Pe scurt

Mobilizarea unui director executiv interimar peste graniță în 72 de ore nu este un sprint de recrutare. Este o secvență instituțională riguroasă care începe abia după finalizarea caietului de sarcini: definirea problemei de transformare, corelarea acesteia cu o rețea de lideri cu experiență, verificați în prealabil, și confirmarea drepturilor decizionale înainte de plecare.

Un director executiv verificat, potrivit pentru mandatul respectiv și gata să își înceapă activitatea în termen de 72 de ore de la finalizarea brief-ului privind mandatul, restabilește controlul operațional înainte ca valoarea întreprinderii să se erodeze și mai mult. Rapiditatea este rezultatul procesului, nu o scurtătură care să-l ocolească.

Costurile financiare și operaționale ale deciziilor întârziate ale consiliului de administrație în perioada de tranziție a conducerii executive

Niciun consiliu de administrație nu se trezește într-o dimineață și decide să renunțe la o fabrică. Ce se întâmplă de fapt este ceva mai modest și mai uman decât atât. Directorul unei unități își dă demisia. Directorul operațional spune consiliului că situația este “sub control”. Toată lumea este de acord să aștepte următoarele rezultate financiare înainte de a lua măsuri drastice.

Înlocuirea unui lider în plină criză dă impresia că se recunoaște faptul că situația este mai gravă decât s-a raportat. A recunoaște acest lucru în fața acționarilor, a creditorilor sau a companiei-mamă pare, pe moment, mai riscant decât așteptarea încă unui ciclu de raportare pentru a vedea dacă conducerea locală își revine de la sine. Această evaluare nu este o prostie. Este aversiune față de pierderi, iar fiecare consiliu de administrație o face.

Problema este că acest proces nu așteaptă ca consiliul de administrație să se simtă pregătit. Procesul tradițional de recrutare a directorilor executivi durează între trei și șase luni de la elaborarea brief-ului până la data de începere a activității, iar în fiecare săptămână din această perioadă, afacerea își continuă activitatea fără supraveghere, în direcția în care se îndrepta deja.

Un furnizor trece în tăcere de la termen de plată de 60 de zile la plata la livrare. Echipa de achiziții a unui client inițiază un proces paralel de calificare cu un concurent, nu pentru că ar dori să schimbe furnizorul, ci pentru că propria sa structură de guvernanță impune existența unui plan de urgență în vigoare în momentul în care un furnizor cheie pare instabil. Niciuna dintre aceste decizii nu este revocată, chiar dacă, trei luni mai târziu, rezultatele financiare sunt bune. Furnizorii și clienții interpretează comportamentul, nu intențiile, iar până când consiliul de administrație își dă seama, comportamentul s-a schimbat deja.

Costul acestui decalaj nu este unul abstract. S-a demonstrat că tranzițiile eșuate la nivel de conducere costă o companie mai mult decât dublul remunerației anuale a directorului care pleacă, odată ce se iau în calcul pierderea productivității, fluctuația de personal și oportunitățile comerciale ratate. Până în momentul în care consiliul de administrație aprobă în mod oficial alocarea de resurse pentru o căutare permanentă, pagubele pe care un mandat interimar rapid le-ar fi putut preveni s-au produs, de obicei, deja. Pur și simplu nu au apărut încă în conturile de gestiune.

Gestionarea complexității juridice și operaționale transfrontaliere în contextul conducerii interimare

Exercitarea autorității executive într-o altă țară este o problemă diferită de înlocuirea unui manager din țară, iar tratarea acesteia în același mod duce la eșecul mandatelor încă înainte de sosirea șefului executiv.

Trimiterea CV-ului nu înseamnă că acesta corespunde cerințelor postului. O firmă de recrutare care trimite departamentului de resurse umane al grupului o grămadă de profiluri își consumă zile întregi fără a răspunde la singura întrebare care contează: are vreuna dintre aceste persoane cunoștințele de specialitate necesare în acest sector, dorința de a lucra într-o companie aflată sub presiune și credibilitatea transfrontalieră pe care o impune acest mandat, chiar acum, în această fabrică, sub privirile acestor clienți?.

Mobilitatea juridică este o condiție prealabilă, nu o formalitate. În Germania, un director general trebuie să conducă afacerile societății cu diligența cuvenită unui om de afaceri prudent și răspunde personal față de societate pentru prejudiciile rezultate din încălcarea acestei obligații, în temeiul articolului 43 din Legea privind societățile cu răspundere limitată (Camera de Comerț din Hamburg). Norma echivalentă pentru societățile pe acțiuni se regăsește în articolul 93 din Legea privind societățile pe acțiuni, care impune obligația de a acționa cu diligența cuvenită unui administrator prudent și prevede că membrii consiliului de administrație sunt răspunzători solidar pentru încălcările acesteia (Ministerul Federal al Justiției).

Această obligație ia naștere odată cu numirea. Jurisprudența germană merge mai departe și recunoaște existența directorului general de facto: o persoană care, în practică, îndeplinește funcția de conducere fără a fi înregistrată poate fi trasă la răspundere în temeiul articolului 43 în același mod (Kunz Avocați). Tocmai de aceea un director nu poate oferi ajutor în mod informal la fața locului, în timp ce contractele și înregistrările sunt încă în curs de finalizare în culise. Acționarea fără a fi numit în funcție nu elimină riscul. Dimpotrivă, creează un risc fără a beneficia de autoritatea conferită de funcție. Mobilizarea confirmă îndeplinirea cerințelor legale înainte de deplasare, niciodată după aceea.

Confidențialitatea determină dacă fabrica va supraviețui intactă acestei tranziții. Gândiți-vă la asta așa cum o familie privește un diagnostic grav: cei mai apropiați de situație trebuie să afle vestea direct, cu calm și în mod ordonat; altfel, vor umple tăcerea cu propriile presupuneri cele mai pesimiste. O filială străină aflată sub presiune, care lasă să se scurgă informații despre numirea unui lider interimar înainte ca mandatul acestuia să fie confirmat, riscă să piardă exact persoanele de care noul director va avea nevoie încă din prima zi. Angajații locali din departamentele financiar și operațional, care simt instabilitatea, își actualizează CV-urile înainte ca consiliul de administrație să-și actualizeze procesul-verbal.

Drepturile de decizie trebuie stabilite înainte de sosirea directorului executiv, iar aceasta nu este doar o chestiune de formalitate procedurală. Un sondaj realizat în rândul directorilor executivi din 350 de companii internaționale a relevat că doar 15% se credea că organizația lor a luat decizii suficient de bune pentru a depăși concurența. Ceea ce a făcut diferența față de restul a fost calitatea, rapiditatea și modul de punere în aplicare a deciziilor, iar cele patru puncte în care au constatat că deciziile se blocau se regăsesc exact într-un mandat transfrontalier: nivel global versus nivel local, centrul versus unitatea de afaceri, funcție versus funcție și parteneri interni versus parteneri externi.

Al doilea dintre acestea este cel care se referă la un grup și la unitatea sa din străinătate. Studiul a remarcat că acest fenomen tinde să afecteze societățile-mamă și filialele acestora, deoarece unitatea operațională se află aproape de client, în timp ce centrul stabilește obiectivele, iar niciuna dintre aceste poziții nu stabilește cine ia deciziile. Concluzia lor este fără echivoc: ambiguitatea este dușmanul, iar acolo unde responsabilitatea nu este clară, blocajul și întârzierea sunt rezultatele probabile.

Soluția lor constă într-o repartizare a responsabilităților stabilită în scris înainte de luarea deciziei, și nu în timpul acesteia. O singură persoană are puterea de decizie. Un număr restrâns de persoane deține drept de veto. Toți ceilalți contribuie cu sugestii sau pun în aplicare deciziile. În cazul unui mandat transfrontalier, această repartizare a responsabilităților este convenită între grup și noul director executiv în prima săptămână, consemnată în scris și transmisă ambelor părți.

Un director care preia funcția fără a stabili în scris limitele autorității sale unilaterale nu își pierde credibilitatea treptat. Își pierde prima săptămână în negocieri interne, iar aceasta este, de obicei, săptămâna pe care compania și-ar permite cel mai puțin să o piardă.

Indicatori-cheie care arată că consiliul de administrație are nevoie de mobilizarea rapidă a unui director executiv interimar

Majoritatea consiliilor de administrație recunosc necesitatea unei mobilizări rapide mai târziu decât ar trebui, deoarece fiecare semnal luat separat pare gestionabil. Însă cele trei semnale luate împreună nu mai sunt gestionabile.

• Un client de nivel 1 inițiază o procedură formală de escaladare. Un client important sau un producător de echipamente originale (OEM) amenință cu rezilierea contractului sau începe să invoce clauzele de penalizare pentru neîndeplinirea obligațiilor de livrare. Nu este vorba de un avertisment. Este procesul de guvernanță al clientului care se activează, într-un interval de timp controlat de client, nu de consiliul de administrație.
• Directorul general local pleacă sau este demis. Fie că este vorba de demisie sau de concediere, vidul de conducere începe să se agraveze încă de la prima decizie ratată, iar fiecare zi în care nu există un factor de decizie la fața locului nu face decât să-l adâncească și mai mult.
• Încălcarea unei clauze contractuale se reflectă în cifre. Atunci când previziunile pentru trimestrul curent indică faptul că o clauză contractuală bancară va fi încălcată, termenul de escaladare al creditorului începe să curgă în paralel cu cel al consiliului de administrație și nu se oprește pentru deliberări interne.

Oricare dintre aceste motive justifică, în sine, discuția. Toate trei împreună înseamnă că discuția ar fi trebuit să se încheie deja, iar singura întrebare rămasă este cât de repede poate acționa consiliul acum.

Protocolul de intervenție rapidă în 5 etape pentru detașarea transfrontalieră a directorilor executivi

CE Interim aplică un protocol fix, compus din cinci etape, odată ce consiliul de administrație decide să treacă la o mobilizare rapidă.

• Finalizarea pe scurt a mandatului. Conducerea grupului și un partener interimar al CE definesc problema specifică de afaceri, precum și drepturile de decizie ale executiv interimar se vor îndeplini, precum și obiectivele pentru primele 100 de zile. Aceasta este etapa pe care majoritatea consiliilor de administrație o subestimează. Un brief vag duce la un mandat vag, iar un mandat vag reprezintă exact modelul de eșec care stă la baza concluziilor HBR menționate mai sus.
• Potrivire specifică provocării. Proiectul este comparat cu o rețea de lideri selectați în prealabil, care au experiență directă în redresări similare în medii operaționale comparabile, și nu este evaluat în raport cu un grup generic de “directori disponibili”.”
• Evaluare rapidă și semnarea acordului de confidențialitate (NDA). Candidații selectați sunt intervievați în condiții de confidențialitate, pentru a se asigura că înțeleg situația concretă cu care se confruntă, și nu o versiune generică a acesteia.
• Verificarea mobilității și a disponibilității. Disponibilitatea fizică, independența contractuală și disponibilitatea de a efectua deplasări transfrontaliere sunt confirmate în scris înainte de programarea detașării, nu sunt considerate ca fiind de la sine înțelese.
• Gradul de pregătire pentru desfășurare. Un director selectat cu atenție, potrivit pentru mandatul respectiv, gata să își înceapă activitatea în termen de 72 de ore de la finalizarea brief-ului privind mandatul.

Cronometrul pornește întotdeauna doar de la etapa întâi. Comitetele care calculează cele 72 de ore începând cu primul apel telefonic, și nu de la finalizarea brief-ului, sunt cele mai predispuse să considere că procesul a suferit întârzieri, când, de fapt, acesta nici nu a început la data pe care au presupus-o.

Studiu de caz: Cum a contribuit CE Interim la restabilirea rapidă a controlului operațional într-o fabrică din Europa Centrală

Fabrica din Europa Centrală a unui producător industrial internațional și-a pierdut directorul de unitate fără niciun avertisment. Livrările s-au oprit în câteva zile, volumul comenzilor restante a crescut brusc, iar doi clienți europeni importanți au cerut asigurări directe din partea conducerii grupului că producția va fi reluată într-un termen stabilit.

Conducerea grupului a angajat CE Interim și a finalizat mandatul în decurs de o zi, stabilind ca prioritate imediată stabilizarea producției și menținerea încrederii clienților, liderului interimar fiindu-i delegate, încă din prima zi, autoritatea deplină asupra operațiunilor din unitate și asupra negocierilor cu furnizorii.

În termen de 24 de ore de la finalizarea brief-ului, au fost identificați doi directori cu experiență directă în redresarea companiilor din sectorul respectiv și din regiunea respectivă, care fuseseră verificați în prealabil. În urma unor interviuri specifice provocării, desfășurate în conformitate cu un acord de confidențialitate (NDA), un COO interimar a fost selectată și s-a prezentat la fața locului în termen de 72 de ore de la finalizarea caietului de sarcini.

Prima măsură luată de director nu a fost un document strategic. A fost un plan de stabilizare pe 10 zile, comunicat direct personalului fabricii și celor doi clienți cu care se înregistrau tensiuni, în primele 48 de ore de la sosirea sa la fața locului, care a permis restabilirea unui ritm de producție funcțional și stabilizarea relațiilor cu clienții-cheie în decurs de trei săptămâni.

Întrebări frecvente despre mobilizarea provizorie a personalului de conducere la nivel transfrontalier

Când începe, de fapt, numărătoarea inversă de 72 de ore pentru mobilizare?

Termenul începe să curgă abia după ce documentul oficial privind mandatul este aprobat în întregime și problema operațională este clar definită. CE Interim inițiază termenul de 72 de ore exact din acest moment, nu din momentul discuțiilor exploratorii inițiale ale consiliului de administrație.

Cum reușește CE Interim să mențină calitatea serviciilor de conducere în acest interval de timp? 

Ne desfășurăm activitatea exclusiv în cadrul unei rețele de lideri experimentați, selectați în prealabil. CE Interim garantează acest standard ridicat prin evaluarea riguroasă a rezultatelor obținute în trecut și a capacităților transfrontaliere cu mult înainte ca o criză să apară.

Mobilizarea rapidă pune în pericol confidențialitatea transfrontalieră? 

Nu. CE Interim vă protejează organizația prin efectuarea tuturor evaluărilor preliminare, analizelor de profil și discuțiilor strategice în conformitate cu acorduri stricte de confidențialitate încă din prima zi.

Cât de repede poate ajunge la fața locului un director executiv cu profilul potrivit postului? 

CE Interim pune la dispoziție un director executiv, selectat riguros și potrivit pentru mandat, gata să preia conducerea la fața locului în termen de 72 de ore de la finalizarea și aprobarea brief-ului de mandat.

Ce se întâmplă dacă brief-ul mandatului în sine este neclar sau incomplet?

Un brief neclar întârzie implementarea, întrucât termenul de 72 de ore nu poate începe decât după finalizarea acestuia. CE Interim previne această întârziere, implicându-i pe partenerii noștri în elaborarea activă a brief-ului împreună cu dumneavoastră, aceasta fiind prima etapă esențială a colaborării, și nu o simplă formalitate administrativă.

Descoperiți articole conexe despre managementul interimar

Pentru comisiile care își pregătesc primul mandat transfrontalier, merită citite, alături de acest document, și următoarele două documente conexe: 

• Cum ar trebui departamentul de resurse umane al grupului să elaboreze un mandat interimar care să aibă șanse reale de succes
• Primele 100 de zile ale unui proces de redresare a sectorului manufacturier în Ungaria

Discutați cu un partener

Dacă organizația dumneavoastră se confruntă cu o situație transfrontalieră care nu mai poate aștepta termenele obișnuite ale unei căutări, este momentul să discutați cu un partener CE Interim. Completați formularul nostru Formular de contact iar experții noștri se vor ocupa de restul.