu cele mai permisive standard. Eșantionul este redus și se bazează pe autoevaluare, iar studiul datează de câțiva ani, dar tendința observată este în concordanță cu ceea ce se constată de fiecare dată când un grup efectuează o analiză riguroasă.

Implementarea unui cadru de luare a deciziilor bazat pe fapte

Verificarea nu este un audit. Un audit stabilește ce s-a întâmplat. Aceasta stabilește care este situația actuală, astfel încât să se poată lua o decizie în această săptămână.

Secvența care funcționează este scurtă. Conveniți asupra definițiilor în scris. Desemnați câte un responsabil pentru fiecare indicator. Stabiliți sistemul sursă pentru fiecare, astfel încât același număr să nu poată fi obținut în două moduri diferite. Reexprimați rezultatele ultimelor două trimestre pe noua bază de referință, ceea ce este incomod, dar necesar, deoarece o nouă bază de referință fără date istorice nu oferă consiliului de administrație niciun punct de comparație pentru a evalua evoluția. Apoi, stabiliți obiectivele.

Retratarea situațiilor financiare generează un moment previzibil: performanța pare să se înrăutățească. Nu s-a schimbat nimic în ceea ce privește activitatea operațională. Consiliul de administrație observă acest lucru cu acuratețe pentru prima dată. Pregătiți discuția cu acționarii sau creditorii înainte ca retratarea să aibă loc, nu după.

Definirea autorității executive și a drepturilor de decizie în cadrul proceselor de transformare

Stabilirea unei baze factuale înseamnă a trece peste opiniile celor care sunt atașați de cea existentă. Acest lucru necesită autoritate, nu persuasiune.

Un director financiar interimar se ocupă de aspectele de natură financiară: contabilizare, tranzacții între societăți, capital circulant, consolidare. Un Interim COO sau un director interimar de fabrică preia conducerea atunci când divergențele sunt de natură operațională: livrări, calitate, capacitate, costuri. Un director general interimar sau un director executiv preia conducerea atunci când ambele aspecte sunt contestate, iar echipa locală de conducere nu mai se bucură de încrederea grupului.

Ceea ce contează cu adevărat este dreptul de decizie. Un consultant care recomandă o definiție poate fi ignorat cu politețe. Un director numit cu autoritatea de a o stabili și care răspunde ulterior pentru cifre, nu poate fi ignorat. În momentul în care baza de date este contestată cu adevărat, autoritatea revine celui care poate prezenta o cifră pe care nimeni din sală nu o contestă.

Structura de raportare prezentată în continuare trebuie stabilită în același timp: ce informații primește sediul central, cu ce frecvență, în ce format și ce decizii poate lua operațiunea locală fără a solicita aprobarea. O bază de date fără un cadru de guvernanță se degradează, ajungând la două versiuni diferite în decurs de două trimestre.

Restabilirea încrederii în raportarea financiară și operațională la nivel local

Uneori, consiliul ajunge în această situație după ce și-a pierdut deja încrederea. Reacția instinctivă este aceea de a crește frecvența rapoartelor și de a solicita mai multe detalii.

De obicei, asta nu face decât să înrăutățească situația. Raportarea mai frecventă a unor definiții neconvenite generează mai multe dispute, într-un ritm mai rapid, și epuizează resursele locale care ar trebui să se ocupe de remedierea problemelor operaționale.

Alternativa este să reducem temporar raportarea la un număr redus de cifre verificate, să numim o persoană cu autoritatea necesară pentru a le stabili și să reconstruim situația pornind de acolo. Este contraintuitiv să soliciți mai puține informații tocmai atunci când ai cea mai puțină încredere în ele. Este, totodată, singura modalitate de a obține informații pe baza cărora să poți acționa. Restabilirea încrederii în organizația locală face parte din activitate, nu este o consecință a acesteia: o echipă care a funcționat fără autoritate sau fără o bază de date justificabilă este, de obicei, ușurată când i se acordă ambele.

Studiu de caz

Un fond de investiții private deținea o întreprindere de producție din Polonia, achiziționată cu doi ani în urmă. Raportul lunar a sosit la timp și arăta că planul se respecta în linii mari. Departamentul de trezorerie nu fusese de acord cu acesta timp de două trimestre. Departamentul financiar al grupului considera că fabrica înregistra veniturile înainte de termen. Fabrica considera, la rândul său, că grupul ignora condițiile de acceptare a clienților, renegociate după achiziție. Ambele părți aveau parțial dreptate.

CE Interim a fost contactată de partenerul de afaceri. Mai întâi a venit brief-ul mandatului. Nu era vorba de o cerere pentru un director financiar, ci de o decizie privind ceea ce proprietarul trebuia să stabilească, în ce perioadă și cu ce autoritate, pentru a soluționa o neînțelegere între două funcții. CE Interim a desemnat un Interim CFO cu experiență în domeniul raportării statutare din Europa Centrală și al responsabilității din perspectiva acționarilor.

Activitatea inițială a avut mai degrabă un caracter definitor decât unul de analiză detaliată. Pentru fiecare dintre următoarele elemente – recunoașterea veniturilor, soldurile între societățile din grup, portofoliul de comenzi angajate și lichiditățile disponibile – s-a stabilit o definiție scrisă, s-a desemnat un responsabil și s-a indicat un sistem sursă documentat. În cazurile în care politica grupului și tratamentul prevăzut de legislația locală difereau în mod real, diferența a fost documentată, fără a se opta pentru o soluție preferențială.

Cele două trimestre anterioare au fost apoi retratate conform criteriilor convenite. Rezultatele au părut mai slabe după aceea. Nimic nu se schimbase în ceea ce privește activitatea. Proprietarul a putut vedea situația așa cum era ea în realitate pentru prima dată, iar discuția cu creditorul fusese pregătită înainte de retratare, nu după aceasta, ceea ce a făcut ca totul să rămână un eveniment legat de guvernanță.

Alături de cifre s-au stabilit și regulile de raportare: ce primește proprietarul, cu ce frecvență, în ce condiții și ce poate decide echipa locală fără a cere aprobare. Aceasta era partea concepută să rămână în vigoare după încheierea mandatului.

Un partener al CE Interim a menținut o comunicare constantă cu proprietarul și cu conducerea pe tot parcursul procesului, analizând progresul în raport cu cerințele inițiale. Când a apărut presiunea de a trece la stabilirea obiectivelor înainte ca reformularea să fie finalizată, tocmai această colaborare a asigurat continuitatea procesului.

Echipa financiară locală a rămas în funcție. Ceea ce îi lipsea nu era competența, ci o bază convenită pe care să-și întocmească rapoartele și autoritatea de a insista asupra acesteia.

Întrebări frecvente privind guvernanța transfrontalieră

Nu este vorba doar de un audit?

Nu. Un audit analizează datele istorice, în timp ce acest proces stabilește realitatea operațională actuală pentru luarea imediată a deciziilor. CE Interim oferă această claritate utilă prin definirea unei baze unice și verificate de fapte în timp real, în loc să se limiteze la verificarea conformității din trecut.

Cât timp durează stabilirea unei baze de fapte verificate?

Depinde de sistemele aflate în litigiu, dar ordinea corectă a pașilor este mai importantă decât viteza în sine. CE Interim asigură o soluție durabilă prin acordarea unei priorități stricte definițiilor și drepturilor de proprietate, împiedicând astfel crearea unui al doilea punct de referință contestat.

De ce nu ar putea departamentul financiar al grupului să se ocupe de asta de la distanță?

Echipele care lucrează de la distanță pot identifica discrepanțele, dar stabilirea de ce Existența acestora necesită prezența la fața locului. CE Interim rezolvă aceste conflicte prin detașarea unor directori cu autoritatea directă de a analiza în detaliu sistemele locale și de a stabili definițiile atunci când funcțiile nu sunt aliniate.

Ar trebui înlocuită echipa de conducere locală actuală?

De obicei, nu ca prim pas. CE Interim evaluează obiectiv echipele existente, recunoscând faptul că managerilor locali le lipsește adesea doar mandatul explicit de a semnala problemele, și nu competența necesară pentru a le rezolva efectiv.

Care este rolul CE Interim în raport cu conducerea executivă?

CE Interim asigură fundamentul întregului proces de transformare prin stabilirea mandatului, detașarea unui director selectat cu atenție în termen de 72 de ore și asigurarea unei supravegheri continue pentru a garanta că schimbările operaționale se mențin pe termen lung, chiar și după plecarea directorului.

Ce se întâmplă dacă cifrele se dovedesc a fi semnificativ mai proaste decât cele raportate?

Discuțiile cu părțile interesate trebuie planificate înainte de publicarea oricăror rectificări. CE Interim protejează reputația consiliului dumneavoastră de administrație prin gestionarea proactivă a acestei comunicări, transformând o potențială criză într-un eveniment de guvernanță controlat.

S-ar putea să vă intereseze și următoarele:

Discutați cu un partener

Dacă cifrele care ajung la conducerea companiei nu mai corespund cu ceea ce observați în cadrul activității operaționale, ar fi bine să discutați acest aspect înainte de următorul ciclu de raportare, nu după acesta. Contactează-ne Contactați CE Interim chiar astăzi, iar echipa noastră de experți va analiza situația în mod confidențial și fără niciun angajament.