Fabrica din Cehia are nevoie de un nou furnizor. Decizia este luată de sediul central din Germania.

Pe scurt

Atunci când o sursă esențială de materii prime încetează să mai fie disponibilă, o fabrică poate găsi adesea o alternativă viabilă în câteva zile. Decizia de producție luată în regim de urgență care urmează nu se referă la oportunitatea utilizării acelei alternative. Ea vizează cine se poate angaja în acest demers, în ce limite financiare și pentru cât timp. Sediul central își păstrează în continuare responsabilitatea privind supravegherea aspectelor comerciale și de conformitate. O delegare delimitată și limitată în timp rezolvă această problemă mai rapid decât escaladarea întregii politici de achiziții. Desemnați o persoană responsabilă cu aprobarea și stabiliți o dată fixă de revizuire. Acceptarea tehnică și aprobarea clientului rămân etape separate și nenegociabile.

Factorul declanșator: identificarea furnizorilor alternativi vs. autoritatea de a schimba furnizorul

Problema apare rareori din cauza lipsei de alternative. Un furnizor unic dă faliment, își pierde capacitatea de producție sau înregistrează o scădere drastică a calității. În doar câteva zile, inginerii și responsabilii cu achizițiile din cadrul fabricii identifică adesea un înlocuitor calificat din regiune, care dispune de capacitate disponibilă.

Dificultățile apar odată ce cineva încearcă să plaseze comanda. Procesul standard de integrare a furnizorilor al companiei-mamă este conceput pentru a gestiona riscurile în condiții de stabilitate. Acesta implică verificări de bonitate, audituri de conformitate, clauze ale contractului-cadru și mai multe niveluri de aprobare. Acest proces se potrivește unei decizii de aprovizionare planificate cu luni în avans. El nu ține cont de situația unei fabrici care numără zilele rămase din stocul de rezervă.

Aceasta nu este o poveste despre neglijența uneia dintre părți. Sediul central protejează condițiile de achiziție la nivel de grup, obligațiile de conformitate și răspunderea comercială, din motive întemeiate. Fabrica protejează o dată de livrare către client pe care nu o poate modifica. Ambele poziții sunt legitime. Ceea ce lipsește este o cale de urmat pentru ca un angajament limitat de aprovizionare de urgență să poată fi dus la îndeplinire. Prima serie de măsuri de protecție rămâne intactă pe tot parcursul procesului.

Etape cheie de aprobare în procesul de producție cu aprovizionare de urgență

Litigiile transfrontaliere în materie de achiziții apar adesea deoarece echipele combină două etape distincte într-o singură discuție. O comandă comercială și o autorizație tehnică de producție răspund la întrebări diferite. Amestecarea celor două duce la un impas. Furnizorul nu va angaja materii prime fără o comandă. Cumpărătorul nu va emite o comandă până când documentația tehnică și cea de conformitate nu este completă, ceea ce poate dura săptămâni întregi.

Un răspuns eficient distinge patru decizii care nu necesită același responsabil sau același termen de execuție:

• Angajament comercial: competența de a emite o comandă de achiziție și de a conveni asupra condițiilor comerciale cu noul furnizor.
• Expunerea financiară: plafonul cheltuielilor cumulate pe care compania este dispusă să le suporte înainte de a reevalua situația.
• Recepția tehnică: confirmarea, prin etapele de inspecție și calificare aplicabile, că produsul final respectă specificațiile.
• Consimțământul clientului: aprobarea pe care trebuie să o acorde departamentul de calitate al clientului înainte ca piesa să intre în lanțul său de aprovizionare.

Autorizarea primei etape nu înseamnă autorizarea ultimei. O comandă de achiziție permite furnizorului să înceapă producerea de mostre. Aceasta nu înseamnă că vreo unitate va fi inclusă în produsul clientului.

Stabilirea unei excepții privind achizițiile de grup pentru integrarea rapidă a furnizorilor

Acordarea unei libertăți nelimitate de achiziție nu reprezintă soluția și nu este ceea ce ar trebui să accepte un departament de achiziții colective bine gestionat. O soluție mai bună este o excepție formală, limitată în timp, privind aprovizionarea de urgență din partea producătorilor, specifică crizei actuale. O excepție bine gestionată în cadrul departamentului de achiziții colective rămâne specifică, delimitată și limitată în timp pe toată durata sa.

Înainte ca întreprinderea să își asume vreun angajament în temeiul acestei excepții, persoana împuternicită să aprobe ar trebui să consemneze în scris următoarele:

• Numerele exacte de referință ale pieselor sau categoriile de materiale pe care le vizează excepția, și nimic în afara acestora.
• Un plafon financiar fix pentru valoarea cumulată a achizițiilor.
• O limită de volum, stabilită strict în funcție de necesitățile clienților. Aceasta rămâne în vigoare până când furnizorul principal își revine sau până când compania identifică o sursă permanentă.
• O dată de expirare, de obicei între treizeci și șaizeci de zile, după care autoritatea revine automat la canalele standard de achiziție.

Fiecare angajament asumat în temeiul excepției ar trebui să facă obiectul unui scurt proces-verbal de decizie. Acesta ar trebui să precizeze motivul pentru care furnizorul principal nu a putut efectua livrarea și motivul pentru care întreprinderea a optat pentru soluția alternativă. De asemenea, ar trebui să consemneze prețul convenit și criteriile de ieșire. Nu este vorba de birocrație de dragul birocrației.

Acest registru permite departamentului de audit intern, departamentului de calitate al clientului și, după caz, autorităților fiscale să afle ce s-a întâmplat. Odată ce criza a trecut, aceștia pot vedea ce a aprobat compania, cine a aprobat și de ce.

Sincronizarea calendarelor de achiziții între sediul central și operațiunile locale

Sediul central și fabrica afectată funcționează, de obicei, după ritmuri diferite, iar ambele au motive întemeiate din punctul lor de vedere. Pentru departamentul de achiziții al grupului, desemnarea de urgență a unui furnizor reprezintă doar un punct pe o agendă săptămânală încărcată. Pentru fabrică, fiecare schimb consumă un stoc limitat dintr-o componentă pe care nu o poate înlocui.

Așteptarea unei săptămâni pentru a negocia un preț mai bun este un instinct sănătos în condiții normale. Acest instinct încetează să mai fie rațional atunci când epuizarea stocului se apropie suficient de mult încât să pună în pericol propria linie de producție a clientului. În acel moment, costul așteptării rareori se compară cu economiile pe care le-ar putea aduce.

Soluția nu constă în excluderea sediului central din procesul decizional. Ci în a oferi fabricii o cale de escaladare scurtă și bazată pe fapte. Precizați ce nu a funcționat și ce poate sau nu poate confirma încă alternativa. Precizați ce autorizație solicită fabrica și până când este necesară o decizie. O cale viabilă de aprovizionare de urgență pentru producție depinde de faptul ca această escaladare să ajungă rapid la persoana potrivită, nu de eliminarea completă a supravegherii.

Harta competențelor decizionale pentru achiziții și aprovizionare în situații de urgență

O hartă a drepturilor de decizie face ca delegarea să fie explicită, în loc să fie un aspect renegociat de la zero de fiecare dată când apare o criză. Este un model pentru organizarea dialogului, nu o afirmație cu privire la modul în care funcționează deja o anumită companie.

Cel puțin, înregistrați următoarele informații pentru fiecare decizie de aprovizionare în curs:

• Precalificarea furnizorului alternativ: Departamentul de inginerie industrială sau cel de calitate inițiază această etapă, iar responsabilul cu achizițiile din cadrul fabricii o recomandă. În această etapă nu se asumă niciun angajament financiar. Orice dispută privind conformitatea este escaladată către departamentul corporativ de calitate.
• Angajament privind echipamentele de producție sau prototipurile: departamentul de inginerie al fabricii o recomandă, iar directorul interimar sau directorul fabricii împuternicit o aprobă. Decizia se încadrează în plafonul financiar al excepției. Orice cost care depășește acest plafon este transmis către departamentul de achiziții al grupului.
• Comanda inițială de tranziție către producția de serie: Departamentul de planificare a materialelor o recomandă. Responsabilul delegat și managerul de produse al grupului o aprobă în comun, în limita volumului alocat pentru excepție. Pentru a fi aprobată, este necesară mai întâi o inspecție a eșantionului inițial.
• Lansarea producției de serie: Departamentul de calitate al fabricii o recomandă. Numai reprezentantul de calitate al clientului poate aproba acest document, în conformitate cu cerințele de aprobare ale clientului. Nicio semnătură internă nu poate înlocui această semnătură.

Fiecare rând trebuie să conțină numele unui aprobator și o limită specificată. O hartă care nu conține ambele elemente este o diagramă, nu o delegare.

Studiu de caz: Un furnizor ceh din industria auto – schimbarea furnizorului și aprovizionarea de urgență

Un important furnizor german de nivel 1 de sisteme de propulsie și de gestionare termică pentru industria auto operează o fabrică de prelucrare de precizie și asamblare cu 850 de angajați în regiunea Plzen din Cehia, furnizând module esențiale pentru motoare către principalele fabrici germane de asamblare a autovehiculelor din Baden-Württemberg și Bavaria.

Furnizorul său german exclusiv de carcase din aluminiu turnate sub presiune de înaltă precizie se confruntă cu o explozie a cuptorului. Furnizorul anunță o întrerupere a activității din motive de forță majoră, cu o durată de cel puțin douăsprezece săptămâni.

Fabrica din Cehia dispune de un stoc tampon pentru cinci zile. Inginerii cehi identifică rapid o fabrică specializată în turnarea sub presiune a aluminiului, situată la șaizeci de kilometri distanță, în nordul Boemiei. Aceasta dispune de capacitate neutilizată și de posibilitatea de a adapta matrițele în termen de zece zile.

Departamentul de achiziții al companiei, cu sediul în Stuttgart, impune, de regulă, ca fiecare nouă numire a unui furnizor să fie aprobată de Comitetul central de achiziții, care se reunește o dată la două săptămâni. Verificarea standard a furnizorilor durează opt săptămâni. Conducerea fabricii avertizează că linia de producție se va opri în termen de o săptămână. Costul contractual reprezintă 50.000 de euro pe schimb, sub formă de penalități către clienți.

Blocaje în procesele standard de integrare a furnizorilor

Trei factori au blocat simultan activitatea fabricii, ceea ce reflectă mai degrabă o tensiune mai amplă și de înțeles între departamentul de achiziții al sediului central și echipa operațională a fabricii, decât o greșeală din partea uneia dintre părți. Departamentul de achiziții al companiei nu a vrut să emită un număr de furnizor până la finalizarea unui audit financiar și de sustenabilitate cu durata de douăsprezece săptămâni.

Inginerii fabricii verificaseră deja capacitatea tehnică a noului furnizor. La rândul său, noul furnizor nu urma să achiziționeze lingouri specializate de aluminiu și nici să înceapă configurarea utilajelor fără o comandă de achiziție semnată. Departamentul de achiziții al grupului nu urma să creeze un număr de furnizor de urgență în SAP fără un contract-cadru de servicii pe mai mulți ani semnat.

După ce echipa a exclus materialele aflate în carantină și cele deja alocate, stocul tampon net conform acoperea doar 3,5 zile de producție. Echipa a analizat o alternativă de nivel 2 din Spania și a respins-o. Durata de tranzit de douăzeci de zile și întârzierea necesară pentru adaptarea sculelor erau incompatibile cu timpul disponibil.

Punerea în aplicare a aprobărilor de achiziții de urgență cu durată limitată

Confruntată cu o oprire iminentă a liniei de producție, compania a angajat un director interimar de achiziții pentru a coordona măsurile de intervenție, acesta ajungând la fața locului în termen de patruzeci și opt de ore. Directorul respectiv raporta direct către directorul operațional al grupului. Consiliul executiv al grupului i-a delegat acestuia autoritatea de a aproba direct angajamente de urgență de până la 350.000 de euro.

Această singură modificare a rezolvat impasul de la Stuttgart. În termen de șase ore s-a emis o comandă de urgență pentru matrițe și un lot pilot.

Proiectul, cu o durată de zece săptămâni, s-a desfășurat apoi în două etape. Prima etapă a autorizat producția comercială a pieselor prototip și preserie în cadrul unui contract de achiziție limitat la șaizeci de zile. Acest lucru i-a permis noului furnizor ceh să achiziționeze materiale și să înceapă realizarea matrițelor.

A doua etapă a fost rezervată exclusiv lansării pe linia de producție. Aceasta a monitorizat, separat, verificările dimensionale efectuate cu ajutorul mașinii de măsurare a coordonatelor (CMM) și depunerea accelerată a documentației PPAP de nivel 3 împreună cu inginerii de calitate ai clientului OEM. Acestea erau cele două confirmări necesare înainte ca orice piesă să poată fi integrată în procesul de asamblare a unui vehicul.

O ședință zilnică de cincisprezece minute a facilitat comunicarea între managerul de calitate al fabricii și directorul tehnic al noului furnizor. De asemenea, a facilitat comunicarea între responsabilul de materii prime al grupului german și reprezentantul de calitate al clientului. Prin intermediul acesteia, grupul a rezolvat în aceeași zi problemele legate de modificările la scule și întrebările de natură comercială. Nu a fost necesar să se aștepte până la ședința săptămânală.

Rezultate: Producție neîntreruptă și economii de costuri pe termen lung

Pe parcursul celor zece săptămâni de la prima întrerupere până la stabilizarea confirmată, fabrica din Cehia a menținut o producție în serie neîntreruptă pe toată durata acestei perioade, evitând astfel reclamațiile clienților legate de oprirea liniilor de producție, care ar fi putut depăși 2,5 milioane de euro. Furnizorul ceh care a preluat comanda a finalizat adaptarea matrițelor, verificarea eșantioanelor și livrarea inițială în termen de unsprezece zile calendaristice.

Prima de preț aplicată în situații de urgență a fost cu mai puțin de patru la sută mai mare decât cea din contractul anterior. Ajustarea ulterioară a volumului a generat apoi o economie netă anualizată de 320.000 de euro.

Ulterior, societatea-mamă germană a adoptat carta privind drepturile de decizie în situații de urgență utilizată în acest scenariu. Aceasta a devenit procedura standard de achiziții în situații de urgență în toate filialele sale europene.

Eliminarea excepției privind achizițiile de grup pentru a asigura conformitatea

O excepție limitată privind aprovizionarea de urgență pentru producție rămâne limitată doar dacă există o persoană responsabilă cu închiderea acesteia. Includeți procesul de revizuire chiar în cartul de funcționare. La data expirării, sau mai devreme dacă furnizorul principal își revine, conducerea departamentului de achiziții și cea a fabricii evaluează împreună performanța furnizorului de înlocuire. Apoi decid, în scris, dacă îl califică definitiv, dacă prelungesc excepția pentru o perioadă determinată sau dacă o închid.

Fără acest pas, o delegare temporară devine, în mod imperceptibil, modul în care compania se aprovizionează întotdeauna cu produse din acea categorie. Aceasta rămâne în afara cadrului de guvernanță pe care oricine îl poate observa sau audita. De obicei, obiceiul, și nu decizia inițială, este cel care generează riscul de neconformitate identificat în urma unei revizuiri ulterioare.

Tot aici își păstrează grupul autoritatea. Un mandat poate coordona răspunsul în situații de urgență și poate menține ritmul lucrărilor. Acesta nu înlocuiește aprobarea consiliului de administrație, a clientului sau a unui consultant specializat, care este rezervată exclusiv acestora.

Funcții de conducere: director interimar de achiziții vs. director al lanțului de aprovizionare

Nu orice decizie de producție luată în regim de urgență necesită ajutor din exterior. În cazul în care departamentul de achiziții și conducerea fabricii colaborează deja strâns, acea echipă ar trebui să preia responsabilitatea răspunsului. Acest lucru este valabil atunci când un responsabil intern pentru produse de bază dispune de vechimea necesară, de timp și de o delegare clară a atribuțiilor pentru a acționa. Aceștia cunosc deja sistemele ERP, codurile bugetare și relațiile cu furnizorii implicați. Implicarea unei conduceri externe ar aduce pur și simplu un cost suplimentar de predare a responsabilităților, fără niciun beneficiu compensator.

Problema este că o penurie acută apare adesea exact în momentul în care capacitatea internă se află deja la limita sa. Aceiași responsabili cu achizițiile au de îndeplinit obiective anuale de economisire și de reînnoire a contractelor. Aceiași directori de fabrică gestionează consecințele operaționale ale perturbării în sine. Niciuna dintre aceste funcții nu are autoritatea necesară pentru a trece peste decizia celeilalte. O decizie care ar trebui să dureze câteva ore poate fi amânată săptămâni întregi.

Un director interimar de achiziții poate prelua responsabilitatea unei decizii de achiziție limitate, precum aceasta. Un Director lanț de aprovizionare este cel mai potrivit responsabil pentru o abordare mai amplă, care să cuprindă mai multe decizii. În orice caz, compania beneficiază de un singur responsabil care răspunde de acest proces, având autoritate clară în ceea ce privește schimbarea furnizorului, fără a fi influențat de antecedentele departamentale ale niciunei părți. Merită să purtați o discuție cu un partener CE Interim odată ce fabrica a identificat o alternativă viabilă. Este posibil să nu existe încă o cale de a autoriza rapid această schimbare.

Întrebări frecvente despre aprovizionarea de urgență în sectorul producției

Cine ar trebui să aprobe deciziile privind aprovizionarea de urgență?

Aprobarea ar trebui să urmeze o procedură dedicată, cu exact două semnături. Una este cea a unui responsabil operațional de la fața locului, cum ar fi un director interimar de achiziții sau directorul fabricii. Cealaltă este cea a directorului de achiziții al grupului sau a unui responsabil corporativ autorizat cu funcții echivalente. Stabiliți pentru acest canal un termen de răspuns măsurat în ore, nu în săptămâni. Acest lucru elimină întârzierile cauzate de comitetele cu mai multe niveluri, care, de obicei, blochează aprobarea achizițiilor de urgență. Supravegherea corporativă și pista de audit pe care o generează rămân pe deplin în vigoare.

Achizițiile locale pot prevala asupra furnizorilor desemnați la nivel de grup?

Într-o situație reală de criză a aprovizionării, da, în limite bine definite. Grupul poate acorda departamentului local de achiziții autorizația temporară de a apela la un furnizor alternativ atunci când furnizorul desemnat de grup nu își poate îndeplini angajamentul. Această autorizație trebuie să aibă un plafon de cheltuieli bine definit, o limită de volum corelată cu cerințele reale ale clienților și o dată de expirare fixă. Această excepție de la politica standard este restrânsă și documentată în detaliu. Ea nu devine niciodată o autorizație nelimitată de a ocoli procesul de achiziții al grupului ori de câte ori echipele locale consideră că este mai rapid.

Aprobarea achiziției permite utilizarea imediată în producție?

Nu. O comandă comercială autorizează achiziționarea de materiale, scule și capacitate de producție de la furnizorul alternativ. Ea nu precizează dacă produsul respectiv face parte din produsul clientului. Utilizarea sa în producția curentă necesită în continuare o acceptare tehnică separată și aprobarea clientului. Piesa trebuie să treacă în continuare prin toate etapele de calificare și inspecție aplicabile. Urgența comercială nu constituie niciodată un motiv pentru a scurta această etapă.

Cum ar trebui analizată autorizația temporară de schimbare a furnizorului?

Stabiliți încă de la început o dată de revizuire în cadrul excepției, de obicei cu o perioadă cuprinsă între treizeci și șaizeci de zile. La acel moment, conducerea departamentului de achiziții și a fabricii ar trebui să evalueze împreună dacă furnizorul principal și-a revenit. De asemenea, ar trebui să aprecieze dacă performanța furnizorului alternativ de până în acel moment justifică un contract permanent. Autorizația temporară poate fi apoi încheiată, prelungită pentru o perioadă suplimentară sau transformată într-o relație standard cu furnizorul.

Cunoștințe conexe și următorul pas

Decizia la care se referă acest articol se limitează la autorizația comercială. Ea nu se extinde la chestiunea separată privind momentul în care un produs de înlocuire omologat poate intra efectiv în producție. Acest lucru depinde de acceptarea tehnică și de aprobarea clientului, nu de aprobarea achiziției.

Lecturi conexe:

• Nu mai conduceți fabrica din Franța: Cum managementul din umbră distruge responsabilitatea locală în fabricile poloneze
• Cum ar trebui reglementat un mandat executiv provizoriu transfrontalier?
• Performanță operațională sub așteptări sau criză structurală? O analiză la nivel de consiliu de administrație pentru sectorul manufacturier maghiar

CE Interim oferă servicii transfrontaliere de conducere interimară la nivel executiv tocmai pentru acest tip de situații. O fabrică poate dispune de o opțiune viabilă de aprovizionare de urgență pentru producție, dar să nu aibă totuși o cale rapidă și responsabilă de a o autoriza. Atunci când compania are nevoie de un mandat, CE Interim poate ajuta. Aceasta pune la dispoziție un director deja verificat, potrivit pentru mandat și care a semnat un acord de confidențialitate (NDA), gata să înceapă în termen de 72 de ore de la finalizarea brief-ului mandatului.

Pentru a discuta în confidențialitate despre o decizie actuală privind aprovizionarea, contactați un partener interimar CE.